使用唯一欄與查閱欄建立清單關聯

使用唯一欄與查閱欄建立清單關聯

您可以結合使用唯一欄、查閱欄和關聯強制執行 (串聯及限制刪除),來建立清單之間的關聯。這些項目都可以提升您建立更複雜商務解決方案的能力,並有助於保留資料的完整性。

您可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的 [清單] app 或 [小組] 中建立清單。 瞭解如何開始使用 Microsoft 團隊中的清單

清單關聯概觀

下列各節提供有關建立來源與目標清單之間的關聯、建立唯一的查閱欄,以及強制執行清單關聯線為的重要背景資訊。 您將瞭解如何新增主要和次要查閱欄、查看、編輯及刪除清單關聯中的專案,以及在清單有許多專案時管理清單關聯。

使用唯一和查閱欄將書籍指派給課程

含標注的 Cources 清單

與課程清單搭配使用標注的讀取清單

  1. 來源清單稱為 [讀取清單],而目標清單稱為課程。

  2. 每個清單都有唯一的欄,以確保符合正確的資料。

  3. [來源清單] 中的 [主要查閱] 欄 (讀取清單]) [在目標清單中尋找] [識別碼] 欄, (課程) 根據相符的值而定。

  4. 來源清單中的 [次要查閱] 欄會自動插入目標清單中的 [課程名稱] 資料行。

當您建立欄時,您可以指定資料行必須包含唯一值。 這表示該資料行中的清單不能有任何重複的值。 您無法新增包含重複值的清單專案、修改可能會產生重複值的現有清單專案,或從 [回收站] 還原專案(如果它會產生重複的值)。 此外,如果您在來源清單中建立查閱欄,並且定義該資料欄是唯一的,則目標清單中的欄也不能包含重複的值。

附註: 唯一性不區分大小寫。 例如,ORD-231 和 ORD-231 會視為重複的值。

唯一欄也必須有索引。 您建立唯一欄時,系統可能會提示您建立索引,您只要按一下 [確定],就會自動建立索引。 唯一欄有索引後,就不能從該欄移除索引,除非您先重新定義該欄以允許重複值。

下表摘要列出哪些欄類型可以或不可以用來建立唯一欄。

支援的欄類型

不支援的欄類型

單行文字

多行文字

選擇 (單一值)

選擇 (多重值)

數值

計算

貨幣

超連結或圖片

日期及時間

自訂欄

查閱 (單一值)

查閱 (多重值)

(單一值) 的人員

(多重值) 的人員

是/否

若要建立兩個清單之間的關聯,您可以在 [來源] 清單中建立查閱欄,以 ) 一個或多個目標清單中的一個或多個相符值來檢索 (或 "[查閱]]。 當您建立此查閱欄 (主要欄) 之後,您可以繼續從目標清單 ([次要欄]) 新增欄至 [來源] 清單。 其他次要資料行的資料類型必須是以下所述的支援。

下表摘要列出可與不能用來建立查閱欄的欄類型。

支援的欄類型

不支援的欄類型

單行文字

多行文字

數值

貨幣

日期及時間

個人或群組

計算項目

超連結或圖片

自訂欄

是/否

選擇

查閱

有兩種類型的查閱欄可以建立,分別是具有強制關聯的查閱欄,以及具有未強制關聯的查閱欄。

在具有強制關聯 (也稱為參考完整性) 的查閱欄中,有兩種方式可以查閱單一值並在目標清單中維持資料的完整性:

層疊刪除    刪除目標清單中的專案時,來源清單中的相關專案或專案也會隨之刪除。 在這種情況下,您想要確認所有相關專案都是在一個資料庫事務中刪除。 例如,如果您在目標清單中刪除訂單,您可以確定來源清單中對應的順序專案也會隨之刪除。 您不想要沒有對應順序的訂單專案,因為這會產生可能會在稍後產生混淆的 "孤立" 訂單專案。

