实施后持续采用 PPM 解决方案的 7 种方法
项目和项目组合管理 (PPM) 工具几乎总是导致整个组织的管理、跟踪和报告项目的方式发生重大变化。 但是，组织需要像实施工具一样注重继续采用，这让组织大失所措。 在本白皮书中，我们将介绍一些可以重点关注的关键领域，以维持采用（实施后），直到使用新的 PPM 工具成为组织文化的一部分。
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实施后持续采用 PPM 解决方案的 7 种方法
简介
你是否曾经参与过一个项目，其中新的想法或创新似乎是下一件好事，在各地获得强有力的支持，得到执行，然后在实施后的几个月内，没有人再使用它了？ 如果你回答“是”，你也会同意我，在这些项目中，没有缺乏变更管理工作、培训工作等。 为什么人们停止使用某些工具，在实施时，这些工具被认为是最伟大的想法？
上述问题可能有很多答案。 可能是由于市场状况，该工具已过时，或者组织策略已更改。 但是，如果你仔细观察，更经常，真正的原因是没有努力维持在项目实施期间实现的采用。 仅仅在项目生命周期内管理更改是不够的;更改也必须在项目关闭之后进行管理。 这适用于任何项目，但在实施 PPM 解决方案的上下文中更是如此，因为 PPM 工具几乎总是导致整个组织内管理、跟踪和报告项目的方式发生重大变化。
在本白皮书中，我们将探讨一些可以重点关注的关键领域，以在实施后保持采用，并在使用新的 PPM 工具成为组织文化的一部分之前，不要放开限制。
维持采用的 7 种方法
假设组织将在近期内实现 PPM 解决方案 (或升级到较新版本) 。 我们还假设在项目生命周期内提供全面的培训支持和变更管理支持。 在这种情况下，以下是实现完成后需要真正关注的关键领域。
1) 建立 30-60-90 天目标
在推出 PPM 解决方案之前，首先需要确定实现的 30-60-90 天目标。 你读得正确。 这需要在推出之前完成，而不是在推出之前完成。 从易于衡量的内容（如按时提交的时间表百分比或创建的项目数等）开始，并一致地衡量它们并报告它们。 这些“目标”将帮助你，如下所示：
首先，目标和指标将告诉你该工具的使用情况。 如果指标看起来不好，可以立即跳转到操作，并提供增加工具使用所需的支持。
这些目标将为你提供使用的特定内容，而不是关于项目成功或失败的泛型。 它们将帮助你展示 PPM 解决方案对管理的价值。
最后，这将有助于庆祝小胜利。 虽然可以实施 PPM 解决方案来在整个组织中带来彻底的变化，但获得快速的胜利并庆祝这些变化非常重要，以保持解决方案的兴趣和积极性。
顺便说一句，不要停止在30-60-90天的目标。 请确保还建立了一些长期目标并对其进行监视。
2) 向他们显示值！
在实施 PPM 解决方案之前，几乎可以保证完成一个好处分析，其中列出了更简单的项目跟踪和维护、增强的协作、更好的可见性和控制等。但是，房间里没有人谈论的大象是，如果 PPM 解决方案的所有用户都执行生成和维护数据所需的工作，所有这些才有可能。 其后果是，最终用户不知道他/她仅仅通过按时提交时间表为组织带来的价值，也不知道资源管理器如何通过监视其资源分配来提供帮助。
如果你想要长期采用真正的用户，首先应向每个用户展示他们为工具和组织带来的价值。 向他们显示生成的报表和仪表板。 使用提交到工具中的数据。 让高级管理层实际使用这些报表和仪表板，并与其组沟通，以告知他们带来的价值。 就像一个工厂只有在太阳照耀时才会生长一样，最终用户只有在知道组织领导者关注它时才会感受到该工具的重要性。
3) 更改学习方法
想想这一点。 当你在车里开车时，听着收音机，突然传来了一首你小时候真正喜欢的歌曲，但很久很久没有听到了。 我可以打赌你， 虽然你可能不记得这首歌的确切歌词， 你几乎可以沿着歌曲的曲调哼哼。 你为什么认为，这是这样？ 由于两个原因：
你听过那首歌很多次。
虽然歌词是“信息”，但曲调有一种“感觉”。 作为人类，我们往往比仅仅记住信息更能记住感情。
那么，这如何适用于我们在这里的讨论呢？
PPM 解决方案的传统培训往往侧重于将大量数据或信息挤入讲座、培训课程、手册等。 但是，该信息没有附加的感觉或情感，因此，一旦这些会话完成，人们就不会保留它。 事实上，你必须假设用户首次学习的内容不会保留超过 20%。 那么，我们如何解决此问题呢？ 就像我们处理我们喜欢的歌曲一样。
提供更多获取培训的途径。 所有用户都不以同样的方式理解事情。 有些人更倾向于阅读材料，而另一些人则喜欢watch视频。 因此，请确保人们可以通过多种方法获取信息和培训。
允许用户将感觉附加到信息。 这可以包括将用户拉入小组午餐和学习会议、允许用户在组设置中提问、打开论坛等内容。 我确信你仍然记得一个特定的发言人在回答你的问题时说的话。 这同样适用于所有用户。
