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生产力指南包含有关使用 Microsoft Teams 的提示和技巧,来自每天在工作中构建和使用 Teams 的人员。

Teams 包含一连串的活动:聊天、会议、文件共享、项目规划。 但是,如果你不注意,这些活动会成为你的负担。 我们发现通过策展通知可获得更高的 工作效率(并且更开心)。

下面是我们想要执行的操作:

1.仅关注与你相关的聊天和频道。

我们希望将 Teams 视为现代工作区。 其他组提供的有趣但不相关的更新不会扰乱我们的物理工作区,但这种情况很容易发生在 Teams 中。 我们在聊天或频道中进行了标记,然后继续关注与我们相关的对话,只是因为它在那里

在策展渠道时,我们将:

  • 隐藏我们未关注的频道。 仅显示提供重要信息的频道。

  • 根据相关性和优先级调整每个频道的通知。

  • 固定 重要通道,使其更易于访问。

并且对于聊天:

  • 静音固定我们希望稍后返回的聊天。

  • 离开与我们无关的聊天。

通道选项

若要更改聊天或频道的设置,请选择“更多选项“更多选项”按钮

2.在需要关注时更改你的状态。

设置状态

若要更改你的状态,请转到应用右上角的个人资料图片,然后从列表中进行选择。

我们中的大多数人都会在会议期间分神,并且无法一直保持高度集中的工作状态(我们相信没人能做到)。 我们不想浪费一点时间来处理那些不需要深入关注的问题和对话。

为了让他人知道现在不是联系的合适时间,我们将状态更改为“忙碌”或“请勿打扰”。(当你正在参加会议或共享内容时,Teams 会自动执行此操作,但你也可以自行设置。)

还可以选择“ 持续时间 ”,在所选状态中设置固定时间。

在我们的团队中,“忙碌”或“请勿打扰”状态不会阻止任何人向我们发送消息,但这确实会改变他们对响应速度的期望。

3.调整设置以在合适时间通过所需的方式接收通知。

我们发现确保只接收我们关注的通知的最好方法是使用通知设置。

选择如何以及在何处接收有关不同事件类型的通知取决于个人偏好,因此我们的团队无处不在。 我们中的某些人启用了所有通知,而有些人则没有这样做。 

如果你转到 “设置”和“更多 > 设置 > 通知和活动,你将看到有几个类别可用于调整 Teams 的通知方式:

  • 常规

  • 聊天和频道

  • 会议

  • 日历

  • 应用 (注意:应用选项仅在首次配置应用级通知后显示。)

管理通知

Teams 有多个选项用于跨不同功能管理通知和活动。

电子邮件通知

我们中的大多数人都会关闭电子邮件通知,因为我们将大部分时间花在 Teams 而不是电子邮件上。 如果你将更多时间花在电子邮件上,则可能希望保持下去,以确保了解团队中正在发生的事情。

横幅通知

我们中的大多数人只将横幅通知用于想要立即了解的事件,例如当有人回复我们、@提及我们或会议开始时。

收到其他人员的横幅通知可能会使大型团队感到不知所措。 例如,获得赞。 我们是一个友好团队,我们总希望收到消息“明白了”,但如果收到来自每个人的横幅通知,那么我们整天都会被这些通知弄得晕头转向。 但是,如果你的团队以不同方式使用“赞”(例如表示批准),那么你可能希望在有人赞你的消息时收到横幅通知。

活动源

我们中的某些人会将源限制为需要做出响应的事件,例如回复和 @提及,以便将它用作待办事项列表。 (如果你是列表人员,你可能也很喜欢这样做。)

其他人使用此空间来了解我们团队的运作情况,及时对更为紧迫的事件作出回应,然后在时间允许的情况下查看建议和趋势活动等内容。 

有关 Teams 通知的详细信息,请参阅在 Teams 中管理通知

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