使用查詢加總數據

使用查詢加總數據

本文將說明如何使用稱為匯總函數的函數類型,加總查詢結果集的資料。 本文也簡要說明如何使用其他匯總函數 ,例如 COUNTAVG, 計算或平均結果集的值。 此外,本文說明如何使用合計列, Access 中您用於加總數據的一項功能,而不需要變更查詢的設計。

您想要做什麼?

瞭解加總數據的方法

您可以使用稱為匯總函數的函數類型,加總查詢中的一欄數位。 匯總函數會針對資料行執行計算,並返回單一值。 Access 提供各種匯總函數,包括Sum、Count、Avg (計算) 、Min 和Max。 您可以在查詢中加入 Sum 函數以加總數據,以及使用 Count 函數計算資料,以此類比。

此外, Access 提供數種在查詢中新增 Sum 和其他匯總函數的方法。 您可以:

  • 在資料工作表視圖中開啟查詢,然後新增合計列。 合計列是 Access中的一項功能,可讓您在查詢結果集的一或多個資料行使用匯總函數,而不需要變更查詢的設計。

  • 建立合計查詢。 合計查詢會計算記錄群組中的小計;a 合計列會計算一或多個資料欄 (欄位) 總計。 例如,如果您想要根據縣/市或每季計算所有銷售小計,您可以使用合計查詢,根據想要的類別將記錄分組,然後加總銷售數位。

  • 建立交叉資料表查詢。 交叉資料表查詢是一種特殊類型的查詢,其結果會顯示在類似 Excel 工作表的格線中。 交叉資料表查詢會摘要您的值,然後依據兩組事實加以分組:一組是設定 (列標題) 側,另一組位於頂端 (欄名) 。 例如,您可以使用交叉資料表查詢顯示過去三年每個城市的銷售總額,如下表所示:

城市

2003

2004

2005

巴黎

254,556

372,455

467,892

雪梨

478,021

372,987

276,399

Jakarta

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

附註: 本文中的操作說明區段強調使用 Sum 函數,但請記住,您可以在合計列和查詢中,使用其他匯總函數。 有關使用其他匯總函數的資訊,請參閱本文稍後的 匯總 函數參照一節。

有關其他匯總函數使用方式的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

下列各節中的步驟說明如何新增合計列、使用合計查詢來加總群組之間的資料,以及如何使用交叉資料表查詢來小計群組和時間間隔的資料。 繼續進行時,請記住,許多匯總函數僅適用于設定為特定資料類型的欄位中的資料。 例如 ,SUM 函數僅適用于設定為數字、小數或貨幣資料類型的欄位。 有關每個函數所需的資料類型詳細資訊,請參閱本文稍後的 匯總函數參照一節。

有關資料類型的一般資訊,請參閱修改或變更 欄位的資料類型集一文

頁面頂端

準備一些範例資料

本文中的操作說明區段提供範例資料表。 操作步驟會使用範例資料表,來説明您瞭解匯總函數如何工作。 您也可以選擇將範例資料表新增到新的或現有的資料庫中。

Access 提供數種方式,可新增這些範例資料表至資料庫。 您可以手動輸入資料、將每個資料表複製到試算表程式 ,例如 Excel,然後將工作表導入 Access,或將資料貼到文字編輯器中 ,例如記事本,然後從產生的文字檔中匯出資料。

本節中的步驟說明如何在空白資料工作表中手動輸入資料,以及如何將範例資料表複製到試算表程式,然後將這些資料表導入 Access。 有關建立及匯出文字資料的資訊,請參閱文字檔中資料的匯出 或連結一文

本文中的操作步驟使用下表。 使用這些資料表建立範例資料:

類別 資料 表:

類別

娃娃

遊戲與遊戲

藝術與裝飾

影片遊戲

DVD 和影片

模型與喜好

體育

產品 資料 表:

產品名稱

Price

類別

程式設計師動作圖

$12.95

娃娃

使用 C# (整個家庭玩家的棋盤遊戲)

$15.85

遊戲與遊戲

關係資料庫圖表

$22.50

藝術與裝飾

神奇的電腦晶片 (500 件)

$32.65

遊戲與遊戲

訪問! 遊戲!

