本文介绍如何查看数据收集答复、如何验证电子邮件处理设置，以及排查常见错误消息类型或答复问题的步骤。
“ 管理数据收集邮件 ”对话框可帮助你管理已发送给电子邮件收件人的数据收集邮件，以及针对 Outlook 收件箱中每封邮件收到的答复。
如果对话框不可见，请执行以下作将其打开：
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打开包含要管理的消息的数据库。
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在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 收集数据 ”组中，单击“ 管理答复”。
您要做什么？
查看回复
以下是通过电子邮件发送数据收集表单后所发生的情况。 收件人通过单击“答复”、完成表单，然后单击“发送”来回复邮件。 本部分介绍如何查看答复，以及如果其中任何答复未正确处理，该怎么办。 无论你选择自动处理还是手动处理答复，都可以手动打开答复或找出答复者。 有关设置答复处理选项的详细信息，请参阅将 通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库一文。
若要查看答复，请执行以下作：
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打开Microsoft Outlook 2007 或 2010，浏览到指定用于存储数据收集答复的文件夹。
提示: 如果不记得文件夹的名称，请在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 收集数据 ”组中，单击“ 管理答复”。 在“ 管理数据收集邮件 ”对话框中，你将在 “Outlook 文件夹” 列中找到文件夹名称，该列位于与要查看其答复的邮件对应的行中。
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若要在 Outlook 中打开答复，请双击答复。 你将看到表单，因为该表单是由发件人完成的。
Access 不会处理对答复邮件的回复。 因此，如果看到来自收件人的一个或多个表单为空、不完整或未正确填写，则必须将原始电子邮件重新发送给这些用户，而不是使用 Reply 命令。 有关重新发送数据收集消息的详细信息，请参阅 重新发送数据收集消息。
同样，如果要将请求发送给其他人员，则必须重新发送原始消息，而不是转发它。
验证自动处理答复的设置
如果选择自动处理答复，请执行以下作以确保正确处理答复：
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对于每个答复，请查看 “后续标志”、“ 数据收集状态”和 “类别” 列中的值。
提示: 如果在视图中看不到“后续标志”、“数据收集状态”和“类别”列，请使用字段选择器添加它们。 右键单击列标题，然后单击“ 字段选择器”。 在“ 字段选择器 ”对话框中，拖动每个字段并将其拖放到现有列标题的右侧或左侧。
在 Outlook 文件夹中，如果 “后续标志 ”设置为 “数据收集”作成功，“ 数据收集状态” 列为空，并且 “类别” 列中有绿色指示器，则已成功处理答复。
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此外，你可能想要查看目标表的内容，以确保看到收集的数据存储为新记录或现有记录的更新。
注意: 如果收件人使用 Hotmail 或 Yahoo 向你发送数据收集表单，则无法从电子邮件答复中添加数据。
排查自动处理答复的问题
你的电子邮件收件人可能会报告他们已填写表单，并将其作为答复寄回给你。 但是，在 Access 或 Outlook 中看不到预期结果。 例如：
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在 Access 的目标表中看不到数据。 未添加新记录，或现有记录未更新。
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Outlook 中邮件的 “数据收集状态” 列显示错误消息或字符串“邮件未处理”。 此外，消息的 “类别” 列显示红色正方形或为空。
如果遇到这些类型的问题，请参阅 “我的数据收集答复未自动处理”中的故障排除步骤。
此外，如果要验证是否已正确设置自动处理，请参阅将 通过电子邮件收集的数据添加到 Access 数据库 。
手动处理答复
手动处理答复涉及从 Outlook 启动导出作。 一次只能导出一个答复。 避免将 “数据收集状态” 列设置为“ 通过电子邮件收集数据”的回复成功。 此状态表示已成功处理答复。 必须手动处理“ 数据收集状态” 列设置为 “未处理邮件 ”的回复。 此列中包含错误消息的回复无法自动处理，并且需要进行一些故障排除，然后才能手动导出它。 有关故障排除的帮助，请参阅 “我的数据收集答复未自动处理”。
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在 Outlook 中，右键单击要手动处理的回复。
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单击“ 导出数据”以Microsoft Office Access。
