在 SharePoint 2010 上編輯或發佈 Web 資料庫

重要    Access Services 2010 和 Access Services 2013 將從下次發行的 SharePoint 中移除。 我們建議您不要建立新的 Web 應用程式,並將現有的應用程式移轉至替代的平台,例如 Microsoft Power Apps

您可以使用 Access Services 這個 SharePoint Server 的元件來建立 Web 資料庫。 這可協助您執行下列操作:

  • 保護及管理資料的存取

  • 在整個組織中或透過網際網路共用資料

    附註: 本文將說明 Web 資料庫 - Access 2010 中引入的一種資料庫。 本文未說明使用 SQL Server 來儲存資料的 Access Web App,並提供許多 Web 資料庫的其他改良功能。 若要取得詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式一文

    附註:  您必須有使用者帳戶才能使用 Web 資料庫。 匿名存取不受支援。

  • 建立不需要 Access 就可以使用的資料庫應用程式

本文提供 Access Web 資料庫設計的概觀。 如需桌面資料庫設計的簡介,請參閱建立新的桌面資料庫資料庫設計的基本概念等文章。

重要:  雖然您可以開啟 Web 資料庫、發佈、編輯及同步您的變更,但無法使用此版本的 Access 建立新 Web 資料庫。

本文/您想要做什麼? / 我想要

概觀

Access Services (SharePoint) 的選擇性元件,提供一個平臺,方便您建立可在網頁上使用的資料庫。 您可以使用 Access 和 SharePoint 來設計及發佈 Web 資料庫,而擁有 SharePoint 帳戶的人則使用網頁瀏覽器的網頁資料庫。

運作方式

當您發佈 Web 資料庫時,Access Services 會建立一個包含該資料庫的 SharePoint 網站。 所有的資料庫物件和資料都會移至該網站的 SharePoint 清單中。 發佈後,SharePoint 訪客即可根據其對 SharePoint 網站的權限使用資料庫。

  • 完全控制    此權限可讓您變更資料與設計。

  • 參與    此權限可讓您變更資料,但無法變更設計。

  • 讀取    此權限可讓您讀取資料,但無法進行任何變更。

您可以在 Access 中開啟 Web 資料庫、修改設計,然後同步處理您的變更 (亦即有效地將變更儲存至 SharePoint 網站)。 此外,也可以將 Web 資料庫離線,使用離線版本,然後在恢復連線時,同步處理資料與設計變更。

附註: 若要建立 Web 資料庫,您對於要發佈資料庫的 SharePoint 網站,需要擁有完全控制的權限。

表單和報表會在瀏覽器中執行

表單、報表及大多數巨集會在瀏覽器中執行。 這可讓 Access 重新整理畫面上的資料,而不必重新繪製整個頁面。

您可以建立表單來協助使用者瀏覽您的應用程式。 「導覽」控制項是一個新的控制項,可以輕鬆地將標準 Web 式導覽按鈕新增到表單中,方便瀏覽。

附註: 在網頁瀏覽器中無法使用 [功能窗格] (在 Access 中用來瀏覽資料庫物件的功能)。

資料會儲存在 SharePoint 清單中

所有資料表都會變成 SharePoint 清單,記錄則會變成清單項目。 這可讓您使用 SharePoint 權限控制對 Web 資料庫的存取權限,以及利用其他 SharePoint 功能。

安全性附註:  連結資料表的連接字串並未加密,包括使用者名稱和密碼 (如果該資訊已儲存且連結目標支援使用者帳戶)。 如果資料庫中有 SharePoint 清單的連結,並且該連結包含使用者名稱和密碼,則惡意使用者可能會使用儲存的認證來變更連結的目標清單。 即使認證未以連接字串形式儲存,惡意使用者仍可能在具有充分權限之共犯的協助下修改 SharePoint 網站的權限。 因此,您在共用包含清單連結 (連結至已發佈 Web 資料庫中的清單) 的資料庫備份時,請務必小心。

查詢和資料巨集會在伺服器上執行

所有 Web 物件的 SQL 處理都在伺服器上執行。 這會將流量侷限在結果集,以提升網路效能。

附註:  如果 Web 資料庫有「用戶端」物件 ,例如查詢、表單、報表等,在瀏覽器中無法使用,則這些物件所使用的任何 SQL 會由您桌面上的 Access 處理。

內部網路或網際網路

您可以發佈到自己的內部網路 SharePoint 伺服器,或發佈到網際網路。 Microsoft 提供有網際網路的託管 SharePoint 解決方案,而協力廠商也提供主機服務。

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編輯 Web 資料庫

本節提供您可以在 Web 資料庫中執行基本設計工作的步驟。

本節內容

開始之前

開始設計 Web 資料庫之前,您應先執行一些工作。 不僅如此,您也應先了解 Web 資料庫與桌面資料庫在設計上的差異,若您是一位經驗豐富的 Access 開發人員,更是如此。

