如何關閉會計年度小型商務計量 2006年、 帳戶處理 Express 中以及帳戶處理的專業人員

適用於: Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Express 2007

摘要


本文說明如何利用逐步程序關閉會計年度在 Microsoft Office 小型商務計量 2006年、 帳戶處理表示 Microsoft Office,以及 Microsoft Office 計量專業人員。下列步驟會包含︰

1.手動執行一些年終的工作
2.調整日誌項目
3.檢查資料庫有錯誤
4.備份這個公司資料庫後,再關閉 [會計年度
5.關閉 [會計年度之前,請列印試算表
6.列印所需的年終的財務陳述式
7.設定新的會計年度的
8.關閉會計年度
9.列印試算表報表,在您關閉會計年度之後
10.在您關閉會計年度之後,這個公司資料庫備份

本文也會回答某些常見問題當您關閉會計年度時可能發生的問題。

簡介


當您關閉會計年度小型商務計量 2006年、 帳戶處理 Express 中以及帳戶處理的專業人員時,您就必須在其儲存這個公司資料庫的電腦上執行下列程序。若要執行本文所述的步驟,您必須指派的擁有者角色,在小型商務計量 2006年、 帳戶處理 Express 中或帳戶處理的專業人員,或您必須執行這些程式的電腦系統管理員身份登入。

更多的資訊


若要關閉出會計年度小型商務計量 2006年、 帳戶處理 Express 中以及帳戶處理的專業人員,請依照下列此逐步程序︰

步驟 1︰ 手動執行一些年終的工作

關閉 [會計年度之前,手動執行下列工作︰
  • 清除預付的費用
  • 調解銀行帳戶
  • 調解信用卡帳戶
  • 資料錄的折舊
  • 調整庫存

步驟 2︰ 調整日誌項目

請進行下列調整至日誌項目︰
  • 更正您所錄製的交易時所發生的任何錯誤。
  • 指派到的營收的盈餘分析的期間的營收。
  • 指派到發生費用的期間的支出。
要調整至日誌項目,按一下 [公司] 功能表中的 [新增日誌項目]。

步驟 3︰ 檢查資料庫有錯誤

備忘稿
  • 請確定沒有人已經開啟這個公司資料庫。
  • 在資料庫所在之電腦上執行此步驟。
若要檢查錯誤的資料庫,請依照下列步驟執行︰
  1. 啟動小型商務計量 2006年、 帳戶處理表示,或帳戶處理的專業人員,然後開啟您想要檢查以外的任何公司資料庫。
  2. 在 [檔案] 功能表上指向 [
    公用程式,然後按一下 [資料的公用程式
  3. 按一下 [進階工具] 索引標籤,然後按一下 [修復]。
  4. 選取您想要檢查有錯誤,資料庫,然後按一下 [修復]。
  5. 如果您收到訊息,指出將會關閉所有連接到資料庫時,請按一下 []。
  6. 如果未不發現任何錯誤,請按一下 [確定]。如果發現任何錯誤,請檢閱,,並再進行任何必要的調整。
  7. 按一下 [關閉] 兩次。

關閉 [會計年度之前,這個公司資料庫備份步驟 4:

注意事項
  • 請確定沒有人有開啟的資料庫所在的電腦上的 [除了這個公司資料庫。
  • 在資料庫所在之電腦上執行此步驟。
若要備份這個公司資料庫,請依照下列步驟執行︰
  1. 啟動小型商務計量 2006年、 帳戶處理表示,或帳戶處理的專業人員,然後開啟您想要備份的公司資料庫。
  2. 在 [檔案] 功能表上指向 [
    公用程式,然後按一下 [資料的公用程式
  3. 在 [基本工具] 索引標籤中,按一下
    備份
  4. 按一下 [瀏覽]。
  5. 輸入的檔案的名稱,然後按一下
    儲存

