建立檔案計畫來記錄管理

識別記錄類型

判斷貴組織中哪些使用中的檔案可宣告為記錄，需要記錄管理員、律師、合規性人員及內容管理員共同合作。 請注意，即使您的企業不是高度規範的產業，也有一般法律可能會強制要求企業保留記錄。 除了一般商務法規，您也必須評估企業特有的法律要求。

本文不提供如何判斷貴組織中記錄之記錄的一般資訊。 最有可能的是，您的企業已經執行某種形式的記錄管理，而且已填入您所需的大部分記錄管理角色，而且您可能已經有記錄的分類法。

一般而言，若要判斷貴組織中哪些是記錄：

1. 瞭解企業的法律義務和業務需求。

2. 在貴組織各個部門共同合作時，分析使用中檔的方式。

3. 建立應成為記錄的檔案類型清單。 例如，您可能會決定下列專案應保留為記錄：

   • 租公司空間的合約。

   • 與員工福利相關的檔。

   • 與產品研發相關的檔。

4. 將記錄分類。 同一類別中的記錄通常都有相同的保留期間，可能需要以其他方式進行類似的處理。

記錄您收集的資訊。 記錄記錄類型、這類記錄所屬的類別，以及記錄類型的簡短描述。

以下是範例工作表：

完成檔案計畫

在您決定要保留哪些檔做為記錄，以及建立一組記錄類別之後，請提供有關每一種記錄的其他資訊，以完成您的檔案計畫。 指出下列專案：

• 每一種記錄應該保留多久。

• 保留期間到期時應如何處理記錄。

• 神秘是這類記錄的主要記錄管理員。

• 儲存于這類記錄中的媒體類型。

以下是已完成的範例檔案計畫：