在 Outlook 中的 [自動封存] 功能的描述

適用於: Outlook 2016Outlook 2013Microsoft Outlook 2010

請參閱本文中,在 Microsoft Outlook 2002 的版本290847

摘要


本文 < 適用於=""> 一節中列出的 Microsoft Outlook 舊版中的 [自動封存] 功能。

其他相關資訊


當項目建立在相同的方式,您的桌上的紙堆,則會增加您的 Microsoft Outlook 信箱。在紙張為主的世界裡,您可以偶爾會隨機播放透過您的文件,並儲存那些重要,但很少使用。您可以捨棄較不重要,例如: 報紙和雜誌,其時間為基礎的文件。您可以迅速完成相同的程序,在 Outlook 2003 和更新版本。您以手動方式可以轉送至儲存體檔案舊項目,按一下 [檔案] 功能表上的 [封存,或者您也可以讓使用自動封存功能來自動傳送舊的項目。項目會被視為舊若是達到您指定的使用期限的。使用自動封存功能,您可以刪除或移動就項目。Outlook 可以封存所有種類的項目,但它只能找到儲存在 [郵件] 資料夾中,例如,Microsoft Excel 工作表中的檔案或 Microsoft Word 文件,附加到電子郵件訊息。無法封存不會儲存在電子郵件資料夾的檔案。 自動封存功能會有兩個步驟。首先,您會開啟 [自動封存功能。第二,您會針對每個您想要封存的資料夾設定自動封存功能的屬性。在資料夾層級中,您可以決定要封存的項目和封存的頻率。您可以自動封存個別資料夾,或您可以設定 [預設的 [自動封存] 設定的所有資料夾,然後再設定 [不想使用預設的 [自動封存] 設定的個別資料夾的 [自動封存] 設定。每當您啟動 Outlook 時,會自動執行自動封存功能。Outlook 會按照日期檢查每個資料夾的自動封存屬性,並將舊的項目移至封存檔案。移至刪除的郵件] 資料夾的項目會被刪除。
Outlook 2003 和 Outlook 2007
根據預設,多個 Outlook 資料夾會設置亮起來的自動封存功能。下列是已開啟自動封存功能的資料夾和每個資料夾的預設使用期限的清單: 行事曆] 資料夾 (6 個月)[工作] 資料夾 (6 個月)[日誌] 資料夾 (6 個月)[寄件備份] 資料夾 (2 個月)(2 個月) 中的 [刪除的郵件] 資料夾收件匣、 備忘稿、 連絡人及 [草稿] 資料夾並沒有自動開啟自動封存功能。您無法與 [連絡人] 資料夾中,使用自動封存功能,如 [連絡人] 資料夾沒有封存屬性。
Outlook 2010 和更新版本
根據預設,「 自動封存 」 功能已關閉在 Outlook 2010 和更新版本。然而,根據預設,自動封存功能會在 Outlook 2003 和 Outlook 2007 中啟用。因此,如果您未停用自動封存功能,在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中的及升級至 Outlook 2010 或更新版本,「 自動封存 」 功能會一直保持啟用。

封存和匯出項目之間的差異

當您封存項目時,您可以只封存到個人資料夾 (.pst) 檔案的項目。當您匯出的項目時,您可以匯出至許多不同的檔案類型,包括.pst 檔案及分隔符號的文字檔的項目。在新的封存檔案中維護您現有的資料夾結構。如果沒有上述您封存的資料夾的上層資料夾,該父資料夾建立在封存檔案中,,但不是會封存位於上層資料夾中的項目。如此一來,封存檔案和信箱之間存在於相同的資料夾結構。資料夾均會保留封存,即使是空白。您只能封裝一種檔案類型,也就是.pst 檔。當您匯出的項目時,原始的項目會複製到匯出檔案中,,但不是會移除從目前的資料夾。

如何啟用 「 自動封存 」 功能

Outlook 2010 和更新版本:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [檔案] 功能表上的 [選項] 索引標籤。
  2. 按一下 [進階] 索引標籤。
  3. 按一下 [自動封存設定]。
  4. 按一下以選取[自動封存] 每個核取方塊,然後再鍵入以指定自動封存程序的執行頻率的 [] 方塊中的 [數字。
  5. 如果您想要此項目之前,會收到通知,請按一下以選取 [提示的 「 以下列之前自動封存] 核取方塊。
  6. 在 [預設封存檔案] 方塊中,輸入封存的項目,轉移的檔案名稱或按一下 [從清單中選取 [瀏覽
  7. 請按兩次[確定]

Outlook 2007 和 Outlook 2003:

  1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項],然後按一下 [其他] 索引標籤。
  2. 按一下 [自動封存]。
  3. 按一下以選取[自動封存] 每個核取方塊,然後指定 [自動封存程序執行幾天] 方塊中輸入數字的頻率。
  4. 如果您想要此項目之前,會收到通知,請按一下以選取 [提示的 「 以下列之前自動封存] 核取方塊。
  5. 在 [預設封存檔案] 方塊中,輸入封存的項目,轉移的檔案名稱或按一下 [從清單中選取 [瀏覽
  6. 按兩次 [確定]
既然您已開啟自動封存功能,您就必須針對每個資料夾設定自動封存屬性。重要您選擇為預設的保存檔案 (.pst) 的 Outlook 資料檔案必須位於本機電腦上。Outlook 2010 與在非常特殊的情況下,才支援使用的網路的.pst 檔案。如需有關這些限制,可在網路上使用.pst 檔案的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 「 Microsoft 知識庫 」 中的文件。
若要使用個人資料夾 (.pst) 檔案,透過 LAN 和 WAN 連結的297019限制

如何設定資料夾的 [自動封存屬性

的 Outlook 2010 及更新版本:方法 1:

  1. 選取您想要自動封存的資料夾。
  2. 按一下 [資料夾] 索引標籤,然後按一下 [自動封存設定

方法 2:

  1. 以滑鼠右鍵按一下您想要最大封存,資料夾,然後按一下 [內容
  2. 按一下[自動封存]索引標籤。
  3. 若要設定這個資料夾的自動封存屬性,按一下以選取清除項目早於] 核取方塊。
  4. 若要指定何時要自動傳送項目至封存檔案,請在 [] 方塊中鍵入數字。
  5. 若要指定用來封存的項目,轉移到的檔案,請按一下 [移動到舊的項目]。
  6. 移動到舊的項目] 方塊中,輸入檔案名稱,對於封存的項目,或按一下 [從清單中,選擇 [瀏覽,然後按一下[確定]

Outlook 2007 和 Outlook 2003:

  1. 資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您想要最大封存,資料夾,然後按一下內容
  2. 按一下[自動封存]索引標籤。
  3. 若要設定這個資料夾的自動封存屬性,請按一下以選取 [清除較舊的項目
  4. 若要指定何時要自動傳送項目至封存檔案,請在 [] 方塊中鍵入數字。
  5. 若要指定用來封存的項目,轉移到的檔案,請按一下 [移動到舊的項目]。
  6. 移動到舊的項目] 方塊中,輸入檔案名稱,對於封存的項目,或按一下 [從清單中,選擇 [瀏覽,然後按一下[確定]