如何配置 Microsoft Dynamics RMS 存储操作 QuickBooks 集成

概要

Microsoft Dynamics 零售管理系统 (RMS) 的商店经营包括可直接与 Intuit QuickBooks 集成。QuickBooks 仅支持的版本是 QuickBooks Pro。其他版本的 QuickBooks 可能起作用。但是,他们均未经过测试,因此不会支持。

支持下面的 QuickBooks Pro 版本︰

  • QuickBooks 2009 年

  • QuickBooks 2010

  • QuickBooks 2011 年

  • QuickBooks 2012 年

  • QuickBooks 2013 年

  • QuickBooks 2014

  • QuickBooks 2015 年

  • QuickBooks 2016 年

备注:

  • QuickBooks 和存储操作必须在同一台计算机上运行。

  • 对于具有用户帐户控制 (UAC) 启用的操作系统,需要修改存储操作清单文件。

    按照这些说明来更新存储操作管理器清单文件,以便集成将使用已启用了 UAC 的操作系统︰

    1. 在以下位置找到 SOManager.exe.Manifest 文件︰

      C:\Program 该零售管理 System\Store 操作

    2. 在记事本中打开该文件,然后对此部分进行以下更改︰

      <requestedExecutionLevel level="requireAdministrator"></requestedExecutionLevel>

      更改此部分如下︰

      <requestedExecutionLevel level="AsInvoker"></requestedExecutionLevel>

存储操作 QuickBooks 集成包括以下五个阶段︰

  1. 配置 QuickBooks 与存储操作进行交互。

  2. 配置存储操作与 QuickBooks 进行交互。

  3. 从 QuickBooks 导入数据。

  4. 分配存储操作管理器中的总帐科目。

  5. 导出会计和采购单数据直接向 QuickBooks。

完成安装后,您可以导出直接 QuickBooks 总帐中的记帐数据。此外,您可以导出 QuickBooks 帐单已关闭的采购订单。

Microsoft Dynamics 零售管理系统技术支持不能向您介绍如何设置您一般分类帐帐户分配表或位置,以及何时向 QuickBooks 发布数据。 技术支持强烈建议您可以获得合格的专业人员的建议。 这篇文章只包含可帮助您将存储操作集成使用 QuickBooks 信息。

简介

本文讨论如何使用存储操作集成 QuickBooks。

详细信息

阶段 1︰ 配置 QuickBooks 与存储操作进行交互

  1. 从 QuickBooks 开始。

  2. 在常用工具栏上单击Accnt或单击列表,然后单击要查看会计科目的会计科目

    注意:若要查看您可能需要存储操作中添加的帐户,启动存储操作管理器,单击日志,,然后单击分配总帐科目

  3. 单击编辑,然后单击要添加要跟踪的任何帐户的新科目。 如果您想要跟踪销售、 佣金和成本 (cogs) 为每个部门的货物,例如,添加帐户。

    注意:还有两个帐户,则必须在 QuickBooks 添加。 有关详细信息,请参阅第 5 步。

  4. 新建帐户屏幕中,添加的其他信息,然后单击确定

    注意:QuickBooks 不允许多个应付帐款或帐户应收帐款每个交易记录的科目类型。 因此,您必须使用其他的流动资产,而不是帐户应收帐款和应付帐款的其他流动负债,如果您正在设置一个新帐户,通常会使用这些科目类型。

  5. 单击编辑,然后单击要创建一个新的应付销售税额帐户的新帐户。 此名称必须不同于默认 QuickBooks 帐户。例如,命名帐户销售税应付帐款。

    注意:指定增值税帐户存储操作中的任何一个时,无法使用 QuickBooks 中的默认增值税帐户。 您必须在 QuickBooks 创建新的增值税科目。

  6. 单击其他流动负债科目类型。

  7. 新建帐户屏幕中,添加的其他信息,然后单击确定

  8. 单击编辑,然后单击要创建新的帐户应收帐款帐户的新帐户。 此名称必须不同于默认 QuickBooks 帐户。 例如,命名为 AR.的帐户

    注意:不能使用默认帐户应收帐款帐户中 QuickBooks 时分配存储帐户︰ 支付或存储帐户︰ 存储操作中的支付给客户。因为在 QuickBooks 标准帐户应收帐款帐户类型要求多于存储操作提供的信息的情况下,必须在 QuickBooks 创建新帐户应收帐款帐户。

