使用資料表或查詢做為合併列印的資料來源

您可以使用 Microsoft Word 合併列印嚮導來建立合併列印作業。 您也可以從 Access取得此嚮導,您可以在 Access 資料庫中設定使用資料表或查詢做為套印信件、電子郵件訊息、郵件標籤、信封或目錄的資料來源的合併列印程式。

本主題說明如何從 Access 啟動 [合併列印] 嚮導,並在資料表或查詢與 Microsoft Word 檔之間建立直接連結。 本主題涵蓋書寫字母的程式。 如需如何設定合併列印程式的逐步說明,請參閱 Microsoft Word 說明。

使用資料表或查詢做為資料來源

  1. 開啟源資料庫,然後在 [功能窗格] 中,選取您要用來做為合併列印資料來源的資料表或查詢。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [ Word 合併]。 

    [Microsoft Word 合併列印嚮導] 隨即啟動。

  3. 選取是否要在現有檔或新檔中建立連結,然後按一下[確定]

  4. 如果您選擇連結至現有的檔,請在 [選取 Microsoft Word 檔] 對話方塊中,找出並選取該檔案,然後按一下 [開啟]。

    Word 隨即啟動。 根據您的選擇,Word 會開啟您指定的檔或新檔。

  5. 在 [合併列印] 窗格中的 [選取檔案類型] 底下,按一下 [字母],然後按一下[下一步:開始檔] ,繼續進行步驟2。

  6. 在步驟2中,按一下[下一步:選取收件者]。

    在步驟3中,您會在 Access 和 Word 檔中建立資料來源之間的連結。 因為您是從 Access 啟動嚮導,所以會自動建立此連結。 在 [選取收件者] 底下,請注意選取 [使用現有清單],而且您的資料來源名稱會顯示在 [使用現有清單] 下。

    合併列印資料來源

  7. 如果您想要自訂資料表或查詢的內容,請按一下 [編輯收件者清單]。

    編輯收件者清單

    您可以篩選、排序及驗證資料。 按一下 [確定] 以繼續進行。

  8. 按一下[下一步:撰寫信函以繼續]。 依照 [合併列印] 窗格中的其餘指示操作,然後在步驟5中,按一下[下一步:完成合併]

使用資料表或查詢做為資料來源的其他方式

您可以以其他方式將資料表或查詢指定為數據源。 例如,您可以將資料表或查詢從 Access 匯出至 ODBC 資料庫、Microsoft Excel 檔案、文字檔或任何其他與 Word 相容的檔案格式,然後使用 [Word 合併列印嚮導] 連結到產生的檔案。

  1. 如果您還沒有匯出資料表或查詢,請執行此動作。 在 Access 的 [功能窗格] 中,選取您要使用的資料表或查詢,然後在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下您要匯出的格式,然後依照指示進行。

  2. 在 Word 中,如果沒有顯示 [合併列印] 窗格,請在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,按一下 [開始合併列印] 底下的箭號,然後按一下 [合併列印分步] 嚮導。 [合併列印] 窗格隨即出現。

  3. 在 [合併列印] 窗格的步驟3中,按一下 [使用現有清單] 底下的[流覽] 或 [編輯收件者清單]。

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,指定您在 Access 中建立的資料檔案,然後按一下 [開啟]。

  5. 依照下列任何一個對話方塊中的指示進行。 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,檢查並自訂檔案的內容。 繼續進行之前,您可以篩選、排序及驗證內容。

  6. 按一下[確定],然後按一下 [下一步:合併列印] 窗格中撰寫信件。 如需自訂合併列印的詳細指示,請參閱 Word 說明。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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