修改從範本建立的新資料庫

每個範本都包含在 Access 是完整的追蹤應用程式,其中包含預先定義的資料表、表單、報表、查詢、宏和關聯。 這些範本是專為立即實用的立即使用所設計,因此您可以建立以範本為基礎的新資料庫,並快速上手。 不過,有時候您可能會想要修改新資料庫,例如新增或重新命名欄位,或變更報表。

本文說明如何執行您可能會想要對從範本建立的資料庫執行最常見的修改。 請參閱文章連結,以深入瞭解特定區域。

您想要做什麼?

瞭解資料表和欄位的基本知識

建立資料庫時,您的資料會儲存在資料表中,資料表是以主體為基礎的列和欄清單。 您將要追蹤的資訊專案儲存在欄位或 (欄) 。 例如,在連絡人資料表中,您可以建立姓氏、名字、電話號碼和位址的欄位。 針對產品資料表,您可以建立產品名稱、產品識別碼和價格的欄位。

您必須謹慎選擇欄位。 例如,建立欄位來儲存計算值通常不一樣。 在大多數情況下,您可以要求 Access 時計算值。 當您選擇欄位時,請嘗試將資訊儲存在最實用的小部分。 例如,請考慮將名字和姓氏分開儲存,而不是在單一欄位中使用全名。 一般而言,如果您需要針對資訊專案報告、排序、搜尋或執行計算,請自行放在欄位中。

如需設計資料庫及選擇欄位的詳細資訊,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

欄位具有特定的定義特性。 例如,每個欄位都有可唯一識別資料表中欄位的名稱。 欄位也有選擇符合要儲存之資訊的資料類型。 資料類型會決定可儲存的值,以及可針對這些值執行的作業,以及每個值所預留的儲存空間量。 每個欄位也有關聯的設定群組,稱為屬性,可定義欄位的外觀或行為特性。 例如 ,Format 屬性會定義欄位的顯示版面配置,也就是說,欄位的顯示方式。

在資料表中插入、加入或建立新欄位

您可以在資料工作表的視圖中輕鬆新增欄位至資料表。 不過,您也可以在設計檢視的表格中新增欄位。 在 [資料工作表視圖> 中,您可以在 [按一下以新增欄標題> 下方的儲存格中輸入一些資料, 以新增 欄位。 您也可以在設計檢視的表格中新增欄位。

若要深入瞭解如何新增欄位至資料工作表中的資料表,請參閱新增或刪除資料工作表中的 資料行一文

若要深入瞭解在設計檢視中新增欄位至資料表,請參閱建立資料表 及新增欄位一文

附註: 當您新增欄位至資料表時,欄位不會自動新新增到您現有的表單和報表。 您必須手動將欄位新增到這些表單和報表,才能顯示在表單和報表上。

從資料表刪除欄位

如果可以,您應該避免從其中一個提供的範本所產生之資料庫中刪除欄位,因為該欄位很可能用於其他資料庫物件,例如表單和報表。 因此,當您嘗試使用使用該欄位的其他資料庫物件時,刪除欄位會產生結果,資料庫物件無法如預期地工作。 您必須從所有使用該欄位的物件移除欄位的任何參照,其他物件才能正確工作。

當您決定必須從範本產生的資料庫中刪除欄位時,可以在資料工作表視圖或設計檢視中執行。 請記住,如果其他資料庫物件參照已刪除的欄位,您必須修改那些其他物件,以移除參照。 例如,如果報表包含一個已綁定至已刪除欄位的控制項,而您執行該報表,則會顯示錯誤訊息,因為 Access 找不到該欄位的資料。

刪除欄位時,會永久刪除該欄位中儲存的所有資訊。 基於這個原因,刪除欄位時應該小心,刪除欄位之前,應該先建立資料庫的備份。

您必須先確保欄位不參與任何資料表關係,才能刪除欄位。 如果您嘗試刪除存在關係的欄位,Access 會警告您必須先刪除這些關係。

有關如何刪除資料表關係的逐步指示,請參閱建立、 編輯或刪除關係一文

有關如何從資料表刪除欄位的逐步指示,請參閱刪除 欄位一文

重新命名欄位或資料表

如果可以,您應該避免重新命名從其中一個提供範本產生的資料庫欄位或資料表,因為該欄位或資料表可能用於其他資料庫物件,例如表單和報表。 因此,當您嘗試使用其他使用欄位或資料表的資料庫物件時,重新命名欄位或資料表會產生結果。 如果其他物件仍參照舊名稱,則可能無法如預期地工作。 若要讓其他物件正確工作,必須將舊名稱變更為新名稱。 如果在[存取選項選項> 對話方塊的目前資料庫類別中選取了 [執行名稱自動校正> 核取方塊,大部分的工作都會自動完成。

您可能會想要變更資料工作表中的欄標題中顯示的文字。 您可以這麼做,而不需要重新命名欄位。 如果您只想要變更欄標題中的文字,而不想重新命名欄位,請參閱變更欄標題中顯示 的文字一節

