跟踪还是处理

本文是我们的“从战壕”集合的一部分。 它介绍了跟踪项目工作的优点，讨论了跟踪方法，并解释了跟踪时间和跟踪进度之间的差异。

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跟踪或处理

这是北美的万圣节季节，所以我想我们会谈论一些可怕的事情：跟踪我们的项目。 什么？ 你说这不可怕吗？ 字段中的信息将有所不同。

规划不管理仍然很常见

在许多行业和组织中，即使创建了正式的项目管理计划，它们也只处于规划模式中，并且永远不会被跟踪，这非常常见。 计划的练习，如果必须，请再次计划。 在软件开发中，这一点最普遍。 对于我们在软件行业项目管理方面取得的所有进展，仅计划的项目与计划后跟踪的项目数量是巨大的。 如果你是那些只计划的人之一，好消息是，你并不孤单。 坏消息是，你并不孤单！

跟踪某些行业中的项目不受欢迎的原因有很多。 例如，在某些行业，通常有专门从事投标、项目定价、项目承包或估算的人员来为项目制定原始计划。 这在许多不同的环境中都是如此，但我们看到它几乎总是在建筑，重型工程，航空航天/国防和大型工程/采购/建筑 (EPC) 项目。 中标后，全新的团队将负责项目的跟踪和交付。 在大型项目中，创建原始投标的人往往很久以前就开始进行其他投标，因为从创建估算到结束合同之间的时间可能很长。 刚刚启动的项目对他们可能是老消息。 因此，执行项目管理的人员无法跟踪原始计划，因为创建该计划的人员以及计划本身的结构不可用。

但是，给出不进行项目跟踪的最常见原因是项目非常流畅，跟踪工作太具有挑战性。 有些项目变化如此之快，以至于跟上计划是一项巨大的任务。 如果你将所有时间都花在更新计划上，那么剩下的时间很少来跟踪你正在规划的内容。

这可以产生有趣的效果，这不一定是一个很好的效果。 在项目经理根据不断变化的条件反复更新计划的环境中，项目永远不会真正迟到;从不真正超过预算;从来没有真正偏离轨道。怎么可能呢？ 毕竟，我们刚刚更新了 20 分钟前的计划，我们正按计划进行规划。

如果你在软件开发行业，并且你在想，这听起来有点像敏捷，你会完全正确。 敏捷项目管理的想法是在设计时进行构建，并交付我们正在创建的内容以迭代方式进行。 我们的计划将相应地调整，我们可以随时说“客户报告它足够好。 我们暂时可以在这里停下来。

这完全适合某些类型的发展，但对于其他人来说，这是梦想的东西。 大多数软件开发环境与其他每个行业都存在相同的项目管理约束。 我们有满足的最后期限、要遵守的预算和一份固定的交付范围清单。 我们称之为传统项目管理。 即使在主要敏捷环境中，我的经验是敏捷管理发生在传统项目管理的保护伞中。

无论仅仅计划有什么动机，跟踪项目都可能带来巨大的好处。 让我们来看看整个跟踪概念。

跟踪意味着什么？

你可能认为项目跟踪有一个非常不同的定义，并且你错了。 如何跟踪项目在很大程度上取决于目标是什么。 下面是几种更常见的跟踪方法：

猜测百分比

“我们大约已经到一半了，”团队领导说，我们知道这大约是我们计划的50%。 虽然这是跟踪，这比完全不跟踪要好得多，但此数据的质量相当薄弱。 如果我有一个在 10 天内完成任务的计划，并且我报告我们大约完成了 50%， 项目管理工具（如 Microsoft Project 和 Project Server）将为我做出一些假设。 他们会认为，根据他们拥有的有限数据，到目前为止，你必须花费了 5 天的努力，还有 5 天的工作量。 也许这是真的， 但它会掩盖一个情况， 你大约 50% 完成， 但它花了你 20 天的努力到达那里， 因此可能还有 20 天的工作。

测量还剩多少

几年前，一部名为《钱坑》的黑暗喜剧电影由汤姆·汉克斯主演，他们似乎从未做过。 整部电影中不断唠叨的回答是“你什么时候能完成？”“再三个星期”所有承包商都会说。

但是，跟踪剩余持续时间比仅按百分比猜测数据的质量要好得多。 剩余的持续时间使我们能够敏锐地关注完成这一部分的剩余内容，以及何时可以开始下一个依赖于此部分的下一部分。 有两种方法可以根据任务设置方式来考虑剩余持续时间。 第一种是考虑总任务的剩余工期。 如果我们不专注于完成它所需的工作，这将是合适的。 第二种是考虑每个作业所需的剩余工期或工作量。 如果任务是资源驱动的，则这样做会更合适。 但两者都是从猜测一个百分比的很大一步。

衡量我们花费了多少

“到目前为止，我已经花了10天了，”是看待进步的一种方式。 有时称为 LOE 或“级别或工作量”。努力水平是查看我们实际烧伤率的好方法，但它具有盲目的一面。 在此方法的一面，我们非常了解到目前为止我们在这项任务上花费了多少。 在坏的一面，我们可能对剩下的事情没有太大的了解。 在时间表业务中，我们经常与试图实现此方法的组织打交道。 曾有一次，我们的员工认为此方法只有在与其他更复杂的项目跟踪技术结合使用时才合适，但我们已经证明，它通常非常强大，仅靠它本身。 “如果我们能确定我们的时间去向，”一位客户告诉我，“这将使我们远远领先于我们一直在做的事情，我们几乎可以立即变得更加有效。他也是对的。 我们确实实施了一个时间表，该时间表允许根据计划任务跟踪时间，仅此一项就使组织更加高效。 后来，他们能够添加其他跟踪方法，以进一步提高性能。

