使用 Microsoft Query 來取回外部資料

使用 Microsoft Query，您可以連接到外部資料源、從這些外部來源選取資料、將資料導入工作表，並視需要重新更新資料，讓您的工作表資料與外部來源中的資料保持同步。

您可以存取的資料庫類型     您可以從數種類型的資料庫取得資料，包括 Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server，Microsoft SQL Server OLAP Services。 您也可以從您的Excel和文字檔中取回資料。

Microsoft Office驅動程式，您可以使用這些驅動程式從下列資料來源中取回資料：

• Microsoft SQL ServerAnalysis Services (OLAP 提供者)

• Microsoft Office訪問

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• 悖論

• 文字檔資料庫

您也可以使用 ODBC 驅動程式或其他製造商的資料來源驅動程式，從此處未列出的資料來源中，包括其他類型的 OLAP 資料庫，來取回信息。 如需安裝此處未列出的 ODBC 驅動程式或資料來源驅動程式的資訊，請查看資料庫的檔，或與您的資料庫廠商聯繫。

從資料庫選取資料     您可以建立查詢，以從資料庫取回資料，而查詢是詢問儲存在外部資料庫中之資料的問題。 例如，如果您的資料是儲存在 Access 資料庫中，您可能會想要瞭解特定產品按地區顯示的銷售數位。 您可以只選取要分析的產品和地區的資料，以取回部分資料。

使用 Microsoft Query，您可以選取您想要的資料行，並僅將資料Excel。

在單一作業中更新工作表     一旦在 Excel中擁有外部資料，每當資料庫變更時， 重新整理 資料來更新分析，而不需要重新建立摘要報表和圖表。 例如，您可以建立每月銷售摘要，並每個月當新的銷售數位進入時重新更新。

Microsoft Query 如何使用資料來源     設定特定資料庫的資料來源之後，每當您想要建立查詢以選取及從該資料庫選取資料時，就可以使用它，而不需要重新輸入所有連接資訊。 Microsoft Query 會使用資料來源來連接到外部資料庫，並顯示可用的資料。 建立查詢並將資料返回 Excel 之後，Microsoft Query 會提供 Excel 活頁簿，同時提供查詢和資料來源資訊，以便當您要重新將資料重新建立時重新連接到資料庫。

使用 Microsoft Query 來匯出資料     若要使用 Microsoft Query 將外部資料Excel，請遵循下列基本步驟，以下各節將詳細說明每個步驟。

什麼是資料來源？     資料來源是一組儲存的資訊，可讓 Excel 和 Microsoft Query 連接到外部資料庫。 當您使用 Microsoft Query 設定資料來源時，請為數據源命名，然後提供資料庫或伺服器的名稱和位置、資料庫類型，以及登入和密碼資訊。 資訊也包括 OBDC 驅動程式或資料來源驅動程式的名稱，這是一個能與特定資料庫類型建立連結的程式。

若要使用 Microsoft Query 設定資料來源：

1. 在 [ 資料> 索引鍵的 [ 取得外部 資料> 群組中，按一下 [ 從其他來源，然後按一下 [ 從 Microsoft Query中取得資料> 。

2. 請執行下列其中一個操作：

   • 若要指定資料庫、文字檔或活頁簿的資料來源Excel，請按一下 [資料庫Excel。

   • 若要指定 OLAP Cube 資料來源，請按一下[OLAP Cubes> Tab。 只有在您從 Excel 執行 Microsoft Query 時，才能使用Excel。

3. 按兩下 [新增<資料來源>。

   -或-

   按一下 <[新增資料來源>， 然後按一下 [ 確定。

   系統 會顯示 [建立新資料來源 > 對話方塊。

4. 在步驟 1 中，輸入名稱以識別資料來源。

5. 在步驟 2 中，按一下您做為資料來源之資料庫類型的驅動程式。

   附註: 

   • 如果您想要存取的外部資料庫不受 Microsoft Query 安裝的 ODBC 驅動程式支援，則需要向協力廠商廠商取得並安裝 Microsoft Office 相容的 ODBC 驅動程式，例如資料庫製造商。 如需安裝指示，請聯絡資料庫廠商。