$22.95

遊戲與遊戲

電腦小動物與神秘的生物

$78.50

影片遊戲

電腦小動物的練習! The DVD!

$14.88

DVD 和影片

Ultimate Flying Pizza

$36.75

體育

外接 5.25 英吋磁片磁碟機 (1/4 縮放比例)

$65.00

模型與喜好

縣/市非動作圖

$78.88

娃娃

黑暗

$53.33

影片遊戲

建立您自己的鍵盤

$77.95

模型與喜好

訂單 資料 表:

訂單日期

出貨日期

出貨城市

運費

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55.00

11/14/2005

11/15/2005

雪梨

$76.00

11/16/2005

11/17/2005

雪梨

$87.00

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

$43.00

11/17/2005

11/18/2005

巴黎

$105.00

11/17/2005

11/18/2005

斯圖加特

$112.00

11/18/2005

11/19/2005

維也納

$215.00

11/19/2005

11/20/2005

邁阿密

$525.00

11/20/2005

11/21/2005

維也納

$198.00

11/20/2005

11/21/2005

巴黎

$187.00

11/21/2005

11/22/2005

雪梨

$81.00

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92.00

訂單 詳細資料 資料表:

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

Discount

1

建立您自己的鍵盤

12

$77.95

9

5%

1

縣/市非動作圖

2

$78.88

4

7.5%

2

電腦小動物的練習! The DVD!

7

$14.88

6

4%

2

神奇的電腦晶片

4

$32.65

8

0

2

電腦小動物與神秘的生物

6

$78.50

4

0

3

訪問! 遊戲!

5

$22.95

5

15%

4

程式設計師動作圖

1

$12.95

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

4%

5

外接 5.25 英吋磁片磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$65.00

4

10%

6

關係資料庫圖表

3

$22.50

12

6.5%

7

黑暗

11

$53.33

6

8%

7

關係資料庫圖表

3

$22.50

4

9%

附註: 請記住,在一般的資料庫中,訂單詳細資料表只會包含產品識別碼欄位,而不是產品名稱欄位。 範例資料表使用產品名稱欄位,讓資料更容易閱讀。

手動輸入範例資料

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。

    Access 會在您的資料庫中新增新的空白資料表。

    附註: 如果您開啟新的空白資料庫,則無需按照此步驟進行。不過,每當您需要在資料庫中新增資料表時,則要按照此步驟進行。

  2. 按兩下標題資料列的第一個儲存格,然後輸入範例表格中的功能變數名稱。

    根據預設,Access 會以文字新增欄位來表示標題資料行中的空白 欄位,如下所示:

    資料工作表中的新欄位

  3. 使用方向鍵移至下一個空白標題儲存格,然後輸入第二個功能變數名稱 (您也可以按 TAB 或按兩下新儲存格) 。 重複此步驟,直到您輸入所有功能變數名稱。

  4. 在範例資料表中輸入資料。

    當您輸入資料時,Access 會推斷每個欄位的資料類型。 如果您是關係資料庫的新使用者,您應針對資料表中的每個欄位設定特定的資料類型,例如數位、文字或日期/時間。 設定資料類型有助於確保正確輸入資料,也有助於防止錯誤,例如使用電話號碼進行計算。 針對這些範例資料表,您應該讓 Access 推斷資料類型。

  5. 輸入完資料後,請按一下 [儲存

    鍵盤快速鍵按 CTRL+S。

    [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  6. 在 [ 資料表名稱 > 方塊中,輸入範例資料表的名稱,然後按一下 [確定

    您可以使用每個範例資料表的名稱,因為使用方法區段的查詢會使用這些名稱。

  7. 重複這些步驟,直到您建立本節開頭所列的每個範例資料表。

如果您不想手動輸入資料,請遵循下列步驟將資料複製到試算表檔案,然後從試算表檔案將資料導入 Access。

建立範例工作表

  1. 啟動試算表程式,然後建立一個新的空白檔案。 如果您使用 Excel,則預設會建立一個新的空白活頁簿。

  2. 複製上述提供的第一個範例表格,並貼到第一個工作表中,從第一個儲存格開始。

  3. 使用試算表程式所提供的技術,重新命名工作表。 為工作表指定與範例資料表相同的名稱。 例如,如果範例資料表名為 類別,請為工作表指定相同的名稱。

  4. 重複步驟 2 和 3,將每個範例表格複製到空白工作表,然後重新命名工作表。

    附註: 您可能需要在試算表檔案中新增工作表。 有關執行該工作的資訊,請參閱試算表程式的協助。

  5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置,然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [Excel]。

