修改、編輯或變更報表

本主題說明您可以用於修改現有 Access 報表的技巧。 Access 提供兩種可用於變更報表的視圖:版面配置視圖和設計檢視。 您決定要使用哪個視圖,取決於您嘗試完成哪些特定工作。 您最後可能會使用這兩種視圖進行變更。

您想要做什麼?

瞭解版面配置視圖

版面配置視圖是最直覺的視圖,可用來修改報告,而且幾乎可用於您想要在 Access中對報表進行的所有變更。 在版面配置視圖中,報表實際執行中,因此您可以看見資料,就像列印時一樣。 不過,您也可以在此視圖中變更報表設計。 由於您可以在修改報告時看到資料,因此對於設定欄寬、新增群組層次,或執行幾乎任何其他會影響報表外觀和可讀性的工作,這是一個非常有用的視圖。 下圖顯示在版面配置視圖中的客戶通訊錄報表。

版面配置檢視中的報表

您以版面配置視圖看到的報表外觀與列印報表不同。 例如,在版面配置視圖中沒有分頁線。 此外,如果您已經使用版面設定來設定報表欄的格式,欄不會顯示在版面配置視圖中。 不過,版面配置視圖提供您列印報表非常接近的近似值。 如果您想要查看報表列印時的外觀,請使用預覽列印。

某些工作無法在版面配置視圖中執行,因此您必須切換到設計檢視。 在某些情況下,Access 會顯示一則訊息,告訴您必須切換到設計檢視,以便進行特定變更。

瞭解設計檢視

設計檢視提供您報表結構的更詳細視圖。 您可以看見報表、頁面和群組的頁眉和頁腳區。 報表並未實際在設計檢視中執行,因此您無法在工作期間看到基礎資料;不過,與在版面配置視圖中比較簡單,您可以在設計檢視執行某些工作。 您可以:

  • 新增更多控制項至報表,例如,標籤、影像、線條和矩形。

  • 不需要使用屬性表,可直接在文字方塊中編輯文字方塊控制項資料來源。

  • 變更版面配置視圖中無法使用的某些屬性。

下圖顯示設計檢視中的客戶通訊錄報表。

設計檢視中的報表

在視圖間切換

Access 提供各種在視圖間切換的方法。 如果報表已開啟,您可以執行下列其中一項操作,切換到另一個視圖:

  • 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的報表,然後在快捷方式功能表上按一下您想要的視圖。

  • 以滑鼠右鍵按一下報表的檔 Tab 或標題列,然後在快捷方式功能表上按一下您想要的視圖。

  • 在 [ 首頁> Tab 的 [視圖 群組中,按一下 [視圖 > 按鈕以在可用的視圖之間切換。 或者,您可以按一下 [視圖> 下的箭 點,然後從功能表中選取其中一個可用的視圖。

  • 以滑鼠右鍵按一下報表本身的空白區域,然後按一下您想要的視圖。 如果報表在 [設計檢視> 中開啟,您必須在設計格線線外按一下滑鼠右鍵。

  • 按一下 Access 狀態列上的其中一個小視圖圖示。

如果報表未開啟,請在 [功能窗格> 中按兩下報表,以在 [報表檢視> 中開啟報表。 若要在另一個視圖中開啟報表,請以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的報表,然後在快捷方式功能表上按一下您想要的視圖。

附註: 如果您要修改已使用頁面設定建立多個欄的報表 (例如郵件標籤報表) ,則只能在預覽列印中查看欄。 當您在報表檢視或版面配置視圖中查看報表時,Access 會在單一欄中顯示資料。

