使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 簽出或簽入文件庫檔案

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 簽出或簽入文件庫檔案

含有螢幕助讀程式內容標籤的大聲朗讀符號。 本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。 如需更多一般說明,請參閱 Microsoft 支援首頁

使用 Microsoft 365 中的 SharePoint 鍵盤和螢幕閱讀程式,在文件庫中簽出和簽入檔案。 我們已使用朗讀程式和 JAWS 進行測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。 取出檔案後,您可以在線上或離線編輯,並視需求多次儲存檔案,但其他人無法進行編輯。 存回檔案後,其他小組成員會看到您變更的內容,並且可依照他們所擁有的權限取出及編輯檔案。

附註: 

  • 新 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用,因此您的應用程式可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能,請加入 Office 測試人員計畫

  • 若要深入了解螢幕助讀程式,請移至如何在 Microsoft Office 使用螢幕助讀程式

  • 當您使用 Microsoft 365 中的 SharePoint 時,建議您使用 Microsoft Edge 做為您的網頁瀏覽器。 由於 Microsoft 365 中的 SharePoint 會在您的網頁瀏覽器中執行,因此鍵盤快速鍵會與傳統型程式中的有所不同。 例如,若要跳入/跳出命令,您會使用 Ctrl+F6,而不是 F6。 此外,F1 (說明) 和 Ctrl+O (開啟) 等常用快速鍵適用於網頁瀏覽器,但不適用於 Microsoft 365 中的 SharePoint。

本主題內容

取出文件庫中的檔案

  1. 登入貴組織的 Microsoft 365 帳戶,啟動 SharePoint 應用程式,然後開啟您的文件庫。

    提示: SharePoint Online 的文件庫提供兩種檢視模式:傳統檢視和 Microsoft 365 中的 SharePoint 體驗。 Microsoft 365 中的 SharePoint 體驗是大多數使用者的預設檢視模式。 不過,如果您在瀏覽文件庫時聽到「立即查看按鈕」,表示您正在使用傳統體驗。 若要檢視 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫,請在聽到「立即查看按鈕」時按下 Enter。 在您的文件庫檢視變更為 Microsoft 365 中的 SharePoint 體驗,且焦點從 [立即查看] 按鈕移至 [新增] 連結之後,您會聽見您的文件庫名稱,後面接著「新增」。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「表格、資料夾、檔案或專案清單」。

  3. 若要在清單中移動並選取您想要簽出和編輯的檔案,請使用向上鍵和向下鍵。 如果您需要的檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,然後按 Enter。 按 Tab 鍵,直到您聽見「表格、資料夾清單、檔案或專案」,然後,若要選取檔案,請使用向上鍵和向下鍵。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift+Tab,直到您聽見:「命令列」。

  5. 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「您可以使用所選項目執行的其他工作」,然後按 Enter。

  6. 若要簽出檔案,請按向下鍵,直到您聽見「簽出」,然後按 Enter。 選取的檔案會簽出給您,並據此標示該檔案。

附註: 若其他小組成員嘗試編輯或取出檔案,系統會發出通知,指出您已取出檔案。 他們仍然可以檢視檔案,但在您存回檔案之前無法看到您所做的變更。

開啟取出的檔案進行編輯

當您取出檔案後,系統會將其標示為已取出,並且禁止他人編輯內容。 您現在可以開啟或下載檔案,然後進行編輯。

  1. 簽出檔案後,焦點會位於功能表列上。 若要移至已簽出的檔案,請按 Tab 鍵,直到您聽見檔案名。

  2. 如果焦點不在正確的檔案上,請按 Tab 鍵,直到您聽見檔案名,然後按向上鍵和向下鍵,直到您聽見正確的檔案。 若要開啟檔案,請按 Enter。 檔案會在瀏覽器上的另一個選項卡中開啟,現在您可以進行變更。 如果是檔, Microsoft 365 檔案會在適當的應用程式中開啟,例如 (或 Word 網頁版Excel 網頁版) 。

    提示: 如果您想要在桌面應用程式中開啟檔案,請按 Shift+Tab,直到您聽見:「命令列」。 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「開啟」,然後按 Enter。 按向下鍵,直到您聽見要開啟檔案的應用程式,然後按 Enter。

