在 Business Contact Manager 中使用報表與圖表

報告是取得客戶、商務連絡人、潛在客戶、商機、商務專案及行銷活動之深入見解的絕佳工具。 您可以在 Business Contact Manager for Outlook中開啟數十個預設報表,加上 [修改]、[儲存]、[更新] 和 [重複使用幾乎不限數量的額外報表]。

本文將說明 Business Contact Manager for Outlook中的報表功能,以及如何處理報表、進行自訂,以及使用報表來啟動其他商務活動。

您想要做什麼?

開啟並修改報告

儲存、重新整理或列印開啟的報表

從報表建立圖表

將報表匯出至 Excel 或其他程式以進行分析

從報表啟動行銷活動

從小工具開啟報表

查看標準報表清單

開啟並修改報告

Business Contact Manager for Outlook 提供許多預先定義的報告。 如果您沒有看到所需的專案,您可以開啟類似的報表,然後視需要進行修改。 您也可以儲存您的自訂報表,以備日後重複使用。

開啟報表

  1. 按一下功能區的 [報告] 索引標籤。 可用的報告是依其相關工作區分組: [連絡人管理]、[銷售]、[行銷] 或 [商務專案]。 [開啟] 群組包含您已修改並儲存的報告。

    功能區上的 [報表] 索引標籤

  2. 若要開啟預先定義的報告,請按一下您想要查看之報告類型的按鈕,然後在清單中按一下該報告的名稱。

  3. 若要開啟已儲存的修改過的報表,請按一下 [儲存的報表],然後在 [開啟已儲存的報表] 對話方塊中,按一下報表名稱,然後按一下 [開啟]。

提示: 如果您不確定哪個群組或類別包含您要尋找的報表,請參閱標準報表清單

如需修改報告的協助,請參閱修改報告以使其更有用

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修改報告

在 Business Contact Manager for Outlook中,您有大量的報表外觀控制。

本節內容

變更報表的版面配置

修改報告以使其更有用

變更報表的版面配置

有幾種方式可以變更報表的版面配置或外觀。 您可以個別或結合使用這些方法;您所做的變更順序並不重要。

  • 使用 [自訂報表] 窗格    在功能區上的 [版面配置] 群組中,按一下任一選項以開啟 [自訂報表] 窗格

    • 選擇 [欄]。 如果您想要變更顯示的欄,請按一下此按鈕,然後按一下 [ + ] (加上) [符號] 以展開清單,然後查看其中的所有專案。 可用的選項會依您所修改的報表而有所不同。 選取您要顯示之欄的核取方塊,然後清除您不想在報表中看到之專案的核取方塊。

    • [頁首] 和[頁尾]。 如果您想要在報表中新增頁首或頁尾,或在報表中新增記事,請按一下此按鈕,然後選取核取方塊,然後輸入您要顯示之欄的資訊。 針對您不想在報表中看到的欄,清除其核取方塊。

    • Fonts字型。 如果您想要變更字型和數位的顯示方式,請按一下 [字型]。 按一下您要變更的選項,並視需要更新。 您可以在 [列] 和 [欄] 的標籤上,以及 [合計] 與 [小計] 的數值欄位中,變更 [報表本文] 中的字型。

  • 使用排序與篩選控制項     在功能區的 [排序與篩選] 群組中,執行下列任何一項操作:

    • 篩選。 您可以篩選報表,以限制報表中顯示的結果。 如需篩選報表的詳細資訊,請參閱在 Business Contact Manager 中篩選記錄

    • [遞增] 或 [遞減]。 按一下其中一個選項,即可變更報表中的記錄排序次序。 根據預設,清單會依報表中的主要欄位以字母順序排序。 例如,在標題為 [商務連絡人(依帳戶)] 的報表中,清單會以帳戶名稱開始排序。 在 [帳戶名稱] 底下,連結至帳戶的每個商務連絡人都會依字母順序顯示。

      提示: 名稱會以 [全名] 欄位中的資訊顯示。 如果您在完整名稱中包含標題,則會將標題包含在排序中。 例如,完整名稱 Sr. Carlos Lacerda 會列在 [S] 下。

  • 重新排列欄     若要變更報表中的欄順序,只要按一下欄名,然後將它拖曳到您想要的位置即可。

  • 排序次要資料欄位中的專案    若要顛倒次要欄位中的文字或數位的順序,請在報表中按一下該欄位的名稱。 例如,在標題為 [商務連絡人者] 帳戶的報表中,您可以按一下 [欄商務連絡人名稱],以逆序的字母順序,重新排序每個帳戶名稱下所列出之商務連絡人的名稱。 再次按一下欄標題以還原原始訂單。 同樣地,如果您按一下位址-ZIP欄名稱,則每個帳戶名稱下方的商務連絡人清單都會以相反的數位順序來排序。

  • 折迭或展開次要資料欄位中的群組     按一下- (減號) [登報表中的任何列],以折迭所有子專案,且只顯示報告專案的第一行。 例如,在名為 [商務連絡人者] 帳戶的報表中,您可以按一下- () 減號加上帳戶名稱,以隱藏連結的商務連絡人清單。 若要指出清單已折迭, - (減號) 符號變更為+ (加上) 符號。 這項功能適用于減少報表的大小和複雜程度。 若要展開群組,請按一下加號 [ + ]。

