您可以使用 Office 程式將檔案儲存或轉換為 PDF,這樣您就能將它們共用或使用商業印表機列印出來。 而且不需任何其他軟體或增益集。

請在您想要檔案能達到下列目的時,使用 PDF 格式︰

  • 在大部分電腦上呈現相同外觀。

  • 檔案大小較小。

  • 符合產業格式。

範例包括履歷表、法律檔、電子報、 (未編輯) 及列印的檔案,以及專業列印的檔案。

重要: 許多程式 ,Microsoft Word,都能夠開啟和編輯 PDF 檔案。 只要以 PDF 格式共用內容,並不足以確保收件者無法編輯檔案。

若要匯出或儲存為 PDF,請在您的 Office 檔案中,按一下 [檔案] 功能表上的 [匯出] 或 [另存新檔]。 若要查看逐步指示,請從下拉式清單中選取一種 Office 程式。

  1. 開啟您想要發佈成 PDF 的資料表或報表。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [匯出] 群組中的 [PDF 或 XPS]

    PDF XPS 功能區圖示

  3. 在 [檔案名稱] 欄位中,鍵入或選取文件的名稱。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。 按一下 [確定]。

  6. 按一下 [發佈]。

此資訊也適用於 Microsoft Excel Starter 2010。

附註: 您無法將 Power View 工作表儲存為 PDF 檔案。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 Excel 2013 或 Excel 2016 中查看 [另存新檔] 對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。 如需有關在 Excel 中 [選項] 對話方塊的詳細資訊,請參閱深入了解 PDF 選項。 完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

OneNote 2013 和 OneNote 2016

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [匯出]。

  3. 在 [匯出內容] 底下,按一下要儲存為 PDF 的筆記本部分。

  4. 在 [選取格式] 底下,按一下 [PDF (*.pdf)],然後按一下 [匯出]。

  5. 在 [另存新檔] 對話方塊中,於 [檔案名稱] 欄位內鍵入筆記本的名稱。

  6. 按一下 [儲存]。

OneNote 2010

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔],然後按一下代表您要儲存成 PDF 之筆記本範圍的選項。

  3. 在 [另存新節] 底下,按一下 [PDF (*.pdf)],然後按一下 [另存新檔]。

  4. 在 [檔案名稱] 欄位中鍵入筆記本的名稱。

  5. 按一下 [儲存]。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 [另 存新 PowerPoint 2013 及 PowerPoint 2016中查看 [另存新 PowerPoint 2016對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。 完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

  1. 選擇 [檔案] 索引標籤上的 [另存新檔]。
    若要在 [儲存Project 2013 或 Project 2016中查看 [另存新 Project 2016對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  3. 在 [存檔類型] 清單中,選取 [PDF 檔案 (*.pdf)] 或 [XPS 檔案 (*.xps)],然後選擇 [儲存]。

  4. 在 [文件匯出選項] 對話方塊中,選取 [發佈範圍]、是否 [包含非列印資訊],以及 [ISO 19500-1 標準] (僅限 PDF)。

格式設定提示

Project 並不支援每個 PDF 或 XPS 格式設定功能,但您還是可以使用某些列印選項來變更最終文件的外觀。

選擇 [檔案] > [列印],然後變更以下任意這些選項:

  • 日期

  • 列印方向

  • 紙張大小

  • 版面設定

您可以在 [版面設定] 對話方塊變更下列索引標籤的選項:

  • 邊界

  • 圖例

  • 檢視

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在[另存新 Publisher 2013 或Publisher 2016中查看 [另存新Publisher 2016,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

  5. 如果您想要變更文件最佳化的方式,請按一下 [變更]。 (按一下 Publisher 2013 或 Publisher 2016 中的 [選項] 。)

    • 視需要變更圖片解析度和非列印資訊。

    • 按一下 [列印選項] 以變更文件的列印選項。

    • 完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

  7. 按一下 [儲存]。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在2016 或 Visio 2013 看到 [另存新Visio對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果您要在儲存檔案之後,以選取的格式開啟這個檔案,請選取 [儲存之後自動檢視檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。 按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

Word 2013 及更新版本

  1. 選擇 [檔案] > [匯出] > [建立 PDF/XPS]。

    Word 2016 中 [匯出] 索引標籤上的 [建立 PDF/XPS] 按鈕。
  2. 如果您的 Word 文件摘要資訊含有您不想要包含在該 PDF 檔的資訊,請選擇 [發佈成 PDF 或 XPS] 視窗中的 [選項]。 然後選取 [文件] 並清除 [文件摘要資訊]。 設定任何其他您想要的選項,然後選擇 [確定]。

    清除文件摘要資訊以避免共用 PDF 檔案中的資訊。

    如需有關文件摘要資訊的詳細資訊,請參閱檢視或變更 Office 2016 檔案的摘要資訊

  3. 在 [發佈成 PDF 或 XPS] 中,瀏覽至您要儲存檔案的位置。 此外,如果想要不同的名稱,您也可以修改檔案名稱。

  4. 按一下 [發佈]。

深入了解 PDF 選項

  • 若只要將文件中的部分頁面製作成 PDF 檔案,請選擇 [頁面範圍] 底下的選項。

  • 若要在 PDF 檔中包含追蹤修訂,請在 [發佈內容] 底下選取 [顯示文件標記]。 否則,請確定已選取 [文件]。

  • 若要在 PDF 檔案中建立一組書籤,請選取 [使用下列項目建立書籤]。 然後選擇 [標題],或者如果您已在文件中新增書籤,則請選擇 [Word 書籤]。

  • 若要在 PDF 中包含文件屬性,請確定已選取 [文件屬性]。

  • 若要讓文件更適合在螢幕閱讀軟體中閱讀,請選取 [協助工具的文件結構標籤]。

  • ISO 19005-1 相容 (PDF/A) 此選項將輸出版本 1.7 PDF 的 PDF 文件,此為封存標準。 PDF/A 可協助確保文件在稍後於不同的電腦開啟時,外觀仍舊一致。

