创建 EPM 部署计划

本文是我们的“从战壕”集合的一部分。 本文介绍如何创建企业项目管理 (EPM) 部署计划。 它确定了 EPM 部署计划中的阶段和重要节点，并基于具有数百个 EPM 系统用户的中型组织估计每个阶段和重要节点的时间。 此外，它还确定了可影响每个阶段的估计持续时间的因素。

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创建 EPM 部署计划

“你能帮助我们安装 EPM 系统并在几天内启动并运行吗？” 是 EPM 部署公司遇到的最常见请求之一。 不幸的是，无论组织的规模如何，简短的答案都是“不”。挑战不是技术;这是一系列政策、流程、程序和实践问题，有可能带来深远的组织变革。

让我们看看 EPM 部署计划必须包含哪些内容，以及如何创建自己的计划。 我确定了要点，甚至对拥有数百个 EPM 系统用户的中型组织中每个阶段可能花费的时间进行了估计。 在将每次估算视为太短或太长之前，请考虑在特定组织中需要执行哪些操作才能完成该部分。 工期不是工作估算，它们是日历估算，因此请记住，为所需的工作类型聚集某些类型的人员需要多长时间。

1. 建立 EPM 系统部署团队

如果我们没有项目团队，那么我们的项目不会走得很远。 必须召集几个人才能将该项目从创意阶段一直带到生产环境中。 考虑到概述计划，你需要考虑谁将参与项目，只要几年。

第一阶段的关键步骤包括：

确定关键利益干系人

在项目开始之前，通常有一个关键利益干系人。 通常是执行级别的人感到没有这种系统的痛苦。 这是一个伟大的开始，但它几乎不足以使这样的项目实现。 确定系统的业务所有者对于成功的 EPM 部署至关重要，必须立即完成。 业务所有者将是使用已完成系统的优势的人，并看到完成它所需的内容的价值。 也可能有一个或多个执行发起人。 执行发起人可能是管理级员工，他们对于最终结果有一些用途，但他们也可能是那些将在项目完成之前进行工作，然后在 EPM 环境的最终操作中投入很少的人。 你可以在没有执行赞助人的情况下生活。 没有企业主就不能生活。

确定内部专业知识资源

在确定业务所有者和可能由执行发起人担任后，项目团队应确定哪些内部专业知识是推动项目向前发展所必需的和可用的。 通常，我们会发现在特定技术（例如当前版本的 EPM 软件）方面缺乏专业知识，但这不是我们唯一需要的专业知识。 对组织流程、做法、过程、角色和职责以及数据的位置进行推动过程的内部知识至关重要。

如果需要， (聘请外部专业知识)

通常确定项目团队中存在知识或技能差距，以便从非企业项目管理转向企业项目管理。 如果是这样，那么找不到具有专业知识的人是无可替代的。 无论内部资源在多大程度上不可用，都需要从外部参与。 这些人可能作为咨询或外包合同的一部分参与，或在他们将帮助开发的环境中长期使用。 从内部培训这种专业知识很少成功。 我们在此领域看到的最常见挑战是发现内部资源已被赋予了责任，但没有知识或只有有限的知识。 “我曾经使用过 EPM 软件，现在我被要求部署它，”是我们经常听到的一声呼喊。

团队的规模取决于项目最终的范围。 在项目阶段发生变化时，发现一些具有该项目数月的人随后被替换为其他人的情况并不少见。 团队的权威和管理层的支持对于目前建立也至关重要。

哦，我需要说吗？ 将此项目视为项目！ 虽然听起来很惊人，但 EPM 部署是组织中最有可能部署的项目，而不需要你放入任何其他部署计划中的任何元素， (鞋制造商的孩子赤脚) 。 因此，制定项目计划、预算、包机、分配足够的资源等。

完成此操作的时间：四周。

2. 确定业务目标

好的，我们把团队在一起。 是时候开始工作了！ 我们现在必须确定项目的范围，如果范围很大，请将该范围分成几个阶段，然后为工作制定计划。

下面是在此阶段中需要完成的任务：

高管和利益干系人研讨会

没有办法绕过这一点。 创建 EPM 环境的全部目的是更好地使管理层和最终用户能够做出业务决策。 因此，相关管理人员需要在流程开始时投入一些时间，以帮助确定将使用系统做出的决策。 我过去曾写过如何举办这样的研讨会 (看到 成为解决方案的买家：白皮书) 但如何完成它们不如完成那么重要。

这是部署团队在得到管理层关注的同时获得另外两件非常重要的事情的机会。 第一，管理层对过程的承诺，努力和最终的利益。 第二 (，更重要的是) 管理的期望。 最常见的管理期望是，这可以在几天或短短几周内完成。 当他们掌握所涉及的内容的影响时，管理支持可能会消失。 最好是让这种情况立即发生，而不是开始在时间或资源不足的情况下无法交付的内容。