    或者

    按一下 [更多],然後從清單中選取試算表程式。

    [取得外部資料 - 程式名稱試算表] 對話方塊隨即顯示。

  2. 按一下 [流覽」,開啟您先前步驟所建立之試算表檔案,然後按一下 [確定

    [匯入試算表精靈] 隨即啟動。

  3. 根據預設,精靈會選取 (客戶工作表中的第一個工作表,如果您遵循上一節) 中的步驟,而工作表的資料會顯示在精靈頁面的下半部。 按 [下一步]。

  4. 在精靈的下一個頁面上,按一下 [第一列包含欄標題》,然後按一下 [下 一步

  5. 或者,在下一頁,使用欄位選項下的文字方塊和清單來變更功能變數名稱和資料類型,或省略匯出作業中的欄位。 否則,請按一下 [下一步]。

  6. Access 新增主鍵選項保持 選取狀態,然後按一下 [下 一步

  7. 根據預設,Access 會將工作表名稱套用到您的新資料表。 接受名稱或輸入其他名稱,然後按一下 [完成。

  8. 重複步驟 1 到 7,直到您從工作表的每個工作表建立表格。

重新命名主鍵欄位

附註: 當您輸入工作表時,Access 會自動在每一個資料表中新增主鍵資料行,而且根據預設,Access 會將其命名為「識別碼」,並設定為 「自動編號」資料類型。 本文中的步驟說明如何重新命名每個主鍵欄位。 這麼做有助於清楚識別查詢中所有的欄位。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下先前步驟中建立的每一個資料表,然後按一下 [設計檢視

  2. 針對每個資料表,找出主鍵欄位。 根據預設,Access 會命名每個欄位 識別碼

  3. 在每個 主鍵 欄位的功能變數名稱欄中,新增資料表的名稱。

    例如,您將類別資料表的識別碼欄位重新命名為「類別識別碼」,將 Orders 資料表的欄位重新命名為「訂單識別碼」。 針對訂單詳細資料資料表,將欄位重新命名為「詳細資料識別碼」。 針對 「產品」資料表,將欄位重新命名為「產品識別碼」。

  4. 儲存變更。

每當本文中出現範例資料表時,會包含主鍵欄位,而且會使用上述步驟重新命名欄位。

頁面頂端

使用合計列加總數據

您可以新增合計列至查詢,方法如下:在資料工作表視圖中開啟查詢、新增列,然後選取您要查看的匯總函數,例如 Sum、Min、Max或Avg。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢並新增合計列。 您不需要使用上一節所述的範例資料表。

建立基本選取查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 按兩下要用於查詢的資料表。

    選取的資料表在查詢設計工具的上方區段會顯示為視窗。

  3. 按兩下要用於查詢的資料表欄位。

    您可以包含包含描述資料的欄位,例如名稱和描述,但您必須包含包含數值或貨幣資料的欄位。

    每個欄位會出現在設計格線線中的儲存格中。

  4. 按一下 [ 按鈕影像 執行查詢。

    查詢結果集會出現在資料工作表的視圖中。

  5. 或者,切換到設計檢視並調整查詢。 若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵,然後按一下 [設計檢視。 接著,您可以新增或移除資料表欄位,以調整查詢。 若要移除欄位,請選取設計格線線中的欄,然後按 DELETE。

  6. 儲存您的查詢。

新增合計列

  1. 請確定查詢已開啟于資料工作表的視圖中。 若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵,然後按一下 [資料工作表視圖

    -或-

    在功能窗格中,按兩下查詢。 這會執行查詢,並載入結果至資料工作表。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