  • 確定資料庫的用途    制定明確計劃,讓您在設計細節時做出良好的決策。

  • 尋找及組織必要的資訊    您無法在 Web 資料庫中使用連結的資料表。 您要使用的任何資料若不是來自資料庫,則必須先匯入後再發佈。 若在開始設計之前先組織好資料,就可避免為了因應非預期的資料難題而變更設計。

  • 指定用以進行發佈之 SharePoint 網站    沒有 SharePoint 將完全無法進行發佈。 若要在設計過程中同時在瀏覽器中測試您的設計 (這個想法不錯),您必須先進行發佈。

  • 規劃您的安全性    您可以利用 SharePoint 安全性,控制對 Web 資料庫的存取權限。 提早規劃安全性,即可將其建置於您的設計中。

桌面和 Web 資料庫在設計上的差異

您可以在桌面資料庫中使用的資料庫功能,在 Web 資料庫中並不提供。 不過現在出現了一些新功能,可以支援許多與這些桌面功能相同的狀況。

下表列出僅適用於桌面的功能,以及可支援相同狀況的新功能。

案例

僅適用於桌面的功能

Web 資料庫 功能

設計資料庫物件

設計檢視

增強的資料工作表檢視;版面配置檢視

檢閱摘要資料,例如總和、平均及群組

群組函數

資料巨集;報表中的群組功能

程式設計事件

VBA

巨集與資料巨集;IntelliSense 的新巨集設計體驗

瀏覽至資料庫物件

功能窗格;切換表單

導覽控制項或其他表單元素

附註: 您可以在 Web 資料庫中建立用戶端物件,但無法在瀏覽器中使用這些物件。 不過,它們屬於 Web 資料庫的一部分,可在桌面 Access 中使用。 使用者可以在 Access 中開啟 Web 資料庫,然後使用用戶端物件。 這是共用資料庫的有效方式,同時也開啟了在 Web 上共同合作的新機會。 SharePoint 會處理任何並行問題。

沒有 Web 資料庫對應專案之電腦版功能

下列清單不是獨佔模式。

  • 聯集查詢

  • 交叉資料表查詢

  • 在表單上重疊控制項

  • 資料表關聯

  • 設定格式化的條件

  • 各種巨集指令和運算式

在 Access 中開啟 Web 資料庫

有兩種方法可以開啟 Web 資料庫:從瀏覽器或 Access。

從瀏覽器開啟    流覽至網站資料庫網站,然後在主要流覽表單的左上角 (瀏覽器工具列區域正下方) 按一下 [選項) 然後按一下 [在 Access中開啟
SharePoint 上的 Web 資料庫之 [選項] 功能表

從 Access 開啟    開啟檔案就像開啟任何資料庫檔案一樣 - 按 Ctrl + O,然後使用 [開啟對話方塊

建立 Web 資料表

在 Access 中開啟 Web 資料庫時,按一下功能區上的 [建立」,然後在 [資料表群組中按一下資料表

第一次建立資料表時,資料表中會有一個 AutoNumber 的 [識別碼] 欄位。 您可以新增欄位以儲存資料表主題所需的資訊項目。 例如,您可能需要新增用於儲存開始追蹤日期的欄位。

新增欄位

您可以選擇各種現成的欄位來新增到資料表。 有兩種同樣簡單的方法:

  • 在功能區上,按一下 [欄位 &, 然後在 [新增及刪除&按一下您想要的欄位類型;

  • 或者,在資料表資料表上,按一下 [按一下以新增,然後選取欄位類型。

變更欄位屬性

格式設定與內容會決定欄位的行為方式,例如可儲存的資料類型。 您可以變更這些設定,將欄位設為所需的行為方式。

  1. 選取要變更其格式設定與內容的欄位。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 使用 [格式設定] 和 [內容] 群組中的命令來變更設定。

新增導出欄位

您可以新增欄位,在其中顯示從相同資料表的其他資料所導出的值。 來自其他資料表的資料無法做為該導出資料的來源。 導出欄位不支援某些運算式。

  1. 在已開啟資料表的情況下,按一下 [按一下以新增]。

  2. 指向 [導出欄位],然後按一下要用於欄位的資料類型。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  3. 使用 [運算式建立器] 建立欄位的運算式。 請記住,您只能使用相同資料表中的其他欄位做為運算式的資料來源。 有關使用運算式建立幫手的協助,請參閱建立 運算式一文

設定資料驗證規則

您可以使用運算式驗證大部分欄位的輸入。 您也可以使用運算式驗證資料表的輸入:若您想要驗證不支援驗證功能之欄位的輸入,或您想要根據資料表中其他欄位的值驗證欄位的輸入,此做法很有用。 如需驗證的詳細說明,請參閱使用驗證規則限制資料輸入一文。

