我们卖的不是电钻，而是一个钻出的孔！

我最近遇到了一个有趣的表情。 一位软件销售人员正在谈论将整个解决方案交付给他的客户。 “我们不卖钻头。 我们卖洞，“他说。 这是一个很好的类比。 许多人 (我，包括) 都去了五金店和在电动工具部门购物的窗口，同时想知道我能想到什么项目，哪个项目会证明购买这个伟大的电动工具是正当的。 但是，应用此逻辑在自己操作的世界和在企业软件系统中同样有意义。

如果没有问题，则不需要解决方案。

就像没有人应该去寻找演练，除非他们想要解决的问题是打洞，没有人应该去寻找企业软件，除非它解决了一些问题。 现在，如果你遇到部署企业软件将修复的问题，接下来要确保购买的内容将提供所需的解决方案。 这通常不仅仅是购买软件。

部署企业系统是一项复杂的挑战，因此回报必须值得付出努力。 在当今全球项目团队的世界中，最常见的事情之一是分化企业系统部署的巨大工作量。 虽然这可以为我们使用在项目方面接受过严格培训的团队带来规模经济，但也存在以高风险方式忽略项目方面的风险。 不同团队在物理和组织上断开连接越多，这种风险就越复杂。

让我们来看看企业系统项目的最常见元素。

什么是企业？

首先，企业是什么意思？ 我将采用一个应该适用于几乎每个人的定义。 在此上下文中，“企业”是指影响整个组织运作方式的任何项目。 我会说，这对任何组织都是如此。 符合企业实现条件的实现不仅与用户数量有关，还与它们的影响程度有关。 因此，将我们的病毒扫描软件从供应商 A 更新到供应商 B 可能不符合条件。 在桌面上为少数用户实现项目计划软件可能不符合条件。 集中项目管理并使用集中式企业项目管理系统可能符合要求。

好吧，如果是企业项目，那么企业系统部署的最常见元素是什么？ 在我们的办公室中，最常见的体验是部署企业时间表系统（例如我们自己的 TimeControl）或企业项目管理系统（如 Microsoft Project Server），但这些元素几乎适用于任何企业系统实现。

位和字节

首先，我们来了解软件最基本的构建基块：技术体系结构。 如今，我们必须根据决定使用本地部署或云中订阅来划分我们的思路。 我会留下一个奇迹， 选择哪一个是最好的条件， 在另一天， 但这里有一些基础知识， 我们必须考虑在每个类别。

如果要进行本地安装，则必须考虑将使用哪些硬件。 内存和 CPU 的硬件要求是什么？ 我们会使用物理服务器还是虚拟服务器？ 我们会使用专用服务器还是共享服务器？ 可能需要哪些类型的服务器？ 是否需要应用程序服务器、安全服务器、Web 服务器服务器？ 负载均衡、灾难恢复和备份呢？ 我们需要冷备份服务器还是暖备份服务器？ 呼！ 但我们没有完成！ 数据库呢？ 有哪些要求？ 对现有安全、应用程序和数据库体系结构的支持如何？ 对浏览器、浏览器版本和移动设备的支持呢？ 回答完所有这些问题后，我们必须处理安装、测试和生产环境的问题，然后在系统启动并运行后进行系统运行状况和监视。

如果我们要实现云中订阅，我们仍有问题需要回答，尽管这些问题可能非常不同。 我们使用哪种在线服务？ 我们采用专用安装还是多租户服务？ 安全性如何？ 是否可以与自己的身份验证集成？ 如何使用订阅服务处理灾难恢复？ 数据的物理位置在哪里？ 这是否给我们带来了法律问题？ 对我们的内部浏览器和移动设备的支持如何？ 我们如何获取数据，以及如何与内部数据库或其他外部 SaaS (软件即服务) 服务连接以集成功能？

喘不过气来了？ 当我们谈论企业系统时，这些问题和更多问题都提上了议事日程。 如果我们把项目的这一部分转移到我们训练有素的技术团队，他们可能会开始认为这是整个项目的范围，当这只是我们钻头的建设，而不是我们需要的洞的制作。

配置我！

除了让系统正常工作外，还需将系统中的功能应用于我们的特定问题。 我看过 Project Server 部署，其中客户端启动并运行 Project Server，然后意识到他们没有分配任何资金来创建工作流、了解如何确定项目组合的优先级或学习如何创建单个报表。 就像大学系统分析 101 一样，我们通常在白板最右侧开始这一部分实现，因为我们询问有实际业务问题的业务人员，他们需要什么“输出”。 我以前在其他著作中谈到过这个问题， 所以我不会在这里谈论它， 但输出最终应该是业务决策。 若要做出这些决策，我需要哪些报告、分析以及最终的数据输入？ 我们从屏幕右侧到左侧，最终会以数据元素、分析计算、导出和报告的形式列出我们需要的所有构建基块，这些构建基块需要在系统中配置。 此配置练习可能需要数周或数月时间，具体取决于其复杂性。

