在 Visio 中建立組織結構

在 Visio 中建立組織結構

組織結構(組織結構)是報表階層的圖表,通常用來顯示員工、職稱和群組之間的關聯性。

組織結構的範圍可從簡單的圖表(如下圖所示)開始,到以外部資料源的資訊為基礎的大型複雜圖表。 組織結構中的圖形可以顯示基本資訊,例如名稱和標題,或部門和成本中心等詳細資料。 您甚至可以在組織結構圖形中新增圖片。

組織圖

建立簡單的組織結構

當您想要建立含預設資訊欄位的小型組織結構時,請遵循下列步驟:

  1. 指向 [檔案] 索引標籤上的 [新增],按一下 [組織結構],選擇 [公制單位] 或 [美制單位],然後按一下 [建立]

  2. 如果您只想透過 [預設資訊] 欄位建立簡單的組織結構,請在您看到 [組織結構嚮導] 對話方塊時,按一下 [取消]。

  3. [組織結構] 索引標籤上的選項會顯示各種類型的圖形,您可以根據其位置來針對貴組織的成員使用。

    附註: 如需如何新增更多資料至圖形的詳細資訊,請參閱新增資料至圖形

  4. 若要自動連接圖形,請根據您的組織階層,將下屬圖形拖曳到上級圖形,或者您可以選擇使用連接器圖形手動連線。 輸入每個專案的名稱和標題,並視需要新增成員圖片。

  5. 您可以使用 [組織結構] 索引標籤上的各種命令和選項,排列組織結構的版面配置、圖形之間的間距、圖形的高度和寬度。

從新的資料表格自動建立組織結構

如果您想要變更或新增其他資訊(例如預設資訊欄位),而且您的資料不在不同的程式檔案中,您可以使用這個方法。

  1. 指向 [檔案] 索引標籤上的 [新增],按一下 [組織結構],選擇 [公制單位] 或 [美制單位],然後按一下 [建立]

  2. 在 [組織結構] 嚮導的第一頁上,選取 [使用嚮導輸入的資訊],然後按一下[下一步]

  3. 選取 [Excel] 或 [分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按一下 [下一步]。

    附註: 如果您選取 [ Excel],則會開啟 Microsoft Office Excel 工作表,其中包含範例文字。 如果您選取 [分隔文字],就會開啟 [Microsoft 記事本] 頁面,其中包含範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。

    重要: 請勿刪除 [名稱] 和 [ Reports_to欄],但您可能會變更、刪除或新增您組織結構所需的其他欄。

  5. 新增資訊後,請結束 Excel 或記事本檔案,然後按一下[下一步]繼續。

  6. 若要在組織結構中包含圖片,請選取 [不要將圖片包含在我的組織結構中],否則請選取[找出包含您組織圖片的資料夾]。 依照此頁面上的剩餘指示進行,然後按一下[下一步]繼續。

  7. 在嚮導的最後一頁,您可以指定要在每個頁面上顯示的組織數量。 您可以選擇我想要指定要在每個頁面上顯示的組織數量,或者,您可以透過選取 [我想要讓嚮導自動將組織結構] 分解為多個頁面來自動定義每個頁面。

  8. 如果您想要超連結,並在頁面上同步處理員工圖形,請選取 [選項],在頁面上選取超連結員工圖形,然後將員工圖形同步處理各個頁面

  9. 完成選取所有專案之後,按一下[完成]

    附註: 大多數的嚮導頁面都提供特定的說明。 若要存取說明,請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用現有的資料來源自動建立組織結構

如果您想要包含在組織結構中的資訊已經存在於 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Exchange Server 目錄、ODBC 相容的資料來源或組織加上文字檔等檔中,這種方法就是最佳做法。

  1. 請確定您的表格或工作表包含員工名稱欄、唯一識別碼及向誰報告。

    附註: 您可以將欄命名為任何您想要的名稱。 當您執行組織結構嚮導時,您可以找出哪些欄(或功能變數名稱)包含名稱、識別碼及報表。

    • 員工名稱    員工名稱在此欄位中顯示的方式,與它們在組織結構圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼    如果每個名稱不是唯一的,請針對每個員工包含含唯一識別碼(例如員工 ID 號碼)的資料行。

