企业联系人太多!邮件地址不好找!我该怎么办? - MVP 撰稿


关于作者本文由 MVP 刘力科 提供。感谢 MVP 分享他/她的技术信息和个人经验。

正文作为一个具有成百上千用户和联系人的大中型邮件系统管理员来讲,也许你会遇到这样的事情。许多你企业邮件系统的用户抱怨,由于通讯簿中的联系人太多,要想很快找到邮件的收件人比较不容易。这样既给用户的体验不好,又会影响企业的工作效率。但是,如果你非常用心的去为整个邮件系统规划并实施了合理的收件人地址列表,那么这个问题将得到有效缓解。

什么是收件人地址列表呢?其实很简单,它是一个收件人和其它活动目录对象的集合。每个地址列表都可以包含一个或多个类型的活动目录对象,比如:用户、联系人、组、公共文件夹、会议和资源等。收件人地址列表通过一个筛选器将某些符合条件的对象筛选出来,组成这个列表,便于用户在使用邮件系统的时候进行检索和查找收件人。

在 Exchange 2010 中怎样为用户准备收件人地址列表呢?在默认情况下,Exchange 2010 已经为用户准备了“全局地址列表(GAL)”和“所有联系人”、“所有组”、“所有会议室”、“所有用户”以及“公共文件夹”等大分类地址列表。而邮件系统管理员可以通过以下两种方法创建适合当前企业协作通讯需求的自定义地址列表:


注意:要创建收件人地址列表必须要具有“组织管理”权限。

方法一:使用 Exchange 管理控制台(EMC)创建

以创建公司所有在北京地区的员工地址列表为例,介绍根据地址筛选用户建立地址列表。

  1. 在EMC的控制台树形目录中导航到“组织配置”->“邮箱”,然后在操作窗口中切换到“地址列表”,可以看到现有的默认地址列表。点击“操作”栏上的“新建地址列表”,打开“新建地址列表”向导。



  2. 为新建地址列表定义名称,并且指定将当前地址列表放置的容器。默认将存放在根容器中,但是通常情况建议按现有地址列表容器存放,故在此通过“浏览”定位到“所有用户”容器。单击“下一步”。



  3. 配置“筛选器设置”页,首先可以通过“浏览”定位到将要筛选的收件人放置的容器,可以是组织、域或OU等。然后指定筛选的收件人类型,在此由于是筛选用户,所以可以勾选看“拥有 Exchange 邮箱的用户”和“具有外部电子邮件地址的用户”。单击“下一步”。配置筛选条件,由于是筛选北京地区的收件人,故在“步骤一”中勾选“收件人属于某个省/市/自治区”,在“步骤二”中点击“指定的”,然后在弹出对话框中文本框里输入要筛选的关键字——“Beijing”,点击“添加”将其加入条件列表中,确定返回“条件”对话框。此时,可以单击“预览”查看该筛选器搜索的结果。

    注意:
    a. 筛选器的应用,需要事先对活动目录中各对象属性值进行定义,特别是需要筛选的字段。如果,对象的属性值没有进行认真定义则会出现筛选错误或筛选不出任何收件人的情况。
    b. 筛选器的条件是全值完全匹配的,而非近似匹配,所以在定义条件时需要写入完整字符串。



    此外,筛选还可以选择收件人的其它属性类别作为条件,并且还允许使用自定义属性进行更自由的筛选。不过要使用更多收件人对象已有属性类别进行筛选则需要使用 Exchange 命令行管理程序(EMS)创建地址列表才能实现。

  4. 单击“下一步”,在“计划”页中,选择“立即”应用此地址列表。然后单击“下一步”,浏览“新建 地址列表”的“配置摘要”信息,如果无误,则单击“新建”按钮,完成该地址列表的创建。在“完成”页面中,Exchange 2010 会显示在此过程中执行命令行脚本。



  5. 用户可以在 Exchange 2010 的客户端通讯簿中看到邮件系统管理员所创建的地址列表,并且会在列表中显示筛选的结果。这样就大大减少了用户在全局地址列表中去海选收件人所浪费的时间,从能够提高用户的体验效果和企业的工作效率。



方法二:使用 Exchange 命令行管理程序(EMS)创建

此外,通过 EMS 也可以创建地址列表,并且可以进行一些更加高级的设置。比如要筛选整个企业中管理层收件人,使其组成一个地址列表,可以使用以下命令进行创建:



以上事例代码:
New-AddressList -Name "Managers" -RecipientContainer "D
C=punwar,DC=cn" -Container "\所有用户" -RecipientFilter {(Title -eq 'Manager')}

希望了解更多的关于 New-AddressList 命令行信息请点击查看。
希望了解更多的关于-RecipientFilter 参数的可筛选属性信息请访问。

此外,对于地址列表来讲并非越创建得细就越好。因为分类越细,那需要的地址列表数将大大增加,从而增加的用户在众多地址列表中定位所需检索地址列表的时间。不过也得考虑,每个地址列表中包含的收件人个数,如果在某个地址列表中包含的收件人个数太多,甚至达到成百上千,那这样的地址列表形同虚设,一般建议一个地址列表包含的收件人数不超过100个为宜。而且并非针对所有收件人都要进行地址列表创建分类,较好的做法是对常用的分类创建地址列表。





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