  9. 帐户类型,请单击其他流动资产

  10. 新建帐户屏幕中,添加的其他信息,然后单击确定

  11. 确定您想要使用的物料清单帐户的帐户。 此帐户偏移 QuickBooks 清单创建时的应付帐户的帐户。您或您的会计师确定此帐户。

    注意:分配存储操作中的帐单帐户时,不能使用 QuickBooks 在默认的应付帐款科目。 过帐已关闭的采购订单时,存储操作自动发到 QuickBooks 中的应付帐款科目。因此,您必须选择一个不同的帐户。

  12. 如果不想使用任一列出的帐户帐单帐户,您必须创建一个。 如果帐户已存在,请转到"第 2 部分︰ 设置商店经营 QuickBooks 与交互"一节。

  13. 单击编辑,然后单击新帐户创建新帐户。

  14. 类型列表中,单击帐户类型。

    注意:您或您的会计师必须确定帐户类型,但不是能应付帐款。

  15. 新建帐户屏幕中,添加的其他信息,然后单击确定

    注意:如果为该帐户指定供应商或客户,您可能在过帐期间导致错误。

阶段 2︰ 设置商店经营 QuickBooks 与交互

在此阶段,您选择 QuickBooks 作为财务软件并连接到 QuickBooks 公司文件。

  1. 从 QuickBooks 开始。

  2. 以具有管理员凭据的用户身份登录到您的公司。

  3. 开始存储操作管理器。

  4. 单击文件,然后单击配置

  5. 单击记帐选项卡。

  6. 记帐信息窗格中,单击列表中的QuickBooks 2003

    注意:即使您正在使用 QuickBooks 一版本,请单击QuickBooks 2003

  7. 要使用 QuickBooks 连接并检索有关该公司文件的信息,请在公司信息窗格中单击检索

    注意:如果Internet 安全级别被设置得太高对话框中显示,必须单击更改取消。 如果单击取消,则必须单击以确认您的选择。如果单击取消,您可能会阻止某些 QuickBooks 功能正常工作。

  8. QuickBooks-应用程序证书窗口中,使用下列方法之一︰

    • 单击是,始终要到 QuickBooks 公司文件从存储操作授予永久访问权。

    • 单击是,这次在这种情况下只授予访问权限。您将被提示输入授权在以后再次尝试。

  9. 连接到 QuickBooks 并检索公司的信息后,单击确定两次。

  10. 为自动登录到 QuickBooks 存储操作,请执行以下步骤。

    注意:与存储操作中 QuickBooks 每次 QuickBooks 程序必须在运行。您可以手动启动 QuickBooks 并登录到的公司文件,或者您 QuickBooks 管理员可以设置自动登录功能。当您使用自动登录功能时,则不需要运行 QuickBooks。

    1. 从 QuickBooks 开始。

    2. 单击编辑,然后单击首选项

    3. 在左窗格中单击集成的应用程序

    4. 单击公司首选参数选项卡。

    5. 单击零售管理系统,然后单击属性

    6. 选择允许此应用程序的自动登录复选框。

    7. 用户的登录名,请单击,然后单击确定两次。

      注意:用户必须具有正确的访问权限。

从 QuickBooks 阶段 3︰ 导入数据

导入数据从 QuickBooks 存储操作函数从 QuickBooks 导入会计科目。您还可以导入付款条款,客户,供应商 (供应商),和项目如果 QuickBooks 中定义了这些术语。

注意:集成不允许您导入付款条款,客户,供应商 (供应商) 和 QuickBooks 项从存储区的操作。

  1. 开始存储操作管理器。

  2. 单击工具,然后单击导入 QuickBooks

    注意:如果导入 QuickBooks 未列出,请按照中的说明"第 2 部分︰ 设置商店经营 QuickBooks 与交互"部分选择 QuickBooks 2003 财务软件。

  3. 选择您要导入的数据。您可以选择帐户,支付条款,供应商 (供应商),客户和项目如果 QuickBooks 中定义了这些术语。

    注意:我们建议您导入以导入 QuickBooks 窗口中显示的默认顺序的信息。如果更改此顺序对列进行重新排序,数据可能无法导入与正确的关系。有关导入的其他信息,搜索存储操作管理器帮助中的"导入 QuickBooks 选项"主题。

  4. 单击导入。此时将显示状态,如导入的数据。

    注意:如果操作存储区中已存在的记录,则会提示您选择导入冲突解决方法。可以使用 QuickBooks 记录更新存储操作,创建新的记录,或不导入该记录。

    注意:因为在 QuickBooks 维护会计科目表和付款条款,存储操作自动替换帐户和术语记录 QuickBooks 导入记录。您将不会提示您选择导入冲突解决方法。如果出现提示,请选择解决方法。若要执行此操作,请使用以下方法之一︰