奖励好的想法、问题和参与。 Project TechCenter 和论坛是这方面的一个很好的例子，其中所有正确的答案都得到社区本身的奖励，从而推动更积极地分享知识和专业知识。
4) 重新评估和重新确认
有一次，当我使用客户端处理 PPM 实现时，我们决定使用 OLAP 多维数据集完成来自 PPM 解决方案的所有报告。 如果不熟悉 OLAP 多维数据集的功能，请了解仅按预定义的计划刷新数据。 在我们的案例中，我们同意这将是每天。 但是，在推出解决方案后，我们开始收到有关报告不正确、用户输入数据时未显示数据的投诉，等等。 当我们更深入地研究这个问题时，我们发现高管们几乎每小时都在查看数据， (期待实时数据) ，用户正在根据需要更新数据。 由于 OLAP 数据是夜间刷新，报告显然没有更新。 因此，在评估选项后，我们返回并重写这些报表，以直接从数据库拉取数据，使其实时。
故事的道德？ 项目团队在项目设计阶段的想法、发现、假设和设计内容可能并不总是在现实世界中起作用。 因此，请乐于进行更改。 如果发现初始解决方案实现与用户在其日常工作中实际执行的操作不一致，请不要僵化，将设计强加于人。 这是失去用户兴趣的一种肯定方式。
5) 建立治理
我认为，建立治理模型来维护 PPM 解决方案（包括更改等）至关重要。 白皮书《 击败半衰期 (t 1/2) ：治理 PPM 解决方案，实现后》中详细介绍了本主题。 虽然治理策略有助于维护 PPM 解决方案本身，但它也向用户表明，不需要它喜欢实现的每个方面。 它向他们表明，要求更改是可以的。 这本身将给表带来开放性，从而帮助用户成为驱动因素。 积极讨论解决方案可以改进的内容比假设每个人都与已实施的内容保持一致要好得多。
6) 提供狂热支持
如今，你似乎可以获得一个免费工具，用于在电脑上执行任何类型的工作。 不要误会我 - 我绝对喜欢免费的东西。 但是，我不喜欢免费工具的一件事是缺乏支持。 如果我遇到问题，我会独自搜索和研究一个解决方案，尝试几个解决方案，并希望一个有效。 请勿将 PPM 解决方案的用户置于这种情况中。
在我看来，无论我们支持哪个应用程序或流程，我们都应该狂热地支持我们的用户。 始终尽可能快地做出响应，即使解决方案并不总是如此。 一旦用户知道有人正在关注他/她的问题，在大多数情况下，这本身就足以让他们放心。 确保跟进解决方案，或至少指向正确的方向。 请始终记住，你支持的 PPM 工具是用户每天用来完成其工作的众多工具之一，通过解决问题可以越快地简化他们的生活，用户就越快乐。
相信我;如果没有强有力的实施后支持，我可以向你保证 PPM 实现将很快完成。 此外，请了解支持和解决过程。 在向用户提供解决方案时，请生成知识库，以便将来出现问题时，只需重定向用户以获取自助解决方案。
7) 奖励行为将重复！
如果你有孩子，你会立即明白这一点：当你做一些事情时，你奖励一个快乐的脸的孩子，他们会继续这样做，直到它开始变得紧张。 你奖励的任何行为都会重复，直到你执行某些操作来改变它。 对于你试图吸引的每个不情愿的采用者，至少有 3 个其他早期采用者实际上正在尝试学习、理解和使用该工具。
不要忘记这些无名的支持者。 他们真正接受变革，使用工具，并最终通过帮助他们领导其他人。 为他们提供尽可能多的支持。 认识到并奖励他们正在做的事情，以便他们继续做，其他人可以向他们学习。 使他们成为超级用户，并允许他们起草帮助文章。 底线是，鼓励所需的行为，以便它们最终替代不需要的行为。
总结
上面列出的技术并不是帮助最终用户采用的唯一技术，而且该列表肯定可以添加到其中。 需要理解的关键是，仅仅关注实施期间或实施后的几个月的用户采用和变更管理是不够的。 这是一个永不结束的标准持续过程，需要持续关注和关注。
关于作者
Prasanna Adavi (PMP、MCTS、MCITP、MCT) 是高级企业项目管理 (EPM) 顾问和培训师，专门从事 Microsoft Project、Microsoft Project Server 和 Microsoft SharePoint 平台。 他的main重点是构建和启用业务解决方案，以帮助组织实现最佳投资回报。
他还在各种领域和垂直领域（包括 IT、ERP (SAP) 、制造、应用程序开发、汽车和创意服务）端到端领导项目方面拥有丰富的经验。 他是全国/地区的各种 Project Server、EPM 和 SharePoint 活动的常规演示者，也是 SharePoint 和 EPM 社区的常规参与者。
Prasanna 是) (https://www.prasannaadavi.com 的普通博客作者，还每周两次运行一次播客 (https://www.msprojectpodcast.com) ，主要关注 Microsoft Project 和 Project Server 解决方案。 Prasanna 是 EPMA (https://www.epmainc.com) 的高级顾问。