使用 Access 資產追蹤範本

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使用Access 資產追蹤範本追蹤的電腦、辦公室設備] 或其他項目已擁有或維護的人員。此版本的常見的 Access 範本也可讓您搜尋資產詳細資料，顯示或隱藏欄，傳送電子郵件訊息，以及對應資產擁有者的地址。

想要觀看影片，瞭解使用此範本嗎？請參閱本文中，使用 [資產追蹤資料庫範本。

附註: 在過去幾年已更新資產追蹤資料庫範本。以下指示請參閱最新版本可供下載的範本。如果下列步驟不符合您所看到的內容，您可能使用較舊版本的範本。

開始使用

在本文中，我們使用 [資產追蹤範本的基本步驟。

準備使用資料庫

當您第一次開啟資料庫時，Access 會顯示 [歡迎使用] 表單。若要防止此表單顯示下一次開啟資料庫時，請清除 [顯示歡迎使用此資料庫開啟時的核取方塊。

關閉 [歡迎使用表單] 以開始使用資料庫。
若要確認已啟用所有資料庫內容，在 [訊息列] 中按一下 [啟用這個內容]。

如需有關如何啟用資料庫內容的詳細資訊，請參閱決定是否要信任資料庫。

顯示或隱藏已停用的資產

已停用的資產會有已停用的日期或目前日期之前的項目。資產可能會變成已停用是因過時的損毀，否則時未使用。您可以顯示或隱藏已停用的資產清單表單上的資產。

在資產清單表單上，選取或清除 [顯示已停用] 核取方塊。

搜尋資產或連絡人

快速搜尋] 方塊可讓您快速找到資產清單表單上的資產」與「連絡人清單表單上的連絡人。

輸入您想要在 [快速搜尋] 方塊中搜尋的文字，然後按 enter 鍵。

存取篩選清單，以顯示只包含您搜尋文字的記錄。若要返回的完整清單，請按一下 [清除目前的搜尋。（這是在 [搜尋] 方塊內的 [X]）。

篩選資產清單

在資產清單表單上，您可以篩選清單的資產，並儲存您最愛的篩選，以供日後使用。

套用篩選，以滑鼠右鍵按一下表單，然後選取您要的篩選。
按一下 [儲存篩選]。
在篩選詳細資料] 表單中，輸入篩選名稱和描述，然後再按一下 [關閉]。
若要套用儲存的篩選，使用 [我的最愛] 篩選器] 方塊，或按一下 [ （清除篩選）若要移除篩選。

顯示或隱藏欄

在資產清單表單和 [連絡人清單] 表單，預設會隱藏某些欄位（欄）。若要變更的欄位會顯示：

按一下 [顯示/隱藏欄位。
在 [取消隱藏欄] 對話方塊中，選取您想要顯示每個資料行旁邊的核取方塊。清除 [隱藏欄] 核取方塊。

顯示資產] 或 [連絡人詳細資料

資產詳細資料] 表單和 [連絡人詳細資料] 表單可讓您檢視及輸入項目相關的詳細資訊。若要顯示資產詳細資料] 或 [連絡人詳細資料表單：

在資產清單表單或連絡人清單] 表單上，按一下 [開啟您想要查看之項目旁。

新增圖片

在 [資產詳細資料] 表單和 [連絡人詳細資料] 表單，您可以新增圖片和其他附件。

圖片框資產詳細資料] 表單上，按一下 [新增或移除附件。

在 [連絡人詳細資料] 表單上的圖片框架，按一下 [編輯的圖片]。
在 [附件] 對話方塊中，按一下 [新增。
在 [選擇檔案] 對話方塊中，瀏覽至含有該檔案的資料夾。
選取您想要新增的檔案，然後按一下 [開啟。
在 [附件] 對話方塊中，按一下[確定]。

附註: 您可以附加每個項目，包括不同的檔案類型，例如文件或試算表的多個的檔案。

從 Microsoft Outlook 中新增連絡人

如果您使用 Microsoft Outlook 時，您可以新增連絡人] 或 [資產擁有者從該程式而無需重新輸入資訊。

在 [連絡人清單] 表單中，按一下 [新增從 Outlook]。
在 [選取名稱以新增] 對話方塊中，選取您想要新增至資料庫的名稱。
按一下 [新增]，然後按一下 [確定]。

顯示連絡人的地址的地圖

在連絡人詳細資料] 表單中，如果您輸入街道地址的連絡人，您可以顯示的所在位置的地圖：

按一下 [對應這個地址。

顯示報表

資產追蹤包含多個報表，包括所有資產、資產詳細資料、已停用資產、連絡人通訊錄，等等。若要顯示的報表：

在 [功能窗格] 底下的報表，請按兩下您想要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。如需詳細資訊，請參閱建立簡易報表一文。

修改 [資產追蹤資料庫

您可以將新欄位新增至 [資產] 資料表，然後將該欄位新增到資產清單表單、資產詳細資料] 表單中，與資產詳細資料] 報表，來自訂資產追蹤資料庫。

Assets 資料表中新增欄位

關閉所有開啟的索引標籤。
在 [功能窗格] 中按兩下Assets資料表。
向右捲動，直到您看到命名新增欄位的資料行。按兩下欄名，然後輸入欄位名稱。

您在欄中，輸入資料的第一次存取會為您的資料類型。

將欄位新增至表單或報表

一旦在表格中新增欄位，可以然後將它新增至表單或報表。

以滑鼠右鍵按一下表單或報表，在 [功能窗格中的，然後按一下 [版面配置檢視。
在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中，按一下 [新增現有欄位]。
將所需的欄位從 [欄位清單拖曳至表單或報表。