什麼是 Microsoft Exchange 帳戶?

什麼是 Microsoft Exchange 帳戶?

Microsoft Exchange 帳戶是公司或學校電子郵件帳戶。 提供給您 Exchange 電子郵件帳戶的組織正在執行 Microsoft Exchange Server,或是使用 Microsoft 365 使用 Exchange Server 提供電子郵件。

您通常不需要知道 Exchange 伺服器的名稱。 如果您這樣做,請聯絡給您提供 exchange 電子郵件地址的人員,並要求他們輸入 exchange 伺服器的名稱。

當您設定行動裝置時,自動探索功能將會尋找 Exchange 伺服器和信箱的名稱,並且為您設定 Outlook。 自動探索功能會使用您電子郵件地址的網域名稱來尋找伺服器。 只要自動探索失敗,系統就會要求您輸入 Exchange 伺服器的名稱。 萬一發生此狀況,通常表示有某部分功能運作不正常,因此您必須連絡提供您電子郵件地址的人員。 他們會告訴您 Exchange 伺服器的名稱,並協助您設定 Outlook。

當您使用 Exchange 帳戶時,您的電子郵件訊息會傳送至 Exchange 伺服器上的信箱並儲存在信箱中。 您的連絡人和行事曆也會儲存在這裡。

當您的公司或學校設定其 Exchange 伺服器時,他們會選擇 Exchange 帳戶用來在伺服器上存取電子郵件的方法。 這會決定您的電子郵件如何運作。 以下是幾種可能性,請詢問您的公司或學校以了解您的 Exchange 帳戶設定方式:

  • Exchange ActiveSync 與 MAPI/HTTP 通常是從膝上型電腦、手機或平板電腦存取 Exchange 電子郵件的方式。 當您存取或讀取電子郵件時,並非實際將電子郵件下載或儲存於您的行動裝置,而是從 Exchange Server 讀取。 透過此方法,即使您未連線到網際網路也能存取電子郵件。

  • IMAP (例如 Exchange ActiveSync) 是讓您無論身在何處且從任何裝置都能存取電子郵件的方法。 當您使用 IMAP 存取或讀取電子郵件時,並非實際將郵件下載或儲存於您的電腦,而是從 Exchange Server 讀取。

    透過 IMAP,您的 [收件匣]、[刪除的郵件] 及 [寄件備份] 資料夾中的電子郵件都會在您的裝置和伺服器上同步處理。 IMAP 提供有限的行事曆儲存空間,但不支援與其他使用者共同編輯行事曆。

  • POP 電子郵件會從 Exchange Server 下載到您的電腦。 電子郵件下載至您的電腦後,就會從伺服器刪除。 若要在下載後存取電子郵件,就必須使用同一部電腦。 如果您從不同的電腦或裝置存取您的電子郵件,您先前已下載的部分郵件看起來會像是已被刪除一樣。

只要使用 Exchange 電子郵件帳戶,即使您未連線到貴公司 IT 部門的 Exchange Server,也能處理您的電子郵件。 這稱為離線工作,或稱為使用 Exchange 快取模式。

您的電子郵件和行事曆項目複本會以離線 Outlook 資料檔 (.ost) 格式保存在您的電腦上。 當您與貴公司 IT 部門的 Exchange 伺服器連線時,這個檔案會定期與伺服器上的項目同步處理。 此檔案的內容和您在 Exchange 伺服器上的信箱完全相同。

因為資料會留在貴公司的 Exchange Server 上,所以您可以在其他電腦上重新建立這份離線 Outlook 資料檔 (.ost),而不需手動備份檔案。

離線 Outlook 資料檔 (.ost) 只能由建立該檔案的電腦所使用的 Outlook 設定檔開啟。

您可以在 Outlook 中檢查 [帳戶設定],查看 outlook 設定檔中的電子郵件帳戶類型。

  1. 在功能表上,選取 [檔案],然後選取 [帳戶設定] 和 [帳戶設定]。

  2. 在 [電子郵件] 索引標籤上,[類型] 欄會列出每個專案的帳戶類型。

    帳戶設定

附註: 若要存取某些 Outlook 功能,您的帳戶可能需要位於特定版本的 Exchange 伺服器上。 若要判斷您的帳戶所連接的 Exchange Server 屬於哪一個版本,請參閱判斷我的帳戶所連接的 Microsoft Exchange 版本

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