易宝典: 高效便捷地创建单元格数据图表 一(MVP 撰稿)

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关于作者本文由 MVP 刘凯 提供。感谢 MVP 分享他/她的技术信息和个人经验。

正文信息数据量太大!如何洞穿死板的数字,制作短小、简洁且富有内涵的精美图表?

信息可视化专家 Edward Tufte,曾有巨著“Beautiful Evidence”专门用一章的篇幅讨论“迷你图(Sparklines)”在数据报表中的应用。全新的 Excel 2010 新增了此项功能,使用户在单元格中便能创建数据图表。加之改进的“数据条”功能,图表从 Excel 2010 就此步入迷你化时代!

本文将以两个短小的示例分别介绍迷你图和数据条。

实例一:预测与实际的差异对比

下面的例子用 Excel 2010 提供的三种迷你图(折线图、柱形图、盈亏),对比了六个月预测与实际收益之间的差异。值得注意的是,在 H1 和 I1 两个单元格所在位置还绘制了“复合叠加式”迷你图。



具体操作步骤如下:

  1. 插入折线图:选择 B2:G2 数据区域,从“插入”功能区选择“迷你图”的类型为“折线图”。将“位置范围”指向 H2 单元格。



  2. 插入柱形图和盈亏图的方法与上述步骤类似。

  3. 将鼠标定位至迷你图所在单元格中,接下来便可以使用自动弹出的“迷你图工具”功能区进行美化。如勾选“高点”、“低点”用不同颜色进行标识等操作。



  4. 制作“复合叠加式”迷你图:选中并复制表示“预测”迷你图所在区域 H2:I2,定位至 H1 单元格,从“开始”功能区点击“粘贴”中的“选择性粘贴”,将迷你图“粘贴为图片链接”。



  5. 以同样的方法获得表示“实际”的迷你图链接图片。

  6. 按住 Ctrl 键,同时选中两个图片。



  7. 从“图片工具”功能区选择“对齐”并分别应用“左对齐”和“顶端对齐”。



  8. 从而,两张图片叠加在一起,形成预测与实际趋势的对比图。更加形象、直观的刻画了两者之间的差异。而且,两个图片链接还可以随原始数据的变动自动同步更新



实例二:不再出错的数据条

先来看看下面这张图有没有什么问题? 提醒您尤其关注横条的宽度与单元格数值的对应关系。



如果你还没发现有什么问题,那再来看看下面的两张图。很明显,由 Excel 2007 创建的“数据条”错误的显示了“0”和负值,而 Excel 2010 已将此更正。



其实,这种内置于某一单元格当中的横条图,使用 Excel 2007 “开始”功能区中的“条件格式”“数据条(DataBar)”便可以实现,遗憾的是还不够完美。

使用 Excel 2010 创建类似的横条图,非常简便:只需选择数据区域,然后点击“条件格式”-“数据条”即可。




个人建议,尽量选择颜色渐变的填充色方式。若要选择单色填充方式,则有可能因为有些数值较大的单元格所对应的横条,会覆盖数字,导致看不清楚。


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