我们将使用挣值方法

挣值方法是在大约 30 年前开发的，用于控制极其复杂的项目，但基本概念很简单。 如果我们为一项任务制定预算，那么无论花费多少时间，我们收入都不能超过预算的 100%。 挣值侧重于跟踪“物理”完成百分比，这非常适合某些类型的项目，而不是其他类型的项目。 例如，如果我们正在修建一条道路，并且有100英里的道路要建造，那么当我们在英里标记50时，我们完成了一半。 如果你花了 75% 的钱走得那么远， 你有很大的麻烦， 挣值方法将使这一点变得明显。 这将表明，当你完成操作时，你可能会超出预算 50%。

如果你正在研究一种新药物或编写软件，那么测量物理完成百分比可能更难以捉摸。 挣值的人有一个完整的工具箱，有一个完整的工具箱，获得这种进步的可能的方法，其中，“加权里程碑”将是我的最爱。 在加权里程碑项目管理环境中，我们设置了工作的关键里程碑，在达到该里程碑时，我们获得了在开始该里程碑之前商定的百分比。 这种方法的伟大在于几乎没有争论。 是否已完成里程碑？ 是或否？ 如果没有，你一无所获。 如果是这样，你已获得该百分比。

象牙雪项目

即使你使用的是其中一种方法，你应该注意的一件事就是我称之为“象牙雪”项目。 这些项目几乎立即进展到99.97%，然后停留在那里的剩余时间。

所有这些事情将如何显示？

无论使用哪种项目管理工具，显示进度通常是显示中相当常见的元素。 在这里，我们有一张来自 Microsoft Project 的图像，其中显示了一个进度为 50% 的条形图：

如果这就是我们要跟踪的一切，我们至少已经了解了我们走向何方，但项目和 Project Server 等现代工具可以提供更多功能。 如果我们为项目设置了基线，我们不仅可以比较任务的进度，还可以比较它与原始计划的比较情况。

在这里，我们可以看到，任务预计将完成 50%，但它开始晚了一周。 在栏的右侧，我们可以看到，我们花费了 50% 的时间， (考虑了周末，) 我们填补了 50% 的条形图。 如果已进入资源工时，我们可能每天有 80 小时的工作，并且使用了 40 小时。 如果我们单独考虑此任务，这是正确的轨道，但即使任务可能会按我们预期的速度和消耗速度进行，它仍然对下游的任何任务产生负面影响。

好的，我正在跟踪，现在该怎么办？

好了，我们介绍了一些基础知识。 你已经在熟练的项目管理经理中名列前 20%。 严重。 这已经比80%的人好。 现在对于一些基本但可能非常有影响力的东西。

如果 x，则为 y

我的意思是，有效的跟踪需要一个结果公式：如果 x 发生，然后采取 y 操作。

这是一个基本的公式，但最难训练人之一。 许多年前，我有幸与一支国家认证的救生员团队合作。 这些是熟练的专业人士，但有一件事可以练习，但从来没有真正体验，直到它真正发生：救生员在实际的紧急情况下会如何反应。 武装部队中的人员将解释类似的挑战。 你可以训练、训练和训练，但你并不真正知道当有人在愤怒中向他们发射实际武器时会有什么反应。

幸运的是，项目管理通常不是生死攸关的问题，但我们与跟踪项目的人有类似的问题。 当项目未完全按计划进行跟踪时，项目经理是否知道他们应该做什么？ 这是你可以提前考虑的事情。 你有时间和/或金钱的应变预算吗？ 你是否有一个命令链，让他们获得采取行动的权限？ 你是否有一个沟通计划，让他们在项目延迟或不运行时联系到合适的人？ 以及，哪些结果构成采取行动？ 延迟一天是否值得升级？ 一周怎么样？ 风险或范围增加如何？ 提前为此设置一些标准可以避免以后的不安。

技巧或跟踪

设置组织或项目以实施跟踪并不困难。 业内几乎从来没有的项目管理产品有一些能力存储项目进度，但有一个企业文化方面跟踪，仍然必须考虑，以有一个很好的成功机会，即不拍摄信使。 与我长期交谈的许多项目经理都表示担心，他们的管理层在收到项目报告时发现只有好消息才能被接受。

几年前，我在一家大型跨国公司的大型会议室里。 我们正在讨论项目管理工具从我们发布的时间表接收信息的影响。

“我不明白，”一位高级副总裁说，“为什么当我们得到时间表小时数时，任务并没有更新进度。

“如果我有一个 40 小时的任务，并且我从时间表中投入了 40 个小时的精力来执行该任务，你会期望得到什么结果？我问。

副总裁对这个问题感到困惑。

“我预计它会完成，”他说。

“但如果不是呢？我回答了。

“我不明白，”现在心烦意乱的副总裁说。 “如果这是一个40小时的任务，你做了40个小时的工作，那么它一定结束了。

我不知道该怎么回答，但幸运的是，我被项目组的负责人救了下来，他要求在外面与副总裁交谈一会儿，大概解释说，生活并不总是遵循计划。

让管理层明白，当项目不按计划进行时，他们可以产生最大的影响，这可以带来巨大的好处，就像管理层坚持所有项目都必须按计划报告进度一样，这一点可能很糟糕。

跟踪项目不仅对管理项目的人员来说也是整个组织的一种享受。

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

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