在工作表中計算數值的方法

無論是計算您組織中的部門人員編制或逐季銷售數量,計數為資料分析中的重要一環。 Excel 提供多種技術,供您計算儲存格、列或欄間的資料數目。 為了協助您做出最佳選擇,本文將提供完整的方法摘要、含互動式範例的可下載活頁簿,以及相關主題的連結以進一步瞭解。

附註: 計數不應與加總混為一談。 如需在儲存格、欄或列中加總值的詳細資訊,請參閱累加新增及計算 Excel 資料的方式

下載我們的範例

您可以下載範例活頁簿,提供範例以補充本文中的資訊。 本文中的大部分章節將會參照在範例活頁簿中提供範例和詳細資訊的適當工作表。

下載範例以計算試算表中的值

本文內容

簡易計數

您可以透過簡單的公式、按一下按鈕或使用工作表函數,來計算範圍內或表中的值之數目。

Excel 也可以將所選儲存格數字的總和顯示在 Excel 狀態列。 請觀看以下影片範例,快速了解使用狀態列的相關資訊。 另請參閱在狀態列上顯示計算及計數一節,以了解詳細資訊。 如果您想要快速查看資料但沒有時間輸入公式,可參考狀態列上顯示的值。

影片:使用 Excel 狀態列計算儲存格的數目

請觀看下列影片,瞭解如何在狀態列上查看計數。

使用 [公告] 帶來重大影響

使用 [自動加總]

選取至少包含一個數值的儲存格範圍,即可使用 [自動加總]。 然後在 [公式] 索引標籤上,按一下 [自動加總] > [計數]。

Count Numbers

Excel 會在您選取範圍的相鄰儲存格中,傳回範圍內的數值之計數。 一般而言,此結果會顯示於右側的儲存格 (若是水平範圍) 或下方的儲存格 (若是垂直範圍)。

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新增小計列

您可以將小計列新增至 Excel 資料。 按一下資料內的任何位置,然後按一下 [資料>小計]。

附註: 小計選項只會作用於一般 Excel 資料,不能用於 Excel 表格、樞紐分析表或樞紐分析圖。

按一下 [資料] 索引標籤中的 [小計],在 Excel 資料中新增小計列

此外,請參閱下列文章:

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使用 SUBTOTAL 函數計算清單或 Excel 表欄中的儲存格數目

使用SUBTOTAL函數計算 Excel 表格或儲存格範圍中的值數目。 如果表格或範圍包含隱藏的儲存格,您可以使用小計來包含或排除那些隱藏的儲存格,而這是 SUM 與 SUBTOTAL 函數之間的最大差異。

小計語法如下所示:

SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],...)

小計範例

若要在範圍中包含隱藏值,您應該將function_num引數設為2

若要排除範圍中的隱藏值,請將function_num引數設定為102

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根據一或多個條件計算數目

您可透過使用多種工作表函數,計算範圍中符合您所指定條件 (又稱為準則) 的儲存格數目。

影片:使用 COUNT、COUNTIF 及 COUNTA 函數

請觀看以下影片,了解如何使用 COUNT 函數,以及如何使用 COUNTIFCOUNTA 函數計算只符合您指定條件的儲存格的數目。

使用 [公告] 帶來重大影響

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使用 COUNT 函數計算範圍內的儲存格數目

在公式中使用count函數來計算範圍中數值的數目。

COUNT 函數的範例

在上述範例中,A2、A3 和 A6 都是範圍中包含數值的儲存格,因此輸出為3。

附註: A7 是時間值,但它包含文字(a.m.),因此 COUNT 不會認為它是數值。 如果您要移除. 從儲存格開始,COUNT 會將 A7 視為數值,並將輸出變更為4。

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使用 COUNTIF 函數根據單一條件計算範圍內的儲存格數目

使用COUNTIF 函數函數計算特定值在儲存格範圍中出現的次數。

COUNTIF 範例

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使用 DCOUNT 函數根據單一或多個條件計算欄中的儲存格數目

