部署企业项目管理的分阶段方法

本文介绍在环境中规划部署企业项目管理解决方案时可能遇到的各种挑战。 它还介绍了可使用的几种不同部署方案，以及需要考虑的重要先决条件。

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部署企业项目管理的分阶段方法

本文为业务决策者、网络管理员和 Project Server 管理员提供有关在环境中计划部署企业项目管理解决方案时可能遇到的各种挑战的指导。 它还介绍了可使用的几种不同部署方案，以及需要考虑的重要先决条件。

简介

我拥有一家公司，该公司部署 Microsoft 企业项目管理 (EPM) 解决方案。 平心而论，HMS 软件的功能不止于此。 我们也是 ISV，但我花费了大量时间与中型到大型组织合作，了解如何部署 EPM。 其中一些挑战特定于 Microsoft 的技术，但其中许多挑战与我自 1983 年开始项目管理软件业务以来，公司所面对的类似。 我们将在此处了解如何规划自己的 EPM 部署。

在开始 EPM 部署时，我们面临的最大挑战之一是建立一个可靠的路线图来生成预期结果。 虽然我们已在这里部署企业项目管理系统超过 24 年，但有一件事没有改变，那就是高级管理层希望昨天获得所有结果。

挑战由几个几乎总是存在的因素所加剧：

1. 销售团队向客户展示了最终结果，但未解释在生产环境中重现效果所需的工作量，甚至说明在创建销售演示所涉及的虚拟映像和数据方面投入了多少精力， (通常为数人-月) 。

2. Microsoft 具有易于部署的旧版。 人员已经习惯了将 DVD 塞进电脑，等到它弹出，然后立即获得他们购买的软件的好处。 哦，可能有一些可选培训的概念，但很少有人期望正在进行的是改变组织的练习。

什么是企业项目管理？

这足够挑战，但客户在购买过程中经常忽略其他方面，从“EPM 到底是什么？” 这是一个简短的问题，答案可能很长。 在 EPM 部署的早期阶段，我们与客户的高级管理层一起举办一个设想研讨会。 我始终使用的一张幻灯片如下所示：

“从你的角度来看，EPM 是什么？”我会问的。 响应通常位于幻灯片上的一个圆圈中。 响应可能是：

• 基本项目管理。 “对我们来说，企业项目管理意味着每个人都会以相同的方式进行项目管理，并使用相同的工具。

• 企业项目管理。 “这对我们来说是不够的，”有人可能会说。 “对我们来说，企业项目管理意味着我们的项目管理数据将被集成。 我们将能够获取报告，这些报告将在一个综合的汇总报告中显示我们的日程安排，并且我们能够管理从一个项目到另一个项目的影响。

• 项目组合管理 (PPM) 。 “这和我们的项目组合管理有关，”有人可能会说。 “对我们来说，企业项目管理意味着在项目级别管理一个更高的级别。 我们需要将项目分组为项目组合或项目组，并一起分析和报告它们。 我们需要能够跟踪此汇总级别的进度，并实施阶段门控。

• 资源管理。 “对我们来说，企业项目管理意味着资源容量规划。 我们不仅需要知道是否可以执行新项目，以及对现有承诺的影响，还需要知道基于项目进度和资源可用性管理已承诺的工作的状态。

• 报告分析。 “对我们来说，企业项目管理将发生在报告中，”有人可能会说。 “我们需要一份从项目管理、财务、人力资源和其他内部系统中提取的报告，以便为管理和决策制定汇总报告。 在讨论报表时，我们还需要动态仪表板、记分卡和其他可见系统。

• 预算和成本管理。 “对我们来说，企业项目管理就是钱。 我们在年初预算。 然后，我们为每个项目进行预算，对我们来说唯一重要的事情就是按计划逐月跟踪资金。

• 时间表。 “别管规划了。 如果你能告诉我我的人民真正把时间花在什么上，我们会远远领先于我们现在，我们会称之为EPM的成功，“有人经常说。

• 通信和协作。 “这不是关于花哨的算法。 我们需要促进与我们的人民交谈。 你能帮助我们连接项目团队，现在不仅包括规划者，还包括高级管理层、客户、用户、分包商、外包商和团队成员？”

• 与外部应用程序的集成。 “我们有一个大型的 ERP/财务系统，除了我们没有任何前瞻性的预测，项目管理附带的可交付结果和成本。 如果你可以将项目管理工具与我们的 ERP/财务系统连接起来，那么对我们来说，这将会是大量的企业项目管理！

• 工作流。 “我们设想了一个系统，不仅跟踪任务，而且以自动化方式跟踪过程。 我们希望项目经理填写一个在线表单来请求项目资金，然后由负责人员自动接受或拒绝请求。 如果获得批准，项目将立即包含在 EPM 系统中。 我们希望对所有项目文档执行相同的操作。 事实上，我们希望通过工作流管理以这种方式自动执行所有项目管理过程。 这实际上是企业项目管理。