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在“ 将数据导出到 Microsoft Access ”对话框中，查看答复的详细信息，然后单击“ 确定 ”进行导出。 如果导出作成功，则会看到 消息“已成功将数据导出到数据库”。 如果作失败，则会看到消息 “由于错误而无法导入数据”，后跟导致失败的问题的说明。 下表列出了可能导致导出作失败的问题。
排查手动处理答复的问题
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“问题”或 “数据收集状态”列消息 |
原因 |
解决方法 |
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右键单击回复时，看不到 “将数据导出到 Microsoft Access ”命令。 |
所选消息不是有效的数据收集回复。 |
从指定文件夹删除不是数据收集答复的邮件。 |
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答复不会转到正确的文件夹。 |
只有对邮件的原始答复才会转到指定的文件夹。 除非使用“ 已发送邮件” 文件夹中的邮件副本来生成答复) ，否则你对自己的邮件的回复 (，并且作为用于讨论的电子邮件线程的一部分的回复可能不会移动到指定的文件夹。 其他可能的原因包括：未安装 Access，或者处理答复所需的加载项丢失或损坏。 |
如果其中一个答复未得到处理，请填写在“已发送邮件”文件夹中的已发送邮件中的表单。 如果用户在答复中填写了表单，请要求用户回复原始邮件。 如果怀疑加载项缺失或损坏，请切换到 Outlook 并完成以下步骤：
如果看到 “禁用的应用程序加载项”下的条目，请单击“ 管理 ”框中的箭头，选择“ 已禁用的项目”，然后在“ 禁用的项目 ”对话框中，选择“ Microsoft访问 Outlook 外接程序进行数据收集和发布 ”，然后单击“ 启用”。 如果未看到 Microsoft Access Outlook 外接程序进行数据收集和发布 ，请尝试再次安装 Access。 |
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找不到数据库。 找到数据库并手动导入数据。 |
数据库已移动到另一个位置、重命名或删除，或者已损坏。 |
将数据库还原到原始位置，然后重试。 |
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数据库已在使用中。 |
数据库以独占模式打开，在释放排他锁之前，无法对数据库进行更改。 |
要求在独占模式下打开数据库的用户关闭并在正常模式下打开数据库。 然后尝试手动导出回复。 |
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缺少表、查询或字段。 |
目标表或查询已被删除或重命名，或者其结构已修改，无法将表单的内容添加到表中。 |
创建缺少的目标表和查询，或创建并发送新的数据收集消息。 |
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窗体已损坏或已修改。 |
答复中的表单已损坏，或者收件人或发件人 () 修改了表单。 |
如果收件人修改了表单，请要求他们重新将表单发送给你，然后手动导出答复。 如果原始邮件中的表单已损坏或无效，则必须创建并发送新邮件。 |
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缺少完成处理所需的信息。 |
缺少将答复映射到必须更新的现有记录所需的信息。 |
邮件设置必须与 Outlook 同步。 在 Access 的“ 外部数据 ”选项卡上的“ 收集数据 ”组中，单击“ 管理答复”。 在“ 管理答复 ”对话框中，选择邮件。 在 “消息详细信息”下，Access 会显示一个警告框。 单击警告以同步设置，然后关闭对话框。 切换回 Outlook，然后尝试手动导出回复。 |
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无法添加或更新数据，因为数据将导致仅接受唯一值的字段中出现重复值。 |
索引属性设置为 Yes (No Duplicates) 不能包含重复值的字段。 如果分配给窗体字段的值已存在于表中的相应字段中，则作将失败。 |
要求收件人发送另一个答复，并在表单字段中使用不同的值。 |
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输入的值不是选项列表中的项。 |
窗体包含用于查找值的必填字段，但用户未为字段指定值，或者字段的 LimitToList 属性设置为 “是 ”，并且用户指定的值不在列表中。 |
要求收件人在填写所有字段后重新发送答复，或者填写并保存表单 ，然后再次尝试导出。 |
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窗体字段中的值无效。 |
收件人在一个或多个字段中输入了无效数据。 |
要求收件人在填写所有字段后重新发送答复，或者填写并保存表单，然后再次尝试导出。 |
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答复包含需要填写的表单。 完成后，将其发送给此电子邮件的发件人。 |
收件人未填写表单。 |
要求收件人在填写表单后发送另一个答复。 |
如果原始消息未到达某些用户，请尝试重新发送邮件，而不是转发它。 有关重新发送消息的详细信息，请参阅 重新发送数据收集消息。
