套用篩選以檢視 Access 資料庫中精選之記錄

篩選是只查看您想要在 Access 資料庫中顯示之資料的實用方法。 您可以使用篩選來顯示表單、報表、查詢或資料工作表中的特定記錄,或只列印報表、資料表或查詢中的特定記錄。 您可以用篩選來限制視圖中的資料,而不必變更基礎物件的設計。

本文內容

篩選的實用方法

由於您進行篩選後所取得之視圖僅包含含有所選值的記錄,因此其餘的資料會保持隱藏,直到您清除篩選。

附註: 資料工作表中的資料行,以及與運算式綁定之表單和報表的控制項不支援篩選。

篩選有幾種類型,其中一些很容易進行申請和移除。 Access 包含一些內建于每個視圖的常見篩選。 篩選命令的可用性取決於欄位的類型和值。

例如,若要查看生日落在特定月份期間之人員的記錄,請按一下 [排序 &篩選群組中的 [首頁>索引鍵上的 [生日日期資料行》,按一下 [日期篩選,然後選取必要的日期期間。

篩選日期欄位

1. 可用的篩選取決於您所選欄中的資料類型。

2. 期間篩選中所有的 日期會忽略日期值的日與年部分。

在此篩選的視圖中,您只會看到將 BirthDate 欄位的月份部分設為 4 月的記錄。

針對四月所篩選的 [生日]

1. 欄標題和記錄流覽列中的篩選圖示表示目前視圖已篩選在 BirthDate 欄上。

2. 在資料工作表的視圖中,當您將滑鼠停留在欄標題上方時,就會看到目前的篩選準則。

附註:  當您將篩選適用于已篩選的欄時,會自動移除上一個篩選。 雖然一次只能對一個欄位使用單一篩選,但您可以為視圖的每一個欄位指定不同的篩選。

例如,若要查看英國生日落在 4 月的連絡人名稱,您可以篩選 CountryRegion 欄位和 BirthDate 欄位上的連絡人資料表。 當您在單一視圖中篩選多個欄位時,篩選會使用 AND 運算子合併,如下所示:

CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April

若要還原為未篩選的視圖:移除篩選。 移除篩選會暫時將其從視圖移除,以便切換回原始的未篩選的視圖。

若要在篩選和未篩選的視圖之間進行切換:在 [& 的 [排序及篩選&群組中,按一下[切換篩選

若要從視圖永久移除篩選:清除篩選。 若要瞭解如何清除篩選,請參閱清除 篩選一節

篩選設定會維持有效,直到您關閉物件,即使您切換到另一個物件的視圖。 換句話說,如果您在資料工作表視圖中篩選表單,即使您切換到表單檢視或版面配置視圖,篩選設定仍然有效,並且會維持有效,直到您關閉表單。 如果您在已使用篩選時儲存物件,下次開啟物件時就會使用該物件。 若要瞭解如何儲存篩選,請參閱本文中的 儲存篩選一 節。

頁面頂端

選取並應用篩選類型

您可以針對資料類型從數個現成使用的篩選中選取。 這些篩選會以功能表命令的形式提供于下列視圖:資料工作表、表單、報表和版面配置。 除了這些篩選之外,您也可以完成名為 (篩選的表單或資料) 。

如果您想要更大的彈性,而且如果您習慣撰寫運算式,您可以使用篩選檔選項卡上的選項建立您自己的篩選。

從下列類型的篩選中選取:

常見篩選:篩選特定值或範圍的值。

根據選取範圍篩選:篩選資料工作表中的所有資料列,以篩選資料工作表的視圖,以篩選資料表中包含與所選值符合的值。

根據表單篩選:篩選表單或資料工作表中的多個欄位,或您嘗試尋找特定記錄。

進位篩選:若要篩選要定義自訂篩選準則的類型。

附註: 如果您在任何一個視圖中都看不到篩選命令,表單或資料庫的設計者可能已經停用篩選。 請聯絡設計工具以尋求進一步協助。

一般篩選

除了顯示計算值的 OLE 物件欄位和欄位以外,所有欄位類型都提供常見的篩選。 可用的篩選清單取決於所選欄位的資料類型和值。

以滑鼠右鍵按一下要篩選的欄位。 若要篩選多個欄或控制項,您必須個別選取並篩選每一欄或控制項,或使用進位篩選選項。 請參閱本文中的依表單篩選和進一步篩選區段,以瞭解更多資訊。