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修改報告以使其更有用

您可以透過幾種方式來修改報告,使其更適合自己或同事。

  • 篩選結果    開啟報表之後,請使用 [簡易] 和 [高級] 篩選,從報表中排除特定記錄。 篩選報表結果可能會對各種工作很有用。 例如,按照位置所篩選之潛在客戶的報表,就是關於您在區域中計畫之事件的直接郵件行銷活動的最佳基礎。 如需篩選的詳細資訊,請參閱在 Business Contact Manager 中篩選記錄

  • 變更外觀    使用變更報表版面配置中的資訊,更新報表的外觀

  • 資料自訂    在您甚至開啟報表之前,您可以對其進行重要變更,包括使用者定義欄位之類的自訂,或變更為不同清單中的預設專案。 在潛在客戶 表單中新增使用者定義的欄位,例如記錄您所需的行業特定資訊,並從該資訊產生報告。 變更清單中的可用選項,而這些選項會成為下一個報表中的資料行。

附註: 如果您新增至報表的使用者定義欄位已從您的 Business Contact Manager 資料庫中刪除,則已儲存的報表將不會顯示 [刪除] 欄位中的資訊。 如果您在刪除欄位之前將資料匯出至 Excel,這些報表不會受到影響。

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修正報表中的資料錯誤

當您查看報表時,可能會發現您想要修正的錯誤。 例如,您可能會看到商務連絡人與錯誤的帳戶相關聯。 報表中無法修正這種錯誤,但必須在所涉及的個別記錄中修正。

若要修正此範例中的錯誤,請開啟商務連絡人記錄,並在記錄的[一般] 頁面上,在 [連結的帳戶] 欄位中輸入正確的帳戶。 如果您接著返回報表,然後在 [動作] 群組中,按一下 [重新整理],報告就會正確。

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儲存、重新整理或列印開啟的報表

審閱報表之後,您可能會想要儲存所做的任何變更、更新資料,或列印報表。 從開啟的報表開始,以完成這些動作。

儲存已修改的報表

您不需要儲存尚未修改的報表,因為功能區的 [報表] 索引標籤提供該報表。 儲存的報表會儲存在 Business Contact Manager for Outlook 資料庫中。

  1. 在功能區上,按一下 [報表] 索引標籤,然後按一下您要開啟的報表類型,然後按一下報表名稱以將其開啟。

  2. 開啟及修改報告中所述,自訂報表。

  3. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [另存新檔]。

  4. 在開啟的 [另存新檔] 對話方塊中,輸入報表的名稱,然後按一下[確定]。

若要開啟自訂報表,請按一下 [儲存的報表]。

提示: 報告會儲存在您已修改來建立已儲存報表之報表的同一個類別中。

重新整理報表中的資料

每當您開啟已儲存的報表時,就會重新整理報表資料。 您也可以視需要進行更新。

  1. 在功能區上,按一下 [報表] 索引標籤,然後按一下您要開啟的報表類型,然後按一下報表名稱以將其開啟。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [重新整理]。

列印報表

  1. 在功能區上,按一下 [報表] 索引標籤,然後按一下您要開啟的報表類型,然後按一下報表名稱以將其開啟。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [列印]。

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從報表建立圖表

您可以從 Business Contact Manager for Outlook 以及從報表建立的自訂報表中,建立圖表。 可在圖表表單中顯示的報表,會在功能區上 ( [圖表] 按鈕 ) 中顯示 [活動圖表] 按鈕。 無法將沒有資料的報表視為圖表。

  1. 開啟您要查看為圖表的報表。

  2. 在功能區的 [顯示] 群組中,按一下 [圖表]。 如果圖表太寬無法在您的監視器上顯示,則圖表下方會出現水準捲軸。

    提示: 如果您想要建立更複雜的圖表,請將報表資料匯出至 Excel,並使用該程式建立您的圖表。 如需將報表資料匯出至 Excel 的詳細資訊,請參閱將報表匯出至 excel 或其他程式以進行分析

圖表範例

  1. 使用功能區上 [圖表] 群組中的控制項來自訂您的圖表。

  2. 標籤     按一下 [標籤] 以新增或移除座標軸標題圖例

  3.      按一下 [],選取報表中顯示的資料。 例如,在 [依來源的商機] 圖表中,您可以顯示商機數   或收入資料。

  4. 正確     [合計   ] 如果您希望圖表顯示實際收入、預期收入或兩者,請選取這些核取方塊。

    附註: 在每個圖表中都無法使用這些核取方塊。

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將報表匯出至 Excel 或其他程式以進行分析

您可以輕鬆地將 Business Contact Manager for Outlook 報表匯出至 Microsoft Excel 或其他程式,以進行深入分析。 若要將報表資料匯出至 Excel 以外的程式,請從將資料匯出至 Excel 開始。 然後在 Excel 中,您可以將資料儲存為其他程式可以開啟的檔案格式。 例如,以逗號分隔值儲存的 Excel 檔案 ( .csv) 檔案格式可以在各種不同的程式中開啟。