將檔案存回文件庫

  1. 在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中,瀏覽至您的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「表格、資料夾、檔案或專案清單」。

  3. 若要在清單中移動並選取要簽入的檔案,請使用向上鍵和向下鍵。 如果檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,然後按 Enter。 按 Tab 鍵,直到您聽見「表格、資料夾清單、檔案或專案」,然後,若要選取檔案,請使用向上鍵和向下鍵。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift+Tab,直到您聽見:「命令列」。

  5. 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「您可以使用所選項目執行的其他工作」,然後按 Enter。

  6. 若要簽入檔案,請按向下鍵,直到您聽見「簽入」,然後按 Enter。

    [ 簽入> 對話方塊即會顯示。

  7. 在 [ 簽入> 對話方塊中,輸入摘要說明您變更的批註。 若有多人在處理同一份檔案,存回檔案時加上註解會相當有幫助。 註解會列在文件的版本歷程記錄中,假使您需要將文件還原至較舊的版本,這項資訊就相當實用。

  8. 按 Tab 鍵,直到您聽見「簽入」,然後按 Enter。 您編輯過的檔案版本會取代文件庫中的版本,並且為已存回狀態。 其他人現在可檢視您所做的變更,以及取出檔案並進行變更 (如果有相關權限的話)。

捨棄對取出的檔案所做的變更

如果您決定不對檔案進行或保留任何變更,您可以捨棄取出,這不會影響版本歷程記錄。

  1. 在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中,瀏覽至您的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「表格、資料夾、檔案或專案清單」。

  3. 若要在清單中移動並選取要捨棄取出的檔案,請使用向上鍵和向下鍵。 如果檔案位於子資料夾中,請選取該資料夾,然後按 Enter。 按 Tab 鍵,直到您聽見「表格、資料夾清單、檔案或專案」,然後,若要選取檔案,請使用向上鍵和向下鍵。

  4. 若要移至功能表列,請按 Shift+Tab,直到您聽見:「命令列」。

  5. 按向右鍵或向左鍵,直到您聽見「您可以使用所選項目執行的其他工作」,然後按 Enter。

  6. 若要捨棄取出,請按向下鍵,直到您聽見「捨棄取出」,然後按 Enter。

    確認對話方塊即會顯示。

  7. 如果您確定要捨棄對檔案的變更,請按 Tab 鍵,直到您聽見「是」,然後按 Enter。 您對文件所做的所有變更都會遭到捨棄,且檔案會維持取出時的狀態。 如果有許可權,其他人現在可以簽出檔案並自行編輯。

另請參閱

使用螢幕助讀程式將檔案上傳至 SharePoint Online 的文件庫中

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 的文件庫中建立新的文件

SharePoint Online 中的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 中執行基本工作

使用螢幕閱讀程式在線上流覽SharePoint流覽

使用 Microsoft 365 中的 SharePoint 鍵盤和螢幕閱讀程式,在文件庫中簽出和簽入檔案。 我們已使用朗讀程式和 JAWS 進行測試,但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧,就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。 您也會瞭解如何開啟取出的檔案進行編輯或捨棄對取出檔案的變更。

附註: 

  • 新 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用,因此您的應用程式可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能,請加入 Office 測試人員計畫

  • 若要深入了解螢幕助讀程式,請移至如何在 Microsoft Office 使用螢幕助讀程式

  • 當您使用 Microsoft 365 中的 SharePoint 時,建議您使用 Microsoft Edge 做為您的網頁瀏覽器。 由於 Microsoft 365 中的 SharePoint 會在您的網頁瀏覽器中執行,因此鍵盤快速鍵會與傳統型程式中的有所不同。 例如,若要跳入/跳出命令,您會使用 Ctrl+F6,而不是 F6。 此外,F1 (說明) 和 Ctrl+O (開啟) 等常用快速鍵適用於網頁瀏覽器,但不適用於 Microsoft 365 中的 SharePoint。

本主題內容

取出文件庫中的檔案

當您簽出檔案時,檔案會標示為已簽出,且無法編輯給其他人。

如果其他人嘗試編輯或簽出檔案,系統將會通知他們已將檔案簽出。 他們仍然可以查看檔案,但您必須簽入檔案,才能看到您進行中的變更。

  1. 開啟 Microsoft 365 中的 SharePoint 檔案的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見要簽出的檔案名。

