托管元数据简介

项目
09/18/2023

元数据是有关信息的信息。例如，书籍的标题和作者是元数据。元数据可以是多种类型的信息 -- 位置、日期或目录项编号。使用 SharePoint 产品时，可以集中管理元数据。可以有意义的方式在业务中组织元数据，并使用元数据更轻松地找到所需内容。

本文介绍托管元数据的一些重要术语，并介绍了如何使用 SharePoint 中的工具来管理元数据。

重要术语

本节包含一些关键术语的定义。这些术语和概念经常出现在有关托管元数据的文章中。

分类

分类是正式的分类系统。分类对描述了某样东西的词、标签和术语进行分组，然后将组排列到层次结构中。

人员为几乎任何类型的信息（从生物系统到组织结构）构建分类。例如，生物学家将生物分类为四个主要分类：动物、植物、真菌和微生物。每个主要组都有许多细分。整个系统共同是一个分类。

组织创建分类的方式太多，无法列出。他们创建会计科目表分类，以管理会计系统、组织结构图和职务分类，以管理员工、产品目录等。所有这些分类都是信息的结构化层次结构;帮助人们处理信息的正式分类系统。

Folksonomy

民俗学是一种非正式的分类系统。随着网站用户协作处理网站上的字词、标签和术语，它会逐渐发展。最初，民间声理是从常用应用程序（如书签）开发的。

如果你曾经在网站上看到过标记云，那么你已经看到了民间声理的可视化效果。下图显示了 SharePoint 网站上的标记云。

标记云

基于民俗学的元数据方法可能很有用。它创建了一种共享网站用户的知识和专业知识的方法。通过使用民间分类，内容分类可以随着业务需求和用户兴趣的变化而发展。

Term Set

术语集是一组相关术语。

术语集的范围可能不同，具体取决于创建术语集的位置。

本地术语集 是在网站集的上下文中创建的，可用于 (，并且仅对网站集的用户可见) 。例如，为列表或库中的元数据列创建术语集时，该术语集是本地术语集。它仅在包含此列表或库的网站集中可用。例如，媒体库可能有一个元数据列，该列显示媒体类型 (图表、照片、屏幕截图、视频等) 。允许的术语列表仅与此库相关，可在库中使用。
全局术语集 可用于订阅特定托管元数据服务应用程序的所有站点。例如，组织可能会创建一个术语集，用于列出组织中业务部门的名称，例如人力资源、市场营销、信息技术等。

此外，还可以将术语集配置为“已关闭”或“打开”。在封闭的术语集中，用户无法添加新术语，除非他们具有适当的权限。在开放术语集中，用户可以在映射到术语集的列中添加新术语。

Terms

术语是与 SharePoint 网站上的项目关联的特定字词或短语。它是术语集中的单个项。术语具有唯一的 ID，并且可以具有许多文本标签 (同义词) 。如果你在多语言网站上工作，该术语可以具有不同语言的标签。

有两种类型的术语：

托管术语 托管术语是预定义的术语。术语库管理员将托管术语组织到分层术语集中。
企业关键字 企业关键字是用户添加到 SharePoint 网站上的项的字词或短语。企业关键字的集合称为关键字集。通常，用户可以将任何字词或短语作为关键字添加到项目中。这意味着可以使用企业关键字进行民间语音样式标记。有时，术语库管理员会将企业关键字移动到特定的托管术语集中。当关键字是托管术语集的一部分时，关键字将在该术语集的上下文中可用。

若要详细了解如何创建和管理术语，请参阅在术语集中创建和管理术语。

组

在 SharePoint 产品中，组是一个安全术语。对于托管元数据，组是一组术语集，所有术语集都共享共同的安全要求。只有对特定组具有参与者权限的用户才能管理属于该组的术语集或在其中创建新的术语集。组织应为具有唯一访问权限或安全需求的术语集创建组。

若要详细了解如何为术语集创建组，请参阅为术语集设置新组。

术语库管理工具

术语库管理工具是管理分类的人员用来创建或管理术语集及其内的术语的工具。术语库管理工具显示所有全局术语集以及可用于从中访问术语库管理工具的网站集的任何本地术语集。

托管元数据列

托管元数据列是一种特殊类型的列，可添加到列表或库。它使网站用户可以从特定术语集中选择术语。托管元数据列可以映射到现有术语集，也可以专门为该列创建本地术语集。

若要了解如何使用托管元数据列，请参阅创建托管元数据列

企业关键字列

企业关键字列是一个列，你可以将其添加到内容类型、列表或库中，使用户能够使用他们选择的字词或短语来标记项目。默认情况下，它是一个多值列。当用户在列中键入单词或短语时，SharePoint 会提前提供类型建议。提前键入建议可能包括托管术语集和 Keywords 术语集中的项。用户可以选择现有值，或输入新值。

列表或库所有者可以通过更新列表或库的企业 元数据和关键字设置 来启用或禁用元数据发布。

若要了解如何添加特殊关键字列，请参阅向列表或库添加企业关键字列。

标记

从一般意义上说，标记是指将托管元数据应用于项的行为。

元数据方案：从分类到民间声理

SharePoint 元数据管理支持一系列元数据方法，从正式分类到用户驱动民俗。可以通过托管术语和术语集实现正式分类。还可以使用企业关键字，使网站用户能够使用他们选择的关键字来标记内容。