  • 無法嵌入字型時使用點陣圖文字 如果無法將字型嵌入至文件,PDF 會使用文字的點陣圖影像,PDF 會因此看起來與原始文件相同。 如果未選取此選項,而檔案使用無法嵌入的字型時,PDF 閱讀程式可能會以另一種字型替代。

  • 密碼加密的文件 若要限制存取,因此只有具有密碼的人員才可以開啟 PDF,請選取此選項。 按下 [確定]後,Word 會開啟 [加密 PDF 文件] 方塊,請在此處輸入並重新輸入密碼。

使用 Word 開啟並複製 PDF 內容

您可以在 Word 中開啟 PDF,並從 PDF 複製您要的任何內容。

移至 [檔案] > [開啟],並瀏覽至 PDF 檔案。 Word 會在新檔案中開啟 PDF 內容。 您可以從中複製所需的任何內容,包括影像和圖表。

Word 2010

此資訊也適用於 Microsoft Word Starter 2010。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [另存新檔]。
    若要在 [另 存新 Word 2013 及 Word 2016中查看 [另存新 Word 2016對話方塊,您必須選擇位置和資料夾。

  3. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案的名稱 (如果尚未輸入的話)。

  4. 在 [檔案類型] 清單中按一下 [PDF (*.pdf)]。

    • 如果想要在儲存檔案後以選取的格式開啟此檔案,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。

    • 如果文件需要較高的列印品質,請按一下 [標準 (線上發佈和列印)]。

    • 如果檔案大小的考量優先於列印品質,請按一下 [最小值 (線上發佈)]。

  5. 按一下 [選項] 設定要列印的頁面、選擇是否要列印標記,並選取輸出選項。 完成之後,請按一下 [確定]。

  6. 按一下 [儲存]。

若要在 Mac 版 Office 中將檔案儲存為 PDF,請依照下列簡易步驟操作:

  1. 選取檔案

  2. 選擇儲存為

  3. 選取視窗 底部的檔案格式

    使用 Word [另存新檔] 中的 [檔案格式] 工具來選取其他儲存格式 (如 PDF)
  4. 可用的 檔案格式清單中選擇 PDF

  5. 如果檔案還沒有名稱,請為檔案命名,然後 選取匯出

附註: 使用 最佳列印時,超連結可能無法正確轉換。 這是一個已知問題,Mac 版 Word。 

重要: 

  • 使用 線上服務時,只能使用 Microsoft 具有法律許可權的字型大小。 如果檔包含自訂字型大小,將會取代它,並可能會造成問題。 將字型內嵌到檔中,可避免發生這種問題。 

  • 若要深入瞭解內嵌字型,請流覽:

  • 內嵌自訂字型的好處

  • 某些字型無法與簡報一起儲存

您可以使用 Word、PowerPoint,OneNote網頁版將檔轉換成 PDF。

  1. 選取檔案>列印>列印 (列印PowerPoint選取三種格式之一) 。

  2. 在印表機下的下拉式功能表中,選取儲存為PDF,然後選取儲存 。

    以 PDF 格式進行列印的選項。

  3. 接著,在開啟的檔案管理器功能表中,您可以為 PDF 命名,然後選擇儲存位置,然後 選取儲存

這樣便可產生一份保留原始文件版面配置與格式的基本 PDF。

如果您需要進一控制 PDF 的選項 ,例如新增書簽,請使用桌面應用程式將檔轉換成 PDF。 按一下[在桌面應用程式中開啟PowerPoint OneNote開始使用桌面應用程式,然後在 Word 中先選取 [編輯工具選項, 然後選取 [在桌面應用程式中開啟> 。

[在傳統型應用程式中開啟] 命令的影像

如果您沒有桌面應用程式,可以立即試用或購買Office版本。

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若要在 iOS 裝置上將您的 Word 文件或 Excel 活頁簿匯出為 PDF 格式,請點選左上角的 [檔案] 按鈕,然後依序選擇 [匯出] 和 [PDF]。

點選 [檔案] > [匯出] 來將您的文件匯出為 PDF

可攜式文件格式 (PDF)   :可保存文件格式,而且方便共用檔案。 於線上檢視或列印 PDF 格式檔案時,會保留您想要的格式。 如果要以商業印刷的方式輸出文件,PDF 格式也相當實用。 相較於 XPS,PDF 格式廣為許多機構與組織所接受,檢視器也能用於多種平台。

XML 文件規格 (XPS)   :一種可以保存文件格式設定,並方便檔案共用的電子檔案格式。 XPS 格式能確保您在線上檢視或列印該檔案時,保留與原先預期完全相同的格式,而且檔案中的資料無法輕易地進行變更。

重要: 大部分的新式網頁瀏覽器都可以開啟和顯示 PDF 檔案。 不過,如果您有較舊的作業系統,您可能需要在裝置上安裝 PDF 閱讀程式,例如 Adobe System 提供的AcrobatReader。

另請參閱

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