DCOUNT 函數會計算清單或資料庫的記錄欄位(欄)中,符合您所指定條件之數位的儲存格。

在下列範例中,您想要尋找包含或晚于2016年3月的月份數(超過400個銷售量)。 工作表中的第一個表格(從 A1 到 B7)包含銷售資料。

DCOUNT 的範例資料

DCOUNT 使用條件來判斷應該傳回值的位置。 條件通常是在工作表本身的儲存格中輸入,然後參照準則引數中的儲存格。 在這個範例中,儲存格 A10 和 B10 包含兩個條件,一個指定傳回值必須大於400,而另一個指定的結束月份應等於或大於3月31日(2016)。

您應該使用下列語法:

= DCOUNT (A1: B7,"月份結束",A9: B10)

DCOUNT會檢查範圍 A1 到 B7 中的資料,套用 A10 與 B10 中指定的條件,並傳回2,即滿足兩個條件的列總數(列5和7)。

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使用 COUNTIFS 函數根據多個條件計算範圍內的儲存格數目

COUNTIFS 函數類似 COUNTIF 函數,但是有一項重要的例外:COUNTIFS 可讓您跨多個範圍套用準則到儲存格,並計算符合所有準則的次數。 您最多可以使用 127 組範圍/準則來搭配 COUNTIFS 函數。

COUNTIFS 的語法:

COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

請看下列範例:

COUNTIFS 範例

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同時使用 COUNT 和 IF 函數根據準則來計算

假設您需要判斷某些地區中賣出特定商品的銷售人員有多少人,或者想要瞭解特定銷售人員超過某個數值的銷售額。 您可以同時使用 IF 和 COUNT 函數;也就是說,首先使用 IF 函數測試條件,然後僅在 IF 函數的結果為 True 時,才使用 COUNT 函數計算儲存格。

附註: 

  • 此範例中的公式必須以陣列公式的形式輸入。 如果您已在 Windows 版 Excel 或 Mac 版 Excel 2016 中開啟此活頁簿,而且想要變更公式或建立相似的公式,請按 F2,然後按 Ctrl+Shift+Enter,讓公式傳回您預期的結果。 在舊版 Mac 版 Excel 中,使用 命令 + Shift + Enter。

  • 為使這些範例公式能夠運作,IF 函數的第二個引數必須是一個數字。

巢狀 COUNT 和 IF 函數範例

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同時使用 SUM 和 IF 函數計算多個文字或數值的出現頻率

在下面的範例中,我們會同時使用 IFSUM 函數。 首先 IF 函數會測試某些儲存格中的值,如果測試結果為 True,SUM 函數會加總通過測試的值。

範例 1

範例 1:公式中的巢狀 SUM 和 IF

上述函數表示:若 C2:C7 包含值「巫百勝」和「黃雅婷」,則 SUM 函數應顯示符合前條件之記錄的加總。 該公式在提供的範圍找到三個「巫百勝」和一個「黃雅婷」,並顯示 4

範例 2

範例 2:公式中的巢狀 SUM 和 IF

上述函數表示:若 D2:D7 包含小於 $9000 或大於 $19,000 的值,則 SUM 應顯示所有符合前條件之記錄的加總。 該公式找到 D3 和 D5 這兩個記錄小於 $9000,以及 D4 和 D6 大於 $19,000,並顯示 4

範例 3

範例 3:公式中的巢狀 SUM 和 IF

上述函數表示 D2: D7 有林丹的發票少於 $9000,所以 SUM 應該顯示符合條件的記錄總和。 該公式找到 C6 符合條件,並顯示 1

重要: 此範例中的公式必須以陣列公式輸入。 請按 F2 後按 Ctrl+Shift+Enter。 舊版的 Mac 版 Excel 請使用 命令 +Shift+Enter

請參閱下列知識庫文章,以取得更多祕訣:

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計算樞紐分析表中資料行或列中的儲存格數目

樞紐分析表會總結您的資料,並可讓您選擇要查看資料的類別,協助您分析資料,並深入瞭解資料。

若要快速建立樞紐分析表,在某個資料範圍內或 Excel 表格中選取一個儲存格,然後在 [插入] 索引標籤的 [表格] 群組中按一下 [樞紐分析表]。

樞紐分析表與欄位如何與欄位清單相互關聯的範例。

讓我們看看「銷售」試算表的範例,您可以使用它來計算「高爾夫」或「網球」在某一季的銷售量。

附註: 如需互動式體驗,您可以在可下載的活頁簿中,對資料透視表工作表中提供的範例資料執行這些步驟。

  1. 在 Excel 試算表中輸入下列資料。

    樞紐​​分析表的範例資料
  2. 選取 A2:C8

  3. 按一下 [插入] > [樞紐分析表]。

  4. 在 [建立樞紐分析表] 對話方塊中,按一下 [選取表格或範圍],再按一下 [新工作表],然後按一下 [確定]。

    隨即在新的工作表建立空白的樞紐分析表。

  5. 在 [樞紐分析表欄位] 窗格中,執行下列動作:

    1. 將 [運動] 拖放到 [列] 區域。

    2. 將 [季度] 拖放到 [欄] 區域。

    3. 將 [銷售] 拖放到 [值] 區域。

    4. 重複步驟 c。

      樞紐分析表和 [值] 區域中的欄位名稱都會顯示為 [加總 - 銷售]。

      此時的 [樞紐分析表欄位] 窗格看起來像這樣:

      樞紐分析表欄位
    5. 在 [值] 區域中,按一下 [加總 - 銷售] 旁邊的下拉式清單,並選取 [值欄位設定]。

    6. 在 [值欄位設定] 對話方塊中,執行下列動作:

      1. 在 [摘要值欄位方式] 區段中,選取 [項目個數]。

      2. 在 [自訂名稱] 欄位中,將名稱修改成「項目個數」。

        [值欄位設定] 對話方塊
      3. 按一下 [確定]。

    樞紐分析表會顯示「高爾夫」和「網球」在「第 3 季」和「第 4 季」的記錄計數,以及銷售數字。

    樞紐分析表

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在資料包含空白值時計算數目

您可以使用工作表函數,來計算包含資料或空白的儲存格數目。

使用 COUNTA 函數計算範圍內的非空白儲存格數目

使用COUNTA 函數函數,只計算範圍中包含值的儲存格。

當您計算儲存格數目時,有時可能想要略過所有的空白儲存格,因為只有含有值的儲存格才具有意義。 例如,您想要計算進行銷售的銷售員總人數(欄 D)。

COUNTA 的範例

COUNTA會忽略 D3、D4、D8 和 D11 中的空白值,並只計算欄 D 中包含值的儲存格。此函數會在欄 D 中找到六個包含值的儲存格,並將輸出顯示為6

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使用 DCOUNTA 函數計算清單中的非空白儲存格,其中包含特定條件

使用 DCOUNTA 函數,來計算清單或資料庫的記錄欄中,符合您所指定條件的非空白儲存格之數目。

下列範例使用DCOUNTA函數來計算在 A1: B7 範圍內,符合準則範圍 A9: B10 中指定之條件的資料庫記錄數。 這些條件是產品識別碼值必須大於或等於2000,而且評分值必須大於或等於50。

DCOUNTA 函數的範例

DCOUNTA 會找出符合條件的兩個數據列:列2和4,並將值2顯示為輸出。

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使用 COUNTBLANK 函數計算連續範圍內的空白儲存格數目

使用COUNTBLANK 函數函數傳回連續範圍內的空白儲存格數目(如果這些儲存格全都以連續的順序連線),則會傳回空白儲存格的數目。 如果儲存格包含傳回空白文字 ("") 的公式,該儲存格則會計算在內。

當您計算儲存格數目時,有些時候您可能會想要包括空白儲存格,因為這對您來說是有意義的。 在下列雜貨銷售試算表範例中。 假設您想知道有多少儲存格沒有提及銷售資料。

COUNTBLANK 的範例

附註: COUNTBLANK 工作表函數提供最簡單的方法來判斷範圍中的空白儲存格數目,但當感興趣的儲存格位於已關閉的活頁簿中,或當其未形成連續的範圍時,就無法正常運作。 知識庫文章XL:使用 sum (IF ())而不是 CountBlank ()時,會顯示如何在這些情況下使用 SUM (if ())陣列公式。

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使用 SUM 和 IF 函數組合計算非連續範圍內的空白儲存格數目

