在工作表中建立資料的大綱 (群組)

如果您有要分組和摘要的資料清單,您可以建立最多八個層級的大綱。 階層越深,代表層級的大綱符號編號就越高,每一個內部層級都會顯示其相鄰外部層級 (由編號較低的大綱符號代表) 的詳細資料。 使用大綱,可以快速顯示摘要列或欄,也可以顯示每個群組的詳細資料。 您可以建立多列的大綱 (如下列範例所示)、多欄的大綱或含列和欄兩者的大綱。

具有三層大綱的資料

1. 若要顯示層級的列,請按一下適當的 一二三 符號。

2.  階層 1 包含所有詳細資料列的總銷售量。

3.  階層 2 包含每個地區每個月的總銷售量。

4. 第 3 層包含詳細資料列,在此例中,列 17 到 20。

5. 若要展開或展開大綱中的資料,請按一下 加號方塊減號 大綱符號,或按 ALT+SHIFT+= 展開, 然後按 ALT+SHIFT+- 來展開並展開。

  1. 請確定您想要大綱的每個資料行的第一列 (例如地區) 都有標籤,且每個資料行都包含類似的事實,而且您想要大綱的範圍沒有空白列或欄。

  2. 如果需要,群組的詳細資料列可以有對應的摘要資料列 ,即小計。 若要建立這些專案,請執行下列其中一項操作:

    • 使用 [小計] 命令插入彙總列    

      使用 [小計] 命令,可以將 SUBTOTAL 函數插入每組詳細資料列的正下方或正上方,並自動建立大綱。 如需使用 Subtotal 函數的詳細資訊,請參閱 SUBTOTAL 函數

    • 插入自己的彙總列    

      將含有公式的摘要列插入每個詳細資料列群組的正下方或正上方。 例如,在三月和四月銷售資料列的下方 (或上方),使用 SUM 函數來小計這些月份的銷售量。 範例如本主題稍後的表格所示。

  3. 根據預設,Excel 會尋找摘要詳細資料下方的摘要列,但可以將其建立于詳細資料列上方。 如果您建立詳細資料下方的摘要列,請跳至步驟 4 (步驟) 。 如果您建立的詳細資料列上方的摘要列,請在[資料」 選項卡的[大綱」 群組中,按一下對話方塊啟動器。

    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

    [設定> 對話方塊隨即開啟。

    大綱的 [設定> 對話方塊

    接著,在 [設定」 對話方塊中,清除 [詳細資料下方的摘要列 圖> 核取方塊,然後按一下 [ 確定

  4. 建立資料的大綱。 請執行下列其中一項:

    自動建立資料的大綱

    1. 選取您想要大綱的儲存格範圍中的儲存格。

    2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組] 底下的箭號,然後按一下 [自動建立大綱]

      按一下 [群組] 下方的箭號,然後按一下 [自動建立大綱]

    手動建立資料的大綱

    重要: 手動為大綱階層分組時,最好顯示所有資料,以避免列的分組不正確。

    1. 若要為外部群組 (第 1 層) 大綱,請選取外部群組會包含的所有列 (,即詳細資料列,如果您新增詳細資料列,則其摘要列) 。

      準備好要建立外部群組的資料選取範圍

      1. 第一列包含標籤,且未選取。

      2. 由於這是外部群組,請選取所有包含小計和詳細資料列。

      3. 請勿選取總計。

    2. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [組成群組]。 然後在 [群組」 對話方塊中,按一下 [ ,然後按一下 [確定

      提示: 如果您選取整列,而不是只選取儲存格,Excel 會自動按列分組 -[群組> 對話方塊甚至不會開啟。

      按一下 [列],然後按一下 [確定]

      大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

    3. 或者,建立內部巢狀群組的大綱 (指定資料區段的詳細資料列)。

      附註: 如果您不需要建立任何內部群組,請跳至下方的步驟 f。

      針對每個內部巢狀群組,選取包含彙總列之列旁邊的詳細資料列。

      已選取要分組至階層第 2 層的資料。

      1. 您可以在每個內部層級建立多個群組。 在這裡,兩個區段已在第 2 層組成群組。

      2. 已選取此區段並準備好進行群組。

      3. 請勿針對您分組的資料選取摘要列。

    4. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [組成群組]