    注意預設的檔案類型是壓縮備份檔 (*.zip)。預設的檔案位置位於下列路徑︰
    我的 Documents\Small 商務 Accounting\Backups
  6. 如果您想要限制存取備份,請在密碼] 方塊中,輸入密碼,然後在 [確認密碼] 方塊中再次輸入密碼。
  7. 按一下 [確定]
  8. 當您收到訊息的備份已順利完成時,請按一下[確定]
  9. 按一下 [關閉]。

步驟 5︰ 列印試算表報表,在您關閉會計年度之前

輸入年份之前您列印試算表報表的所有交易。如果您稍後輸入額外的交易,您必須列印新的試算表。此報表會列出所有的帳戶,並在特定日期當天之間取得平衡。
  1. 在 [報表] 功能表上指向 [
    公司和財務,然後按一下 [試算表
  2. 在工具列清單中,按一下
    自訂
  3. 在 [日期] 方塊中,鍵入的日期,或從日曆選取日期。
  4. 按一下 [檢視] 功能表上的 [重新整理報表]。
  5. 在 [檔案] 功能表上按一下
    列印

步驟 6︰ 列印需要年終的財務陳述式

最常見的財務陳述式如下所示︰
  • 資產負債表
  • 損益
  • 現金流量陳述式
若要找出這些報告,請指向 [報表] 功能表上的公司和財務,然後按一下您想要的報告。
  • 列印會計年度的最後一天的資產負債表 」 報表。若要設定的日期,請從清單中選取正確的值,
    在工具列上的 [日期] 清單。在報表的基礎清單中,選取
    現金累算,視公司用的帳戶處理方法而定。
  • 若是損益報表中,請選取會計年度的第一個和最後一天與相對應的日期範圍。若要這樣做,請選取 [從正確的值
    日期範圍清單時,[清單中,而
    若要在工具列上清單。在報表的基礎清單中,選取
    現金累算,視公司用的帳戶處理方法而定。
  • 現金流量陳述式報表,請選取會計年度的第一個和最後一天與相對應的日期範圍。若要這麼做,請從 [日期範圍] 清單,] 清單中,在工具列上的 [] 清單中選取正確的值。

設定新的會計年度的步驟 7:

這樣您就已經準備好參加明年的交易,您必須先設定新的會計年度。
  1. 在 [公司] 功能表中,按一下 [管理會計年度]。
  2. 按一下 [新的會計年度]。預設的日期填入的會計年度開始] 方塊中。此日期根據前一個會計年度的最後一天。您無法變更這個日期。
  3. 關閉會計年度的方塊中,輸入下一個會計年度,最後一天,或從日曆選取日期。
  4. 按一下 [確定]

步驟 8︰ 關閉會計年度

您可以有無數個開啟的會計年度。當您關閉會計年度時,您必須依照時間先後順序將它們關閉。當您關閉會計年度時,則會發生下列活動︰
  • 資產負債表科目相加,並執行餘額正為下一年度的開始平衡。
  • 日誌項目會建立為零出所有的收入和費用 」 科目。差異張貼至保留的收入帳戶。
  • 會計年度狀態設定為已關閉。
若要關閉 [會計年度,請依照下列步驟執行︰
  1. 在 [公司] 功能表中,按一下 [管理會計年度]。
  2. 清單中的期間] 清單中,選取您想要關閉,年份,然後按一下關閉會計年度
  3. 如果提示您將淨收入移至保留的收入帳戶時,請按一下 []。

步驟 9︰ 列印試算表報表,在您關閉會計年度之後

若要列印試算表報表,請依照下列步驟執行︰
  1. 在 [報表] 功能表上指向 [
    公司和財務,然後按一下 [試算表
  2. 在 [身分] 方塊中,按一下
    自訂
  3. 在 [日期] 方塊中,鍵入第一天的下一個會計年度,或從日曆選取日期。
  4. 按一下 [檢視] 功能表上的 [重新整理報表]。
  5. 在 [檔案] 功能表上按一下
    列印
  6. 比較這個試算表報表在列印試算表報表後,再關閉 [會計年度 」 一節中所建立的報表。請檢查下列項目︰
    • 餘額被被轉送到下一年。
    • 收入和費用 」 科目餘額零,而且差異張貼至保留的收入帳戶。
    • 總 debits 及總參與名單在試算表報表中列印之後關閉總 debits 及總參與名單在試算表報表,您列印之前,請先關閉 [會計年度的會計年度符合項目。
  7. 如果您必須調整項目,請按一下 [公司] 功能表上的 [新增日誌項目]。

