如何判斷要將自訂的 Outlook 表單發佈的位置

適用於: Outlook 2013Microsoft Outlook 2010Microsoft Office Outlook 2007

這份文件的 Microsoft Outlook 97 版本,請參閱264117
這份文件的 Microsoft Outlook 98 版本,請參閱264118
這份文件的 Microsoft Outlook 2000 版本,請參閱257796

摘要


本文將說明一些考量事項列入考量,如果您想要決定將自訂的 Outlook 表單發佈的位置。

其他相關資訊


在 Outlook 中,自訂表單通常發佈到表單庫,以便只有一個表單的複本儲存在電腦上。個別的項目會包含郵件類別] 欄位,指出用來顯示所包含的資料,項目中的表單。當您將自訂的表單發佈到表單庫時,Microsoft Exchange Server 電腦和 Outlook 使用大幅較少的資源和頻寬因為表單本身不需要儲存在每個個別的項目內。Outlook 表單解決方案差異甚大,尤其是因為 Outlook 有許多不同類型的標準表單。通常很難判斷最佳的位置來發佈表單,並有許多因素列入考量,當您進行決策。

您可以在其中發佈表單

表單可以發佈到三個位置。下表描述這些位置。
位置描述
資料夾 (或資料夾表單檔案庫)最以資料夾為基礎的表單解決方案,請將表單發佈到資料夾,以便每當有人正在使用的資料夾並使用。公用資料夾中,您可以發佈表單,表單可以每一位使用者可以存取資料夾。如果您將表單發佈到您的個人資料夾的其中一個時,則只能用於您使用該資料夾時。連絡人、 張貼、 工作及日誌的表單是一般與資料夾的表單類型的範例。若要將表單發佈到資料夾的優點之一是當您在資料夾中時,是執行] 功能表上,您可以使用表單。
組織表單程式庫如果您想要讓表單使用您的組織,如報告假期時間的表單中任何人,請將表單發佈到此文件庫中。通常,電子郵件訊息表單來使用此文件庫,因為它們通常在根據特定的資料夾。當您要使用一個以上的資料夾中的相同的自訂表單時,您可以到組織表單檔案庫發佈表單。當您這麼做時,您可以維護只有單一已發佈的表單。發佈到此文件庫的表單都組織中的每個人都可存取的只要系統管理員,就會提供文件庫的權限。Microsoft Exchange Server 電腦上儲存文件庫。系統管理員必須授予您發佈到公司表單檔案庫的權限。這個使用權限通常是指定只有少數人才或管理 Exchange Server 電腦的部門。
個人表單檔案庫會儲存在此文件庫的表單只有您才能存取。當您將表單發佈到 [個人表單檔案庫時,表單會儲存為您的信箱或個人資料夾 (.pst) 檔案的根資料夾中的隱藏項目時,無論哪個都是預設的郵件傳遞位置。像儲存在 [組織表單檔案庫中的表單,您可藉由使用 [選擇表單] 指令,開啟這些表單。當您為您自己的個人用途,例如位址已預先設定給收件者的標準的電子郵件訊息表單建立表單時,請將表單儲存到此文件庫中。
您也可儲存 Outlook 表單,作為檔案系統中的檔案或 Outlook 資料夾中的項目。Microsoft 建議您不過,這兩種方法,避免因為表單會一次性表單。如需有關一次性表單的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文:
表單定義以及其在 Outlook 2002 中的一次性表單的290657描述
您可以將 Outlook 表單儲存到檔案系統,為 Outlook 範本 (.oft) 檔案。這可讓您將表單附加到電子郵件,並再傳送表單給其他人。您也可以使用.oft 檔案,當作表單的備份。若要將表單儲存為.oft 檔案:
  1. [檔案] 功能表中,按一下 [另存新檔]
  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,鍵入表單的名稱。
  3. 在 [存檔類型] 方塊中,按一下 [ Outlook 範本],然後按一下儲存
您也可以儲存表單為目前的資料夾中的項目。不過,Microsoft 不建議您採用這種原因如下:
  • 很容易不小心刪除表單。
  • 它容易模糊表單與項目之間的差異,典型的結果是一個包含相同的表單的各種版本的不同項目填滿的資料夾。這通常不是很好的作法是當您設計 Outlook 表單。
  • 通常儲存在資料夾中的項目具有相關資料的而您通常不想與您的表單相關聯的資料。因此,Microsoft 建議您不開啟資料夾中的項目,然後進入 [設計模式中;開啟表單的新執行個體,然後進入設計模式。
  • 表單儲存為項目 「 一次性 」 表單,並且有不想要的副作用。
若要在目前的資料夾中儲存表單,按一下 [檔案] 功能表上的 [儲存]。