这些研讨会的结果 (是的，可能需要多个) 将是构成范围并最终确定计划的业务目标。

确定管理角色的影响

一旦管理层同意了业务目标，则必须有一两个会议来确定对管理角色和职责的影响。 通常会出现资源容量规划的常见示例。 在高科技公司，资源容量规划几乎总是 EPM 系统的管理要求，但谁必须获得授权来分配资源、管理冲突，并优先考虑不同部门人员的工作呢？ 此时无法解决这些问题，因为没有定义的流程，但确定高管套件中谁将受到影响，这一点非常重要，这样，当时间到来时，你可以回转以将他们包含在流程中。

确定业务目标的优先级并创建主部署计划

几乎可以肯定，该计划应该分阶段进行。 对于几乎每个 EPM 部署，对 EPM 系统应带来哪些好处的管理需求是巨大的。 首先确定哪些目标的优先顺序是此时成功的一个基本要素。 将前两个或三个目标放入一个阶段，并将其他所有目标推送到下游。 每个阶段都应提供一个具有自身价值的工作、生产 EPM 环境。

建立里程碑和指标

我们是项目经理，不是吗？！ 让我们在项目中获取一些里程碑，并承诺使用一些可衡量的指标。 对于任何企业系统部署，确保它保持正轨是该过程的重要组成部分。

我们现在应该有足够的信息来制定第一阶段的总体计划，并详细说明第一阶段。

此工作的时间：四周

阶段 1

对于每个阶段，都会有一些需要重复的任务。 步骤 3 到步骤 9 都是一个阶段的一部分。

3. 清单流程

在接近工具之前，我们需要确定在此阶段最终需要自动化哪些流程。

存在哪些流程，可以采用哪些流程？

我们首先了解组织中已针对此阶段确定的业务目标存在哪些流程、做法和过程，并确定可在新的 EPM 环境中采用哪些流程、做法和过程。 找到几乎无需工作或无需工作即可适应的现有流程有一个双面优势。 首先，它们已创建，并且用户已知道。 其次，收养他们会成为创造他们的人的朋友。 他们现在可以被命名为在此过程中的主题专家，这简化了部署。

必须设计哪些流程

我们从未找到我们需要的所有流程、做法和过程，但必须确定缺少的内容。 这比查找已经存在的进程更难。 你正在寻找没有的东西，这需要一个有经验的眼睛。

流程白板研讨会

对于需要调整工作或需要从头开始创建的流程的流程，你需要使用白板进行一些研讨会。 走过这个过程及其所有含义最好与那些一旦完成它的人一起生活。 记录所有内容。

解决受影响的管理角色

还记得当我们确定哪些高管或经理可能参与可能发生的更改时吗？ 是时候回叫他们了。 对于任何影响角色、机构、层次结构或现有职责的新设计流程，你需要组织会议来解决这些问题。

最终结果是流程指南的草稿。

完成流程练习的时间：四周。

4. 采用、调整和设计流程

查看、改编和接受设计的过程

并非每个人都会成为在最后一组任务中发生的每个流程练习的一部分。 因此，将新流程指南的草稿发布到利益干系人、经理和受影响的各方至关重要。 本指南通常会经过多次评审，甚至安排其他研讨会来解决流程中的冲突。

此的输出是已完成且已接受的进程文档。 不要被愚弄，“接受”方面可能需要几轮，甚至需要最高级别的高管干预才能完成，但如果没有可接受的过程，就没有什么可自动化的。 好消息是，即使部署过程在这里停止，这已经有很大的价值。 通过这些流程工作的人不可避免地会从内部看到他们从未考虑过的有关组织的事情。 因此，它们将更加有效，几乎立即开始。

完成已完成流程指南的时间：8 周

5. 评估和选择 EPM 工具

为供应商准备“问题陈述”文档

如果你读过我做过的其他文章，你知道，我坚信要给潜在供应商描述你的 EPM 问题，让他们告诉你他们将如何解决这些问题。 毕竟，他们说他们在解决方案业务？ 太棒了，请让他们设计解决方案。 这比创建想要的所有函数的电子表格要困难一些，但很重要。

请求供应商响应

永远不要只做一个。 你可能已经知道你的首选供应商是谁，但即使你认为这是正确的供应商，也可以获取一些要比较的内容。 没有两个供应商会尝试以同样的方式解决你的问题，因此请做好准备，并保持开放的心态。

简短列表

即使你看到的是一个产品，但几个实施者，也要了解你想亲自见面的人。

供应商和实施者演示文稿

啊，演示日。 看一个演示有很多价值的东西，但陷入它的闪光不是其中之一。 销售演示由所有供应商精心安排。 如果你对视图、报表或仪表板感到特别兴奋，请特别问，“开发确切视图需要多长时间？

