在 Office 中对文件和电子邮件应用敏感度标签

注意: 此功能需要 Microsoft 365 订阅,并且可供管理员已配置敏感度标签并启用该功能的用户和组织使用。 有关详细信息, 请参阅敏感度标签概述和敏感度标签在 Office 应用中如何工作。 

您可以对文件和电子邮件应用敏感度标签,以使其符合组织的信息保护政策。

如何应用敏感度标签?

敏感度标签手动或自动应用。

注意: 即使管理员尚未配置自动标记,他们也可能将系统配置为要求在所有 Office 文件和电子邮件上添加标签,并且可能选择了默认标签作为起点。 如果需要标签,则如果不选择敏感度标签,将无法保存 Word、Excel 或 PowerPoint 文件或在 Outlook 中发送电子邮件。 

若要手动应用、更改或删除标签,请执行以下步骤:

  1. 在"主页"选项卡上,选择"敏感度"。

    敏感度按钮

    重要:  如果 Office 帐户不是分配有 Office 365 企业版 E3 或 Office 365 企业版 E5 许可证的工作帐户,或者管理员尚未配置任何敏感度标签并已启用该功能,或者 Azure 信息保护客户端未在 Office 中运行,则敏感度不可见。

  2. 选择适用于文件或电子邮件的敏感度标签。

    敏感度标签下拉菜单

    注意: 如果您的组织已配置网站以了解有关其敏感度标签的信息,您还将看到"了解更多 ..." 选项。

若要删除已应用到文件的敏感度标签,请从"敏感度"菜单中 取消选择它 。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

  1. 在"主页"选项卡上,选择"敏感度"。

    敏感度图标

    重要:  如果您的 Office 帐户不是分配有 Office 365 企业版 E3 或 Office 365 企业版 E5 许可证的工作帐户,或者您的管理员尚未配置任何敏感度标签并已启用该功能,则敏感度不可见。

  2. 选择适用于文件或电子邮件的敏感度标签。

    显示敏感度选项的"敏感度"按钮

    注意: 如果您的组织已配置网站以了解有关其敏感度标签的信息,您还将看到"了解更多 ..." 选项。

若要删除已应用到文件的敏感度标签,请从"敏感度"菜单中 取消选择它 。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

Word、Excel 和 PowerPoint

  1. 在 Android 平板电脑上,选择"开始"选项卡 ((如果尚未选择)) 敏感度。

    在 Android 手机上 ,选择屏幕“编辑”图标 "编辑功能区"图标以展开功能区。 在"开始"选项卡上向下滚动,然后选择"敏感度"。

    Office for Android 中"敏感度"按钮的屏幕截图

    重要:  如果您的 Office 帐户不是分配有 Office 365 企业版 E3 或 Office 365 企业版 E5 许可证的工作帐户,或者您的管理员尚未配置任何敏感度标签并已启用该功能,则敏感度不可见。

  2. 选择适用于文件的敏感度标签。

    Office for Android 中敏感度标签的屏幕截图

    注意: 如果您的组织已配置网站以了解有关其敏感度标签的信息,您还将看到"了解更多 ..." 选项。

若要删除已应用到文件的敏感度标签,请从"敏感度"菜单中 取消选择它 。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

Outlook

  1. 撰写电子邮件时,请选择 Outlook Mobile 中的"显示更多"图标

  2. 选择"添加敏感度""编辑敏感度"。

    Outlook for Android 中"添加敏感度"按钮的屏幕截图

  3. 选择适用于电子邮件的敏感度标签。

    Outlook for Android 中敏感度标签的屏幕截图

若要删除已应用于电子邮件的敏感度标签,请选择"编辑敏感度",然后选择"删除"。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

Word、Excel 和 PowerPoint

  1. 在 iPad 上,选择"开始"选项卡 ((如果尚未选择)) 敏感度。

    在 iPhone 上, 选择屏幕“编辑”图标 "编辑"图标以展开功能区。 在"开始"选项卡上向下滚动,然后选择"敏感度"。

    Office for iOS 中的"敏感度"按钮的屏幕截图

    重要:  如果您的 Office 帐户不是分配有 Office 365 企业版 E3 或 Office 365 企业版 E5 许可证的工作帐户,或者您的管理员尚未配置任何敏感度标签并已启用该功能,则敏感度不可见。

  2. 选择适用于文件的敏感度标签。

    Office for iOS 中敏感度标签的屏幕截图

    注意: 如果您的组织已配置网站以了解有关其敏感度标签的信息,您还将看到"了解其他...选项。

若要删除已应用到文件的敏感度标签,请从"敏感度"菜单中 取消选择它 。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

