仪表板指示

本文是我们的“从战壕”集合的一部分。 本文介绍了在决定在 EPM 环境中使用仪表板时可能面临的一些常见挑战。 文中介绍了具有精美的专业外观的仪表板如何能够在有时候让用户觉得没有必要查看数据的质量（例如，数据来源和更新的数据）。 此外，文中提到了应如何对仪表板数据执行审批过程以确保较高的数据质量和完整性。 文中还包括一些阻止人们歪曲在其控制之下的数据来误读仪表板中显示的数据的技术。 最后，文中介绍了在为 EPM 创建仪表板时应考虑的一些基本规则。

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仪表板指示

毫无疑问。 仪表板都是愤怒的。 无论是条形图、直方图、饼图还是交通灯警告视图，高管们似乎都沉迷于仪表板的即时响应。

随着我们商业文化中越来越快地交付结果的压力，对仪表板的需求不太可能很快消退。

项目管理软件行业是此类显示的海报子，因为项目管理数据非常适合仪表板。 当我们查看仪表板需要哪种类型的数据时，我们将了解以下几个质量：

• 它是否按可显示和理解的方式组合在一起？

• 是否及时？

• 数据是否有一些审批或审查流程？

• 是否有数值或时间/日期数据可以帮助进行方差？

这正是我们在企业项目管理 (EPM) 系统（如 Microsoft Project Server）的项目管理数据中找到的。

包括 Project Server 在内的大多数 EPM 系统都具有一些仪表板功能，这并不奇怪。 对于 Microsoft，这些功能由商业智能中心的 SharePoint Server 提供。 这种类型的系统可以查看基于 SQL 的数据，并生成非常广泛的图形显示。 而且，就像小猫一样，没有什么比闪亮的新玩具更能让高管喜欢的了。 高级管理层对项目即时反馈的需求可能非常严重，以至于许多项目管理办公室在基础数据准备就绪之前都面临提供显示的压力。

“你能让我们成为 EPM 仪表板吗？当我在办公室帮助设计 EPM 环境时，曾有人问我一位高级 IT 主管。

“当然，”我回答。

“我们能在周五前得到它吗？

“嗯，当然，”我回答。 “嗯，不是这个星期五。 但将来的某个星期五。

他一点也不被我的幽默搞笑。

这不是一个不明智的经理，但它是这些人所经历的压力，使快速决策。

仪表板在视觉上非常刺激，我们经常忘记它们应该表示生成显示的内容。 因此，在用完了解如何创建仪表板之前，在开始花太多时间挑选图标应采用何种颜色的调色板之前，让我们来了解一下仪表板领域的一些常见挑战。

奥兹综合症向导

还记得奥兹巫师终于拉开窗帘，发现只有一个普通的家伙，他拉动杠杆，转动拨盘，产生所有令人印象深刻的“魔术”吗？

由人工干预驱动的美丽显示器是我们一直在仪表板中看到的。 设计和演示中投入了大量工作，包括出色的图形、出色的图标、出色的颜色，甚至动画和音效。 问题是没有人跟踪数据和仪表板之间的路径，结果就是有人必须坐在办公桌前，手动决定要生成哪种颜色的指示器。

首次查看现有仪表板时，最好要求查看构成显示的原始数据。 “这是什么意思，你能告诉我这个指标是从哪里推动的？” 是一个关键的问题。 对一些指标进行微审核，将其跟踪回其组件数据。

在设计仪表板时，同样的原则也成立。 对于每个指标，都必须有一个追溯到某个源的线索，最好是记录它。 如果仪表板由 Bob 在电子表格中填写他对项目的感受，请让他告诉你。 速度会更快。

测量所有内容

“如果我们能测量它，我们会把它放在仪表板上，”似乎是一些仪表板设计人员的口头禅。

很容易陷入仪表板技术，当你找到一些看似可衡量和可理解的数据，并从中生成一个指标时，会有一定的内在刺激。 突然之间，你没有一个无聊的旧成本清单，你得到的温度计充满了红色或加速计加速进入红色区域或不同颜色的箭头。 觉得这很有趣吗？ 使用 Excel 2010 (或 Excel 2013) 的新条件格式功能，在 Excel 中试用半小时。

当制作执行仪表板的人陷入了制定指标的能力，以至于他们不会停下来查看，看看他们是否应该创建它时，就会出现问题。 它并不总是“你怎么做？”有时是“你应该这样做吗？

一旦页面上有这么多视觉刺激的指示器，它看起来像航天飞机的仪表板，你知道你要么需要像宇航员一样多年的训练，要么你需要使生活更简单。

下面是一个应该减少显示的基本规则：每个指标都需要一个潜在的操作;每一个。 因此，如果你有一个红绿灯指示器，并且它是红色的，那么当发生这种情况时，需要有人采取适当的措施。 这可能是一个简单的“当灯变红时，项目经理必须向 PMO 负责人显示详细报告。无论操作是什么，都需要有一个操作。