    • 員工向誰報告    此欄位必須包含每個管理員的唯一識別碼,而不論該識別碼是名稱還是 ID 號碼。 針對組織結構頂端的員工,將此欄位留白。

  2. 指向 [檔案] 索引標籤上的 [新增],按一下 [組織結構],選擇 [公制單位] 或 [美制單位],然後按一下 [建立]

  3. 在嚮導的第一頁上,選取已儲存在檔案或資料庫中的資訊,然後按一下[下一步]繼續。

  4. 按一下[流覽],然後流覽至此檔案的位置,選擇儲存組織資訊的檔案類型。 選取您要在 [圖表] 嚮導中使用的語言,然後按一下[下一步]繼續。

  5. 在嚮導的下一個頁面上,選取資料檔中的欄(欄位),其中包含定義您組織的資訊,例如 [名稱]、[報告至] 及 [名字]。 按一下 [下一步] 繼續。

  6. 在嚮導的下一頁,您可以使用 [新增] 和 [移除] 按鈕及欄位的顯示順序,來定義您想要顯示哪些特定欄位。 按一下 [下一步] 繼續。

  7. 在嚮導的下一頁,您可以從您要新增至組織結構圖形的資料檔案中選擇欄位,做為 [圖形資料] 欄位。 按一下 [下一步] 繼續。

  8. 若要在組織結構中包含圖片,請選取 [不要將圖片包含在我的組織結構中],否則請選取[找出包含您組織圖片的資料夾]。 依照此頁面上的剩餘指示進行,然後按一下[下一步]繼續。

  9. 在嚮導的最後一頁,您可以指定要在每個頁面上顯示的組織數量。 您可以選擇我想要指定要在每個頁面上顯示的組織數量,或者,您可以透過選取 [我想要讓嚮導自動將組織結構] 分解為多個頁面來自動定義每個頁面。

  10. 如果您想要超連結,並在頁面上同步處理員工圖形,請選取 [選項],在頁面上選取超連結員工圖形,然後將員工圖形同步處理各個頁面

  11. 完成選取所有專案之後,按一下[完成]

    附註: 大多數的嚮導頁面都提供特定的說明。 若要存取說明,請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。 

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

您建立組織圖之後,可以重新排列資訊以反映虛擬小組關係。 將相關的圖形互相移近,然後新增點線連接器以顯示次要報告結構,或者使用 [小組框架] 圖形來醒目提示虛擬小組。 點線報告就像是普通連接器。 小組畫面基本上是已修改的矩形圖形,您可以用來以視覺方式將團隊分組並命名。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織結構

若要反映組織結構中的變更,您必須手動更新組織結構或產生新的圖表。 如果您產生新圖表,新圖表中不會包含對舊版圖表所做的自訂。 如果主題或相片已新增至圖形,必須再次新增這些圖案,以使圖表看起來像這樣。

如果圖形連結至資料,當您執行 [重新整理]資料時,資料會正常更新,但僅限在現有的圖形內。 刷新資料並不會新增或移除圖形。

建立簡單的組織結構

這個方法最適合用來建立含 [預設資訊] 欄位的小型組織結構。 預設欄位為:

  • 部門

  • 電話

  • 名稱

  • 職稱

  • 電子郵件

  • 在 [檔案] 索引標籤上,指向 [新增],指向 [商務],然後按一下 [組織結構]。

  • 從 [圖形] 視窗的 [組織結構圖形] 樣板中,將您組織的頂層圖形(例如 [總經理])拖曳到頁面上。

  • 選取圖形後,請輸入圖形的名稱和標題。 舉例來說,高階主管的名字是胡約翰,職稱是總裁。

    附註: 如需如何新增更多資料至圖形的詳細資訊,請參閱新增資料至圖形

  • 從 [圖形] 視窗中的 [組織結構圖形] 樣板,將第一個下屬人員的圖形拖曳到上級圖形上。 這樣就能在階層中自動連結兩者。

    提示: 若要產生連結,您需要將下屬圖形放到上級圖形的中央。

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

從新的資料表格自動建立組織結構

如果預設資訊欄位不符合您的需求,而且您在其他程式中還沒有您的資料,這個方法就是最佳做法。

  1. 在 [檔案] 索引標籤上,指向 [新增],指向 [商務],然後按一下 [組織結構嚮導]。

  2. 在精靈的第一個頁面上,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按一下 [下一步]。

  3. 選取 [Excel] 或 [分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按一下 [下一步]。

    附註: 如果您選取 [ Excel],則會開啟 Microsoft Office Excel 工作表,其中包含範例文字。 如果您選取 [分隔文字],就會開啟 [Microsoft 記事本] 頁面,其中包含範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。

    重要: 您需要將 [名稱] 和 [報表] 保留[欄],但您可以變更、刪除或新增其他資料行。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 大多數的嚮導頁面都提供特定的說明。 若要存取說明,請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用現有的資料來源自動建立組織結構

如果您想要包含在組織結構中的資訊已經存在於 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄等檔中,這個方法就是最佳做法。

  1. 請確定您的表格或工作表包含員工名稱欄、唯一識別碼及向誰報告。

    附註: 您可以將欄命名為任何您想要的名稱。 當您執行組織結構嚮導時,您可以找出哪些欄(或功能變數名稱)包含名稱、識別碼及報表。

    • 員工名稱    員工名稱在此欄位中顯示的方式,與它們在組織結構圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼    如果每個名稱不是唯一的,請針對每個員工包含含唯一識別碼(例如員工 ID 號碼)的資料行。

    • 員工向誰報告    此欄位必須包含每個管理員的唯一識別碼,而不論該識別碼是名稱還是 ID 號碼。 針對組織結構頂端的員工,將此欄位留白。

  2. 在 [檔案] 索引標籤上,指向 [新增],指向 [商務],然後按一下 [組織結構嚮導]。

  3. 在嚮導的第一頁上,選取已儲存在檔案或資料庫中的資訊

  4. 按一下[下一步],然後按照嚮導的其餘步驟進行。

    附註: 大多數的嚮導頁面都提供特定的說明。 若要存取說明,請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

您建立組織圖之後,可以重新排列資訊以反映虛擬小組關係。 將相關的圖形互相移近,然後新增點線連接器以顯示次要報告結構,或者使用 [小組框架] 圖形來醒目提示虛擬小組。 點線報告就像是普通連接器。 小組畫面基本上是已修改的矩形圖形,您可以用來以視覺方式將團隊分組並命名。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織結構

若要反映組織結構中的變更,您必須手動更新組織結構或產生新的圖表。 如果您產生新圖表,新圖表中不會包含對舊版圖表所做的自訂。 如果主題或相片已新增至圖形,必須再次新增這些圖案,以使圖表看起來像這樣。

如果圖形連結至資料,當您執行 [重新整理]資料時,資料會正常更新,但僅限在現有的圖形內。 刷新資料並不會新增或移除圖形。

建立簡單的組織結構

這個方法最適合用來建立含 [預設資訊] 欄位的小型組織結構。 預設欄位為:

  • 部門

  • 電話

  • 名稱

  • 職稱

  • 電子郵件

  • 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],指向 [商務],然後按一下 [組織結構]。

  • 從 [圖形] 視窗的 [組織結構圖形] 樣板中,將您組織的頂層圖形(例如 [總經理])拖曳到頁面上。

  • 選取圖形後,請輸入圖形的名稱和標題。 舉例來說,高階主管的名字是胡約翰,職稱是總裁。

  • 從 [圖形] 視窗中的 [組織結構圖形] 樣板,將第一個下屬人員的圖形拖曳到上級圖形上。 這樣就能在階層中自動連結兩者。

    提示: 若要產生連結,您需要將下屬圖形放到上級圖形的中央。

  • 若要完成組織圖,請繼續將部屬圖形拖曳到上司圖形上,並且輸入每一位部屬的姓名和職稱。

從新的資料表格自動建立組織結構

如果預設資訊欄位不符合您的需求,而且您在其他程式中還沒有您的資料,這個方法就是最佳做法。

  1. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],指向 [商務],然後按一下 [組織結構嚮導]。

  2. 在精靈的第一個頁面上,選取 [我使用精靈輸入的資訊],然後按一下 [下一步]。

  3. 選取 [Excel] 或 [分隔的文字],輸入新檔案的名稱,然後按一下 [下一步]。

    附註: 如果您選取 [ Excel],則會開啟 Microsoft Office Excel 工作表,其中包含範例文字。 如果您選取 [分隔文字],就會開啟 [Microsoft 記事本] 頁面,其中包含範例文字。

  4. Excel 或記事本開啟之後,使用範例文字做為所要加入資訊的範例,然後在其中輸入您的資訊。

    重要: 您需要將 [名稱] 和 [報表] 保留[欄],但您可以變更、刪除或新增其他資料行。

  5. 結束 Excel 或記事本,然後完成精靈。

    附註: 大多數的嚮導頁面都提供特定的說明。 若要存取說明,請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

使用現有的資料來源自動建立組織結構

如果您想要包含在組織結構中的資訊已經存在於 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Exchange Server 目錄等檔中,這個方法就是最佳做法。

  1. 請確定您的表格或工作表包含員工名稱欄、唯一識別碼及向誰報告。

    附註: 您可以將欄命名為任何您想要的名稱。 當您執行組織結構嚮導時,您可以找出哪些欄(或功能變數名稱)包含名稱、識別碼及報表。

    • 員工名稱    員工名稱在此欄位中顯示的方式,與它們在組織結構圖形中顯示的方式相同。

    • 唯一識別碼    如果每個名稱不是唯一的,請針對每個員工包含含唯一識別碼(例如員工 ID 號碼)的資料行。

    • 員工向誰報告    此欄位必須包含每個管理員的唯一識別碼,而不論該識別碼是名稱還是 ID 號碼。 針對組織結構頂端的員工,將此欄位留白。

  2. 在 [檔案] 功能表上,指向 [新增],指向 [商務],然後按一下 [組織結構嚮導]。

  3. 在嚮導的第一頁上,選取已儲存在檔案或資料庫中的資訊

  4. 按一下[下一步],然後按照嚮導的其餘步驟進行。

    附註: 大多數的嚮導頁面都提供特定的說明。 若要存取說明,請按 F1 或按一下 [說明] 按鈕。

頁面頂端

使用小組框架或帶點的線條顯示小組

您建立組織圖之後,可以重新排列資訊以反映虛擬小組關係。 將相關的圖形互相移近,然後新增點線連接器以顯示次要報告結構,或者使用 [小組框架] 圖形來醒目提示虛擬小組。 點線報告就像是普通連接器。 小組畫面基本上是已修改的矩形圖形,您可以用來以視覺方式將團隊分組並命名。

具有小組框架和點線關係的組織圖

更新產生的組織結構

若要反映組織結構中的變更,您必須手動更新組織結構或產生新的圖表。 如果您產生新圖表,新圖表中不會包含對舊版圖表所做的自訂。 如果主題或相片已新增至圖形,必須再次新增這些圖案,以使圖表看起來像這樣。

如果圖形連結至資料,當您執行 [重新整理]資料時,資料會正常更新,但僅限在現有的圖形內。 刷新資料並不會新增或移除圖形。

另請參閱

影片:建立組織圖

自動從員工資料建立組織圖

在沒有外部資料的情況下建立組織圖

使用 Visio 網頁版建立組織結構

顯示或隱藏 Visio 組織結構中的資訊

在組織結構中佈置圖形

關於將組織結構分割成多個頁面

尋找範例組織圖表 Visio 範本與圖表 

使用觸控式螢幕建立 Visio 圖表

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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