使用 SUM 函數和 IF 函數組合。 一般來說,您可以在陣列公式中使用IF函數來判斷每個參照儲存格是否包含值,然後加總公式傳回的 FALSE 值數。

請參閱本主題中的 sum 和 IF 函數,在先前的區段中,查看 SUM 和 if 函陣列合的幾個範例,以計算多個文字或數值的出現頻率

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計算唯一值的出現次數

您可以使用樞紐分析表COUNTIF 函數SUM 和 IF 函數,或 [高級篩選] 對話方塊來計算範圍內的唯一值。

使用 [進階篩選] 計算清單欄中的唯一值數目

您可以使用 [進階篩選] 對話方塊,將某個資料欄中的唯一值篩選出來。 您可以原地篩選值,或擷取值將它貼到新的位置。 接著,您即可使用 ROWS 函數,計算新範圍中的項目數。

若要使用 [高級篩選],請按一下 [資料] 索引標籤,然後按一下 [排序 & 篩選] 群組中的 [高級]。

下圖顯示如何使用 [進階篩選] 只將唯一記錄複製到工作表的新位置。

進階篩選

在下圖中,欄 E 包含從欄 D 中的範圍複製的值。

從另一個位置複製的資料行

附註: 

  • 如果您在原地篩選資料,不會刪除工作表中的值 — 可能會隱藏一或多個列。 在 [資料] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [清除],以再次顯示那些值。

  • 如果您只想快速看一下唯一值的數目,請在使用 [進階篩選] 後選取資料 (無論是已篩選或已複製的資料),然後查看狀態列。 狀態列的 [項目個數] 值應等於唯一值的數目。

如需詳細資訊,請參閱使用高級準則進行篩選

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使用 IF、SUM、FREQUENCY、MATCH 及 LEN 函數計算滿足一或多個條件的範圍內的唯一值數目

使用多種的 IFSUMFREQUENCYMATCHLEN 函數組合。

如需詳細資訊和範例,請參閱計算重複值中的唯一值一文中的「使用函數計算唯一值的數目」一節。

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特殊情況 (計算儲存格總數、計算字數)

您可以使用多種的工作表函數組合,來計算範圍內的儲存格數目或字數。

使用 ROWS 和 COLUMNS 函數計算範圍內的儲存格總數

假設您想要判斷大型工作表的規模大小,以決定是否要在活頁簿中使用手動或自動計算。 若要計算範圍中的所有儲存格,請使用使用ROWSCOLUMNS函數乘以傳回值的公式。 如需範例,請參閱下列影像:

計算範圍中的儲存格數目的 ROWS 和 COLUMNS 函數範例

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使用 SUM、IF、LEN、TRIM 和替代品函數的組合計算範圍內的字數

您可以在陣列公式中使用SUMIFLENTRIM取代函數等組合。 下列範例顯示使用嵌套公式來尋找7個儲存格中(3個為空白)範圍中的字數的結果。 某些儲存格包含前置或結尾空格 — TRIMSUBSTITUTE函數在計算數目之前,會先移除這些多餘的空格。 請看下列範例:

計算字數的嵌套公式範例

現在,為了讓上述公式正常運作,您必須將它設為陣列公式,否則公式會傳回 #VALUE! 錯誤。 若要這樣做,請按一下含有公式的儲存格,然後在資料編輯列中按 Ctrl + Shift + Enter。 Excel 會在公式的開頭和結尾加上一個大括弧,從而使其成為陣列公式。

如需陣列公式的詳細資訊,請參閱Excel 中的公式概述建立陣列公式

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在狀態列上顯示計算及計數

選取一個或多個儲存格後,Excel 狀態列會顯示這些儲存格資料的相關資訊。 比方說,如果選取工作表上的四個儲存格,其中包含值 2、3、文字字串 (例如「雲端」) 和 4,下列所有的值都會同時顯示在狀態列上:平均值、計數、數字計數、最小值、最大值及加總。 以滑鼠右鍵按一下狀態列,可顯示或隱藏任一值或所有的值。 這些值顯示在下圖中。

狀態列

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您是否有任何關於下一版 Excel 的改善方式的建議? 如果有的話,請參閱 Excel User Voice 中的主題

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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