半烤计划

你不会吃只有一半成分的蛋糕，特别是如果你不知道哪一半缺少。 在仪表板上，你如何知道你拥有所有数据？

让我们以查看资源容量报告为例。 IT (资源红绿灯并不总是这样吗？) 现在管理层想要查看问题，当他们查看细节时，他们会看到明显的答案。 指示器必须是红色的，因为 IT 人员太多了！

第一个直方图显示了问题。 红线显示组织的容量。 堆积直方图显示通过将所有项目的要求加在一起来预测的组合要求。 如果这是我们向管理层呈现的仪表板，那么决定接受更多的工作或立即减少我们的人员编制是显而易见的。

啊，但请稍等片刻。 在人员配备减少计划生效之前，有人会进行检查，以查看仪表板视图中是否显示了所有项目。

他们不是。

图例中显示了一些项目，但直方图中未显示这些项目的结果。 结果在哪里？ 也许这些项目尚未公布。 也许整个项目范围仍在确定中。 也许尚未在适当的级别上定义资源要求。 修改数据时，我们可以从第二个直方图中看到，事实上，现在的工作比人多，我们应该考虑雇用更多的员工，增加一些合同容量或推迟一些项目的未来：通过只查看部分数据的相同视图，我们做出的完全相反的决定。

问题不在于仪表板的设计;也不是数据的质量。 问题在于数据的完整性。 在这个明显的示例中，我们可以用自己的眼睛看到问题，但假设一个项目环境在同一数据集中具有数百个甚至数千个项目或子项目。

仅使用部分数据做出决策通常会导致不适当的决策。 在决策者甚至不知道数据不完整的情况下做出决策充其数会使他们大失所望。

我们可以通过在某种审批过程中查看数据来解决此问题，或者（也许）结合验证过程和基于数据库的指标，告知我们，我们仅查看指标的部分图像。

日期前最佳

如果你和我一样，你走进冰箱，拿起离你最近的奶酪，但是你不应该检查“最好的”日期吗？ 虽然我们以构成仪表板上漂亮图片的源数据为主题，但你是否对生成该指标的数据有多老有概念？

对仪表板指示器进行审核，但发现源自该指示器的数据已很长时间未更新，这并不少见。 通常是一个尖锐的高管，他在审查会议上把它拿起。 这种人不仅从上次审查会议中带笔记，而且还带来了上次所有讲义的副本，他们的练习眼睛查看最后的讲义和新讲义，并比较数据。

相同的指标意味着，在) 的大多数项目环境中，情况没有发生 (变化，或者数据尚未更新 (很多组织) 的可能性更大。 对于财务部门中经常因电子表格的结果而生活和死亡的人，或者由许多子账本组成的大型电子表格场，这是一个常见的错误。 项目经理和查看项目数据的人员在未严格小心的情况下，不太可能发现此类错误。

最坏的情况是，某些数据已更新并且是最新的，并且某些数据根本没有更新。 因此，也许在一半的项目上更新了远期计划，最后一个期间的实际数据已发布到这些项目，但另一半的项目没有公布实际数据或更新其计划。 如果要对仪表板视图或其产生的数据做出决策，则应在某个位置显示该数据的当前程度。

这种问题还可以通过数据中的一些基本检查和平衡来解决，然后这些检查和平衡可以显示在仪表板上。 例如，简单的测试可以确保：

1. 已收集显示时间段内的所有时间表;和

2. 收集的总时间表小时数大致相当于显示的总小时数。

数据血统

显示器越漂亮，我们就越不太可能问，“数据来自哪里，它有多可靠？当我们将数据放入专业外观的图形显示中时，有一些关于整洁性的东西很重要。 对于从数据库创建数据的用户，通常可以将其保留到数据从何处到达的距离。 图形设计者会找到几个有用的外观字段以及从中计算指标的方法，并且很容易忽略这些字段是否通过验证的过程、任何类型的监督、计算或数据是否被输入者视为“公司质量”。

也许我们正在处理一个软件开发项目以及一系列未完成的软件和新添加的软件问题，并且有一个很好的 SharePoint 问题列表，这些问题由 QA 部门创建，作为一个软件片段接近发布日期。 此类列表可以是软件发布就绪程度的关键指标。 但是，如果许多不同的组对新功能想法和增强请求使用同一列表，则仅对问题列表进行计数将给出不适当的指示，因为列表已受到用于不同目的的数据的污染。