    1. 要解决方法仅适用于当前的记录,请单击应用

    2. 将解决方案应用于所有记录的同一类型,例如客户的所有记录,请单击应用于所有

    3. 若要停止导入,请单击中止

      注意:如果中止导入,您可以验证哪些记录已导入之前中断。要查看的记录列表,请单击数据库菜单上的项目客户供应商。若要使用该列表查看导入的帐户,单击日志菜单分配一般的会计科目。您可以在供应商属性窗口中查看导入的条款。

阶段 4︰ 分配存储操作管理器中的总帐科目

您必须设置存储操作管理器中的帐户分配表。 Microsoft 强烈建议您设置此表会计。如果借方和贷方不平衡 QuickBooks 不接受普通记帐日志导入文件。

每次您添加新的支付方式或税种,也必须更新总帐帐户分配,将合并这些添加的内容。使用下表来指导您完成总帐科目,您必须为列出的每个帐户类型输入的类型。表提供了一些有关这些帐户的其他信息。表假定您使用支付方式接收、 支付的期初和支付关闭的帐户。

表︰ QuickBooks 总帐科目设置中存储操作

说明

借方科目类型

贷方科目类型

更多详细信息

库存︰ 所售货物成本

所售货物成本

库存

销售物料的总成本。 如果您想要跟踪此值为所有部门合计这些帐户输入帐户号码。如果您想要跟踪每个部门此值,将这些帐户保留为空并在部门xxxx输入帐户号码︰ 成本科目。

委员会

销售支出

其他流动负债

应支付给销售回顾委员会设置此帐户,如果您想要跟踪每个部门的这个值。如果您想要跟踪每个部门此值,将这些帐户保留为空并在部门xxxx输入帐户号码︰ 佣金科目。

客户存款︰ 做

其他流动负债

从客户账户上的工作订单进行总存款。

客户存款︰ 兑现

其他流动负债

当完成工作订单时兑现总存款。

Layaway︰ 关闭

其他流动负债

当客户收到货物关闭 layaway 量。商店经营自动信用销售和纳税帐户余额过帐。

Layaway︰ 支付

其他流动负债

通过对新的或现有的 layaway 项目的客户支付的金额。存储操作自动借记余额过帐收到付款帐户。

销售︰ 总

销售

不含税总销售金额。如果您发布此帐户,您必须不售︰ 总成绩 + 税金帐户以避免冗余过帐。 如果您想要跟踪此值用于所有部门并跟踪税款分别,设置此帐户。如果您想要跟踪每个部门此值,将这些帐户保留为空并在部门xxxx输入帐户号码︰ 销售帐户。

销售︰ 总成绩 + 税

销售

总销售额加税。过帐此帐户时,如果未过帐销售︰ 总计值或任何税金收集帐户以避免冗余过帐。只有使用此帐户不会单独跟踪销售部门或增值税。

装运费用︰ 总

其它收入

为装运费用收集量。 通过总帐计划支出出来。

在支付存储帐户︰

应收帐款

对客户进行收费。 偏移量不到销售和回收税。

为支付存储帐户︰

应收帐款

从客户降低了其客户余额的付款。偏移量不为支付接收。

附加费︰ 现金

其它收入

量为收取的费用向客户时收集他们收到现金回上借购物。支出出通过总帐程序向您收取任何费用。

附加费︰ 借记

其它收入

量为收集收取的费用向客户购买使用其借记卡时。 支出出通过总帐程序向您收取任何费用。

征收的税︰ 总

应付税款

收集的所有部门的增值税总额。您可以过帐税金收集的个别的税务类型收集的税金; 二是。 如果您过帐税金收集︰ 合计科目,请不要不发布个别税务收集︰ xxxx帐户以避免冗余过帐。 对于每种类型的存储操作中税税 Collected︰ 创建xxxx条目。因此,每当您添加新的税种,必须更新此帐户以确保过帐正确。

丢弃的现金

现金

现金

出纳的班次期间离开存款为银箱的现金金额。

支付的现金

支出

现金

从银箱 (用于次要的杂项费用) 将支付现金金额。

支付的舍入错误

现金

这是接受多种货币时可能会出现舍入错误。例如,美国和加拿大的资金。如果便士不包含在交易记录,也可能会发生此错误。

支付结算金额︰ xxxx

现金或其他资产

现金或其他资产

当您关闭特定支付方式为现金抽屉时才可用总量。为每种支付方式存储操作中创建支付方式关闭金额条目。因此,您将添加新的支付方式,每次必须更新此帐户以确保过帐正确。有关详细信息,请参阅出现在该表后面的注释。