Outlook

  1. 撰写电子邮件时,请选择 Outlook 移动溢出菜单

  2. 选择"添加敏感度""编辑敏感度"。

    在 Outlook 移动版中编辑敏感度

  3. 选择适用于电子邮件的敏感度标签。

    Outlook for iOS 中敏感度标签的屏幕截图

若要删除已应用于电子邮件的敏感度标签,请选择"编辑敏感度",然后选择"删除"。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

Outlook

  1. 撰写电子邮件时,选择"敏感度"。

    Outlook 网页中的"敏感度"按钮

    重要:  如果您的 Office 帐户不是工作帐户,并且您的管理员尚未配置任何敏感度标签并已启用该功能,则敏感度不可见。 

  2. 选择适用于电子邮件的敏感度标签。

    Outlook 网页中的敏感度选项的"敏感度"按钮

    注意: 如果您的组织已配置网站以了解有关其敏感度标签的信息,您还将看到"了解 更多" 选项。

若要删除已应用于电子邮件的敏感度标签,请从"敏感度"菜单中 取消选择它 。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

Word、Excel、PowerPoint

注意: Word、Excel 和 PowerPoint 中的敏感度标签现已推出,适用于已选择在 SharePoint 和 OneDrive预览版中启用 Office 文件的敏感度标签 (组织) 。

  1. 在"主页"选项卡上,选择"敏感度"。

    Office 网页中的"敏感度"按钮

    重要:  如果您的 Office 帐户不是分配有 Office 365 企业版 E3 或 Office 365 企业版 E5 许可证的工作帐户,或者您的管理员尚未配置任何敏感度标签并已启用该功能,则敏感度不可见。

  2. 选择适用于文件的敏感度标签。

    Office 网页中的"敏感度"按钮和下拉菜单

    注意: 如果您的组织已配置网站以了解有关其敏感度标签的信息,您还将看到"了解 更多"选项。

若要删除已应用到文件的敏感度标签,请从"敏感度"菜单中 取消选择它 。 如果组织需要所有文件的标签,则自然无法将其删除。

自动应用 (标签或) 标签

如果管理员已设置 自动标记,则包含某些类型的信息(如社会安全号码、信用卡号或其他敏感信息)的文件或电子邮件可以有一个指定的标签,建议或自动应用。 

如果自动应用了标签,Office 功能区下方将看到如下所示的通知。

自动应用的敏感度标签的策略提示的屏幕截图

有关已推荐但不会自动应用标签的通知看起来类似。

有关详细信息,请参阅"在 Office 中自动对文件和电子邮件应用或推荐敏感度标签" 

如何知道当前应用了哪些标签?

查看当前应用的标签(如果有)的方式略有不同,具体取决于你是在桌面还是移动设备上。

在桌面 (包括 Office 网页版 ) 查看窗口底部的状态栏。

已应用显示"常规"敏感度标签的 Excel 状态栏

在 Office 移动应用上,选择 三个点图标 菜单。

当我应用敏感度标签时,会发生什么情况?

应用敏感度标签时,标签信息将随文档或电子邮件一起保留,即使它在设备、应用程序和云服务之间共享。 应用敏感度标签也可能导致根据组织的配置更改文档或电子邮件,例如:

  • 使用信息权限管理的加密可能会应用于您的文档或电子邮件

  • 页眉或页脚可能会显示在您的文档或电子邮件中

  • 水印可能会出现在您的文档

注意: 如果无权更改或删除敏感度标签,则在大多数应用中,将阻止你更改或删除敏感度标签并返回错误消息。 在某些应用(如 Outlook Mobile)中,敏感度标签将仅被禁用。

提供敏感度标签更改的理由

您的管理员可能会设有政策,要求您在将敏感度标签从较高敏感度更改为较低的敏感度前提供理由。 在此配置中,您可能会被要求在选择较低敏感度标签时选择一项理由或提供自己的理由。

注意: 打开文档或答复转发电子邮件后,系统只会要求你提供更改的理由一次。 提供一次后,后续更改将不再需要提供理由,直到该文档或电子邮件消息关闭并再次打开。

敏感度标签降低 Mac Word 中的理由体验

Office 支持哪些敏感度标签功能?

有关跨平台的 Office 应用支持的敏感度标签功能最新列表,请参阅 Office 目前支持哪些敏感度 标签功能?

另请参阅

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