當您決定如何將表單發佈的考量

有許多問題,當您決定要將表單發佈的位置,請考慮:
  • 為表單基礎是資料夾的解決方案,或它是設計用來傳送給收件者電子郵件表單?
  • 您使用 Exchange Server 為基礎的電腦?如果您使用的 Exchange Server 為基礎的電腦,那麼是否能夠將表單發佈到公司表單檔案庫中,或組織在何種類型的表單上放置的限制可以儲存在那裏?
  • 很多人都需要存取的表單?
  • 將表單更新通常,所以一定要有只有一個複本集中部署表單嗎?
  • 表單需要可在離線嗎?
  • 如果這是電子郵件表單時,將它用於僅在組織內部,或將它傳送給組織外的其他收件者?
  • 如何將新的表單會開啟?

決定要在哪裡發佈資料夾為基礎的表單

當您建立資料夾為基礎的解決方案,其中表單的主要焦點是在單一資料夾中顯示的項目時,通常將表單發佈至資料夾本身。當您將表單發佈到資料夾時,資料夾是獨立的實體,而且此表單為 [執行] 功能表上可用。不過,有可能不想要發佈到資料夾的典型資料夾式表單的案例。如果您使用表單在一個以上的資料夾中,而且每個資料夾永遠使用相同版本的表單,請考慮到公司表單檔案庫或 [個人表單檔案庫發佈表單。當您這麼做時,會只有一份已發佈的表單,而且很容易更新,如果您要進行變更。如果您是唯一需要存取此表單的人,請在 [個人表單檔案庫中公佈表單。如果其他人需要存取至表單,而且此表單為一般 Exchange Server 電腦上的公用資料夾中,請調查可以將表單發佈到公司表單檔案庫。這個方法一項潛在的缺點是,表單將無法使用 [動作] 功能表下除非它發行至資料夾。不過,如果它是資料夾,預設的表單,通常是大小寫,這會使太多差異因為您或使用者可以使用工具列按鈕來開啟新的項目。

決定要在哪裡發佈訊息為基礎的表單

如果表單以電子郵件為基礎,它由您,並只使用幾個其他使用者,請將表單發佈到 [個人表單檔案庫,為所有使用者。不過,如果您要建立此表單為基礎的新項目,您可以將其發佈到收件匣中,以便您可以在 [執行] 功能表上存取它。如果表單要由組織內的許多人使用,發佈於組織表單程式庫,使沒有來維護表單只有一個複本的所有使用者能存取它。這個方法,不過,可以使表單更難開啟。

考量和開啟表單的選項

下表說明使用者如何通常開啟 Outlook 表單,根據表單的儲存位置:
表單類型若要開啟的位置
資料夾表單如果您開啟包含表單的資料夾時,就有一個表單可在 [執行] 功能表上。
組織表單程式庫-以及-個人表單檔案庫在 [組織表單程式庫和個人表單檔案庫中儲存的表單被設計來使用 [選擇表單] 對話方塊來存取。若要存取這些表單,請指向 [檔案] 功能表中的 [新增,,然後按一下 [選擇表單
您可以使用下列方法,讓使用者更容易存取的表單。

新增至工具列的 [選擇表單] 命令

開啟表單或 COM 增益集使用 Visual Basic for Applications

如需其他有關如何使用 Visual Basic for Applications,若要從工具列或功能表中開啟表單的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
290803 OL2002: 如何從工具列按鈕中開啟表單

將表單發佈到資料夾

如果表單已發行至 [個人表單檔案庫或 「 組織表單程式庫,您可能要考慮將表單發佈到資料夾,使其出現在 [執行] 功能表上。不過,如果更新表單時,請確定表單重新調配的以便您不會建立 Outlook 表單快取的問題。如需有關表單快取的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文:
290806 Outlook 2002 說明表單快取

儲存至桌面或 [開始] 功能表的.oft 檔案

雖然 Microsoft 通常建議您不要儲存到桌面或 [開始] 功能表的.oft 檔案,您可以將 Outlook 範本 (.oft) 檔案儲存其中一個位置。透過這種方式建立的項目會包含 「 一次性 」 表單,通常會造成有害的副作用根據表單,以及如何使用它的設計。如需有關一次性表單的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文:
表單定義以及其在 Outlook 2002 中的一次性表單的290657描述

參考


如其他有關可用的資源和 Microsoft Outlook 解決方案的相關的常問問題的解答的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件:
287530有關的常見問題集自訂的表單和 Outlook 方案