您也可以指定驗證規則防止輸入時顯示的訊息,即所謂的驗證訊息。

設定欄位驗證規則和訊息

  1. 選取要新增驗證規則的欄位。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [欄位驗證規則]。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 使用 [運算式建立器] 建立您的驗證規則。 有關使用運算式建立幫手的協助,請參閱建立 運算式一文

  5. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [欄位驗證訊息]。

  6. 鍵入當輸入的資料無效時所要顯示的訊息,然後按一下 [確定]。

設定記錄驗證規則和訊息

您可以使用記錄驗證規則來防止重複的記錄,或要求記錄相關事實組合為 True,例如 [開始日期] 大於 2013 年 1 月 1 日,且小於 [結束日期]

  1. 開啟要新增驗證規則的資料表。

  2. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。

  3. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [記錄驗證規則]。

    [運算式建立器] 隨即開啟。

  4. 使用 [運算式建立器] 建立您的驗證規則。 有關使用運算式建立幫手的協助,請參閱建立 運算式一文

  5. 按一下 [欄位驗證] 群組中的 [驗證],然後按一下 [記錄驗證訊息]。

  6. 鍵入當輸入的資料無效時所要顯示的訊息,然後按一下 [確定]。

建立兩個 Web 資料表之間的關聯

資料表關聯就是您表示兩個數據表有共通資料的方式,其中一個資料表使用來自另一個資料的資料,反之亦然。 例如,假設每一個任務都有負責的員工,而這個事實是由員工資料表的 EmployeeID 欄位表示 ,該欄位是員工資料表的主鍵。 當您查看工作的資料時,您可以使用 EmployeeID 在員工資料表中查看,以包含負責員工的相關資料,或者 Access 會自行處理。

若要在 Web 資料庫中建立關係,您可以使用查詢精靈建立查詢欄位。 查閱欄位所屬的資料表位於多端關聯,且會指向位於單端關聯的資料表。

在資料工作表檢視中建立查閱欄位

  1. 開啟應該位於多端關係的資料表 ,即每個索引鍵值有多個記錄的資料表。

  2. 按一下 [按一下以新增] 旁的箭號,然後按一下 [查閱與關聯]。

  3. 遵循 [查閱精靈] 的步驟建立查閱欄位。

在資料工作表檢視中修改查閱欄位

  1. 開啟包含所要修改之查閱欄位的資料表。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 [欄位] 索引標籤上,按一下 [內容] 群組中的 [修改查閱]。

    • 以滑鼠右鍵按一下查閱欄位,然後按一下 [修改查閱]。

  3. 遵循 [查閱精靈] 的步驟執行。

使用資料巨集以維護資料完整性

您可以使用資料巨集來實作串聯更新及串聯刪除。 您可以使用 [資料表] 索引標籤上的命令來建立修改資料的內嵌巨集。

建立 Web 查詢

您可使用查詢做為表單和報表的資料來源。 查詢會在伺服器上執行,因此有助於將網路流量降至最小。

例如,假設您使用 Web 資料庫來追蹤慈善捐贈。 您想要在活動進行期間查看誰捐贈了金錢。 您可以使用查詢來選取資料,並準備用於表單和報表。

此程序使用慈善捐贈範本做為範例。 如果使用慈善捐贈資料庫範本建立新的資料庫,則可沿用。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [查詢] 群組中,按一下 [查詢]。

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下要包括的各個資料表,然後按一下 [關閉]。

    在此範例中,按兩下 [成員]、[捐贈]、[事件] 及 [事件與會者]。

  3. 在查詢設計視窗中,將欄位從某個物件拖曳至另一個物件,以建立任何必要的連結。

    在此範例中,將 [識別碼] 欄位從 [成員] 拖曳至 [捐贈] 中的 [捐贈者成員識別碼] 欄位,然後再將 [捐贈者成員識別碼] 欄位從 [捐贈] 拖曳至 [活動與會者] 的 [成員識別碼] 欄位。

  4. 新增要使用的欄位。 您可以將欄位拖曳至格線,或按兩下欄位加以新增。

    在此範例中,新增 [事件] 資料表的 [事件]、[捐贈] 資料表的 [捐贈日期],以及 [成員] 資料表的 [問候]、[名字] 與 [姓氏]。

  5. 新增要套用的任何準則。

    在此範例中,您想限制 [捐贈日期],使其介於活動的 [開始日期] 與 [結束日期] 之間。 在查詢設計格線中,於 [捐贈日期] 下的 [準則] 資料列內,鍵入 >=[開始日期] And <=[結束日期]