期初的支付金额︰ xxxx

现金或其他资产

现金或其他资产

当您打开特定支付方式为现金抽屉才可用总量。为每种支付方式存储操作中创建期初的支付金额条目。因此,您将添加新的支付方式,每次必须更新此帐户以确保过帐正确。 有关详细信息,请参阅出现在该表后面的注释。

支付方式转移/短︰ xxxx

现金或其他资产

支付方式结尾的批次是超过或短量。 它反映了出纳进行期间支付交易记录的错误。为每种支付方式存储操作中创建支付方式的转移/短条目。因此,您将添加新的支付方式,每次必须更新此帐户以确保过帐正确。如果您正在使用此帐户,将支付转移或支付短帐户留空,以避免冗余过帐。

转移支付︰ xxxx

现金或其他资产

金额的支付方式是通过在批处理的结束。它反映了出纳进行期间支付交易记录的错误。为每种类型的存储操作中支付创建一个钱币上的项。因此,您将添加新的支付方式,每次必须更新此帐户以确保过帐正确。如果您正在使用此帐户,将支付转移或支付短帐户留空,以避免冗余过帐。

支付已接收︰ xxxx

现金

接收到特定支付方式的总金额。 通过采取关闭左额钱币投箱金额的支付方式支付计算此值。为每种类型的存储操作中支付创建支付方式接收到的项。因此,您将添加新的支付方式,每次必须更新此帐户以确保过帐正确。有关详细信息,请参阅出现在该表后面的注释。

支付短︰ xxxx

现金或其他资产

支付方式是末尾的批次短量。它反映了出纳进行期间支付交易记录的错误。为每种支付方式存储操作中创建支付短条目。因此,您将添加新的支付方式,每次必须更新此帐户以确保过帐正确。如果您正在使用此帐户,将支付转移或支付短帐户空白以避免冗余过帐。

税务 Collected: xxxx

应付税款

收集的每个部门的增值税总额。您可以过帐税金收集的个别的税务类型收集的税金; 二是。 输入帐号中这些帐户如果您想要跟踪值这分别每个增值税。如果您想要跟踪税款为合计,这些帐户为空并征收的税中输入您的帐号︰ 总。对于每种类型的存储操作中税税 Collected︰ 创建xxxx条目。因此,每次添加新的增值税,则必须更新此帐户以确保过帐正确。

部门xxxx︰ 成本

所售货物成本

库存

每个部门销售物料的成本。这些帐户中输入帐户号码,如果您想要跟踪此值分别为所有部门。如果您想要跟踪总计为此值,将这些帐户留空并在库存中输入您的帐号︰ 所售货物成本。

部门xxxx︰ 佣金

销售支出

其他流动负债

应支付给销售代表的部门委员会。如果您想要跟踪每个部门分别为此值,则设置此帐户。如果您想要跟踪总计为此值,将这些帐户保留为空,在佣金科目中输入您的帐号。

Xxxx的部门︰ 销售

销售

销售金额不包括有关部门的税款。过帐此帐户时,如果未过帐销售︰ 总计 + 税或销售︰ 为了避免冗余过帐的合计科目。如果您想要跟踪销售和税款为每个部门分别,设置此帐户。如果您想要跟踪总计为此值,将这些帐户留空并在销售中输入您的帐户号码: + 税或销售总数︰ 总。