在您關閉會計年度之後,這個公司資料庫備份步驟 10:

注意事項
  • 請確定沒有人已經開啟這個公司資料庫。
  • 在資料庫所在之電腦上執行此步驟。
若要備份這個公司資料庫,請依照下列步驟執行︰
  1. 啟動小型商務計量 2006年、 帳戶處理表示,或帳戶處理的專業人員,然後開啟您想要備份的公司資料庫。
  2. 在 [檔案] 功能表上指向 [
    公用程式,然後按一下 [資料的公用程式
  3. 在 [基本工具] 索引標籤中,按一下
    備份
  4. 按一下 [瀏覽]。
  5. 輸入的檔案的名稱,然後按一下
    儲存

    注意使用與您在關閉會計年度之前,建立備份的檔案時,使用一個不同的檔案名稱。預設的檔案類型是壓縮備份檔 (*.zip)。預設的檔案位置位於下列路徑︰
    我的 Documents\Small 商務 Accounting\Backups
  6. 如果您想要限制存取備份,請在密碼] 方塊中,輸入密碼,然後在 [確認密碼] 方塊中再次輸入密碼。
  7. 按一下 [確定]
  8. 當您收到訊息的備份已順利完成時,請按一下[確定]
  9. 按一下 [關閉]。

常見問題集 (FAQ)

儲存交易如果關閉 [會計年度 Q1:Can?可以為封閉的年份儲存交易嗎?

A1:在您關閉年之後,您無法儲存交易。不過,您可以重新開啟年,並儲存交易。如果您的 repoen 一年也就是沒有目前的年份,您必須重新開啟,年份,和所有介入以反時間順序的年由關閉的最新的年度開始,往回類推。進行任何變更後,您必須在指令按鈕取得最舊的年份開始,並使用 [向前來關閉所有開啟的年份,依照時間先後順序。

若要重新開啟已關閉的年份,您必須指派給或登入為下列角色之一︰
  • 在小型企業會計 2006年、 會計明示、 或帳戶處理的專業人員的擁有者
  • 會計用在小型企業會計 2006年、 會計明示、 或帳戶處理的專業人員
  • 在執行的小型商務計量 2006年、 帳戶處理表示,或帳戶處理的專業人員的電腦上的系統管理員
Q2:How 多年的會計保持開啟?

A2:您可以保持開啟的會計年數沒有限制。

我需要關閉 [會計年度下, 一個會計年度的第一天之前的 Q3:Do?

A3:您可以關閉之後年份的最後一天,隨時會計年度。不過,除非您先關掉會計年度,如資產負債表科目的期初餘額才會執行向前新年。此外,「 費用 」 科目會不歸零,而且差異將不會套用至保留的收入帳戶。

Q4︰ 當我關閉會計年度,非作用中的帳戶會發生什麼事?

A4:如果您有非作用中的帳戶,當您關閉會計年度,則不會變更帳戶狀態。這是不管非使用中的帳戶是否具有取得平衡,則為 true。

Q5:How 檢視日誌項目,表示收入和費用 」 科目所歸,然後張貼到保留收入帳戶?

A5:若要檢視日誌項目,請依照下列步驟執行︰
  1. 在 [公司] 功能表上指向 [
    公司列出,然後按一下 [圖表的帳號
  2. 圖表的帳戶清單中,連按兩下該保留獲利收入帳戶以開啟
    帳戶暫存器
  3. 連按兩下線符合下列準則︰
    • 日期是封閉的會計年度的最後一天
    • 附註] 方塊中的描述
      關閉 [會計年度