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EPM：集中式还是分散式？

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本文是我们的“从战壕”集合的一部分。 它描述了组织在决定实施项目管理系统时需要如何了解他们试图解决的问题。 有时，部署集中项目管理系统并非最佳选择。

若要下载本文的 Word 版本，请参阅 EPM-集中式还是分散式？。

若要查看更多文章，请参阅 “从战壕”白皮书。

EPM - 集中式还是分散式？

自上世纪80年代初首次进入项目管理行业以来，我一直是企业项目管理的支持者。 那么，你会认为，我总是会投票支持集中式项目管理，但情况并非总是如此。 让我们暂时讨论一下企业项目管理的含义。

EPM 对不同的人来说可能有很多不同的含义。 我已经在本专栏的其他文章中讨论了 EPM 部署的重点如何可能是一个组织的文档管理和下一个组织的集成计划。 但是，企业项目管理的核心是人们必须在项目管理练习中相互交互。 这意味着项目经理和/或项目管理团队不能完全独立工作。 但是，这是否意味着实现这种“交互”的唯一方法是拥有集中式项目调度系统？ 不一定。 对于某些组织来说，项目管理难题可能是由于所有项目都是临时管理，因此无法生成摘要、企业范围的项目管理报告。 在这种情况下，可以通过让所有项目管理人员共享的项目标准来实现 EPM。 最好通过一个每个人都可以使用的模板、培训材料、文档和报告标准的中央池来实现这一点。 也许一个简单的 SharePoint 网站就足够了。

对于某些组织来说，项目管理挑战可能是个人日程无效，因为资源之间缺乏关于其工作内容及其下一个重点的沟通。 在这种情况下，可以通过改进团队和团队之间的沟通来实现 EPM。 这些工具可以像共享日历、即时消息或共享门户一样简单，用户可在其中列出其优先级。

在某些组织中，项目管理的挑战只是在编程开发项目上取得进展。 如果是这种情况，则产品（如Visual Studio Team Services）中已存在的工具可能就足够了。 在编程项目中，发现许多任务几乎可以按任意顺序完成是很常见的，因此，根据正在进行的开发类型，关键路径计划的严格可能甚至不合适。

我记得几年前和一家航空公司的维修部门合作过。 员工被允许在每个月初选择自己的日程安排，如果这 (没有像) 那样协调，就有可能到达管理班次，但发现没有人在工作。 他们的项目管理挑战不是“工作何时完成？”在这种情况下，EPM 是通过实现排班计划工具实现的。

即使我们将 EPM 挑战集中在项目日程上，部署集中式项目管理系统是唯一或最好的答案并不明显。 值得一提的是，项目管理人员需要进行哪些交互。 如果他们必须定期协作以解决资源冲突，了解组织中即将出现的其他优先事项，或者了解一个项目的进度将如何影响另一个项目，那么查看 Project Server 之类的工具就非常有意义，但通常我最终会与甚至没有提出过这个问题的组织进行交互。

在某些组织中，我们发现了少量的计划器和大量资源。 即使在规模良好的组织中，这也可能是结构，具体取决于正在完成的项目的行业和类型。 不久前，我遇到了一个组织，该组织确信他们已经为 EPM 挑战选择了正确的解决方案。 他们要求我阐明解决方案，但像往常一样，我要求他们首先阐明他们的项目管理问题。

当他们在白板上描述他们的环境时，他们显然，他们选择的解决方案不会解决他们的问题。

在这种情况下，问题是缺乏项目进度，大量分包商正在报告。 客户确定，他们真正需要做的是对其分包商施加时间表的时间和计费类型。 计划主任感到沮丧。 “我们永远无法将其纳入分包商合同，”他们说。 幸运的是，财务部的一名成员在场。 “你知道，”那人回答道，“要求他们填写我们选择的时间表的条款已经包含在分包商合同中。问题已解决。

在解决问题之前，我经常在这里谈论这个问题的想法，但它很难采用。 逻辑思维将决定确定自动化解决方案的顺序是：

  1. 确定问题

  2. 定义解决方案

  3. 确定是否 (，如果是，如何) 自动执行解决方案

网站、视频和其他地方的自动化解决方案演示让我们忘记了这一点。 当然，除非我们遇到某种问题，否则我们不会寻找解决方案，但自动化解决方案看起来和听起来非常引人注目，以至于我们最终会这样做：

  1. 选择自动化解决方案

  2. 在部署解决方案时出现问题

  3. 通过定义如何将自动化工具应用于解决方案来解决此问题

  4. 尝试记住原始问题是什么

新的问题变成了部署解决方案相当长的时间，然后几周，几个月，甚至几年后，高层管理人员问何时将解决原始问题，每个人都看着对方相当惊讶。 很容易忘记。

多年来，我推荐了各种可能的自动化解决方案。 哦，Project Server 当然是其中一个选项，但我也建议将 Microsoft Project Pro 和 SharePoint Server 组合在一起。 我建议结合使用 Excel 和 Outlook。 我已建议将第三方时间表与 Project 配合使用。

我甚至曾经建议使用一个大白板。 诚实。 这个组织是我做生意多年的组织。 有关人员从事房地产工作，不得不续约房地产的长期租赁。 当我问问题是什么时，这显然是一个计划问题。 此人错过了一些重要的最后期限，并确信企业项目管理工具可以解决问题。 该组织已经要求将报告分发给几位高管，以免错过未来的最后期限。 “有多少用户？”我问。 “只是我，”他回答。 “一次有多少个项目？”我问“七八，”他回答。 “你为每个项目管理了多少个最后期限里程碑”这非常复杂。 每一个都有大约六个最后期限，“他告诉我。

我已经很清楚，我们不应该为这个可怜的家伙安装一个大型的集中式EPM系统。

“为什么不在你的隔间里放一块大白板，为不同的里程碑使用一些彩色标记呢？我问。 “你可以对第一个使用蓝色，使用绿色表示第二个，使用红色表示最后一个，等等。

他记录了一大堆笔记，对这个概念着迷。 我离开了公司，知道那天我不会出售任何服务或产品，但我让这个人失望，他无法部署他设想的系统。 在回家的路上，我的手机在车里响了。 是他 “你能解释白板的不同颜色吗？

在设计解决方案之前和选择自动化方法之前，弄清楚你尝试解决哪些问题不仅能节省资金。 它可以节省大量时间用于处理组织中没有需要首先解决的问题的元素。

当你尝试解决的问题可以通过集中式企业项目管理软件来最好地解决时，别无他法，但你通过阐明问题获得的关注甚至会有所帮助。 部署团队可以创建成功指标，以便在问题解决后将项目声明为成功。 集中还是分散？ 可以使用任一方式实现企业项目管理。

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。