通常，项目这一方面的资源类型是业务分析师和系统专家的组合，尽管这些人在所部署的系统功能方面可能非常熟练，但他们在技术体系结构方面并不那么熟练，这很常见。 这使得系统两个关键元素的断开连接团队非常普遍。 这两个群体的沟通越少，我们以后面临挑战的可能性就越大。

这是一个过程

不可能部署新的企业系统，并且不会影响组织的流程。 即使放弃一个集中式企业系统并转移到其竞争对手，流程也会发生变化。 事实上，如果你不希望你的流程改变，那么你完全有可能没有需要解决的问题，在这里还有另一个挑战。 当一个人的日常生活改变时，它会导致不安。 我不是说有些时候。 根据我的经验，在这个变化的时刻，不安是一个给定的。 即使流程更改会导致更好的过程，也是如此！因此，考虑流程将如何变化，并与那些将受到影响的人合作对于项目的成功至关重要。 但是，对设计过程中的此更改至关重要的专家可能是受该更改影响的同一人，因此这可能是实现的一个具有挑战性的方面。 通常，技术娴熟和经验丰富的调解人将与内部专家合作，指导随着新制度的实施而可能实现的过程变化。 在我们的工作路线中，我们一直看到这种挑战。 一位新的 TimeControl 客户告诉我们：“但是项目经理必须首先进行时间表审批。 “这是我们的过程。当我们解释矩阵审批可以让项目经理在更大、更有效的流程中执行时间表审批时，我们会感到不安：pushback。 在这一点上，我们有一名经验最丰富的工作人员与受影响的人员合作，以确保他们的关切得到照顾，他们是该过程如何改变的一个组成部分。

因此，流程人员可能不是配置 人员或 技术人员，但是，如果我们没有为此团队规划，则可能不会部署我们在安装和配置方面的所有辛勤工作。 这个团队也必须是我们规划的一部分，包括其他两个团队的沟通和决策。

培训

“那么，我们需要训练吗？ 一些培训可能会经历过程更改，因为项目的这一部分需要大量的动手讨论，但关于新系统将如何以更分步的方式工作的实际用户指南呢？ 培训曾一度被视为软件部署的一个关键要素，客户预计会将其总预算的 20% 放在其中。 但是，随着软件成本和安装速度的变化，20%的资金越来越少。 如果我们要为系统每个用户每月支付 20 美元，我是否应该为每个用户留出 4 美元进行培训？ 我不能保证不会走得太远。 有许多用于培训的联机订阅选项，但这些选项都不会考虑你设计的确切解决方案。

培训师可能来自外部，也可能来自项目的配置或流程部分，但他们通常是专家，而不是实际执行实施工作的人员。 因此，即使你已经把资金拨给这个团队 (，我希望你有) ，你仍然需要确保这些人知道他们正在培训人员的系统实际上是要做什么的。 我看到培训师来到 Microsoft Project Server，让他们开始向用户解释如何在项目组合分析中配置企业字段和设置业务驱动因素，但用户却白眼盯着，因为他们的企业领域已经全部设置好，他们不会在最初推出时使用项目组合分析。你的培训师甚至知道这个特定部署应该解决的问题吗？ 他们应该。 在项目开始时考虑培训可使其获得最大的成功机会。 技术、配置和流程团队可以将关键数据放在一边，用于最终交付的培训。 这意味着尽早让训练团队参与。

推出/接受/区域性更改

如果你具有前瞻性思维，并把资源放在一边来启动这些团队，并让他们通过项目共同工作和沟通，那么新系统的推出可能会比其他系统顺利得多，但不要低估对文化变化的抵制。 在正确的时间提供关键传教士可能至关重要。 此外，所有这些团队成员是否会打包并进入下一个项目？ 到项目推出时，这些人员中会有很多系统知识。去年初，我们的一位客户给我留下了特别深刻的印象。 IT 部门是一个大型财务组织。 我们向在项目早期评估软件的关键技术用户表示的一个问题是“一旦完成项目，谁将成为管理员？”“我会的，”他说。 他忠于他的话。 他的技能和知识通过多个月的部署而发展，这是一个很大的成功，他仍然是关键管理员。

总结

在如何确保团队作为更大目标的一部分进行沟通和工作方面，还需要考虑一百个其他事项，我们只讨论了一些事项。 希望这让你已经考虑了下一个企业系统部署。 “文档呢？ “技术支持呢？”

需要记住的关键是：在规划企业系统部署时，必须扩展视野，不仅包括安装工作，还要包括已完成解决方案的交付。 确保孔的大小、深度和角度正确。。

作者简介

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。