如何在 Word 中使用邮件合并功能来创建和打印套用信函，使用 Excel 工作表中的数据

插入合并域

插入合并域所需的名称、 地址和其他数据源中的信息合并。要插入合并域，请执行以下步骤：

1. 在主文档中，单击要插入域的位置。

2. 插入下列任一操作：
   

   • 包含名称、 地址和其他信息的地址块：
     

     1. 单击地址块。

     2. 在插入地址块对话框中，选择您想要包括的地址元素以及所需的格式，然后单击确定。有关某个选项的帮助，单击问号按钮，然后再单击该选项。
        
        

     3. 有关某个选项的帮助，单击问号按钮，然后再单击该选项。如果出现匹配域对话框，Word 可能无法找到某些地址块需要的信息。单击旁边的箭头
        （不可用），然后选择数据源中对应于邮件合并所需域中的域。

   • 问候语：
     

     1. 单击问候语。

     2. 选择问候语格式，其中包括称呼、 姓名格式和以下标点符号。

     3. 选择您希望出现在情况下，Word 不能解释收件人的名称的文本。例如，Word 不能解释名称时数据源中不包含第一个或最后一个名为收件人，而仅包含公司名。
        

     4. 单击确定。

     5. 如果出现匹配域对话框中，Word 可能无法找到某些信息所需要的问候语。单击（不可用），旁边的箭头，然后从对应于邮件合并所需域的数据源中选择字段。

   • 其他的信息的字段：
     

     1. 单击其他项目。

     2. 使用下列方法之一：
        

        • 单击地址字段，即使该数据源的字段与域没有相同的名称将自动映射到数据源中的相应字段的地址域中选择。

        • 单击要从始终直接从列获取数据的数据库中的字段中选择的数据库字段。

     3. 在字段框中，单击所需的字段。

     4. 单击插入，然后单击关闭。

     5. 如果出现匹配域对话框中，Word 可能无法找到某些插入该字段所需的信息。单击（不可用），旁边的箭头，然后从对应于邮件合并所需域的数据源中选择字段。
        
        注意：如果您插入数据库域列表中，并且稍后切换到不具有相同名称的列的数据源，Word 无法将该域信息插入合并文档。

   • 电子邮政：
     
     若要添加电子邮政，必须首先安装一个电子邮政程序，例如，您可以从网上第三方提供商购买。若要使用电子邮政，请执行以下步骤：

     1. 单击电子邮政。
        
        如果您没有安装电子邮政程序，Word 会提示您安装一个硬盘驱动器，并提供连接到下面的 Microsoft Office Web 站点：

        打印联机邮资
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. 插入电子邮政根据该程序的说明。

   • 若要添加电子邮政，必须首先安装一个电子邮政程序，例如，您可以从网上第三方提供商购买。若要使用电子邮政，请执行以下步骤： 邮政条码： 您必须选择一种支持 POSTNET 条码号或封套类型。若要使用邮政条码，请执行以下步骤：

     1. 单击邮政条码。

     2. 在插入邮政条码对话框中，选择适当的地址域。
        
        注意： 仅当您使用美国英语版的 Word，则会出现邮政条码选项。

     3. 重复步骤和 b 想要插入的所有字段。注释：
        

        • 不能键入的合并域字符 ("")，或者通过使用插入菜单上的符号命令插入它们。

        • 如果合并字段出现在括号，如 {合并域城市}，则 Word 显示的域代码而非域结果。这不会影响合并，但如果要显示结果，请右键单击域代码，再单击快捷菜单上的切换域代码。

     例如，通过使用前面所示的示例数据库，您的信中可能包含的地址块和问候语域，并因此您的第一页会显示类似于以下：

     2002 年 2 月 26日日
     
     地址块
     
     问候语
     
     键入您在本文中的信件。
     
     谨祝，
     
     键入您的姓名
     
     

   注意：您可以使用邮件合并工具栏插入合并域、 使用邮件合并主文档中，或运行邮件合并。要显示邮件合并工具栏，请指向工具菜单上的信函和邮件，然后单击显示邮件合并工具栏。
   
   
   邮件合并工具栏提供了邮件合并向导任务窗格中未包括的其他命令。例如，可以在邮件合并工具栏上使用插入 Word 域菜单来插入 Word 域控制合并进程。例如，可以插入 IF 域插入文本，只有特定合并字段具有指定的值。
   
   或者，您可以单击检查错误，若要使 Word 运行邮件合并和报告在主文档中包含的任何错误。

更改合并数据的格式

若要设置合并的数据的格式，必须设置主文档中的合并域的格式。不要格式化数据源中的数据，因为在将数据合并到文档时无法保留其格式。若要更改合并数据的格式，请执行以下步骤：

1. 在主文档中，选择包含要设置格式，信息的字段包括在封闭的合并域字符 （<> <>）。

2. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，在格式菜单上单击字体，然后选择所需的选项。
   
   在 Word 2007 中，请单击主页选项卡上字体组中主题字体框中所需的选项。

使用域代码的格式

控制格式的其他方面，按 ALT + F9 以显示域代码，然后将开关添加到合并域。在处理域时，开关是导致产生特定操作的特殊指令。通常情况下，将开关添加到域可修改结果。

有关如何使用开关的示例如下所示：

• 若要显示为$ 34，987.89的编号34987.89 ，请添加数字图片开关 (\ #)。

• 若要打印客户姓名字母均为大写，请添加格式开关 (\ *)。

• 要确保合并的信息具有相同的字体和磅值应用于合并域，请添加 Charformat 开关 (\ *)。

对个人信函进行个性化设置

要对各个项目进行个性化设置，则实际完成合并，，，然后编辑合并的结果文档中所需的信息。若要执行此操作，请执行以下步骤：

1. 单击编辑单个信件。

2. 在合并到新文档对话框中，选择要合并的记录。

3. 单击确定。
   
   Word 会创建并打开一个新的合并的文档。您的主文档还保持打开状态，并且如果您想要更改的所有文档，可以切换到它。

4. 滚动到您想要编辑，然后再进行更改的信息。

5. 打印或保存该文档，就像任何常规文档一样。

打印信函

要打印字母，请使用下列方法之一：

• 如果项目进行个性化设置，并且合并的文档处于活动状态，请执行以下步骤：
  

  1. 在 Word 2003 和早期版本的 Word 中，在文件菜单上单击打印。
     
     在 Word 2007 中，单击Microsoft Office 按钮，，然后单击打印。

  2. 选择所需的选项。

• 如果想要直接从邮件合并向导进行打印，请执行以下步骤：
  

  1. 在步骤 6 中的邮件合并向导 （完成合并），单击打印。

  2. 在合并到打印机对话框中，使用下列方法之一，然后单击确定:
     

     • 若要打印的所有文档，请单击全部。

     • 若要打印您在文档窗口中看到该文档，请单击当前记录。

     • 若要打印的文档的范围，从，单击，然后在从和到框中键入记录号。

  3. 在打印对话框中，选择所需选项。

保存以供以后使用的合并的信函

如果要编辑合并的信函或将其保存以供以后使用，可以将它们收集到一个文档中。若要执行此操作，请执行以下步骤：

1. 单击编辑单个信件。

2. 在合并到新文档对话框中，使用下列方法之一，然后单击确定:
   

   • 若要合并的所有文档，请单击全部。

   • 若要合并在文档窗口中看到的文档，请单击当前记录。

   • 若要合并的文档的范围，从，单击，然后在从和到框中键入记录号。

3. Word 会打开一个新文档，其中包含所有单个字母。然后可以保存该文档以供以后使用，正如常规文档一样。