      按一下 [資料] 索引標籤上的 [群組]

      然後在 [群組」 對話方塊中,按一下 [ ,然後按一下 [確定。 大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

      提示: 如果您選取整列,而不是只選取儲存格,Excel 會自動按列分組 -[群組> 對話方塊甚至不會開啟。

    5. 繼續選取及分組內部的列,直到已在大綱中建立想要的所有階層為止。

    6. 如果您要將列取消群組,請選取列,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

      您也可以取消大綱區段的組成,而不移除整個階層。 按住 SHIFT,同時按一下群組 加號方塊減號方塊 ,然後在 [資料> 選項卡上,按一下 [大綱群組中取消群組> 。

      重要: 如果在詳細資料為隱藏時將大綱取消群組,則詳細資料列可能仍然為隱藏。 若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列旁邊的可見列號。 接著,在 [住家&儲存格群組中,按一下 [格式,並指向 [隱藏&取消隱藏列。

  1. 確定您要建立大綱之資料每個列的第一欄都有標籤,每個列都包含相似的內容,且該範圍內沒有空白列或空白欄。

  2. 插入自己的摘要欄,其中在詳細資料欄的各群組右邊或左邊有公式。 範例如以下步驟 4 中所列的表格所示。

    附註: 若要依欄建立資料的大綱,摘要欄必須包含參照該群組之每個詳細資料欄中儲存格的公式。

  3. 如果您的摘要欄位於詳細資料行的左側,請在 [資料>索引鍵的 [大綱」 群組中,按一下對話方塊啟動器。

    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

    [設定> 對話方塊隨即開啟。

    大綱的 [設定> 對話方塊

    然後在 [設定」 對話方塊中,清除 [詳細 資料右邊的摘要欄> 核取方塊,然後按一下 [ 確定

  4. 若要建立資料的大綱,請執行下列其中一項操作:

    自動建立資料的大綱

    1. 選取範圍中的儲存格。

    2. [資料] 索引標籤的 [大綱] 群組中,按一下 [群組] 底下的箭號,然後按一下 [自動建立大綱]

    手動建立資料的大綱

    重要: 手動為大綱階層分組時,最好顯示所有資料,以避免欄的分組不正確。

    1. 若要將第 1 層 (群組大綱) ,請選取所有從屬摘要欄,以及相關的詳細資料。

      以要分組的欄排列的資料

      1. 欄 A 包含標籤。

      2. 選取所有詳細資料及小計欄。 請注意,如果您未選取整欄,當您按一下 [大綱 (群組的 [資料 (群組) 群組對話方塊會開啟並要求您選擇 [列或> 。

      3. 請勿選取總計欄。

    2. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [組成群組]

      按一下 [資料] 索引標籤上的 [群組]

      大綱符號會出現在群組上方。

    3. 若要為第 2 層或 (欄的內部巢狀詳細資料行) ,請選取包含摘要欄之欄旁的詳細資料行。

      以欄分組的資料

      1. 您可以在每個內部層級建立多個群組。 在這裡,兩個區段已在第 2 層組成群組。

      2. 這些欄已選取並可供分組。 請注意,如果您未選取整欄,當您按一下 [大綱 (群組的 [資料 (群組) 群組對話方塊會開啟並要求您選擇 [列或> 。

      3. 請勿針對您分組的資料選取摘要欄。

    4. [資料] 索引標籤上的 [大綱] 群組中,按一下 [組成群組]

      按一下 [資料] 索引標籤上的 [群組]

      大綱符號會出現在畫面上的群組旁邊。

  5. 繼續選取及分組內部欄,直到已在大綱中建立想要的所有階層為止。

  6. 如果您要將欄取消群組,請選取欄,然後在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組]

在 [資料] 索引標籤上,按一下 [取消群組]

您也可以取消大綱區段的組成,而不移除整個階層。 按住 SHIFT,同時按一下群組 加號方塊減號方塊 ,然後在 [資料> 選項卡上,按一下 [大綱群組中取消群組> 。