在版面配置視圖中修改報告

本節說明您可以在版面配置視圖中執行一些常見的報表修改。

變更版面配置視圖中的欄或欄位寬度

  1. 按一下要調整欄中的專案。

    專案周圍會繪製一個邊框,表示已選取欄位。

  2. 拖曳邊界的右邊緣或左邊緣,直到欄成為您想要的寬度。

變更版面配置視圖中的列或欄位高度

  1. 按一下要調整的列專案。

    專案周圍會繪製一個邊框,表示已選取欄位。

  2. 拖曳邊框的上邊緣或下邊緣,直到列成為您想要的高度。

在版面配置視圖中新增欄位

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

    顯示可用欄位的清單。 如果其他資料表中有可用的欄位,這些欄位會顯示在其他資料表的欄位下:。

  • 將欄位從欄位 清單拖曳 到報表。 當您移動欄位時,以強調顯示的區域會指出當您放開滑鼠按鍵時,欄位的放置位置。

    附註: 若要一次新增多個欄位,請按住 CTRL 鍵,然後按一下欄位清單中的每個您想要的欄位。 接著,放開 CTRL 鍵,然後將欄位拖曳到報表上。 欄位會彼此相鄰。

頁面頂端

瞭解控制項版面配置

控制項版面配置是水準和垂直對齊控制項的輔助線,可賦予報表統一的外觀。 您可以將控制項版面配置想成表格,其中表格的每個儲存格都包含一個控制項。 下列程式會說明如何在控制項版面配置中新增、移除或重新排列控制項。

控制項版面配置有兩種:表格式和堆疊。

  • 在表格式控制項版面配置中,控制項會以列和欄排列,例如試算表,頂端有一些標籤。 表格式控制項版面配置一定橫跨報表的兩個區段;無論控制項在哪個區段,這些標記都位在控制項上方的區段。 下圖顯示基本的表格式控制項版面配置。

    基本表格式控制項版面配置

  • 在堆疊式版面配置中,控制項會以垂直方式排列,就像在紙張表單上所看到的一樣,每個控制項左側都有一個標籤。 堆疊版面配置一定包含在單一報表區段內。 下圖顯示基本的堆疊式控制項版面配置。

    基本堆疊式控制版面配置

您可以在報表上擁有任一類型的多個控制項版面配置。 例如,您可能有一個表格式版面配置來為每個記錄建立一列資料,然後在下方建立一或多個堆疊式版面配置,其中包含相同記錄中的更多資料。

建立新的控制項版面配置

在下列情況下,Access 會自動建立欄控制項版面配置:

  • 按一下建立選項卡上之報表 按鈕影像 報表群組中的報表,即可建立新報表。

  • 若要建立新報表, 按鈕影像 按一下報表群組中的空白報表,然後將欄位從欄位清單窗格拖曳到報表。

在現有的報表上,您可以執行下列操作來建立新的控制項版面配置:

  1. 選取要新增到版面配置中的控制項。

  2. 如果您想要新增其他控制項至相同的版面配置,請按住 SHIFT 鍵,然後選取這些控制項。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 在 [排列圖>索引鍵的 [表格群組中,按一下表格式或堆疊式格式。

    • 以滑鼠右鍵按一下選取的控制項或控制項,指向 [版面配置,然後按一下表格式或堆疊式。

Access 會建立控制項版面配置,並將選取的控制項新增到該版面配置。

將控制項版面配置從表格式切換為堆疊,或從堆疊切換為表格式

若要將整種版面配置從一種版面配置類型切換為另一種:

  • 按一下版面配置左上角的橘色版面配置選取器,選取控制項版面配置。

    已選取版面配置中所有的儲存格。

  • 執行下列其中一個動作:

    • 在 [排列 (的[表格群組中,按一下您想要的版面配置類型) 。

    • 以滑鼠右鍵按一下控制項版面配置,指向 [版面配置,然後按一下您想要的版面配置類型。

Access 會重新排列控制項到您選取的版面配置類型。

將一個控制項版面配置分割成兩個版面配置

您可以使用下列程式,將控制項版面配置分割成兩種版面配置:

  1. 按住 SHIFT 鍵,然後按一下要移至新控制項版面配置的控制項。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 在 [排列 (表格群組中,按一下新版面配置想要的版面配置類型 (堆疊) 。