工具选择和获取

好吧，是时候大额购买了。 我知道，你认为这是起点，回到本文的开头。 好吧，别担心。 我们终于来了。 选择 EPM 系统并获取该采购订单！

此阶段的最终结果是坐在办公桌上的闪亮新 EPM 产品。

完成此阶段的时间：八周。

6. 自动化设计和配置

将流程设计文档应用于所选 EPM 工具

现在，我们知道了工具是什么，我们可以开始创建系统设计文档，这些文档从我们的流程文档开始，最终以功能规范结束。 我们可能需要安装新 EPM 系统的开发实例，以便测试或验证某些设计条件。 首次需要在船上配置实际系统的系统专家。

设计和实现标准

必须建立许多标准。 这些标准中的每一个都对系统体系结构和设计产生影响。 例如，日历经常被忽略。 我们会有一个日历还是多个日历？ 我们会有资源日历吗？ 谁有权更改它们？ 我们是否知道更改资源日历对计划和进度数据的影响？ 等等... 下面是 EPM 系统的一些元素，我们需要满足以下标准：

• 日历

• 命名约定

• 资源层次结构

• 项目和非项目工作的资源负载标准

• 费率和成本计算标准

• 角色和职责

• 审批结构

• 项目和任务层次结构

• WBS 和其他编码结构

• 文档管理

• 通信模板

• 项目模板

我们还需要一些其他设计，甚至可能针对第一阶段业务目标中的元素进行编码。 可能需要考虑的一些元素包括：

• 设计和实现自定义编码

• 设计和实现仪表板

• 设计和创建指向外部系统的链接

• 设计和创建工作流

• 设计和实现报告

• 设计和创建 EPM 工具培训

• 与所有受影响的方一起评审设计

结果是一个 EPM 工具，它已准备好取出进行骑乘。 它应具有迁移到工作环境所需的所有配置。

此阶段所需的时间可能会有很大差异，具体取决于需要多少自定义工作，但我们会说 12 周，因为我们已将自己限制在第一阶段。

7. 试点 EPM 工具

现在，我们的系统已准备就绪，我们必须确定试点组，并让他们处理它。

阶段 1 安装/配置/迁移数据

我们需要在试点实例 (而不是开发实例中安装新配置的系统。我们将继续将其用于未来阶段，并作为支持和培训系统) 。 我们还需要更新配置以匹配我们的开发实例，并将试点项目从现在位于的任何项目迁移到我们的新系统中。

培训

培训是项目部署的糟糕步骤。 它经常被遗忘在部署计划中。 确保飞行员人员获得正确使用系统所需的培训。

运行活动项目

现在，根据你花费大量时间定义的流程、做法、过程和自动化来管理这些试点项目。 试点需要有一个计划本身，通常以这些项目的持续时间为导向。

学到的经验教训和文档

完成试点项目后，可以重新组合并查看创建的内容如何解决为其设置的挑战。 如果有要进行的调整、更正或基本更改，现在是时候了。

完成试点项目和评审的时间：12 周。

8. 将阶段 1 推出到生产环境

上线

是时候了。 将新系统的使用推广到相应的用户，并迁移相应的数据。 不要忘记在系统上线时进行培训、支持和跟进。

推出时间在很大程度上取决于用户总数：四周。

9. 查看和调整主部署计划

查看和调整主计划，为下一阶段做准备。 是时候把它除尘，看看最初计划的第二阶段。 看下一阶段的眼睛不可避免地会以不同的方式看待事情。 毕竟，他们现在有了第一阶段的所有经验。

完成此阶段的时间：两周。

10.阶段 2 - 再次执行步骤 3 到步骤 9

我们只完成了第一阶段，当你查看未来阶段时，需要重新工作步骤 3 到 9 (，步骤 5) 除外。 请记住，每个阶段都应产生一个有效的 EPM 生产，使组织比以前更加有效。

是否一直在计算第一阶段的每个步骤的持续时间？ 加起来长达 58 周。 下面是上面定义的摘要步骤计划：

现在，每个组织都是不同的。 有许多因素会影响项目的总工期。 其中最重要的是现有企业项目管理流程的成熟程度。 接下来是组织的规模及其复杂性。 将 EPM 系统部署到位于一个大楼中的组织显然比跨多个部门、办公室、城市甚至国家/地区的组织更简单。

在每个部署中，计划看起来都不同，并不总是更短。 制定一个可在数天甚至几周内完成的计划几乎总是有压力，但为了成功部署，不仅要考虑安装 EPM 软件，这一点至关重要。

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并协助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过电子邮件联系 Chris Vandersluis，地址为： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。