• 商业智能。 “我们需要的是项目数据的记分卡、仪表板和数据挖掘，”有些人会告诉我们。 这将是最终的企业项目管理环境。

• 项目管理成熟度模型。 “我们正在努力提高'项目管理成熟度模型'衡量的成熟度。

那么，正确的答案是什么？ 他们没事。 事实上，它可能不是一个详尽的列表。 EPM 对这么多人来说可能意味着很多事情，并且高度依赖于你从中看待问题的观点。

当我们与高级管理层一起这样做时，经常发生的情况是，其中没有一个是不需要的。 是的，人们想要所有这些。 而且，当他们询问所有这些在 Microsoft EPM 解决方案部署中是否可行时，诚实的回答是“是”。 问题是，EPM 的每个方面都可以被视为可向其推送 EPM 环境的向量或方向。 如果我们决定在第一天推动所有这些向量，那么我们最终设计的项目规模将非常大，具有潜在的破坏性，如此复杂，并且涉及许多其他公司系统，因此它几乎没有成功的机会。

请记住，企业项目管理部署不仅仅是技术。 如果是，实现将在几天内完成。 否，EPM 部署涉及策略、人员、流程和技术。 成功的 Microsoft EPM 解决方案部署几乎始终将项目视为“变更管理”项目，而不是技术项目。 我们希望完成的任务是改变业务的工作方式。 如何操作？ 嗯，根据设想练习的方向，方向可能非常不同。

如果我们尝试同时实现每个方面和每个方向，我们最终可能会创建一个复杂且难以理解的巨大项目，这只会使部署风险更大。

EPM 部署方法

让我们暂时讨论一下有多少人使用 EPM 部署。 有几种可能的方案：大爆炸、即时爆炸和阶段方法。

大爆炸

大爆炸理论说：“让我们做这一切！其理念是，我们将花费大量时间设计、构建、重写和编程最终企业项目管理环境。 这将需要一个阵营的程序员，在未来的某个时候，在给定的周末，我们将翻转一个开关，每个人都会有企业项目管理。 如果我们将此图描绘成随时间推移的投资回报，它看起来就像右图一样。

使用大爆炸理论有优点和缺点。 从好的方面看，与其他类型的方法相比，最终结果更接近原始意图的可能性更高。 毕竟，团队在检查项目开始时创建的所有需求之前不会休息。

然而，在消极方面，有一些重大挑战。 首先，在项目 100% 完成之前，组织不会获得任何投资回报。 这可能是几个月或一年或更多的未来。 项目不完整的每一天都是有人带着“更好”的想法在大楼里闲逛的一天。 此外，生命的本质是它改变了。 任何团队更改、管理变更、公司使命或战略的更改、基本技术体系结构的更改、公司所有权的更改都可能导致项目被重组或取消。 如果发生这种情况，组织不会收到任何工作。

即时爆炸

当我们谈论 Microsoft 之后的即时满足传统时，我们看到了一个不同的现象。 某些客户端会假设部署 Microsoft EPM 解决方案就像玩 Microsoft 游戏一样。 我们加载到 DVD 中，几分钟后，我们以协调协作的方式执行项目。 几天甚至几周的投资回报看起来不错，因为对新系统最兴奋的试点小组开始使用它。 然而，没有高级管理人员的投资，很难（如果不是不可能）实现文化或行为改变，而且该项目很少延长。 系统在短时间内保持使用状态，然后被少数用户放弃或继续使用，他们经常因为无法吸引组织的其他成员一起工作而感到沮丧。

分阶段方法

多年来，我们发现分阶段方法是部署企业项目管理环境最成功的方法。 有很多原因。 下面是一些内容：

• 首先，组织在流程的早期开始获得投资回报。 这有助于保护实现，并验证管理层是否决定首先执行 EPM 部署。

• 其次，部署以波次而不是一次性的方式应对技术挑战。 随着系统复杂性的增长，组织在处理复杂性方面也越来越成熟。

• 第三，部署可随着时间推移简化组织文化变化，这总是更容易。 这是一个真理，改变会导致不安。 管理项目方面的这种变化会有一些不安是肯定的。 随着时间的推移，部署整个愿景使用户能够适应不同的业务方式。

• 最后，无论组织在进行原始设计时花费多少时间，一看到系统正在运行，它肯定会改变主意。 提前将部署的第一阶段部署到生产环境中，可以让组织在前进时从中吸取教训。

此计划最关键的内容是第一阶段。 我们指示我们的顾问确定“尽可能最小的部署，这将返回持续的正投资回报”。我用非常仔细的措辞。 我们希望找到可以投入生产的第一阶段部署，该阶段将提供结果，并且每周将给予比生产所需的工作量更多的好处。 如果我们这样做，部署将永久持续。 没有人会删除部署，因为他们会说，“哦，我们不能删除它，我们每周都会得到'这个'。如果我们成功创建此类部署，我们就能在未来几个月内基于它进行构建。 否则，项目和部署仍面临很大风险。

