資料夾中的公用Outlook為您提供收集、整理及共用組織內特定主題或專案相關資訊的很好位置。 在此案例中,「公開」表示組織內部所有人,而非全世界的人,都可查看。 當您將郵件張貼到公用資料夾時,您不會以電子郵件將郵件寄到任何人,因此沒有人的信箱會雜亂無章。 相反地,每當使用者想要尋找有趣的文章時,就可以檢查資料夾。

重要: 您需要 Microsoft Exchange Server 和 Exchange 電子郵件帳戶,才能搭配 Outlook 使用公用資料夾。 大部分的家用及個人電子郵件帳戶不會使用Exchange。

步驟 1:向您的系統管理員Exchange檢查

貴組織可能不允許公用資料夾,或可能擁有如何使用公用資料夾的政策。 請與系統管理員確認,這樣您才能正確上路。 如果貴組織允許和支援公用資料夾的使用,但還沒有頂層公用資料夾,請要求您的系統管理員Exchange建立資料夾。

當頂層資料夾可用時,只要按 Ctrl + 6,在資料夾窗格中Outlook該資料夾及其內容。

步驟 2:建立資料夾並命名

  1. 按 Ctrl+6 以查看資料夾 窗格中 的公用資料夾。

    重要: 如果您在資料夾窗格中沒看到公用資料夾區段,請參閱您的Exchange系統管理員。 他們必須針對您進行設定。

  2. 以滑鼠右鍵 按一下 [公用資料夾,然後按一下 [新增資料夾> 。

    公用資料夾

  3. 為資料夾命名,然後按一下 [ 確定

提示: 

  • 您可以將公用資料夾新增到您的 我的最愛 資料夾。 接著Outlook Web App,您可以在這些相同的公用資料夾中執行特定功能,例如建立、更新或刪除專案。 這些動作可以在日曆、連絡人、郵件和張貼公用資料夾中執行。

  • 若要將公用資料夾新增到[我的最愛」,請以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後選取 [新到我的最愛......

  • 若要瞭解如何在郵件中使用我的最愛 Outlook Web App,請參閱在 Outlook Web App 中處理郵件Outlook Web App。

步驟 3:設定使用者和群組的資料夾許可權

根據預設,Outlook僅將許可權授予您 ,做為公用資料夾的創作者,因此您需要將許可權特別授予人員,以便他們讀取及張貼資料夾中的內容。 瞭解如何 變更公用資料夾的許可權

開始使用公用資料夾

以下是一些在組織中使用公用資料夾的典型方法:

線上討論

將每個討論主題儲存在自己的子資料夾。 您可以根據需要設定每個子資料夾 (限制對包含機密或機密資訊之資料夾的存取權,) 。 主題可以擁有自己的仲裁者,以控制專案是否張貼,以及刪除不符合組織標準或違反原則的貼文。

共用日曆、連絡人清單和工作清單

將日曆、連絡人、工作或工作清單附加至貼文,以與具有資料夾存取權的人共用資訊。 這類集中式位置可促進小組專案的通訊和共同合作。

郵件資料夾與公用資料夾之間的差異

  • 當您從電子郵件資料夾切換到公用資料夾時,資料夾窗格上方的新增張貼按鈕會變更為新電子郵件,因為您通常會張貼專案,而不是在公用資料夾中傳送電子郵件訊息。

  • 當您回復公用資料夾中的貼文時,沒有回復 所有 按鈕。 任何查看資料夾內容的人都可以看到您的文章。

進一Outlook資料夾

在 Outlook 資料夾之間切換

變更公用資料夾的許可權

建立公用資料夾並指定許可權、視圖、表單和規則

若要建立公用資料夾,您必須擁有在現有的公用資料夾中建立資料夾的許可權。 若要瞭解如何取得許可權,請參閱您的系統管理員。

  1. 在 [ 檔案」 功能表上,指向 [ 新增,然後按一下 [資料夾> 。

  2. 在名稱 方塊 中,輸入資料夾的名稱。

  3. 在 [ 包含資料夾 的方塊中,按一下您想要建立的資料夾類型。

  4. 在 [ 選取放置資料夾位置清單 的位置時,按一下資料夾的位置。

    若要使用現有專案快速啟動公用資料夾:

    1. 在 [資料夾清單> 的 [流覽窗格> 中,按一下您想要複製的資料夾。

    2. 在 [ 檔案」 功能表上,指向 [資料夾,然後按一下 [ 複製資料夾名稱

    3. 在清單中,按一下要複製資料夾的位置。

  1. 在 [ 資料夾清單中, 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下要共用公用資料夾,然後按一下快捷方式功能表上的 [內容>。

    您必須擁有公用資料夾的擁有者許可權,才能設定資料夾的共用許可權。 一次只能設定一個資料夾的許可權。

  2. 按一下 [許可權> 選項卡。

  3. 按一下 [新增]

  4. 搜尋方塊 中,輸入您想要授予共用許可權之人員的名稱。

  5. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

  6. 在 [ 名稱 」 清單中,按一下您剛剛新增的人名。

  7. 許可權下,選擇您想要的設定。

    附註: 您可以按一下名稱清單中的預設值,為擁有資料夾存取權限的每個人指派相同的許可權

執行下列其中一個動作:

  • 從頭開始建立視圖

    1. 在 [ 視圖> 功能表上,指向 [ 目前視圖,然後按一下 [ 定義視圖> 。

    2. 按一下 [新增]。

    3. 在 " 新視圖名稱" 方塊中,輸入名稱。

    4. 在顯示 類型方塊 中,選擇 檢視類型 選項。

    5. 若要變更可用 檢視 ,請按一下 [ 可在 上使用> 下的選項

    6. 按一下 [確定]

    7. 若要進一步自訂該視圖,請在 [描述> 下,按一下按鈕,然後選取您想要使用的選項。

    8. 選取選項完成後,請按一下 [ 確定

    9. 若要立即使用該視圖,請按一下[Apply View.

  • 根據標準視圖建立視圖

    1. 切換至 檢視 新視圖的基礎。

    2. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視],然後按一下 [自訂目前檢視]。

    3. 針對您想要進行的每一種變更類型,按一下[描述> 下的按鈕,然後選取您想要的選項。

    4. 完成變更後,請關閉 [ 自訂視圖> 對話方塊。

    5. 在 [ 視圖> 功能表上,指向 [ 目前視圖,然後按一下 [ 定義視圖> 。

    6. 在 [ 資料夾資料夾名稱的 [視圖> 方塊 中,按一下 [目前視圖設定>

    7. 按一下 [複製]

    8. 在 " 新視圖名稱" 方塊中,輸入名稱。

    9. 若要變更該視圖的可用位置,請按一下 [可在 上使用> 下的選項

      附註: 新視圖會新新 子功能表 (到目前視圖功能表中,指向) 。

若要變更公用資料夾的預設視圖,您必須擁有該資料夾的擁有者許可權,而且必須為所有人可見的資料夾定義至少一個自訂視圖。

  1. 在 資料夾清單中, 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下公用資料夾,然後按一下快捷方式 功能表上的 [內容> 。

  2. 按一下 [ 系統管理> 選項卡。

    如果系統 沒有 顯示管理選項卡,表示您沒有擁有者許可權。

  3. 在 [ 資料夾的初始視圖清單 上,按一下每一次開啟資料夾時要顯示的視圖。

    標準模式會顯示預設的 Microsoft Outlook資料夾專案類型視圖。

您必須擁有編輯器、發佈編輯器或擁有者許可權,才能將表單新到私人共用資料夾或公用資料夾。 如果資料夾是公用資料夾,而且您擁有擁有者許可權,您可以限制其他使用該資料夾的人可用的表單。

  1. 在 [ 資料夾清單中, 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下資料夾,然後按一下快捷方式 功能表上的 [內容> 。