建立 Web 表單

表單是在 Web 資料庫中輸入及編輯資料的主要方式,亦可用於檢閱資料。 表單會在瀏覽器中執行,有助於最佳化效能。 當您開啟表單時,瀏覽器會從 SharePoint 伺服器擷取必要的資料。 您可以篩選及排序表單中的資料,而不需要重新從伺服器擷取資料。

提示: 若要最佳化效能,請限制主要表單和報表所擷取的記錄數目。

  1. 選取要用作資料來源的資料表或查詢。

    附註: 若要建立未繫結表單,請跳過此步驟。

  2. 在 [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中,按下列其中一個按鈕:

    • 表單    使用您選取做為資料來源的物件,建立一次顯示一筆記錄的簡易表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

    • 多個項目    使用您選取做為資料來源的物件,建立一次顯示多筆記錄的表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

    • 空白表單    建立不具任何內容的表單。

    • 資料工作表    使用您選取做為資料來源的物件,建立外觀與行為類似資料工作表的表單。

      附註: 如果您正在建立未繫結表單,則無法使用此按鈕。

建立 Web 報表

報表是從 Web 資料庫檢閱或列印資料的主要方式。 報表會在瀏覽器中執行,有助於最佳化效能。 當您開啟報表時,瀏覽器會從 SharePoint 伺服器擷取必要的資料。 您可以篩選及排序報表中的資料,而不需要重新從伺服器再次擷取資料。

提示: 若要最佳化效能,請限制主要表單和報表所擷取的記錄數目。

  1. 選取要用作資料來源的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按下列其中一個按鈕:

    • 報表    使用您選取做為資料來源的物件,建立基本報表。

    • 空白報表    建立不具任何內容的報表。

建立導覽表單並設為於開始時顯示之預設表單

使用者需要有瀏覽應用程式的方法。 請記住 - 網頁瀏覽器並不提供功能窗格。 您必須為使用資料庫物件的使用者提供瀏覽方法。 您可以建立導覽表單,並指定每當使用者在網頁瀏覽器中開啟您的應用程式時,即顯示該表單。 此外,若您沒有指定顯示的表單,則當應用程式開啟時,並不會開啟表單,這會讓應用程式變得難以使用。

建議您等到最後才建立導覽表單,如此才可在建立表單時,將所有的物件都新增至該表單。

  1. 按一下功能區上的 [建立] 索引標籤。

  2. 在 [表單] 群組中,按一下 [導覽],然後從清單中選取導覽版面配置。

  3. 若要新增項目,請從 [功能窗格] 中將該項目拖曳至導覽控制項。

    附註: 您只能在導覽控制項中新增表單和報表。

  4. 在導覽表單的本文中新增所要的其他控制項。 舉例來說,您可以新增一些控制項至導覽表單中,以提供涵蓋所有表單的搜尋功能。

將您的導覽表單設為預設網頁顯示表單

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,按一下 [說明] 底下的 [選項]。

  2. 按一下 [Access 選項] 對話方塊中的 [目前資料庫]。

  3. 按一下 [應用程式選項] 底下的 [網頁顯示表單],然後從該清單中選取所要的表單。

    您不需要選取導覽表單做為網頁顯示表單。 您可以指定任何網頁表單。

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發佈並同步處理應用程式的變更

發佈 Web 資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存並發佈],然後按一下 [發佈至 Access Services]。

  2. 按一下 [執行相容性檢查程式]。
    Access 的 Backstage 檢視中的 [執行相容性檢查程式] 按鈕
    相容性檢查程式可協助確保資料庫正確發佈。 如有發現任何問題,您必須在發佈前解決這些問題。

    Access 會將這些發現的問題儲存於名為 [網頁相容性問題] 的資料表中。 資料表中的每個資料列都會包含一個疑難排解資訊的連結。

  3. 在 [發佈至 Access Services] 底下,填入下列資訊:

    • 在 [伺服器 URL] 方塊中,鍵入要發佈資料庫的 SharePoint 伺服器網址。 例如 http://Contoso/

    • 在 [網站名稱] 方塊中,鍵入 Web 資料庫的名稱。 此名稱會新增至 [伺服器 URL] 以產生應用程式的 URL。 例如,若 [伺服器 URL] 為 http://Contoso/ 且 [網站名稱] 為 CustomerService,則 URL 為 http://contoso/customerservice

  4. 按一下 [發佈至 Access Services]

同步處理 Web 資料庫

進行設計變更或將資料庫離線之後,最後還需要進行同步處理。 同步處理可解決電腦與 SharePoint 網站之間發生資料庫檔案出現歧異的問題。

  1. 在 Access 中開啟 Web 資料庫並進行設計變更。

  2. 完成時,請按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [全部同步處理]。
    Access 的 Backstage 檢視中的 [全部同步處理] 按鈕

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