私人电话

本文的标题是指戈登专员在高谭市处于困境时自由使用蝙蝠电话， (上世纪70年代的“蝙蝠侠”电视连续剧) 。

本文是我们的“从战壕”集合的一部分。 它把虚构的“蝙蝠侠”故事与在 EPM 实现过程中，我们有时可能希望我们有机会在遇到麻烦时使用蝙蝠侠电话。 本文还讨论了许多避免在实现过程中遇到麻烦的方法。

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蝙蝠电话

1966年，最初的蝙蝠侠电视连续剧播出。 它只持续了120集，但它改变了一种文化的方式，持续到今天。 在亚当·韦斯特和伯特·沃德) 饰演的蝙蝠侠和罗宾 (的世界里，一切都有一个“蝙蝠”解决方案。 不管有什么问题，蝙蝠侠都会有解决方案。 蝙蝠车、蝙蝠船、蝙蝠飞机和蝙蝠侠都有他们的位置。 如果你是一个需要帮助的人，无论多么困难，你怎么能到达蝙蝠侠呢？ 当然，还有蝙蝠侠！ 拿起蝙蝠电话， 帮助将在路上。

当绝望的事情发生时，戈登专员会转向蝙蝠侠，这当然发生在每一集。 不管挑战有多困难，拿起蝙蝠电话，在22分钟内 (加上广告的时间，) 恶棍将被击败，高谭市恢复和平状态。

蝙蝠侠世界的每一个解决方案都看起来像蝙蝠。 手铐？ 蝙蝠形状。 实用工具带？ 蝙蝠徽标。 抓钩？ 当然 — 看起来像蝙蝠的翅膀。 令我惊讶的是， 回首蝙蝠侠的照片， 它看起来很正常。 一个带有拨号盘的红色手机 (记住那些？) 我不知道为什么它有一个拨号盘。 它只叫了一个地方：蝙蝠侠，救恩就在你手边。

虽然怀旧，因为它可能想到的手机与拨号盘和蝙蝠侠的旧剧集，它真的不是今天文章的重点。 蝙蝠电话停用已经40年了，但人们每天都给EPM顾问打电话，希望蝙蝠电话能再打一个电话。

他们的恶棍是不同的。 有些是技术性的;他们需要从版本 x 升级到版本 y。 有些是体系结构;他们需要使其内部 EPM 系统与外部用户通信。 有些是文化的：用户拒绝使用系统。 有些是程序性的：他们遵循的过程似乎没有达到预期的结果。

无论面临什么挑战，对咨询公司的要求都是一样的：你能在 22 分钟内解决它吗？

这是一个令人惊讶的 EPM 用户进入的情况 - 他们迫切需要帮助，以摆脱困难的情况。 这通常是紧急情况，管理层昨天需要解决方案。 打这些电话的人 (我每周都会得到一对夫妇) 并不虚弱。 他们是高度聪明、有能力、有成就的经理。

当然没有蝙蝠侠。 我希望有。 我会用它来应对各种个人挑战。 因此，做这些电话的人很少满意他们得到的答案。 因此，让我们花点时间讨论人们如何最终处于如此紧张的位置，他们觉得需要拿起红色电话，以及如何避免成为其中之一。

陷入困境

首先，让我们讨论一下人们在执行 EPM 实现时如何遇到麻烦。 有几个常见原因：

• 低估挑战 到目前为止，这是 EPM 部署中最常见的错误。 并不是说每个部署都必须大而困难。 情况并非总是如此。 但是，也许是由于一厢情愿的想法，低估从 EPM 部署中获得好处所要花费的一些东西是非常常见的。 低估的第一个错误是选择目标。 有些人选择将工具安装作为成功的项目。 当然不是。 有些人选择首次使用该工具或从工具中获取的第一个报表作为目标。 也不行。 选择 EPM 工具) (任何问题的解决方案都是你需要确定的目标。 这意味着文化已经改变，训练已完成，使用在生产中，工具正在工作，数据在那里。 是的，这可能是一件大事，但如果你比那个目标差一英寸，你仍然一无所获。 (嗯， 几乎什么也没关系。)

• 使其成为技术项目 对于我们这些从事技术行业的人来说，我们对此最内疚，而且我们大多数人都更了解这一点。 然而，不知何故，相信技术的可用性意味着问题得到解决的诱惑是难以抗拒的。 我们访问的许多组织都说，“但我们安装了 Project Server，为什么我们的人员超载？ 正如我们在一段时间里所说，使企业项目管理工作是人员、技术和流程的结合，也是为了采取良好的措施而投入大量的变革管理。 当软件 DVD 滚过门时，这不会自动到达。