    • 以滑鼠右鍵按一下選取的控制項,指向 [ 版面配置,然後按一下您想要的新版面配置版面配置類型。

Access 會建立新的控制項版面配置,並將選取的控制項新增到該版面配置中。

重新排列控制項版面配置中的控制項

  • 您可以將控制項拖曳到您想要的位置,以在控制項版面配置中移動控制項。 當您拖曳欄位時,水準或垂直列會指出放開滑鼠按鍵時要放置的位置。

  • 您可以將控制項從一個控制項版面配置移至相同類型的另一個控制項版面配置。 例如,您可以將控制項從堆疊式版面配置拖曳到另一個堆疊式版面配置,但無法拖曳至表格式版面配置。

新增控制項至控制項版面配置

從欄位清單窗格新增欄位至現有的控制項版面配置    

  • 只要將欄位從欄位清單 窗格拖 曳到版面配置。 水準或垂直清單示當您放開滑鼠按鍵時,欄位的放置位置。

新增現有控制項至現有的控制項版面配置    

  1. 選取要新增到控制項版面配置的第一個控制項。

  2. 如果您想要新增其他控制項至相同的版面配置,請按住 SHIFT 鍵,然後選取這些控制項。 您可以選取其他控制項版面配置中的控制項。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 如果報表在設計檢視中開啟,請將選取的欄位拖曳到版面配置。 水準或垂直列會指出當您放開滑鼠按鍵時,欄位的放置位置。

    • 如果報表在版面配置視圖中開啟:

      1. 在 [ 排列索引 鍵中, [表格群組中,按一下要新增的版面配置類型。 如果您要新增到表格式版面配置,請按一下[表格式。 如果您要新增到堆疊式版面配置,請按一下[堆疊式圖)。

        Access 會建立新版面配置,並將選取的控制項新增到該版面配置。

      2. 將新版面配置拖曳到現有的版面配置。 水準或垂直列會指出當您放開滑鼠按鍵時,欄位的放置位置。

從控制項版面配置移除控制項

移除控制項版面配置中的控制項可讓您將其放在報表的任何位置,而不會影響任何其他控制項的位置。

  1. 選取您想要從版面配置移除的控制項。 若要選取多個控制項,請按住 SHIFT 鍵,然後按一下要移除的控制項。 若要選取版面配置中所有的控制項,請按一下版面配置左上角的版面配置選取器方塊。

  2. 以滑鼠右鍵按一下其中一個選取的控制項,指向 [ 版面配置」,然後按一下 [移除版面配置

    Access 會從版面配置移除選取的控制項。

提示: 若要防止控制項在移動時插入控制項版面配置,請按住 CTRL 鍵,然後將控制項拖曳到您想要的位置。

頁面頂端

刪除欄位或欄

  1. 按一下要刪除的欄位或欄,或按一下其標籤或欄標題。

    Access 會繪製專案周圍的邊框,表示該專案已選取。

  2. 按 DELETE。

變更頁面設定

使用頁面設定定位上的頁面大小和版面配置群組來變更大小、方向、邊緣等。

  1. 按一下 [ 設定頁面設定> 按鈕

  2. 在 [ 頁面大小」 群組中,按一下 [大小 > 以選取不同的紙張大小。

  3. 在 [ 頁面大小」 群組中,按一下 [邊距 以調整報表的邊距。

  4. 在 [ 版面配置群組中 , Click Portrait or Landscape to change the paper 方向.