限制刪除    當您嘗試刪除目標清單中的專案,且它在來源清單中有一或多個相關專案時,系統會禁止您刪除目標清單中的專案。 在這種情況下,您想要確保已保留目標清單中的相關專案。 例如,如果有人嘗試從目標清單中刪除訂單專案,客戶可能仍有該訂單處於擱置狀態,而您想要避免該刪除作業發生,直到該訂單處理完成為止。 您不希望客戶的訂單意外刪除,因為這會影響您完成訂單的能力。

課程清單嘗試刪除兩個專案。

已刪除專案的閱讀清單

  • 串聯刪除作業可確保在一個資料庫事務中刪除所有相關專案。 例如,如果您已刪除清單識別碼為1的課程清單中的專案,也會刪除參照已刪除專案的閱讀清單中的專案。

  • 如果存在相關來源清單專案,則 [限制刪除] 操作會防止刪除目標清單中的專案。 因此,如果您嘗試刪除清單識別碼為3的課程清單中的專案,系統會禁止您這樣做,因為閱讀清單中至少有一個專案會參照該專案。

強制執行清單關聯線為可協助讓資料保持有效,並防止可能導致道路問題的不一致。

附註: 您必須對於清單有 [管理清單] 權限,才能建立或修改強制關聯。

強制執行關聯的查閱欄也必須有索引。 當您建立強制關聯的查閱欄時,系統可能會提示您建立索引。 當您選取[確定]時,索引會自動建立。 在強制關聯的查閱欄有索引之後,您就無法移除該資料行的索引,除非您先移除強制關聯。

具有未強制關聯的查閱欄

在具有未強制關聯的查閱欄中,您可以在目標清單中的來源清單中查閱單一或多個值。 當您有權刪除來源清單中的專案時,目標清單中不會出現其他刪除限制或刪除作業。

建立清單關聯的其中一個優點是,您可以在一頁上顯示及編輯兩個或多個清單中的欄。 您在來源清單上建立查閱欄時,主要欄會顯示目標清單欄的值,但您也可以指定目標清單的其他次要欄也隨著主要欄和其他來源清單欄一起顯示。

附註: 您應該指定接受多個值,以及建立主要欄時與主要欄相關的其他資料行。 雖然您可以重新命名清單中的欄,但您無法新增這些其他功能。 若要在建立清單後變更為多個值、新增欄或其他選項,請移至 [ 設定]>[清單設定]。

新增多個值及其他欄至查閱欄

[主要欄值] 是一個連結,您可以選取它來顯示目標清單中該專案的所有欄值。 目標清單的每個次要欄值都會在來源清單欄中顯示為文字。 如果建立具有多重值的查閱欄,目標清單中的每個欄 (不管是主要或次要),都會顯示多個對應值並以分號隔開。 您可以在清單檢視中操控這些主要和次要欄,方式與操控來源清單中的欄大約相同,例如新增、移除、篩選及排序。

主要欄名就是您在建立查閱欄時提供的名稱。 根據預設,每個次要欄名都會遵從標準命名慣例:<來源清單中的主要欄名>: <目標清單中的欄名>。 因此,變更主要欄名時會變更所有次要欄名。 但是,您可以修改預設的次要欄名和描述,讓名稱對您來說更具有意義。

已醒目提示 [樂器識別碼] 與 [儀器] 的樂器清單

醒目提示 [識別碼] 與 [標題] 的 musicians 清單

  1. 1. 具有多重值的主要查閱欄。

  2. 2. 具有多重值的次要查閱欄。

  3. 3. 欄名已從預設樂器名稱變更 : [標題 ] 到 [ 樂器]。

附註: [欄名識別碼] 預設為可用,但會隱藏。 若要使用它,請選取 [視圖選項],然後選取 [編輯目前的視圖]。 滾動並選取 [ 顯示 ] 方塊。

您使用查閱欄、唯一欄和具有強制關聯的清單建立清單關聯時,可能會達到資源閾值或限制,而在下列狀況下可能會遭到封鎖:

  • 若在項目數超過清單檢視閾值的現有清單中讓某欄成為唯一欄 (但請注意,若新增一個項目而使得清單超過清單檢視閾值,則這種作業通常不會遭到封鎖)。

  • 在項目數超過清單檢視閾值的清單中為查閱欄位開啟串聯刪除或限制刪除。

  • 您已超出清單視圖查閱閾值(預設為十二個查閱欄)。

  • 刪除作業的項目數超過 1,000。

如需更多專案管理清單的詳細資訊,請參閱 管理含有許多專案的清單和文件庫

警告: 您無法執行下列操作:

  • 在已定義專案層級許可權的清單中建立唯一欄。

  • 如果清單包含唯一的欄,則中斷從清單到清單專案的許可權繼承。

  • 在清單中建立唯一欄或修改欄,以包含具有專屬許可權的專案,或是已啟用內容核准的專案。

若要新增欄,請遵循下列步驟:

  1. 瀏覽至含有清單的網站。

  2. 選取網站上的清單名稱,或選取 [設定] SharePoint Online 的 [設定] 按鈕 ,選取 [網站內容],然後選取清單的名稱。

  3. 在清單頂端尋找欄標題。 選取 [ + 新增欄 ] 至欄標題的右側。

    在 SharePoint Online 中新增欄。

  4. 隨即會出現一個下拉式清單,其中包含您可以建立的各種類型的欄。 選擇下列其中一種欄類型:

    • 單行文字

    • 多行文字

    • 位置

    • Number

    • 是/否

    • 現場

    • 日期

    • 選擇

    • 超連結

    • 圖片

    • 貨幣

    附註: 如果您想要建立查閱欄,請從下拉式清單中選取 [ 更多]。 為您的欄命名,然後從 [欄選項] 畫面選取查閱類型。 此後,您可以跳過步驟5和6。

  5. 在顯示在頁面右側的窗格中,新增您的欄名稱和資訊。

  6. [切換 強制執行唯一值] 為 [是]

    選取 [強制執行唯一值]

    如果您針對欄選取不受支援的資料類型,則不會顯示 [ 強制執行唯一值]。

  • 您無法移除唯一欄位的索引。 若要移除索引,您必須將唯一資料行的資料行變更為可先允許重複的值,然後再移除索引。

  • 如果您嘗試將現有欄從重複值變更為唯一值,若現有欄包含重複值,可能就無法執行這項作業。 您必須先移除所有重複的值,然後將資料行的 [允許重複的值] 變更為唯一的資料行。

  • 如果您想要變更 unique 資料行的資料類型,請執行下列動作:

    • 變更欄以允許重複的值

    • 移除索引

    • 將欄變更為其他支援的資料類型

    • 然後將欄設為唯一。

這些步驟會逐步引導您完成 [查閱] 欄,以顯示主要資料行,並選擇性地將次要欄加入清單中。 主要資料行可以編制索引,但由於第二欄 (或欄位) 是由主要欄所控制,所以它不能是唯一或編制索引。

  1. 瀏覽至含有清單的網站。

  2. 在網站導航上選取清單的名稱,或選取 [設定] SharePoint Online 的 [設定] 按鈕 ,選取 [網站內容],然後選取清單的名稱。

  3. 在清單頂端尋找欄標題。 選取 [ + 新增欄 ] 至欄標題的右側。

    在 SharePoint Online 中新增欄。

  4. 從下拉式清單中選取 [ 更多]。

    選取 [更多選項] 按鈕

  5. [此欄的資訊類型為] 下,選取 [ 查閱此網站上已 (的資訊])

  6. 在 [ 取得資訊來源] 欄位中,選取目標清單。

  7. 在 [ 在此欄中] 欄位中,選取主要資料行。

  8. 在 [ 新增欄以顯示每個您要新增的次要資料欄] 下,選取欄名稱旁的核取方塊。 只有含受支援資料類型的欄才會列出。

  9. 之後,如果您想要新增或移除次要欄,請修改查閱欄,然後選取您想要的選項。

    附註: 您無法為次要欄編制索引,或將次要欄設為唯一。

  10. 若要讓查閱欄顯示在預設檢視中,請選取 [新增至預設檢視]

  11. 若要建立強制關聯,請選取 [ 強制關聯線為 ],然後選取 [限制刪除 ] 或 [ 層疊刪除]。

  12. 選取 [確定]。

需要更多協助?

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×