• 不涉及管理 这种情况也经常发生。 毕竟，最了解企业项目管理系统优势的人很可能是那些正努力分析来自具有许多项目和许多资源的环境中的大量数据的人。 当组织尝试协调一组复杂的冲突优先级和无数技能和经验组合时，企业项目管理是最受欢迎的。 你会认为管理层自然会参与这样的项目，但通常情况并非如此。 将企业文化从单一项目心态更改为企业项目心态的挑战几乎不可能在没有它们的情况下克服，但是，由于担心无法了解完成 EPM 部署所需的内容，管理往往被绕过。

• 制定不切实际的计划 没有人希望 EPM 部署需要很长时间。 人们通常希望项目能在几天或几周内完成，而不是最常见的几个月。 还有一个常见的挑战是，无法像基于客户端或商业项目那样轻松地获取“内部”项目（如 EPM）的资源。 出于这些和其他原因，通常制定资源需求严重不足的项目计划。

• 未将项目管理应用于项目管理系统 如果你读过我写过的任何内容，你很可能以前见过这个。 项目经理容易患“孩子赤脚的鞋匠”综合症。 结果是，他们通常缺乏项目章程、批准的预算、跟踪的日程、专用资源，以及他们管理的所有其他项目所共有的所有其他项目。

他们期待什么？

好吧，这就是人们经常遇到麻烦的方式。 管理预期部署 EPM 系统的好处通常直接来自业务挑战。 这是解决这些挑战的承诺，使管理层批准软件、硬件、基础结构甚至服务支出。 最常见的这些挑战听起来可能很熟悉：

• 资源过载 可能不清楚要花在哪些资源上，但发现资源超载的情况很常见。 一个更复杂的问题是发现一些资源过载，而另一些资源负载不足，这通常表明可用的技能和经验与所需的技能和经验不匹配。

• 关键项目未及时完成 很明显，关键项目应该在计划时完成，但生活似乎打断了这样的计划。 这可能是由于资源要求冲突，选择的项目太多，需要太多相同技能，或者只是优先级不正确。 有时组织会认为这是项目经理缺乏技能，但在多项目、多部门矩阵环境中，更可能是组织性质的罪魁祸首。

• 项目未在预算内完成 对计划适用的内容同样适用于成本。 在高科技以及许多其他行业，项目成本的最可变组成部分是应用于它的劳动力量。 与相同的人员花费的时间要长得多，并且你正在为项目增加成本。 惊人的一些白领项目仍然没有跟踪。 它们是计划的，但不会记录每个项目的实际成本。

• 你的竞争对手比你更快地完成项目 在竞争激烈的经济中，首先进入市场可以区分生存和遗忘。 因此，对于许多组织来说，确保项目管理至少与竞争对手一样有效非常重要。

• 无法了解项目资源在哪些方面花费了时间，或者无法知道每个项目花费了多少时间 有时没有答案比糟糕的答案更糟糕。 如果你是高级管理层，这尤其如此。 如果你知道结果不好，则可以将你的技能和资源应用于手头的问题。 如果你知道有问题，但说不出什么，你就被戴上手铐了。 无法知道在何处尝试修复某些内容。

如何实现避免麻烦？

你不想达到一个你觉得你需要蝙蝠电话的地步。 那么，你可以对 EPM 环境执行哪些操作，以确保你不会在那里结束呢？

好的，我们在第一部分中所说的一切都很明显：

• 做一个好的估计

• 不要认为 EPM 只是一个技术项目

• 从一开始就让高级管理层参与

• 制定一个现实的计划，并通过将其与行业内的其他人进行比较来对其进行现实检查

• 制定项目计划和项目章程，并执行你通常对其他项目执行的所有操作

你还能做什么？

首先，在开始项目时，你会欣赏到将来的某个时候，你会想要使用蝙蝠电话。 你是。 知道这一点，你可以做的一件事就是为没有当前计划的援助编制预算。 我们建议客户将项目的 10% 到 20% 预算用于“未分配的要求”。 “这是怎么回事？” 我们总是被问到。 “你稍后会告诉我们，”我们总是回答。 不用所有的钱很常见。 但是，使用其中一些也非常常见。 已经为项目分配了一位熟练的专家和预算，这在以后会有很大的不同。

首先，期望计划和人员会改变。 我最喜欢的项目管理名言来自拿破仑·波拿巴，他说，“作战计划持续到与敌人接触。EPM 计划也是如此。 鉴于实施可能持续数月，一些人员在计划中改变的可能性是巨大的。 因此，请规划冗余。

EPM 系统不断发展。 如今，企业应用程序中通常考虑“总拥有成本”。 我认为我们应该在 EPM 项目计划中包括整个应用程序生命周期。 你是否考虑过要实现的工具版本？ 你考虑过它依赖于什么其他工具吗？ 这些工具的定期更新/升级怎么样？ 是否执行了自定义操作？ 自定义培训怎么样？ 你是否考虑过应如何将这些内容迁移到新版本？