變更欄位的格式

  1. 選取要設定格式的功能變數。

  2. 在格式的選項卡上,使用字型大小群組中的工具來使用您想要的格式。

將文字方塊綁定至其他欄位 (變更控制項控制項來源)

  1. 在要變更控制項來源的欄或欄位內按一下。

    專案周圍會繪製一個邊框,表示已選取欄位。

  2. 如果屬性工作表目前未顯示,請按 F4 以顯示。

  3. 在屬性 的資料標籤上,將 ControlSource 屬性設為新欄位。 您可以選取下拉式清單中的欄位,或在方塊中輸入運算式。

變更報表的記錄來源

  1. 如果沒有顯示內容表,請按 F4 以顯示它。

  2. 在屬性工作表頂端的下拉式清單中,按一下 [報表

  3. 按一下屬性表中的 [資料] 索引標籤。

  4. 在記錄 來源 下拉式清單中,選取要用於記錄來源的資料表或查詢,或按一下 [建立器] 按鈕 以顯示查詢建立器。

    附註: 如果報表目前是以資料表為基礎,Access 會詢問您是否要根據資料表建立查詢。 按一下 [是 」 以顯示查詢建立器並建立查詢,或按一下 [否 」 以取消作業。 如果您選擇建立查詢,新查詢會成為報表的記錄來源。 它會以「內嵌」查詢建立,也就是說,是儲存在報表 的 RecordSource 屬性中的查詢,而不是另一個查詢物件。

在欄位中自動換行

  1. 如果沒有顯示內容表,請以滑鼠右鍵按一下要換行的欄位,然後按一下 [ 內容。 否則,只要按一下欄位即可選取。

  2. 在屬性表的格式卷點上,將Can以屬性設為Yes。

新增格線

如果您的控制項包含在控制項版面配置中,您可以新增格線,以在控制項之間提供更視覺化的區隔。

  1. 按一下控制項版面配置中的任一欄位。

    在欄位周圍繪製一個邊框,表示已選取它。

  2. 在 [ 排列索引 鍵的表格 群組 中,按一下 格線

  3. 從下拉式清單中選取您想要的格線樣式。

附註: 您也可以以滑鼠右鍵按一下控制項版面配置中的任一欄位,指向版面配置、指向格線,然後選取您想要的格線類型,即可新增格線。

頁面頂端

新增或修改標誌或其他影像

下列程式會說明如何使用標誌工具在報表新增標誌,以及如何調整影像控制或影像控制內圖像的大小。

新增商標

  • 在 [設計 > 鍵 的 [頁眉 /頁腳群組中 ,按一下 標誌

    畫面 上會顯示 [插入圖片 > 對話方塊。

  • 流覽至儲存標誌檔案的資料夾,然後按兩下該檔案。

    Access 會將標誌新增到報表的左上角。

調整包含標誌或其他圖像的控制項大小

  1. 按一下包含圖像的控制項。

    控制項周圍會繪製一個邊框,表示已選取該控制項。

  2. 將指標放在邊框上。 當指標變成雙頭箭號時,您可以朝箭號指示的方向拖曳,讓影像控制放大或縮小。

請注意,影像的 Size Mode 屬性預設值為 Clip,這表示無論影像控制的大小或大小,影像都會維持相同大小。 如果您想在調整控制項大小時放大或縮小影像,請執行下列操作:

調整控制項內的標誌或影像大小

  1. 選取影像。

  2. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  3. On the Format tab of the property sheet, set the Size Mode property to the option you want:

