我们结束了吗？

本文是“From the Ttrenches”集合的一部分。 它介绍了企业系统实现需要如何能够适应和发展才能取得成功。

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我们结束了吗？

多年来，我在选择和部署企业软件时看到的最大缺陷之一是将实施视为实现静态目的。 这有可能只是我们时代的一个标志，因为我们试图咬我们的世界上的一切。 “它管理我们的项目”“这是我们的时间表”或“这是我们的 ERP 系统”或“我们有一个 EPM 系统”，最大程度地减少了我们企业系统可能涉及的业务的所有方面。 然而，那些我遇到的在部署企业项目或企业时间表系统方面最成功的组织，不可避免地将它们视为“活生生的系统”：一个在设计上不断发展的系统。

为什么将其视为静态系统？

如果企业系统被视为动态环境，成功的可能性更高，那么为什么这么多组织将其企业系统视为固定软件？

有许多可能的原因。

也许接受企业系统意味着在复杂的预算环境中创建业务案例，在这种情况下，只有一个机会，只有一个机会才能获得系统的预算批准。 回溯每年或每个预算周期，要求另一个阶段，然后另一个阶段在政治上是不可能的。

或者，也许你继承了系统，并且对它要交付的内容做出了某些承诺，或者它曾经存在过一段时间，组织中的每个人都认为系统只提供一组业务功能列表。

或者，也许内部政治正在发挥作用，组织内其他地方的人会害怕一个没有边界的制度。

这种想法有什么错？

我们甚至认为软件系统是静态的，这很奇怪。 我们通常不认为要解决的问题是静态的。 我们关联到企业系统实现的问题陈述几乎总是在不断演变。 它们取决于不断变化的经济条件、不断变化的商业条件、竞争对手所做的事情的变化、人员的变化或技术体系结构的变化。 认为业务条件永远不会改变的组织不太可能长期留在业务中。 如果我们想到企业软件，想想解决方案的技术方面变化有多快。 在我们自己的 TimeControl 时间表业务中，我们经历了 20 年来的 6 项重大技术体系结构更改。 我们从 1994 年开始使用 DOS 版本，然后在 1995 年跟进 Windows 版本，然后在 1997 年使用客户端/服务器版本，然后在 1999 年使用基于浏览器的版本，然后在 2010 年使用托管的云中版本和移动版本。 这只是技术体系结构。 由于经济条件、竞争对手和经验的不断变化，出现了新的演变。 对于我们中的企业项目或企业时间表软件发布业务，我们接受更改是一个常量。

对企业系统的部署也没有什么不同。 在实现企业系统（如 Project Server）所需的时间中，实现它的组织势必会发生变化。 将有新客户、新人员和人员离开。 在选择和部署 EPM 系统所需的时间内，将出现其他竞争产品。 我们看到组织因这种现象而瘫痪。 由于担心他们不会选择完美的产品，其他供应商发布另一个产品时，选择组将暂停其工作来考虑新产品。 或者，新版产品之一的发布让每个人都担心他们的评估不会考虑所有替代方案。 这些组一遍又一遍地开始。 最终决策永远不会实现，因为组织要求和解决方案选项永远不会停止变化。

对于这些组织来说，问题在于，一开始让他们寻找解决方案的业务挑战不会消失，而且在没有决定的情况下，这些挑战也没有得到解决。

那么，如果不是静态的，那么呢？

如果企业系统部署是生活环境，则成功的可能性更高。 它们应该成长、发展和适应周围不断变化的条件。 而且，是的，也许在未来的某个时候，当他们老了，他们需要退休。 这种思维方式的最关键变化是，完美的解决方案不是起点。 优先事项变成了选择满足最关键需求的解决方案，但有能力适应将来更复杂的需求，即使这些需求尚未得到完美阐述。 最重要的选择条件之一是灵活性，而不是功能广度。

如何避免静态固定？

为了避免陷入静态部署范例，我们可以执行许多操作。

• 在实施计划中制定阶段，永远不会分阶段。

  如果我们对企业实施采用分阶段方法，我们可以专注于第一阶段，这要小得多。 我们的咨询人员被教导确定的不是我们能做的最多，而是至少。 我们告诉他们“寻找最最小的部署，其部署将产生持续的正投资回报。关于这一点的好消息是，系统的价值将开始得快得多，在使用系统时，即使在更起码的级别，未来使用的要求也会变得更加明确。