必要時,您可以在功能窗格中重新命名資料表,或在資料工作表視圖或設計檢視重新命名欄位。 在這麼做之前,如果您尚未開啟名稱自動校正選項,請考慮開啟該選項。

開啟名稱自動校正選項

當您重新命名資料庫物件 ,例如欄位、資料表、表單或報表時,通常會希望名稱變更傳播到整個資料庫。 否則,參照舊名稱的物件無法如預期方式工作。 Access 名稱自動校正功能,可協助傳播名稱變更。 根據預設, 名稱自動校正 會針對 Access中的所有新資料庫開啟。 不過,如果關閉,您可以執行下列操作來開啟它。

開啟名稱自動校正選項

  1. 按一下 [檔案] > [選項]。 

  2. 在 Access 選項對話方塊中 ,按一下左窗格中的 [目前資料庫

  3. 名稱自動校正選項下,選取追蹤名稱 自動校正資訊 核取方塊,然後選取執行 名稱自動校正 核取方塊。

  4. 如果您想要保留記錄名稱自動校正所執行之每項變更的資料表,請選取記錄名稱自動 更正變更 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]。

  6. 若要儲存變更,請按一下[快速存取工具列上的儲存。

附註: 名稱自動校正功能與自動校正功能不同。 名稱自動校正功能可修正物件之間的參照。 自動校正功能可修正經常拼錯的字詞或片語。

在資料工作表視圖中重新命名欄位

  1. 在功能窗格中,按兩下要重新命名欄位的表格。

    資料表會以資料工作表視圖開啟。

  2. 以滑鼠右鍵按一下要重新命名之欄位的欄標題,然後按一下快捷方式功能表上的 [重新 命名欄位。

  3. 輸入欄位的新名稱,然後按 ENTER。

在設計檢視中重新命名欄位

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要重新命名欄位的表格,然後按一下 快捷方式功能表上的 [設計檢視。

    資料表會以設計檢視開啟。

  2. 針對要重新命名的 欄位, 按一下 [功能變數名稱欄位名稱> 欄中的儲存格。

    提示: 若要選取整個功能變數名稱,請指向名稱中第一個字元的左邊,直到指標變成箭號,然後按一下。

  3. 編輯文字以重新命名欄位。

  4. 若要儲存變更,請按一下[快速存取工具列上的儲存。

重新命名資料表

您可以直接從功能窗格重新命名資料表和大多數的其他資料庫物件。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要重新命名的表格,然後按一下快捷方式功能表上的 [ 重新命名。

    附註: 您必須先關閉參照資料表的所有開啟物件,才能重新命名資料表。

  2. 輸入新名稱,然後按 ENTER。

  3. 若要儲存變更,請按一下[快速存取工具列上的儲存。

變更欄標題中顯示的文字

標題是一種標題或標題,您可以設定欄位的標題屬性 來指派給 欄位。 標題與功能變數名稱無關,每個欄位都有功能變數名稱,也可以有標題。 例如,您可能會想要讓功能變數名稱成為單一單字,但不含內嵌空格。 接著,您可以使用 Caption 屬性來建立包含空格的更具描述性的名稱。 Access 會在資料工作表的視圖中,以及查詢、表單和報表的標號和標題中,顯示功能變數名稱。

如果您沒有提供標題屬性的文字,功能變數名稱預設會使用。

如果您想要變更出現在資料工作表檢視列標題中的名稱,您可以設定欄位的 Caption 屬性,而不變更功能變數名稱。 若要變更欄位的 Caption 屬性 ,請執行下列操作:

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要變更標題的表格,然後按一下 快捷方式功能表上的 [設計檢視。

    資料表會以設計檢視開啟。

  2. 針對您想要設定標題屬性的欄位,按一下 [功能變數名稱欄中的儲存格。

  3. 在底部區段的 [欄位屬性中,在 [一 般> 鍵的欄位屬性中 ,按一下[標題。

  4. 輸入欄位的新標題。

  5. 若要儲存變更,請按一下[快速存取工具列上的儲存。

下次在資料工作表視圖中開啟資料表時,標題而非功能變數名稱會顯示在欄標題中。

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將欄位新增至表單或報表

當您根據範本建立資料庫時,資料庫會包含許多內建、預先設計且可以立即處理的表單和報表。 不過,您可能會發現想要在表單或報表上新增其他欄位。 當您新增欄位至表單或報表時,會建立所謂的 控制項

控制項是顯示資料、執行動作,以及讓您檢視及處理可提升使用者介面之資訊 (例如標籤和影像) 的物件。 控制項可以綁定、未綁定和計算。

有關您可以在表單和報表使用之控制項類型的完整清單,請參閱控制項簡介 一文

在版面配置視圖中新增欄位至表單或報表

建立表單或報表之後,您可以在版面配置視圖中輕鬆微調其設計。 使用實際即時資料做為指南,您可以調整欄位寬度並重新排欄欄位。 您可以將新欄位放在表單或報表上,並設定表單或報表及其控制項的屬性。

