如果您使用 Microsoft 365 或 Microsoft Exchange帳戶Outlook,您可以使用 排程助理員 和會議室 Finder 來協助排程會議。

附註: 新的會議室 Finder 于 Microsoft 365 Outlook 版本 2012 (版本 13530.20316) 。 會議室 Finder 對 WebView2 具有相依性,WebView2 于 221 Microsoft 365 4 月 1 日推出至用戶端。 版本 2101 (版本 13628.20274) 更新版本。 有關 WebView2 的資訊,請參閱系統管理檔:Microsoft Edge WebView2 和 Microsoft 365 Apps - Office |Microsoft Docs。 

  1. 在新的會議中,新增[必要的出席者、開始時間和結束時間,然後按一下 [位置> 欄位結尾的 [會議室尋找>按鈕。
    選取會議室尋找工具按鈕,可協助您尋找可用的會議室

  2. 選擇會議室 Finder 上的會議室特定專案。 這些會議室是由您的 Microsoft 管理員或Exchange Microsoft 365所設定。

  3. 如果會議有多個出席者且會議室忙碌,可能很難找到適合所有人的時間。 若要尋找人員與會議室的可用性,請選取功能區上的 排程助理員按鈕,然後選取自動選取並選擇適當的準則。

    附註: 此功能會取代較舊版本的建議時間Outlook。

    會議室 Finder 可協助您尋找可用的會議室。

  4. 找到適當的時段並新增會議室至會議之後,請選取 功能區上的 會議。 接著,您可以關閉會議室 Finder。 完成會議設定後,請選取 傳送。 

使用排程小幫手

  1. 從信箱,選取會議>或日曆中的新增專案,然後選取新會議。 您也可以使用鍵盤快速鍵 Ctrl+Shift+Q 來建立新會議要求。

  2. 在 To 方塊中 新增 出席者。

  3. 主題方塊 中,輸入會議或活動的描述。

  4. 選取排程助理員功能區中的選項。 在收件者方塊中,每一位輸入的收件者都會看到一列。 如果您想要新增更多出席者,可以在會議名稱的任何空白列輸入排程助理員。

  5. 出席者忙碌的時間會以深藍色顯示。 您的出席者有暫定約會的時間會顯示在淺藍色雜湊區塊中,而出席者工作時間以外的時間則以淺灰色顯示。 選取所有出席者可用的時間。

  6. 若要選取所有出席者的最佳時間,請使用右欄中的會議室Finder。 您可以查看出席者發生衝突的時間。

使用會議室尋找工具 

  1. 在新的會議,選取功能上的 排程助理員按鈕。

  2. 使用顯示會議室清單下拉式清單來挑選會議室清單。 這些清單是由 Microsoft 管理員或系統管理員Exchange Microsoft 365 設定。 

    使用會議室 Finder 查看會議可用的會議室。

  3. 選取可用的會議室,將會議室新增到會議排程助理員加入會議作為收件者。 

  4. 建議 的時間窗格 會找出會議的最佳時間,此時間定義為大多數出席者可以使用的時間。 最佳會議時間會顯示在窗格頂端。 若要選取任何一個建議的時間,請按一下 [建議的時間> 窗格中 的時間 建議。 您也可以在空閒/忙碌的格線上手動選取時間。

    使用建議的時間選擇器查看出席者何時可以使用。

    1. 如果您想要讓會議重複發生,請在 [會議>功能表的 [選項」 群組中,按一下 [週期,選取週期模式,然後按一下[確定

      當您在會議要求中新增週期性模式時 ,會議功能表會變更為 週期性會議

  5. 完成會議設定後,請按一下 [傳送。

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