部门税金的舍入

现金

计算每个部门的税增值税系统中时,可能会出现舍入错误。使用此选项,如果您使用增值税。

注意:支付金额正确过帐到会计系统,请键入左括号和右中为每个批次的销售点的金额。

注意:如果您使用的收到的支付金额不支付的未结金额或关闭的支付金额,您必须执行以下操作︰

  • 设置贷方和借方帐户支付除去以及为支付方式支付出。

  • 每种支付方式和支付右额为空。

  • 设置支付接收的借方金额。

注意:如果您使用的支付方式打开和关闭的支付金额,但不是支付接收帐户,您必须执行以下操作︰

  • 借方帐户支付丢弃和设置支付方式支付出并将其贷方帐户保留为空。

  • 将支付接收保留为空。

若要指定总帐科目,请执行以下步骤︰

  1. 开始存储操作管理器。

  2. 单击日志,,然后单击分配的总帐科目

  3. 单击借方账户 #框或贷方科目 #框中您想要分配的总帐科目。

  4. 单击从列表 QuickBooks 帐户。

  5. 重复步骤 3 和 4,直到所有必需的帐户分配。

    注意:不是所有总帐科目都有帐户分配中借方帐户 #框或贷方科目 #框。

  6. 单击使用从列表清单帐户如果您想要作为物料清单将已关闭的采购订单过帐到 QuickBooks QuickBooks 帐户。

  7. 单击确定以保存您的更改,然后关闭分配总帐科目窗口。

阶段 5︰ 导出直接到 QuickBooks 会计和采购单数据

要导出记帐数据直接 QuickBooks 总帐中和作为 QuickBooks 帐单、 导出已关闭的采购订单执行以下步骤︰

  1. 开始存储操作管理器。

  2. 日志,请单击,然后单击关闭后的批次

    注意:只有关闭的批可供过帐。

  3. 单击您要过帐的批次。或者,单击以打开选择批次区域窗口中键入开始日期和结束日期的日期。 当您单击确定时,关闭了,并且在此日期范围内的所有批处理都选择,即使以前过帐了它们。

    注意:如果重新发布已发布一批时,必须重复总帐和物料清单项 QuickBooks 中。请确保您从 QuickBooks 删除重复记录。

  4. 如果您已经设置了中 QuickBooks 帐单帐户,请选择包括采购订单复选框,导入包含在所选批次的已关闭的采购订单。

    注意:封闭的批次中包括已关闭的采购订单。您可以导入关闭采购订单到 QuickBooks 作为物料清单批处理过帐时。 您导入 QuickBooks 采购订单前,您必须首先选择帐单帐户帐户分配表中。 QuickBooks 中创建物料清单时,您选择的物料清单帐户将抵消的应付帐款科目。

    存储操作采购订单到 QuickBooks 清单导出以下信息︰

    存储操作采购订单字段

    快速的书籍清单字段

    采购订单编号

    参考编号

    供应商名称

    供应商

    采购订单的创建日期

    交易记录日期

    采购订单的合计

    应付金额

    术语

    付款条款

    用于过帐到指定帐户帐单过帐帐户中指定的帐户的一个支出行

  5. 单击张贴内容导出帐户数据和已关闭的采购订单。

    注意:如果过帐已关闭的批处理时,您会收到一条错误消息,您必须查看错误消息指示的 QBPost.log 文件。比较错误消息的文章列表在"参考"一节中的 QBPost.log 文件。默认情况下,日志文件是 C:\Program 该零售管理 System\Store 操作文件夹中。

  6. 单击确定以关闭公告关闭批处理窗口,告诉您多少批发布。

  7. 已过帐的信息现已在 QuickBooks 提供。

    若要创建在 QuickBooks 一般日记报告,请执行以下步骤︰

    1. 单击报告,单击自定义交易记录详细信息报告,然后单击筛选器选项卡。

    2. 筛选器列表中,单击交易记录类型

    3. 交易记录类型列表中,单击日志

    4. 单击以选择日期范围,然后单击确定

    若要查看新 QuickBooks 物料,单击常用工具栏上的清单供应商,请单击,然后单击支付帐单

    注意:在您过帐物料清单可能不列入 QuickBooks 最后帐单。

有关详细信息,请单击下面的文章编号,以查看 Microsoft 知识库中相应的文章:

837803 "拆分线应收帐款交易记录必须包括对客户进行拆分线。"时记录事件 QBPost.log 事件日志中过帐到 Intuit QuickBooks

在您尝试从 Microsoft Dynamics 零售管理系统存储操作将关闭的批张贴到 QuickBooks QBPost.log 文件中的837804错误消息:"增值税明细数据行必须有供应商"

您会收到838322 "只有一个应收帐款或 A / P 帐户允许每个事务"将一批从 Microsoft 零售管理系统存储操作,投递到 QuickBooks 时出现错误消息

838324收到购买订单批次 yy xxxxxx 没有一家供应商 QuickBooks 错误消息当您尝试向 QuickBooks 发布关闭的批

838323您"交易不在平衡"时收到错误消息 QBPost.log 文件中也将投递到 Intuit QuickBooks

918268错误消息当您尝试将一批从商店经营投递到 QuickBooks:"没有对 QuickBooks 供应商 < XXXXXX > 清单中的无效引用"

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