若要切換到 [版面配置視圖》,請在 [功能窗格> 中,以滑鼠右鍵按一下表單或報表,然後按一下 快捷方式功能表上的 [版面配置視圖。 或者,您可以按一下 Access狀態列上的 [版面配置視圖> 按鈕;您也可以以滑鼠右鍵按一下表單或報表的檔 Tab,然後按一下快捷方式功能表上的 [版面配置視圖。

開啟屬性工作表

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [屬性表]。

    捷徑 按 F4。

您可以使用 欄位清單窗格 ,從基礎資料表或查詢新增欄位至設計。 若要顯示 [欄位清單窗格>,請在[格式選項窗格的控制項群組中,按一下 [新增現有欄位。 接著,您可以直接從欄位清單窗格將欄位 曳到您的設計上。

顯示欄位清單窗格

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

從欄位清單窗格新增欄位

  • 若要新增單一欄位,請將欄位從欄位清單窗格拖曳到您希望它顯示在表單或報表上的區段。

  • 若要一次新增多個欄位,請按住 CTRL,然後按一下您想要的欄位。 將選取的欄位拖曳到表單或報表上。

當您將欄位拖放到區段時,Access 會為每個欄位建立綁定文字方塊控制項,並自動在每個欄位旁邊放置標籤控制項。

有關表單和報表的資訊,請參閱新增欄位至表單或 報表、在 Access 中建立表單,以及建立簡易報表等文章

新增儲存檔、檔案或影像的欄位

您可以使用 Access 附件資料類型新增欄位,以儲存一或多個檔、檔案或影像。 您可以使用附件欄位將多個檔案儲存在單一欄位中。 您甚至可以在該欄位中儲存一種以上類型的檔案。 例如,在求職者資料庫中,除了相片之外,您還可以將一或多份履歷表附加至每一個連絡人的記錄。

在資料表中新增附件欄位

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下要新增欄位的表格,然後按一下 快捷方式功能表上的 [設計檢視。

    資料表會以設計檢視開啟。

  2. 在 [ 功能變數名稱> 欄中 ,按一下第一個空白列,然後輸入新欄位的名稱。

  3. 按一下 [資料類型」 欄中相鄰 的儲存格,然後選取 清單中的 [附件。

  4. 若要儲存變更,請按一下[快速存取工具列上的儲存。

    Access 可能會顯示一則訊息,指出儲存資料表之後,您無法復原變更。 這表示您無法將欄位轉換為其他資料類型,但如果您認為發生錯誤,可以刪除欄位。

  5. 按一下 [是 」 以確認變更。

在資料表中新增 [附件> 欄位後,您可以使用[附件> 對話方塊將檔、檔案或影像新增到記錄。

新增附件至欄位

  1. 在功能窗格中,按兩下要新增附件的表格。

    資料表會以資料工作表視圖開啟。

  2. 在資料表中,按兩下附件欄位。

    [附件] 對話方塊隨即出現。

  3. 按一下 [新增]。

    [選擇檔案] 對話方塊就會出現。

  4. 使用 [ 尋找到 清單> 流覽至要附加至記錄的檔案,選取該檔案或檔案,然後按一下 [開啟

    請注意,您可以選取任何支援資料類型的多個檔案。

  5. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定],將檔案新增至資料表。

    Access 會將檔案新增到欄位中,並據此遞增指出附件的編號。

  6. 視需要重複這些步驟,將檔案新增至資料表中目前的欄位或其他欄位。

有關附件欄位的資訊,請參閱將檔案和圖形 附加至資料庫中的記錄一文

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變更欄位的顯示方式

您可以自訂欄位顯示時顯示方式。 例如,您可以將顯示格式設定為在整個資料庫中使用,例如表單和報表,或是在資料工作表視圖中開啟資料表時。 若要設定顯示格式,請設定欄位的 Format 屬性。 然後,您建立 的新 表單和報表會自動繼承欄位的 Format 屬性。

在資料工作表視圖中設定顯示格式

  1. 在功能窗格中,按兩下包含要設定其格式之欄位的資料表。
    資料表會以資料工作表視圖開啟。

  2. 按一下要設定其顯示格式的欄位。

  3. 在 [欄位>鍵的 [格式轉換群組中,按一下格式旁邊的下拉式清單中的箭條,然後選取格式。

    欄位會以新的顯示格式顯示。

在設計檢視中設定顯示格式

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下包含要變更顯示格式之欄位的資料表,然後按一下快捷方式功能表上的 [設計檢視。

    資料表會以設計檢視開啟。

  2. 按一下要設定其顯示格式的欄位。

  3. [欄位內容」下,按一下 [一般格式> 的[格式> 方塊

  4. 按一下下拉式清單,然後選取顯示格式。

  5. 若要儲存變更,請按一下[快速存取工具列上的儲存。

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