大力实施费用代码

本文是我们的“从战壕”集合的一部分。 它介绍了为项目管理系统或时间表系统定义组织的收费代码结构的最佳做法。

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大力实施费用代码

我经常被要求帮助组织为其项目管理系统或时间表系统定义其费用代码结构。 虽然每个组织都是不同的，不同的需求会导致不同类型的费用，但我们多年来发现一些普遍的做法是通用的。

少问，而不是多问

没有人喜欢官僚主义，所以你制定的收费代码结构越复杂，人们做出准确的报告的可能性就越小。 例如，假设我在一个较长的平面列表中列出 10,000 个收费代码以供选择。 可能需要滚动一小时，检查下拉列表中的每个可能条目，然后才能找到此特定时间表或项目更新的确切正确选择。 然后，你需要滚动浏览列表的其余部分，以确保找不到更精确一点的内容。

我们不要傻。 没有人会这么做。 他们将采用第一个似乎相当接近的条目，并选择它。 否则，所有小时最终将负责“999：杂项”。

因此，使列表变得简单。 理想情况下，它根本不需要滚动，但应该在单个屏幕上可见，或者可能只需单击一次。 这意味着最多只能选择 20-30 个可能的选项。 在这种情况下，少即是多。

如果管理层决心获取更详细的信息，请提醒他们，最好获得更高的准确性和更少的细节，而不是更多的细节和更少的准确性。

不要问你已经知道的内容

我见过许多收费代码结构，其中每个部门或每个项目都有相同的收费代码。 然而，如果已要求人们选择项目，并且我们正在为会议做一个条目，那么我知道行项必须是“此项目的会议”，那么为什么要使用多个会议项目污染费用列表？ 相同的逻辑适用于部门。 如果我们有属于每个部门的员工列表，则我们已经知道他们所在的部门。 为何使用“销售部门会议”、“技术部门会议”和“营销部门会议”来污染收费列表。 只需创建一个名为“会议”的项目，我们就可以从员工的部门和他们的项目推断出会议用途。

解析为更好的解决方法

为项目和时间表选择适当的分辨率级别是一个常见挑战。 考虑以下条件中要管理事务的级别：1) 数据需要比收集数据的时间更有价值，因此，如果你整天报告你的一天，你实际上将如何完成任何工作？ 2) 在准备做出决策的级别上工作。3) 输入越复杂，获得准确数据的可能性就越小。 4) 如果可能，请让每个人以相同的分辨率级别工作，这样你就不会在 10 分钟长的任务中管理一个组，在 3 天长的任务中管理另一组。 对于许多人来说，能够在给定的一天报告 3-5 行详细信息是很多细节。

设置数据条件

有些人会让最终用户一遍又一遍地回答相同的问题。 例如，我们看到的系统具有“R&D”列，这意味着此费用是或不是符合 R&D 税收抵免的收费。 但是，我们应该能够将资格关联到任务本身，而不是每个人的时间表的每一行。 此外，如果一些用户认为它符合条件，而一些用户认为它不符合条件，我该怎么办？ 此可能的方案也出现在“符合 R&D 的设计资格”和“不符合 R&D 的设计条件”等示例中。 这会将不返回值的费用代码数加倍。 只需让 R&D 中的某人将每个下拉值标记为合格与否，你不必一直要求最终用户每周尝试找出它。

层次

更好的项目和时间表系统允许分层显示数据。 如果别无选择，只能有很多可能的选择，那么构建层次结构可以使大量数据更易于接受。 考虑最多 5-10 个项目，每个级别可供选择。 不要被诱惑做几十个水平。 创建 3-4 级层次结构应能够涵盖大多数选项。 毕竟，4 级系统中每个级别 10 个项目是 10,000 个可能的费用。 项目是否比这更复杂？

少显示我

你给用户的问题和选择越少，越好。 如果在后台可以回答任何内容，请尝试不要询问时间表上的用户。 目标不是尽可能收集尽可能多的数据，而在于收集尽可能准确的图片，如果你使最终用户免受数据、问题和选项的隔离，这些数据、问题和选项对他们没有影响，你会做得更好。

你将如何处理这些数据？

中间管理类型经常告诉我，他们需要比我建议的“更详细”，我的回答总是一样的：“你会怎么做？收集基于任务的时间表数据的目的是做出更好的业务决策，因此我经常问那些中间经理，他们现在无法做出哪些业务决策，因为他们认为如果他们有更详细的信息，他们会做得更好。 当你开始以这种方式查看信息时，你会发现你可能需要的信息更少。 仅找出会议、传输中或开销任务中花费的总小时数，比找出其中每个任务中所用的总小时数可能就足够了。

钻取更深... 但前提是必须

当你开始执行时间表分析以找出你的工作时间的去向时，你肯定会发现一些不成比例的结果。 如果发现有异常高比例的小时数不符合预期，请钻取更深一点。 但不是太深。 为该费用再添加一层详细信息，并给它几个星期看看你得到的数据。 其诱惑将是将单个收费代码（如“会议”）扩展到 50 个新的收费代码，其中包含可能发生的每一种可能类型的会议。 尝试抵制这种诱惑，改为将 1 个充电代码更改为 5 或 6。 如果你没有得到细节，或者你仍然有不成比例的结果，请深入一点。

保持干净的房子

费用列表倾向于增加大小，但永远不会减少。 定期审查它们并消除膨胀是一种很好的做法。 如果这样做，你更有可能继续获得更准确的信息，并能够识别出你正在失去时间的区域。

总结

费用代码管理（无论是针对项目计划还是时间表系统）可能会使数据可以计数的高效系统或定义过多且准确性不够的系统之间产生差异。 设计收费代码结构时，建议从更少而不是更多开始。 如果需要，稍后添加更多详细信息要容易得多，而不是撤消更多细节，使不堪重负的用户更简单。

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并协助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过电子邮件联系 Chris Vandersluis，地址为： chris.vandersluis@hms.ca

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