設定

描述

剪輯

無論您進行影像控制的大小或大小,影像都會保持相同大小。 如果您讓影像控制項小於影像,影像會裁剪。

伸展

圖像會垂直和水準延伸,以配合影像控制項的大小。 不會保留影像的原始長寬比,因此除非您精確地設定影像控制項的高度和寬度,否則此設定可能會導致影像扭曲。

縮放

當影像控制調整大小時,圖像會盡可能調整為較大,而不會影響影像的原始長寬比。

頁面頂端

新增或編輯報表標題

下列程式會說明如何新增或編輯包含報表標題的標籤。

新增標題至報表

  • 在 [ 設計> 鍵 的 [頁眉 /頁腳群組中, 按一下 標題

    新的標籤會新增到報表標題中,而報表名稱會輸入為報表標題。

  • 建立標籤時,會選取標籤中的文字,這樣一來,如果您想要變更文字,就可以開始輸入想要的標題。

  • 完成時按 ENTER。

編輯報表標題

  1. 按兩下包含報表標題的標籤,將游標放在標籤中。

  2. 輸入要作為報表標題的文字,完成後按 ENTER。

新增頁碼、目前日期或目前時間

下列程式會說明如何新增頁碼至報表,以及如何新增目前日期或目前時間。

新增頁碼

  • 在 [ 設計> 鍵 的 [頁眉 /頁腳群組中, 按一下 頁碼

    顯示 [頁碼 > 對話方塊。

  • 選擇頁碼的格式、位置和對齊方式。

  • 如果您不希望 第一 頁有數位,請清除顯示第一頁的頁碼核取方塊。

  • 按一下 [確定]。

    頁碼會新增到報表。 切換到預覽列印,以查看列印報表時的數位外觀。

新增日期或時間

  • 在 [ 設計> 按鈕 的頁眉 /頁腳群組 中,按一下 [日期及時間

    [ 日期及時間> 對話方塊即會顯示。

  • 如果您不想包括日期,請清除 [包括日期] 核取方塊。

  • 如果您想要包含日期,請按一下您想要的日期格式。

  • 如果您不想包括時間,請清除 [包括時間] 核取方塊。

  • 如果您想要包含時間,請按一下想要的時間格式。

    以您選擇的格式顯示日期和時間的範例會出現在對話方塊的 [範例」 區域中。

  • 按一下 [確定]。

在設計檢視中修改報告

在某些情況下,您無法在版面配置視圖中對報表執行某些修改,而且必須改為使用設計檢視。

新增行號

  1. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [文字方塊]。

  2. 按一下要顯示行號的區段開啟區域。 在大多數情況下,這會是詳細資料區段。 您稍後會將文字方塊移至其最終位置。

    當您按一下報表時,Access 會建立一個新的未綁定文字方塊。

  3. 按一下新文字方塊 (左側的標籤,然後) DELETE。

  4. 在新的文字方塊中按一下以選取它,然後再按一下以將游標置於文字方塊中。

  5. 輸入 =1, 然後按 ENTER。

  6. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 以顯示屬性表。

  7. 在屬性 的資料標籤上,將 Running Sum 屬性設定為 全部全部

    附註: 如果這是群組報表,而且您希望每個群組的編號從 1 開始,請設定屬性為Over Group。

  8. 將指標放在文字方塊右邊緣的調整大小控點上,然後拖曳到左側,即可將文字方塊調整為較小的寬度。 請保留足夠的空間,以用於預期會在此報表上看到的最大行號。

  9. 如果需要,請為詳細資料區段最左邊的文字方塊保留空間,方法為將該區段的現有控制項拖曳到右側,或調整該區段最左邊的控制項大小。

  10. 將新的文字方塊拖曳到您想要在報表上顯示的位置。

  11. 切換到報表檢視、預覽列印或版面配置視圖以查看行號。

讓群組標題顯示在每一頁的頂端

對於橫跨多個頁面的群組,讓群組標題顯示在每一頁的頂端很有説明,這樣您可以輕鬆地查看資料位於哪個群組。 您可以在版面配置視圖中選取群組標題,但更容易在設計檢視中執行這項操作。

  1. 按兩下群組標題區段選取器 (群組標題區段上方的水準) 。

  2. 在屬性的格式卷點上,將重複區段屬性設為Yes。

在子報表自己的設計檢視視窗中開啟

當您在設計檢視中開啟報表時,報表上所包含的任何子報表也會在設計檢視中開啟。 不過,每個子報表會顯示在其子報表控制項內,而不是另一個視窗。 由於子報表控制項通常太小,無法輕鬆地使用,因此通常比較方便在子報表的視窗中開啟,然後進行編輯。 若要開啟新視窗中的子報表,請執行下列其中一項操作:

  • 選取子報表,然後在 [設計檢視>的 [工具> 群組中,按一下 [新增視窗的子報表

  • 在子報表控制項外按一下,確定未選取該控制項,然後在子報表控制項內以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [新增視窗的子 報表

頁面頂端

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