此外，规划专家的冗余。 如果你有一位顾问为你工作，那么当你进入实施的新阶段或引入团队的新关键成员时，几个月后会发生什么情况？ 顾问有空吗？ (顾问从一个项目转移到下一个项目，所以答案通常是“否”。) 如果你与咨询公司合作，你是否谈到了他们如何在必要时保留其员工的工作，让其他人复制它？

以书面形式书写

最常见和最容易修复的挑战之一来自糟糕的文档。 这是最简单的短更改元素，但此类文档的存在可以区分回去书面参考和四处寻找蝙蝠侠。 编写文档并将其塞进抽屉的某个地方也是不够的。 文档应成为持续记录的一部分，EPM 流程可能会引用它们作为常规评审过程的一部分。 以下是我认为最关键的 EPM 环境的一些文档：

• 业务案例 我不知道原始业务案例是什么使它如此不吸引人，但它是最常见的事情失去跟踪，在许多方面，这是你首先有一个 EPM 环境的核心。 业务案例指出了预期的组织利益：组织对 EPM 系统的期望是什么？ 当我们接到蝙蝠电话呼叫时，我们问的第一件事就是，“系统应该为你提供什么？我们不只是询问管理员。 我们还询问管理层、用户和业务受益者。 最常见的答案是每一方的不同答案。 那是因为原来的业务前提已经丢失了。

• 角色和职责 在角色和职责的最后一个版本中，我们通常会解析为个人的名字，不久之后，个人在 EPM 系统中所扮演的角色就被遗忘了。 保留角色和职责文档将允许你调整谁在 EPM 过程中执行哪些操作的参数，因为组织自然会经历人员变更甚至组织结构更改。

• 流程指南和流程图 当我们深入到程序指南时，这经常被遗忘。 人员在过程手册中只剩下“操作”步骤，但不包含这些步骤为何重要以及我们对每个步骤结果执行的操作的上下文。 流程指南以及最重要的是，可视化流程图将使未来的经理了解系统提供的内容，并使将来更容易适应系统。

• 系统选择条件 选择 EPM 系统和在此过程中可能已选择的任何第三方工具时，请让后代知道你的决策依据。 在部署系统 5 年、7 年甚至 10 年后，我们进入了组织，看到一个系统包含多个与之关联的工具，并询问“你为什么要这样做？ 这样做会容易得多！这些决定的原因无处可寻。 在某些情况下，客户花费了数年时间以极其复杂的方式执行某些操作，鉴于现有工具的当前版本更高，这可能要容易得多。 他们无法轻松做出更改工具或使用最新版本的决定，因为他们不再有权访问几年前选择以某种方式执行某些操作的原因。

真的没有蝙蝠侠。

当我说这话时，感觉就像我说真的没有复活堂兔子，也没有圣诞老人。 这只是个坏消息。 但真的没有蝙蝠电话。 不过，我相信，只是没有那部神奇的手机不会阻止人们明天打电话给我，要求我击败高谭市最新的恶棍。 如果你遇到麻烦，并觉得需要致电专家，下面是一些建议：

1. 听从你得到的建议。 付钱给专家给你建议， 然后决定你比他们更清楚， 这是愚蠢的。 如果你要征求建议，并且你正在与专家打交道，请尝试倾听，至少考虑建议。 蝙蝠侠不会一次又一次地为戈登专员出现，如果他每次这样做，戈登说，“现在你在这里，蝙蝠侠，请做我所有其他警察做同样的事情。

2. 蝙蝠侠可以在22分钟内完成，但你可能不会。 如果你打电话给专家，让他告诉你解决你的挑战需要多长时间。 你可以选择在他完成后不修复它，但修复 EPM 挑战，即使是技术挑战，很少只需几分钟。 毕竟，蝙蝠侠不得不在22分钟内完成，因为8分钟是分配给广告的，他们是必不可少的。

3. 戈登专员从来没有告诉蝙蝠侠的解决方案，只是问题。 我们经常接到一个惊慌的 EPM 管理员的电话，他知道我需要应用修补程序、编写报告和培训两个人。 我总是耐心地听这个，然后要求客户描述问题，因为他们刚刚向我描述的解决方案。 在拿起电话给专家打电话之前，首先想想你想放在他们的桌子上的问题。

总结

你真的需要使用蝙蝠电话。 四处询问。 不要只问一个咨询专家，也不要只得到一个可能的解决方案。 询问你的同事或行业其他人，他们知道谁可能会拨打蝙蝠电话，并至少与他们中的两个交谈。 这是一个很好的现实检查，看看一个专家与另一个专家如何处理你的问题。 请记住，蝙蝠侠可能是惊人的，但有很多超级英雄可供选择！

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。