    新的合計 會出現在資料工作表內。

  3. 在 [ 合計 列> 中,按一下要加總欄位中的儲存格,然後從清單中選取 [ 加總。

隱藏合計列

  • 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

有關使用合計列的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

頁面頂端

使用查詢計算總計

總計是欄中所有值的加總。 您可以計算數種類型的總計,包括:

  • 這是一個簡單的總計,用於將單一欄中的值進行總和。 例如,您可以計算總運費。

  • 計算總計,將多個資料行中的值進行總和。 例如,您可以計算總銷售額,方法是將數個專案的成本乘以訂購的專案數,然後再加總產生的值。

  • 排除部分記錄的總計。 例如,您可以只計算上週五的總銷售額。

下列各節中的步驟說明如何建立每種總計類型。 步驟會使用訂單和訂單詳細資料資料表。

訂單資料表

訂單識別碼

訂單日期

出貨日期

出貨城市

運費

1

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55.00

2

11/14/2005

11/15/2005

雪梨

$76.00

3

11/16/2005

11/17/2005

雪梨

$87.00

4

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

$43.00

5

11/17/2005

11/18/2005

巴黎

$105.00

6

11/17/2005

11/18/2005

斯圖加特

$112.00

7

11/18/2005

11/19/2005

維也納

$215.00

8

11/19/2005

11/20/2005

邁阿密

$525.00

9

11/20/2005

11/21/2005

維也納

$198.00

10

11/20/2005

11/21/2005

巴黎

$187.00

11

11/21/2005

11/22/2005

雪梨

$81.00

12

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92.00

訂單詳細資料資料表

詳細資料識別碼

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

Discount

1

1

建立您自己的鍵盤

12

$77.95

9

0.05

2

1

縣/市非動作圖

2

$78.88

4

0.075

3

2

電腦小動物的練習! The DVD!

7

$14.88

6

0.04

4

2

神奇的電腦晶片

4

$32.65

8

0.00

5

2

電腦小動物與神秘的生物

6

$78.50

4

0.00

6

3

訪問! 遊戲!

5

$22.95

5

0.15

7

4

程式設計師動作圖

1

$12.95

2

0.06

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

0.04

9

5

外接 5.25 英吋磁片磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$65.00

4

0.10

10

6

關係資料庫圖表

3

$22.50

12

0.065

11

7

黑暗

11

$53.33

6

0.08

12

7

關係資料庫圖表

3

$22.50

4

0.09

計算簡單的總計

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 按兩下要用於查詢的資料表。

    如果您使用範例資料,請按兩下 [訂單資料表。

    資料表會出現在查詢設計工具上方區段的視窗中。

  3. 按兩下要加總的欄位。 請確定欄位已設定為數字或貨幣資料類型。 如果您嘗試加總非數值欄位中的值 ,例如文字欄位,Access 會在您嘗試執行查詢時,在準則運算式錯誤訊息中顯示資料類型不一樣。

    如果您使用範例資料,請按兩下 [運費」 欄。

    如果您想要計算這些欄位的總計,可以在格線中新增其他數值欄位。 合計查詢可以計算多個資料行的總計。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]按鈕影像

    合計 會出現在設計格線線中,而 Group By 會顯示在運費欄的儲存格中。

  5. 將合計列儲存格 中的值變更加總

  6. 按一下 [ 執行 按鈕影像 以執行查詢,然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

    提示: 請注意,Access 會將 "SumOf" 附加至您加總之功能變數名稱的開頭。 若要將欄標題變更為更有意義的名稱 ,例如[總運費」,請切換回 [設計檢視>,然後按一下設計格線線中 [運費欄的欄位列。 將游標放在運費旁邊,然後輸入總運費,後面接著冒號,例如:總運費:運費

  7. 或者,儲存查詢並關閉查詢。

計算排除部分記錄的總計

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 按兩下 [訂單資料表與訂單詳細資料表。

  3. 將訂單資料表中的訂單日期欄位新增到查詢設計格線的第一欄。

  4. 在第一欄的準則列中,輸入日期 () -1。 運算式會從計算總計中排除當天的記錄。

  5. 接下來,建立計算每個交易銷售金額的欄。 在格線中第二欄的欄位列中輸入下列運算式:

    總銷售額: (1-[訂單詳細資料]。[折扣]/100) * ([訂單詳細資料]。[單價]*[訂單詳細資料]。[數量])

    請確定運算式參照欄位設定為數字或貨幣資料類型。 如果您的運算式參照設定為其他資料類型的欄位,則當您嘗試執行查詢時,Access 會在準則運算式中顯示資料類型不一樣的郵件。

  6. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    合計 會出現在設計格線線中, 而 Group By 會顯示在第一欄和第二欄。

  7. 第二欄中,將合計列儲存格中的值變更為加總。 Sum 函數 會加總個別的銷售數位。

  8. 按一下 [ 執行 按鈕影像 以執行查詢,然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

  9. 將查詢儲存為 每日銷售

    附註: 下次在設計檢視中開啟查詢時,您可能會發現在總銷售額資料行的欄位和合計列中指定的值稍有變更。 運算式會出現在Sum函數內,而合計列會顯示Expression,而不是Sum。

    例如,如果您使用範例資料並建立查詢 (如上述步驟所示,) 如下所示:

    總銷售額:加 ( (1-[訂單詳細資料]。折扣/100) * ([訂單詳細資料]。Unitprice*[訂單詳細資料]。數量) )

頁面頂端

使用合計查詢計算群組總計

本節中的步驟說明如何建立合計查詢,以計算資料群組中的小計。 繼續進行時,請記住,根據預設,合計查詢只能包含包含群組資料的欄位,例如「類別」欄位,以及包含要加總之資料的欄位,例如「銷售」欄位。 合計查詢不能包含描述類別中專案的其他欄位。 如果您想要查看描述資料,可以建立第二個選取查詢,將合計查詢中的欄位與其他資料欄位合併。

本節中的步驟說明如何建立合計,並選取識別每個產品的總銷售額所需的查詢。 步驟會假設使用這些範例資料表:

產品資料表

產品識別碼

產品名稱

Price

類別

1

程式設計師動作圖

$12.95

娃娃

2

使用 C# (整個家庭玩家的棋盤遊戲)

$15.85

遊戲與遊戲

3

關係資料庫圖表

$22.50

藝術與裝飾

4

神奇的電腦晶片 (500 件)

$32.65

藝術與裝飾

5

訪問! 遊戲!

$22.95

遊戲與遊戲

6

電腦小動物與神秘的生物

$78.50

影片遊戲

7

電腦小動物的練習! The DVD!

$14.88

DVD 和影片

8

Ultimate Flying Pizza

$36.75

體育

9

外接 5.25 英吋磁片磁碟機 (1/4 縮放比例)

$65.00

模型和嗜好

10

縣/市非動作圖

$78.88

娃娃

11

黑暗

$53.33

影片遊戲

12

建立您自己的鍵盤

$77.95

模型和嗜好

訂單詳細資料資料表

詳細資料識別碼

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

Discount

1

1

建立您自己的鍵盤

12

$77.95

9

5%

2

1

縣/市非動作圖

2

$78.88

4

7.5%

3

2

電腦小動物的練習! The DVD!

7

$14.88

6

4%

4

2

神奇的電腦晶片

4

$32.65

8

0

5

2

電腦小動物與神秘的生物

6

$78.50

4

0

6

3

訪問! 遊戲!

5

$22.95

5

15%

7

4

程式設計師動作圖

1

$12.95

2

6%

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

4%

9

5

外接 5.25 英吋磁片磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$65.00

4

10%

10

6

關係資料庫圖表

3

$22.50

12

6.5%

11

7

黑暗

11

$53.33

6

8%

12

7

關係資料庫圖表

3

$22.50

4

9%

下列步驟假設訂單資料表和訂單詳細資料資料表中的產品識別碼欄位之間具有一對多關聯性,而訂單資料表位於該關係的「一」端。

建立合計查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 選取您處理的資料表,然後按一下 [新增

    每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

    如果您使用先前列出的範例資料表,請新增產品與訂單詳細資料資料表。

  3. 按兩下要用於查詢的資料表欄位。

    一般來說,您只會將群組欄位和值欄位新增到查詢。 不過,您可以使用計算而非值欄位,接下來的步驟會說明如何執行此操作。

    1. 從產品資料表新增類別欄位至設計格線線。

    2. 在格線的第二欄中輸入下列運算式,以建立計算每個交易銷售金額的欄:

      總銷售額: (1-[訂單詳細資料]。[折扣]/100) * ([訂單詳細資料]。[單價]*[訂單詳細資料]。[數量])

      請確定在運算式中參照的欄位是數位或貨幣資料類型。 如果您參照其他資料類型的欄位,Access 會在您嘗試切換到資料工作表視圖時,在準則運算式中顯示錯誤訊息資料類型不符。

    3. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

      合計會出現在設計格線線中,而該列的第一欄和第二欄會顯示群組。

    4. 第二欄中,將合計 列中的值變更加總。 Sum 函數 會加總個別的銷售數位。

    5. 按一下 [ 執行 按鈕影像 以執行查詢,然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

    6. 讓查詢保持開啟狀態,以用於下一節。

      使用準則與合計查詢

      您于上一節建立查詢時,會包含基礎資料表中的所有記錄。 計算總計時,不會排除任何順序,而且會顯示所有類別的總計。

      如果您需要排除某些記錄,您可以在查詢中新增準則。 例如,您可以忽略低於 $100 的交易,或只計算部分產品類別的總計。 本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則:

    7. 計算合計時忽略特定群組的準則。    例如,您將只計算遊戲、藝術和框取及運動類別的總計。

    8. 計算後隱藏特定總計的準則。    例如,您可以只顯示大於 $150,000 的總計。

    9. 將個別記錄排除在總計中的準則。    例如,當單價 * 數量 () 低於 $100 時,您可以排除個別的銷售交易。

      下列步驟說明如何一一新增準則,並查看對查詢結果的影響。

      新增準則至查詢

    10. 從設計檢視的上一節開啟查詢。 若要這麼做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的檔索引鍵,然後按一下 [設計檢視

      -或-

      在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視

    11. 類別識別碼 欄的準則列中,輸入 =小品或運動,或藝術和圖樣

    12. 按一下 [ 執行 按鈕影像 以執行查詢,然後以 [資料工作表視圖> 顯示結果。

    13. 切換回設計檢視,在總銷售額欄的準則列中,輸入>100。

    14. 執行查詢以查看結果,然後切換回設計檢視。

    15. 現在新增準則以排除低於 $100 的個別銷售交易。 若要這麼做,您需要新增另一欄。

      附註: 您無法在總銷售額欄中指定第三個準則。 您在此欄中指定的任何準則會適用于總計值,而非個別值。

    16. 將運算式從第二欄複製到第三欄。

    17. 在新的合計列中,選取位置,然後于準則列中輸入>20。

    18. 執行查詢以查看結果,然後儲存查詢。

      附註: 下次在設計檢視中開啟查詢時,您可能會發現設計格線線稍有變更。 第二欄中,欄位列中的運算式會顯示在Sum函數內,而合計列中的值會顯示運算式,而不是Sum。

      總銷售額:加 ( (1-[訂單詳細資料]。折扣/100) * ([訂單詳細資料]。Unitprice*[Orde r Details]。數量) )

      您也會看到第四欄。 此欄是第二欄的一份副本,但您第二欄中指定的準則實際上會顯示為新欄的一部分。

頁面頂端

使用交叉資料表查詢加總多個群組的資料

交叉資料表查詢是一種特殊類型的查詢,其結果會顯示在類似 Excel 工作表的格線中。 交叉資料表查詢會摘要您的值,然後依據兩組事實加以分組:一組是設定 (一組列標題) ,另一組位於頂端 (一組欄標題) 。 此圖說明範例交叉資料表查詢結果集的一部分:

範例交叉資料表查詢。

繼續進行時,請記住,交叉資料表查詢不會一直填入結果集的所有欄位,因為您用於查詢的資料表不一定包含每個可能的資料點的值。

當您建立交叉資料表查詢時,通常會包含來自多個資料表的資料,而且一定包含三種類型的資料:做為列名使用的資料、做為欄名使用的資料,以及您想要加總或其他計算的值。

本節中的步驟假設下表:

訂單資料表

訂單日期

出貨日期

出貨城市

運費

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55.00

11/14/2005

11/15/2005

雪梨

$76.00

11/16/2005

11/17/2005

雪梨

$87.00

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

$43.00

11/17/2005

11/18/2005

巴黎

$105.00

11/17/2005

11/18/2005

斯圖加特

$112.00

11/18/2005

11/19/2005

維也納

$215.00

11/19/2005

11/20/2005

邁阿密

$525.00

11/20/2005

11/21/2005

維也納

$198.00

11/20/2005

11/21/2005

巴黎

$187.00

11/21/2005

11/22/2005

雪梨

$81.00

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92.00

訂單詳細資料資料表

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

Discount

1

建立您自己的鍵盤

12

$77.95

9

5%

1

縣/市非動作圖

2

$78.88

4

7.5%

2

電腦小動物的練習! The DVD!

7

$14.88

6

4%

2

神奇的電腦晶片

4

$32.65

8

0

2

電腦小動物與神秘的生物

6

$78.50

4

0

3

訪問! 遊戲!

5

$22.95

5

15%

4

程式設計師動作圖

1

$12.95

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

8

$36.75

8

4%

5

外接 5.25 英吋磁片磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$65.00

4

10%

6

關係資料庫圖表

3

$22.50

12

6.5%

7

黑暗

11

$53.33

6

8%

7

關係資料庫圖表

3

$22.50

4

9%

下列步驟說明如何建立交叉資料表查詢,以按城市將總銷售額分組。 查詢使用兩個運算式來返回格式化日期和銷售總額。

建立交叉資料表查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 按兩下要用於查詢的資料表。

    每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

    如果您使用範例資料表,請按兩下 [訂單資料表與訂單詳細資料表。

  3. 按兩下要用於查詢的欄位。

    每個功能變數名稱會出現在設計格線線之欄位 的空白儲存格中。

    如果您使用範例資料表,請從訂單資料表新增出貨城市與出貨日期欄位。

  4. 在 [欄位] 列的下一個空白儲存格中,複製並貼上或輸入下列運算式:總銷售額:加總 (CCur ([訂單詳細資料]。[單價]*[數量]* (1-[折扣]) /100) *100)

  5. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [交叉資料表]。

    合計 交叉表列 會顯示在設計格線線中。

  6. 按一下 [城市」 欄位中 [ 合計 列> 中的儲存格,然後選取 [群組者。 對出貨日期欄位執行相同的工作。 將 Total Sales 欄位 的 Total 儲存格中的值變更為 運算式

  7. 交叉表列中,將城市欄位中的儲存格設為列名、將出貨日期欄位設為欄標題,以及將Total Sales 欄位設為值。

  8. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

    查詢結果會顯示在資料工作表的視圖中。

頁面頂端

匯總函數參照

下表列出並說明 Access 在合計列和查詢中提供的匯總函數。 請記住,Access 提供的查詢匯總函數比針對合計資料列提供的函數更多。 此外,如果您使用 Access 專案 (Access 前端連接至 Microsoft SQL Server 資料庫) ,您可以使用 SQL Server 提供的較大型匯總函數集。 有關該函陣列的資訊,請參閱 Microsoft SQL Server Books Online。

函數

描述

資料類型 為 (e)

Average

計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。

數位、貨幣、日期/時間

Count

計算欄中的項目數量。

複雜的重複純量資料 (例如多重值清單欄) 以外的所有資料類型。

有關多重值清單的資訊,請參閱多重值欄位及建立或刪除 多重值欄位的文章指南

Maximum

傳回最高值的項目。 對於文字資料,最高值為最後一個字母值 -Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數位、貨幣、日期/時間

Minimum

傳回最低值的項目。 對於文字資料,最低值為第一個字母值 -Access 會忽略大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數位、貨幣、日期/時間

標準差

衡量值與平均值 (平均數) 之間的離散程度。

有關使用此函數的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

數位、貨幣

Sum

加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。

數位、貨幣

Variance

計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含少於兩列,Access 會返回 Null 值。

有關變異數函數的詳細資訊,請參閱資料工作表中的顯示 資料行合計一文

數位、貨幣

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