此外，SharePoint 产品提供灵活性。可以选择用于元数据的结构和控制量，还可以选择控制和结构的范围。例如：

可以跨站点全局应用控制，或将本地应用到特定网站。
可以将术语集配置为关闭或对用户贡献开放。
可以选择是否将企业关键字与托管术语一起使用。

SharePoint 产品使组织能够以自定义方式将正式托管分类的优势与用户驱动标记的动态优势相结合。

下图显示了不同的要求如何使用不同级别的范围和控制。

灵活的托管元数据配置

托管元数据的优点

在组织中跨站点使用托管元数据有几个优点：

一致使用元数据

SharePoint 产品中的托管元数据功能使您能够控制用户向内容添加元数据的方式。例如，通过使用术语集和托管术语，可以控制用户可以添加到内容中的术语，还可以控制谁可以添加新术语。还可以通过将“关键字”术语集配置为“已关闭”，将企业关键字限制为特定列表。

如果跨站点一致地使用相同的术语，则更容易构建依赖于元数据的可靠流程或解决方案。此外，网站用户更容易将元数据一致地应用于其内容。

改进了内容可发现性

当组织中的网站内容具有一致的元数据时，使用搜索可以更轻松地查找业务信息和数据。搜索功能（如显示在搜索结果页面左侧的优化面板）使用户能够基于元数据筛选搜索结果。

优化面板显示可用于筛选搜索结果的元数据。

网站元数据导航使网站管理员能够基于元数据术语创建导航元素。有关详细信息，包括性能建议，请参阅 SharePoint 的导航选项。

元数据导航使用户能够基于特定的元数据字段动态创建信息视图。然后，用户可以使用文件夹或元数据透视来查找库，并使用其他键筛选器优化结果。若要了解如何进行此设置，请参阅设置列表或库的元数据导航和使用分组修改 SharePoint 视图。

提高灵活性

托管元数据使术语库管理员能够随着业务需求的发展更轻松地维护和调整元数据。可以轻松更新术语集。并且，将托管元数据列与该术语集关联时，新术语或更新的术语将自动可用。例如，如果将多个术语合并为一个术语，则用这些术语标记的内容会自动更新以反映此更改。可以为单个术语指定多个同义词 (或标签) 。如果网站是多语言网站，还可以为各个术语指定多语言标签。

管理元数据

有效地管理元数据需要仔细考虑和规划。考虑要管理列表和库内容的信息类型，并考虑信息在组织中的使用方式。可以为许多不同的信息创建元数据术语的术语集。

例如，对于文档，你可能只有一个内容类型。每个文档都可以具有标识其许多相关事实的元数据，例如以下示例：

文档用途 - 是否是销售建议？工程规范？人力资源过程？
文档作者和更改文档的人员的姓名
创建日期、批准日期、最近修改日期
负责文件任何预算影响的部门
受众

下面是与管理元数据相关的一些重要活动：

规划和配置
管理术语、术语集和组
指定元数据的属性

规划和配置托管元数据

组织可能希望在开始使用托管元数据之前执行周密的规划。必须执行的计划量取决于分类的正式程度。它还取决于你希望对元数据施加多少控制。

如果希望让用户帮助制定分类，则只需让用户向项添加关键字，然后根据需要将这些关键字组织到术语集中。

如果你的组织想要使用托管术语集来实现正式分类，那么让关键利益干系人参与规划和开发非常重要。组织中的关键利益干系人就所需的术语集达成一致后，可以使用术语库管理工具导入或创建术语集。若要了解如何访问该工具，请参阅打开术语库管理工具

管理术语、术语集和组

术语库管理工具提供了可用于执行大多数任务的树控件。此工具的用户角色决定了可以执行的任务。若要在术语库管理工具中处理全局术语，您必须是 Microsoft 365 中的全局管理员或 SharePoint 管理员，或者是 SharePoint 中的术语库管理员。若要处理网站的术语，你可以成为术语集的指定组管理员或参与者。

有关详细信息，请参阅创建和管理组和术语集。

若要对层次结构中的项执行操作，请执行以下步骤。

指向要更改的托管元数据服务应用程序、组、术语集或术语的名称，然后单击出现的箭头。
从菜单中选择所需的操作。

例如，如果你是术语库管理员或组管理员，则可以在组中创建、导入或删除术语集。术语集参与者可以创建新的术语集。

术语库管理工具在每个层次结构级别上都有适合级别的菜单

术语和术语集的属性

在层次结构的每个级别，可以使用术语库管理工具中的属性窗格为组、术语集或术语配置特定属性。例如，如果要配置术语集，则可以在“ 常规 ”选项卡上提供的窗格中指定姓名、说明、所有者、联系人和利益干系人等信息。还可以指定是希望术语集对用户的新提交打开还是关闭。或者，可以选择“ 预期用途 ”选项卡，并指定术语集是否可用于标记或网站导航。

术语库属性允许配置标记等设置