要在仪表板上的指示器上显示的数据必须具有一些流程和一些质量验证。

我们看全貌了吗？

让我们返回到该仪表板的交通灯报表，并再次查看 IT 线路。

假设 IT 部门在特定为期一年的项目上都亮起了红灯，因为今年 6 月，这两个指标都关闭了 20% 以上！

首席财务官已经查看了详细的结果，他很沮丧。 1 月至 6 月的实际值显示了这个故事：

到目前为止，该项目已经比预算多了12万美元，只多了一半！ 首席财务官说，按照这个速度，该项目的成本将比原来的130万美元预算高出18%，也许他们应该削减损失，取消该项目。

但是，如果我们更详细地看，图片看起来就大不相同了。 项目结束前的预计计划和成本如下所示：

现在，我们可以看到更多的故事。 该项目的运行速度比预期要快。 事实上，它将在10月中旬而不是12月完成，预计在预算下完成20万美元。

这是简单仪表板及其解释方式的挑战。 仪表板完全准确，但它是红色的原因是好的，不是坏。

仪表板指示器需要提醒高管需要采取措施以及在哪里查看，但他们还应引导同一高管获取更详细的数据，以显示整体情况。

游戏玩家大行其道

好了，现在你可以执行一些操作来确保仪表板不会将管理误导到不适当的决策，这是一个巨大的步骤。 但是，请注意，一旦仪表板类型的指标可用，人们就会利用它们来发挥自己的优势。 完全可以理解的是，如果人们能通过倾斜控制下的数据来让他们看起来不坏，他们会玩弄这个过程。

无法阻止人们尝试玩弄这个过程，但有一些技术可以避免这些玩家的事件：

更改过程

你可以通过一直更改过程来使其难以游戏化：试图保持领先于那些认为他们已经找出过程的人。搜索引擎优化的搜索引擎业务中的每个人都知道这一点，但这样做的挑战是需要大量的工作来不断更改过程并培训每个人的变化。

没有胡萝卜，只是棒

另一种选择是约束那些在游戏过程中被抓获的人。 这是一个艰难的。 人员谁完全谎报他们的数据应该会陷入麻烦，但惩罚那些只是在过程中发现漏洞的人通常会对士气不利。

检查和平衡

这通常是针对玩家的最强大的工具。 如果来自不同源的数据必须与其他数据保持平衡，则某人很难仅操作其控制下的数据，并击败有利于他们的仪表板进程。 当然，并不总是可以在数据中找到这样的检查和平衡，因此保持警惕总是一件好事。

一些基本规则

好的，让我们总结一下我们所说的一些内容。 创建外观强大的仪表板在技术上并不困难，但可以在仪表板设计和项目管理过程中实施一些基本规则，这些规则可确保此类仪表板做出的决策是适当和有效的。

下面是我们上面讨论的一些基本概念的摘要：

指示器必须追溯到源数据

确保指标不仅仅是某人手动输入的意见或感受，而是实际代表环境中详细数据中的内容。

每个指标都需要一个操作

每个指标都需要一个操作：每一个。 无论操作是什么，都需要有一个操作。 这也可能有助于将指标数量保持在合理水平。

数据必须完整或显示它不是

确保从显示中可以清楚地看到数据是完整或不完整的，这样在只查看部分图片时就不会做出不适当的决策。

显示必须显示其时间线

如果可以更新某些数据，而其他数据不更新，则数据的刷新日期必须以避免基于旧数据或新旧数据混合的不当决策的方式显示在仪表板上。

以持续的方式检查数据质量

仪表板应定期评审驱动指标的数据和定期更新，以避免用户对决策过程进行游戏。 一些组织将实施定期审核过程，查看关键指标，并从其结果追溯到源数据，检查公式和数据质量，以确保它没有更改。 当然，你不能一直这样做，但定期审查是什么使这些漂亮的红绿灯变成绿色，红色或黄色是一个健康的想法。

快乐仪表板！

参考

若要详细了解如何使用 Microsoft Project Server 执行仪表板，我建议阅读 TechNet 上的几篇好文章：

• Microsoft Consulting Services () Jean-Francois LeSaux 和 Steven Haden 撰写的 Microsoft Project Server 2010 报告Excel Services https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222672

• 为 Microsoft Project Server 2010 创建仪表板，作者：Blaise Novakovic、Jean-Francois LeSaux、Steven Haden、Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222669)

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。