請執行下列其中一項操作:

將報表儲存為您電腦上的 Excel 檔案    

  1. 開啟您要匯出至 Excel 的報表。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [匯出至 Excel]。 報表會在 Excel 中開啟。

  3. 在 Excel 中,按一下 [儲存] 按鈕以開啟 [另存新檔] 對話方塊。 選擇20個以上的檔案格式來儲存報告。

以 Excel 檔案附件的形式傳送報表    

  1. 開啟您要以電子郵件附件傳送的報表。

  2. 在功能區的 [動作] 群組中,按一下 [以電子郵件傳送]。 隨即會開啟 Outlook 電子郵件的表單,並將報表附加為 Excel 檔案 ( .xlsx 格式) 。

  3. 填寫 [] 和 [主旨] 行,輸入訊息 (選用的) ],然後按一下 [傳送]。

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從報表啟動行銷活動

您可以使用包含帳戶、商務連絡人或潛在客戶的位址、電話號碼或電子郵件地址的報表,以在 Business Contact Manager for Outlook中啟動行銷活動。

  1. 開啟您要用來做為行銷活動基礎的報表。

  2. 按一下 CTRL + A 以醒目提示清單中的所有記錄。

  3. 在功能區的 [通訊] 群組中,按一下 [新增通話清單]、[大量電子郵件] 或 [直郵列印],然後按一下 [所有收件者] 或 [選取的收件者

  4. 在開啟的 [行銷活動] 表單中,建立活動和內容的收件者清單。

    如需建立通話清單的相關資訊,請參閱在 Business Contact Manager 中建立及使用通話清單。 如需建立其他行銷活動的相關資訊,請參閱在Business Contact Manager 中行銷您的產品和服務

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從小工具開啟報表

若要從 小工具開啟報表,請按一下小工具上的 [報表] 圖示。 從小工具開啟的報表與從功能區開啟的報表一樣。

如需小工具的詳細資訊,請參閱在Business Contact Manager 中使用小工具

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查看標準報表清單

下列 Business Contact Manager for Outlook 中提供的標準報告清單是依記錄類型來組織。

提示: 大多數報表都可以轉換為圖表,如從報表建立圖表中所述。

客戶報告    

  • 依指派物件的帳戶

  • 依城市的帳戶

  • 依州/省的帳戶

  • 依郵遞區號的帳戶

  • 依區域劃分的客戶

  • 依類別分類的帳戶

  • 依評等的帳戶

  • 依付款狀態的帳戶

  • 依來源的帳戶

  • 客戶活動摘要

  • 活動(依帳戶)

  • 被忽略的帳戶

  • 快速帳戶清單

商務連絡人報表    

  • 依帳戶的商務連絡人

  • 依分派物件的商務連絡人

  • 依城市的商務連絡人

  • 依州/省的商務連絡人

  • 依郵遞區號的商務連絡人

  • 依類別分類的商務連絡人

  • 依評級的商務連絡人

  • 依付款狀態的商務連絡人

  • 依來源的商務連絡人

  • 依周年紀念的商務連絡人

  • 依生日的商務連絡人

  • 商務連絡人活動摘要

  • 依商務連絡人的活動

  • 被忽略的商務連絡人

  • 快速商務連絡人清單

潛在客戶報告

  • 依指派物件的潛在客戶

  • 依分派物件與評等的潛在客戶

  • 依分數排名的潛在客戶

商機報告

  • 依產品或服務專案的商機

  • 依分派物件的商機

  • 依來源的商機

  • 商機(依帳戶)

  • 依商務連絡人的商機

  • 過去到期的商機

  • 銷售漏斗圖

  • 銷售管線

  • 依商機的活動

其他銷售報告

  • 依收入的主要客戶:客戶

  • 依收入排名主要客戶:商務連絡人

  • 熱門產品:最暢銷產品

  • 最佳產品:利潤最大的產品

  • 最佳產品:最高邊界產品

  • 上方的引用:依潛在客戶數量

  • 熱門的引用者:總銷售額

  • 睡眠客戶:過去30天

  • 睡眠客戶:過去的90天

  • 睡眠客戶:過去的180天

  • 睡眠客戶:過去的365天

行銷報表

  • 依行銷活動的商機

  • 依行銷活動的商務連絡人

  • 依行銷活動的客戶

  • 行銷活動(依活動)

  • 依類型進行行銷活動

  • 電話記錄(依通話清單)

商務專案報表

  • 商務專案-全部

  • 商務專案-下次到期

  • 商務專案-逾期

  • 依狀態的商務專案

  • 依到期日的商務專案

  • 依分派物件的商務專案

  • 依類型的商務專案

  • 依優先順序的商務專案

  • 依帳戶的商務專案

  • 依商務連絡人的商務專案

  • 專案工作–全部

  • 專案工作–下次到期

  • 專案工作–過期

  • 依專案的專案工作

  • 依分派物件的專案工作

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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