• 制定一个允许演变的预算。

  我们在许多部署中看到的一个挑战是“一次走井”思维，即对企业系统的请求只能提出一次。 相反，制定分阶段预算，预期前几个阶段预算相当详细，但未来阶段较少，因此不可避免地会更成功。

• 选择高度灵活的解决方案。

  在甘比先生) 灵活的玩具之后，我们的工作人员采用了“森珀·古姆比” (座右铭。 这是美国军方最初创造的关于语言的戏剧，但它完全适合我们的想法。 就像古姆比先生一样，我们永远也不知道接下来会变成什么形状，所以我们在灵活性方面考虑了。 无论选择哪种企业解决方案，都注重灵活性是一个成功标准。

• 开始操作时，不要放弃所有实现团队。

  使关键资源保持向前发展。 这是一个非常常见的挑战。 通常，在企业部署中，组织需要分配其最有经验的、最熟练的资源，这当然有助于选择和实施系统。 然而，这些资源是下一个关键项目所需的资源，它们很可能在系统上线并处于最关键时刻时从中撤出。 提前计划让某些关键资源长期留在实施中可能会产生巨大的影响。

• 让一个永久的系统增强团队，也许很小，但技术熟练。

  组合企业系统要求的团队将研究业务流程、系统功能、与其他关键企业系统的集成等。 让这些人在系统安装后放弃它会使未来的演变非常具有挑战性。 将此企业系统和其他相关系统置于长期进化关怀中，定期评估组织和系统能力的需求。

从实际使用中学习

• 尽早将系统投入生产。

  这在当今世界比5年前要容易得多。 可以利用基于云的安装和远程访问的服务，使系统快速运行。 同时具有云和本地产品/服务的大多数企业系统都有从一个演变到另一个的方法。 Project Server 当然如此。 我们的系统也是如此。

• 确保存在导致系统增强的反馈循环。

  看到可以改进的东西是件好事，不是坏事。 一些实施团队不鼓励提出改进建议，担心他们会阻止用户使用他们已部署的系统。 我们的经验是，那些提出改进建议的人通常是企业系统的最大盟友。 即使不能立即实施某个想法，也应受到欢迎。 创建一个系统来识别和鼓励企业系统的新想法，可以吸引每个人的投资，并可以带来巨大的利益。

• 不要太快地放弃希望。

  一些公司会说“问题出在软件上”，并在成功的机会之前跳船。

我们结束了吗？

那么，我们什么时候到达那里呢？

希望永远不会。

这不是说沿途的车站不会是停顿的好地方。 企业软件（如企业项目或企业时间表系统）的新实现的第一个目标应该是提供正投资回报的生产环境。 寻找一个可以按层或阶段部署的系统，并具有足够的灵活性，以便能够扩展、适应和更改，并且你在此过程中可能会发现比等待选择完美目标更高的工作效率。

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software（Microsoft 认证合作伙伴）的总裁兼创始人。 他拥有麦吉尔大学的经济学学位，在项目控制系统自动化方面拥有30多年的经验。 他是项目管理研究所 (PMI) 的长期成员，并帮助创立了 Microsoft 项目用户组的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会 (MPUG) 。 克里斯撰写的出版物包括《财富》、《重型建筑新闻》、《加拿大计算》杂志和PMI的PMNetwork，他是《项目时报》的常任专栏作家。 他在麦吉尔大学教授高级项目管理，并经常在北美和世界各地的项目管理协会职能部门发表演讲。 HMS Software 是 TimeControl 面向项目的计时系统的发布者，自 1995 年以来一直是 Microsoft 项目解决方案合作伙伴。

可通过以下方式联系 Chris Vandersluis： chris.vandersluis@hms.ca

若要阅读 Chris Vandersluis 与 EPM 相关的更多文章，请参阅 HMS 的 EPM 指南网站 (https://www.epmguidance.com/?page_id=39) 。