EPM 部署策略入门

如果我让你三思而后行执行 EPM 部署，这可能是一件好事。 不是说你不应该这样做，但成功的 EPM 部署总是从一点额外的思考开始。 那么，应该如何进行部署呢？ 让我们从几个先决条件开始。

1. 项目管理办公室

如果打算部署企业项目管理环境，则企业项目管理组织是无法完成的。 这通常称为项目管理办公室或 PMO。 你可以根据需要调用它，但必须集中管理 Microsoft EPM 解决方案等系统。 谁将模板声明为“官方”模板？ 谁将确定谁有权更改资源优先级？ 谁将确定报表的外观以及谁有权访问报表？ 谁将决定是否管理风险，如果是，必须围绕它进行哪个过程？ 等等... 不，PMO 至关重要。 如果没有这样的组织 (即使是一个人) 也需要从那里开始，作为实现 EPM 环境的最早步骤之一。

2. 高管赞助

接下来，获得高级管理层的赞助和支持。 无论谁是执行套件支持此项目的人，不仅需要知道部署的目标是什么，还需要知道他们需要多长时间才能提供支持。 我们通常告诉高管们至少计划一整年的赞助职责。 我们经常看到的一个陷阱是一小群中层管理人员或项目经理，他们想要企业项目管理环境，但缺乏执行级别的支持，他们决定自己进行部署以获得这种支持。 这是梦想领域“建立它，他们会来”的方法，它几乎从来没有成功。 问题是，对管理 (（如 PM 方法符合性、全球项目报告、资源容量规划和协作项目管理) ）具有吸引力的益处只有管理层的参与才能实现。

3. 我们是项目经理 - 我们不需要项目管理！

如果要避免 EPM 部署最常见的陷阱，请制定项目计划。 我知道，这听起来奇怪的简单，但令人惊讶的是，实际上，有多少 EPM 部署项目没有项目计划。 我们可以向考虑部署 Microsoft EPM 解决方案的组织提供的最简单建议之一是将其设为项目，并应用他们已用于任何其他项目的相同方法。 是否有项目计划;预算;执行发起人;项目章程;资源;成功指标？ 这些东西可能在组织中的其他每个项目中发现，但就像鞋匠的孩子赤脚一样，项目经理经常忘记将他们的技能应用于自己的项目。

4. 设定目标

在项目开始时工作，以确定每个阶段的成功度量值。 拥有一组明确的绩效指标不仅有助于项目团队，而且有助于管理层专注于完成项目的一个阶段。

入门

如果你想知道如何开始，这里有一些建议。

构思

从高级管理层的便利视觉会议开始。 如果在项目的其他方面没有使用外部协助，你会发现它在这里最有用。 让某个人参与过其他几个 EPM 部署是成功的关键。 我们不只是谈论一个曾是 EPM 系统用户的人，而是一个已经解决了我们上面所述的一些问题的人，并且对 Microsoft EPM 解决方案的功能以及管理组织中的项目的过程有很好的了解。

谁是谁？

你需要尽早决定的一件事是，谁是“企业”？ 我在本文中多次使用该术语，但企业可能意味着你决定的任何事情。 是你的部门，你的部门，你的整个公司吗？ 执行部署的人犯的一个常见错误是为整个公司制定计划，但只对自己的部门拥有权限。 希望是，如果系统可用，其他人将加入。 这是梦想领域方法的变体，它使解决方案对其他部门没有吸引力，对你拥有权威的人没有用。 因此，请尽早决定谁将参与其中，并确保他们包含在规划中。

制定项目计划

就像处理任何其他项目一样，请花时间制定适当的项目计划。 网上有许多计划，可为你提供有关你需要涵盖的一些主题的指南。 它们是一个很好的起点，但你几乎可以肯定拥有为 EPM 部署制定适当的项目计划所需的所有技能。

总结

如果你正在考虑或已开始部署 Microsoft EPM 解决方案，请通过考虑以下三点来集中部署：

1. 将此项目视为项目。 使用你已有的所有管理项目的技能来管理 Microsoft EPM 部署项目。 请记住，它主要是变更管理项目，而不是技术项目。

2. 将项目分解为可管理的部分，并将项目的每个阶段视为具有其自己的成功指标、计划、预算和资源的子项目。 你将更快地获得整个系统的一些好处，这将帮助从管理层获得更多支持。

3. 请记住，投资回报必须在每个级别都起作用。 这还不足以建立一个适用于高级管理层的系统，但不适用于必须管理它的人员。 或者，一个系统，它适用于项目经理，但不提供高级管理层所需的报告。 或者，一个适用于项目经理和高级管理层的系统，但对于单个用户来说太难或太费力。 每个必须投入时间和精力来使用该系统的人，都应该根据自己的投资回报来考虑。

如果你正在设计遵循分阶段方法的部署，并使用其他项目已有的基本项目管理方法，则很有可能成功。 祝你好运，规划愉快！

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。