如果在詳細資料為隱藏時將大綱取消群組,則詳細資料欄可能仍然為隱藏。 若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏欄旁邊的可見欄名。 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏欄]

  1. 如果您沒看到大綱符號 一二三加號方塊減號 ,請前往 [檔案> 選項>一步,然後在 [此工作表的顯示選項> 區段下,選取 [若已使用大綱顯示大綱符號> 核取方塊,然後按一下 [確定> 。

  2. 執行下列其中一或多項操作:

    • 顯示或隱藏群組的詳細資料    

      若要顯示群組內的詳細資料,請按一下群組 加號方塊 按鈕,或按 ALT+SHIFT+=

    • 若要隱藏群組的詳細資料,請按一下群組 減號 按鈕,或按 ALT+SHIFT+-

    • 將整個大綱展開或摺疊至特定階層    

      在 [ 一二三 大綱符號中,按一下您想要的層級數。 然後隱藏較低層級的詳細資料。

      例如,如果大綱有四個階層,您可以按一下 三 ,隱藏第四個階層,而顯示其餘的階層。

    • 顯示或隱藏所有大綱詳細資料    

      若要顯示所有詳細資料,請按一下 [大綱 一二三 中的最低層級。 例如,若有三個階層,則請按一下 三

    • 若要隱藏所有詳細資料,按一下 一

Microsoft Excel 會在大綱列使用樣式,如 RowLevel_1 和 RowLevel_2。 Excel 也會在大綱欄使用樣式,如 ColLevel_1 和 ColLevel_2。 這些樣式會使用粗體、斜體及其他文字格式來區分資料中的彙總列或欄。 如果變更其中每一種樣式的定義方式,就能夠套用不同的文字及儲存格格式,以自訂大綱的外觀。 您可以在建立大綱時或在建立大綱後,將樣式套用至大綱。

執行下列其中一或多項操作:

自動將樣式適用于新的摘要列或欄    

  1. 在 [ 資料」 選項卡 的 [大綱 群組中,按一下對話方塊啟動器。

    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

    [設定> 對話方塊隨即開啟。

    大綱的 [設定> 對話方塊

  2. 選取 [自動設定樣式] 核取方塊。

將樣式套用至現有的彙總列或彙總欄    

  1. 選取要將其樣式用於哪個儲存格。

  2. 在 [ 資料」 選項卡 的 [大綱 群組中,按一下對話方塊啟動器。

    在 [大綱] 群組中,按一下對話方塊啟動器

    [設定> 對話方塊隨即開啟。

    大綱的 [設定> 對話方塊

  3. 選取 [ 自動樣式 > 核取方塊,然後按一下 [ 適用樣式> 。

    已選取 [自動樣式的設定> 對話方塊

您也可以使用自動格式設定設定大綱資料的格式。

  1. 如果您沒看到大綱符號 一二三加號方塊減號 ,請前往檔案 >選項>一步,然後在此工作表的顯示選項區段下,選取已使用大綱時顯示大綱符號核取方塊。

  2. 使用大綱符號 一二三減號加號方塊 來隱藏您不想複製的詳細資料。

    如需詳細資訊,請參閱顯示或隱藏大綱資料一節。

  3. 選取彙總列的範圍。

  4. [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [尋找與選取],然後按一下 [到]

    按一下 [尋找與選取],然後按一下 [到]

  5. 按一下 [特殊目標]

  6. 按一下 [可見儲存格]

  7. 按一下 [確定],然後複製資料。

附註: 隱藏或移除大綱時,不會刪除任何資料。

隱藏大綱

  • 前往檔案>選項>進,然後在此工作表的顯示選項區段下,取消勾選顯示大綱符號如果已使用大綱核取方塊。

移除大綱

  1. 按一下工作表。

  2. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [大綱] 群組中的 [取消群組],然後按一下 [清除大綱]。

    按一下 [取消群組],然後按一下 [清除大綱]