   • OLAP 資料庫不需要 ODBC 驅動程式。 安裝 Microsoft Query 時，會針對使用 Analysis Services 建立的資料庫安裝Microsoft SQL Server驅動程式。 若要連接到其他 OLAP 資料庫，您需要安裝資料來源驅動程式和用戶端軟體。

6. 按一下連線，然後提供連結至資料來源所需的資訊。 針對資料庫、Excel和文字檔，您提供的資訊取決於您選取的資料來源類型。 系統可能會要求您提供登入名稱、密碼、您使用的資料庫版本、資料庫位置，或資料庫類型特有的其他資訊。

   重要: 

   • 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 弱式密碼未結合這些元素。 強式密碼：Y6dh!et5。 弱式密碼：House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

   • 您必須記住密碼。 若忘記了密碼，Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處，不要將所保護的資訊存放在同一處。

7. 輸入所需資訊之後，按一下 [ 確定 或 完成 後，返回 [ 建立新資料來源> 對話方塊。

8. 如果您的資料庫有資料表，而且您希望特定資料表自動顯示在查詢精靈中，請按一下步驟 4 的方塊，然後按一下您想要的資料表。

9. 如果您在使用資料來源時不想輸入登入名稱和密碼，請選取在資料來源定義中儲存我的使用者識別碼和密碼核取方塊。 儲存的密碼未加密。 如果核取方塊無法使用，請參閱資料庫管理員，判斷是否可以使用此選項。

   安全性附註: 在連接到資料來源時，請避免保存登入資訊。 此資訊可能會儲存為純文字，而惡意使用者可能會存取訊號，以破壞資料來源的安全性。

完成這些步驟之後，您的資料來源名稱會顯示在 [選擇 資料來源> 對話方塊中。

針對大部分查詢使用查詢精靈     查詢精靈可輕鬆地選取並彙集資料庫中不同資料表和欄位的資料。 您可以使用查詢精靈選取要包含的資料表和欄位。 內部聯 (查詢作業，指定兩個數據表中的資料列會根據相同的欄位值合併) 當精靈識別一個資料表中的主鍵欄位和第二個數據表中名稱相同的欄位時，就會自動建立。

您也可以使用精靈來排序結果集，以及執行簡單的篩選。 在精靈的最後一個步驟中，您可以選擇將資料Excel，或進一步精簡 Microsoft Query 中的查詢。 建立查詢之後，就可以在 Excel 或 Microsoft Query 中執行查詢。

若要啟動查詢精靈，請執行下列步驟。

1. 在 [ 資料> 索引鍵的 [ 取得外部 資料> 群組中，按一下 [ 從其他來源，然後按一下 [ 從 Microsoft Query中取得資料> 。

2. 在 [ 選擇資料來源> 對話方塊中，確認已選取 [使用查詢 精靈建立/編輯 查詢> 核取方塊。

3. 按兩下您想要使用的資料來源。

   -或-

   按一下您想要使用的資料來源，然後按一下 [ 確定。

直接在 Microsoft Query 中處理其他類型的查詢     如果您想要建立比查詢精靈允許更複雜的查詢，可以直接在 Microsoft Query 中工作。 您可以使用 Microsoft Query 來查看及變更在查詢精靈中開始建立查詢，或者不需要使用精靈來建立新查詢。 當您要建立執行下列工作的查詢時，請直接在 Microsoft Query 中工作：

• 從欄位選取特定資料     在大型資料庫中，您可能會想要選擇欄位中的一些資料，並省略不需要的資料。 例如，如果您需要包含許多產品資訊之欄位中兩個產品的資料，您可以使用 準則 來只選取您想要的兩個產品的資料。

• 每次執行查詢時，根據不同的準則來取回資料     如果您需要為相同外部資料Excel多個區域建立相同的報表或摘要 ，例如每個地區的個別銷售報告，您可以建立一個 參數查詢。 當您執行參數查詢時，系統會提示您輸入值做為查詢選取記錄時的準則。 例如，參數查詢可能會提示您輸入特定區域，而您可以重複使用此查詢來建立每個地區銷售報告。