  4. 在正確的檔中,按 Shift+F10 以開啟操作功能表。

  5. 按向上鍵,直到您聽見「更多、功能表項目」,然後按向右鍵以展開功能表。

  6. 若要簽出檔案,請按向上鍵,直到您聽見「簽出」,然後按 Enter。

開啟已簽出的檔案進行編輯

一旦簽出檔案後,您可以線上或離線編輯檔案,並盡可能多儲存一次,但其他人無法編輯檔案。

  1. 開啟 Microsoft 365 中的 SharePoint 檔案所在的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見已簽出檔案的名稱。

  4. 在正確的檔案上之後,請執行下列其中一項操作:

    • 若要在瀏覽器上的個別選項卡中開啟檔案,請按 Enter。 如果檔是 Microsoft 365 ,檔案會在適當的 App 中開啟,例如 Word 網頁版 或 Excel 網頁版。

    • 若要在桌面應用程式中開啟檔案,請按 Shift+F10。 您聽見:「開啟、功能表項目」。 按向右鍵以展開功能表。 按向下鍵,直到您聽見「在應用程式中開啟」,然後按 Enter。

將檔案存回文件庫

存回檔案後,其他小組成員會看到您變更的內容,並且可依照他們所擁有的權限取出及編輯檔案。 您編輯並簽入的檔案版本會取代文件庫中的版本。

提示: 

  • 如果您在檔案中開啟及編輯 Office 網頁版 檔案 ,例如 Word 網頁版 檔案,系統會自動儲存您的變更。 如果您在桌面應用程式中開啟檔案,請務必先儲存工作,再存檔案。

  • 您也可以新增簽入批註,當多位人員處理檔案時,這些批註會很有説明。 註解會列在文件的版本歷程記錄中,假使您需要將文件還原至較舊的版本,這項資訊就相當實用。

  1. 開啟 Microsoft 365 中的 SharePoint 檔案所在的文件庫。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見已簽出檔案的名稱。

  4. 按 Shift+F10 以開啟操作功能表。

  5. 按向上鍵,直到您聽見「更多、功能表項目」,然後按向右鍵以展開功能表。

  6. 按向下鍵,直到您聽見「簽入」,然後按 Enter。 [ 簽入> 對話方塊隨即開啟。 焦點會位於關閉按鈕上。

  7. 若要新增您變更的選擇性摘要或同事覺得有用的筆記,請按 Tab 鍵,直到您聽見「批註、編輯」,然後輸入文字。

  8. 按 Tab 鍵,直到您聽見「簽入」,然後按 Enter。

    檔案已簽入。 其他人現在可檢視您所做的變更,以及取出檔案並進行變更 (如果有相關權限的話)。

捨棄取出的變更

如果您決定不對取出的檔案進行或保留任何變更,您可以捨棄取出,這不會影響版本歷程記錄。

附註: 一旦簽入檔案後,您就不再可以捨棄變更。

  1. 開啟 Microsoft 365 中的 SharePoint 文件庫,其中包含要捨棄之變更的取出檔案。

  2. 若要移至資料夾和檔案清單,請按 Tab 鍵,直到您聽見:「切換所有專案的選取專案」。

  3. 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見已簽出檔案的名稱。

  4. 按 Shift+F10 以開啟操作功能表。

  5. 按向上鍵,直到您聽見「更多、功能表項目」,然後按向右鍵以展開功能表。

  6. 若要捨棄取出並移除變更,請按向下鍵,直到您聽見「捨棄取出」,然後按 Enter。 隨後會出現一個確認對話方塊。

  7. 按 Tab 鍵,直到您聽見「是」,然後按 Enter。

    您對文件所做的所有變更都會遭到捨棄,且檔案會維持取出時的狀態。 如果有許可權,其他人現在可以簽出檔案並自行編輯。

另請參閱

使用螢幕助讀程式將檔案上傳至 SharePoint Online 的文件庫中

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 的文件庫中建立新的文件

SharePoint Online 中的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式在 SharePoint Online 中執行基本工作

使用螢幕閱讀程式在線上流覽SharePoint流覽

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