  2. 按一下 [表單> 選項卡。

  3. 若要新增表單至與此 資料夾相關聯的表單 清單,請按一下 [ 管理」,然後指出表單。

  4. 按一下 [關閉]。

  5. 若要限制您想要供其他使用該資料夾之人員使用的表單,請按一下 [允許此資料夾中的這些表單> 下的 一個選項

您必須擁有公用資料夾的擁有者許可權,才能建立或修改其規則。

  1. 在 資料夾清單中, 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下要建立或修改規則的公用資料夾,然後按一下快捷方式功能表上的 [內容> 。

  2. 按一下 [ 系統管理> 選項卡。

  3. 按一下 資料夾小幫手

  4. 請執行下列其中一項操作︰

    • 若要建立規則,請按一下 [ 新增規則> 。

    • 若要修改現有的規則,請按一下清單中的規則,然後按一下 [ 編輯規則> 。

  5. 輸入專案必須符合的條件,才能執行動作。 如要瞭解更多條件,請按一下 [ 進一步> 。

  6. 執行這些動作下,選取您想要的選項。

    附註: 當您建立規則時,規則預設為使用中。

執行下列任何一個動作:

  • 共用行事曆

    1. 建立新資料夾,然後選擇資料夾包含清單中的日曆專案。

    2. 在 [ 選取放置 資料夾清單的位置時,按一下 [ 日曆>,然後按一下 [確定

    3. 新增會議和事件至資料夾。

  • 共用連絡人清單

    1. 建立新資料夾 ,然後選擇資料夾 包含清單中的 連絡人 專案。

    2. 在 [ 選取放置 資料夾清單的位置時,按一下 連絡人,然後按一下 [確定> 。

    3. 新增連絡人至資料夾。

      附註: 共用連絡人清單會出現在Outlook/連絡人中。

  • 共用工作清單 (機器翻譯)

    1. 建立新資料夾 ,然後選擇資料夾 包含清單中的 工作 專案。

    2. 在 [ 選取放置資料夾清單 的位置時,按一下 [ 工作,然後按一下 [確定> 。

    3. 新增工作至資料夾。

      附註: 雖然您可以將工作清單複製到公用資料夾,但您無法將工作要求複製到公用資料夾,也無法從公用資料夾建立工作要求。

  • 在公用資料夾中張貼資訊

    1. 開啟要張貼資訊的公用資料夾。

    2. 若要使用預設表單來張貼資訊,請按一下 [檔案> 功能表, 指向 [ 新增,然後按一下 [ 在此資料夾中張貼內容> 。

    3. 在表單中,輸入您想要張貼的資訊。

    4. 按一下 [張貼> 。

建立管理公用資料夾

您必須擁有公用資料夾的擁有者許可權,才能將其指定為已管理的資料夾。

  1. 在 [ 資料夾清單中, 瀏覽窗格以滑鼠右鍵按一下公用資料夾,然後按一下快捷方式 功能表上的 [內容> 。

  2. 在 [ 系統管理> 選項卡上,按一下 [管理資料夾>

  3. 選取設定 資料夾為管理資料夾 核取方塊。

  4. 轉出新 郵件方塊中,輸入接收傳入郵件的人名,或儲存郵件供檢查的備用公用資料夾名稱。 執行審查的仲裁者會于步驟 6 中指定。

  5. 選擇性:若要在仲裁者收到新郵件時自動傳送回復,請選取在 的回復 新郵件下的選項

    選擇下列其中一項:

    • 標準回應    

      「感謝您提交。 請注意,某些資料夾或討論群組的提交內容會經過審查,以決定是否應公開提供。 在這些情況下,其他人在查看核准的提交之前,將會有延遲。

    • 自訂回應    

      按一下 [自訂回應,然後按一下 範本。 輸入自訂回應的文字。

    仲裁者張貼訊息時,不會收到任何一個回應。

  6. 若要新增或移除仲裁者的名稱,請按一下 [新增或移除> 。

  7. 選擇性:若要查看所選仲裁者的屬性,請按一下 [ 內容>

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