• 以不同方式連接資料     查詢精靈所建立的內部連接是建立查詢時最常用的連線類型。 不過，有時候您想要使用不同的連線類型。 例如，如果您有產品銷售資訊表和客戶資訊表，內部聯入 (查詢精靈) 所建立的類型會防止針對尚未進行購買的客戶取得客戶記錄。 您可以使用 Microsoft Query 連接這些資料表，以取得所有客戶記錄，以及購買這些客戶的銷售資料。

若要啟動 Microsoft Query，請執行下列步驟。

1. 在 [ 資料> 索引鍵的 [ 取得外部 資料> 群組中，按一下 [ 從其他來源，然後按一下 [ 從 Microsoft Query中取得資料> 。

2. 在 [選擇資料來源> 對話方塊中，確定已清除 [使用查詢 精靈建立/編輯 查詢> 核取方塊。

3. 按兩下您想要使用的資料來源。

   -或-

   按一下您想要使用的資料來源，然後按一下 [ 確定。

重新使用和共用查詢     在查詢精靈和 Microsoft Query 中，您可以將查詢儲存為 .dqy 檔案，您可以修改、重複使用及共用。 Excel直接開啟 .dqy 檔案，這可讓您或其他使用者從同一個查詢建立其他外部資料範圍。

若要從資料庫開啟已儲存Excel：

1. 在 [ 資料> 索引鍵的 [ 取得外部 資料> 群組中，按一下 [ 從其他來源，然後按一下 [ 從 Microsoft Query中取得資料> 。 系統 會顯示 [選擇資料來源 > 對話方塊。

2. 在 [ 選擇資料來源> 對話方塊中，按一下 [查詢> 索引 鍵。

3. 按兩下要開啟的已儲存查詢。 查詢會顯示在 Microsoft Query 中。

如果您想要開啟已儲存的查詢，且 Microsoft Query 已經開啟，請按一下 [Microsoft 查詢 檔案 > 功能表，然後按一下 [ 開啟。

如果您按兩下 .dqy 檔案，Excel開啟、執行查詢，然後將結果插入新工作表。

如果您想要共用以外部Excel為基礎的摘要或報表，您可以為其他使用者提供包含外部資料範圍的活頁簿，也可以建立 範本。 範本可讓您儲存摘要或報表，而不儲存外部資料，讓檔案變小。 當使用者開啟報表範本時，會收集外部資料。

在查詢精靈或 Microsoft Query 中建立查詢之後，您可以將資料Excel工作表。 接著，資料會變成 外部資料範圍 或 樞紐分析表 格式及重新格式化的一個或多個資料。

格式化已取回的資料     在 Excel中，您可以使用圖表或自動小計等工具來呈現及摘要 Microsoft Query 所檢索的資料。 您可以格式化資料，當您重新格式化外部資料時，格式會保留。 您可以使用自己的欄標籤，而不是功能變數名稱，並自動新增列號。

Excel自動格式化您于範圍結尾輸入的新資料，以符合前述列。 Excel自動複製在前一列重複的公式，並延伸至其他列。

您隨時都可以開啟或 (此選項) 關閉：

1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

   在 [ Excel 2007：按一下 [Microsoft Office按鈕 ，按一下 [Excel選項，然後按一下 [進位模式> 類別。

2. 在 編輯選項區 段，選取延伸 資料範圍格式和公式 檢查。 若要再次關閉自動資料範圍格式，請清除此核取方塊。

<c0>重新整理外部資料</c0>。     當您重新更新外部資料時，會執行查詢以取回符合您規格的任何新資料或變更的資料。 您可以在 Microsoft Query 和 Excel 中重新Excel。 Excel提供數種重新檢查查詢的選項，包括每當您開啟活頁簿時重新檢查資料，以及定期自動重新重新處理資料。 您可以在重新Excel時繼續使用，也可以檢查資料重新更新時的狀態。 詳細資訊，請參閱重新建立外部資料Excel。

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