    重要: 如果在詳細資料處於隱藏狀態時移除大綱,則詳細資料列或欄可能仍然處於隱藏狀態。 若要顯示資料,請按住滑鼠左鍵,拖曳過隱藏列及欄旁邊的可見列號或欄名。 按一下 [常用] 索引標籤上 [儲存格] 群組中的 [格式],指向 [隱藏及取消隱藏],然後按一下 [取消隱藏列][取消隱藏欄]

假設您要建立資料摘要報表,只顯示總計,並附上這些總計的圖表。 一般而言,您可以執行下列操作:

  1. 建立摘要報表

    1. 建立資料的大綱。

      如需詳細資訊,請參閱建立列的大綱建立欄的大綱一節。

    2. 按一下大綱符號 , 一二三加號方塊減號 ,只顯示合計,如下列列大綱範例所示:

      只顯示總計列的大綱清單

    3. 如需詳細資訊,請參閱顯示或隱藏大綱資料一節。

  2. 為摘要報表繪製圖表

    1. 選取要建立圖表的彙總資料。

      例如,若要只繪製 Buchanan 和 Davolio 總計,但不要繪製總計,請選取儲存格 A1 到 C19,如上述範例所示。

    2. 按一下[插入>圖表>建議圖表,然後按一下 [所有圖表> 選項卡,然後選擇您的圖表類型。

      [插入圖表圖> 對話方塊

      例如,如果您選擇了組群直條圖選項,您的圖表看起來會像這樣:

      以小計資料建立的圖表

      如果顯示或隱藏資料大綱清單中的詳細資料,也會同時更新圖表,以顯示或隱藏資料。

您可以在 中 (列) 欄或大綱 Excel 網頁版。

附註: 雖然您可以使用 SUM 或 SUBTOTAL) 等函數,將摘要列或欄新增到您的資料 (,但您無法套用樣式或設定 Excel 網頁版中摘要列和欄的位置。

建立列或欄的大綱

Excel Online 中列的大綱

Excel Online 中欄的大綱

Excel Online 中列的大綱

  1. 第一欄包含標籤。

  2. 詳細資料列和摘要列會分組在大綱中。

  3. 總計不會在大綱中分組。

Excel Online 中欄的大綱

  1. 第一列包含標籤。

  2. 詳細資料行和摘要欄會分組在大綱中。

  3. 總計不會在大綱中分組。

  1. 請確定您想要大綱資料的每一欄 (或列) 的第一列 (或欄) 中都有標籤,且每個資料行 (或列) 中包含類似的事實,且範圍沒有空白列或欄。

  2. 選取資料 (包含任何摘要列或欄) 。

  3. 在 [資料」 索引鍵的 [大綱群組中,按一下 [群組>列或群組欄

  4. 或者,如果您想要為內部巢式群組建立大綱,請選取大綱資料範圍內的列或欄,然後重複步驟 3。

  5. 繼續選取並分組內部列或欄,直到您建立大綱中想要的所有層級。

取消列或欄的組組

  • 若要取消群組,請選取列或欄,然後在 [資料> 索引鍵上,按一下 [大綱群組中,取消群組並選取 [取消群組列或取消群組欄

顯示或隱藏大綱資料

執行下列其中一或多項操作:

顯示或隱藏群組的詳細資料    

  • 若要顯示群組內的詳細資料,請按一下群組 加號方塊 ,或按 ALT+SHIFT+=

  • 若要隱藏群組的詳細資料,請按一下群組 減號 ,或按 ALT+SHIFT+-

將整個大綱展開或摺疊至特定階層    

  • 在 [ 一二三 大綱符號中,按一下您想要的層級數。 然後隱藏較低層級的詳細資料。

  • 例如,如果大綱有四個階層,您可以按一下 三 ,隱藏第四個階層,而顯示其餘的階層。

顯示或隱藏所有大綱詳細資料    

  • 若要顯示所有詳細資料,請按一下 [大綱 一二三 中的最低層級。 例如,若有三個階層,則請按一下 三

  • 若要隱藏所有詳細資料,按一下 一

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另請參閱

將樞紐分析表中的資料組成群組或取消群組

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