例如,若要查看 [BirthDate&篩選功能區,請在 [首頁> 的 [排序與篩選& ,按一下 [ 篩選

一般日期篩選

1. 若要篩選特定值,請使用核取方塊清單。 清單會顯示欄位中目前顯示的所有值。

2. 若要篩選值範圍,請按一下其中一個篩選,然後指定所需的值。 例如,若要查看落在目前日期與一年結束之間的生日,請按一下 [Between,然後在[介於同一個日期與日期之間的日期與結束日期之間, 若要查看落在特定日期的所有生日,請按一下日期,並顯示落在該特定日期的所有生日。

請注意,日期欄位中的值會影響特定類型篩選的清單。 如果日期欄位中的最新日期值落在過去兩年內,則會看到更詳細、更詳細的篩選清單。 如果欄位中的日期都不到兩年,則會看到較短的篩選清單。

長和短的一般日期篩選清單

附註: 類型特定的篩選不適用於 Yes/No、OLE 物件和附件欄位。 值清單不適用於備忘欄位,或包含豐富文字的欄位。

使用一般篩選

  1. 以下列任何一種視圖開啟資料表、查詢、表單或報表:資料工作表、表單、報表或版面配置。

  2. 請確定尚未篩選該視圖。 在記錄選取器欄上,確認有未篩選或呈現 灰色 的無篩選圖示。

    提示: 若要移除特定物件的所有篩選,請在 [首頁> 的 [排序及篩選&中,按一下 [清除所有 篩選

  3. 按一下欄或控制項中對應到要篩選之第一個欄位的任何位置,然後按一下 [排序與篩選&索引鍵索引鍵

若要 apply a common filter: Point to Text (number or Date) filters,and then click the filter you want. 等號和 Between 等篩選 會提示您輸入必要的值。

提示:  特定字元 #B0 例如 *、% 和 ?#A1 在篩選文字方塊中指定時有特殊的意義。 例如,* 代表字元字串,因此字串 a* 會比對以a開頭的任何字串,而不僅是文字字串a*。 若要忽略字元的特殊意義,請以方括弧 []括住它,如下所示:a[*]。 使用 ANSI-89 標準將 *、?、[、]、!, -, 和 # 視為特殊字元的資料庫。 使用 ANSI-92 標準將 % _、[、]、^和 - 視為特殊字元的資料庫。 您可以搭配 Access 使用任一標準,但無法將兩個標準 (,例如 a*) 運算式中的值。

若要根據域值來申請篩選:清除您不想篩選之值旁的核取方塊,然後按一下 [確定

若要篩選長清單中的一個或幾個值,首先清除 (選取所有) 核取方塊,然後選取 您想要的值。

若要篩選 Null 值 (Null 值表示文字、數位和日期欄位中沒有資料) :在核取方塊清單中,清除 (選取所有) 核取方塊,然後選取 (空白 ) 旁的核取方塊

根據選取範圍篩選

若要查看資料表中包含符合列值之值的所有列,您可以選取特定值,然後按一下選取命令,快速篩選資料工作 表的視圖 。 下拉式清單會顯示可用的篩選選項。 這些選項會因所選值的資料類型而異。 另一個存取選取篩選選項的方法,就是以滑鼠右鍵按一下特定儲存格。

例如,如果值 2/21/1967 目前已選取 [BirthDate 欄位,在 [首頁>的 [排序& 篩選群組中,按一下 [選取範圍以顯示篩選命令,然後選取篩選選項。。

依選取範圍的篩選清單

命令清單也取決於已選取多少值。 例如,如果您只選取值中的部分字元,則根據所選欄位的哪個部分,會看到不同的命令清單。

依部分選取欄位的篩選

1. 使用域值的開頭進行篩選...

2. ...域值的中間...

3. ...或域值的結尾。

附註: 部分選取範圍上的篩選不適用於多重值欄位。 附件 無法使用選取命令。

若要移除篩選,請在 [首頁&排序篩選群組中,按一下[切換篩選,或按一下 [進一步清除所有篩選

根據選取範圍來申請篩選

  1. 以下列任何一種視圖開啟資料表、查詢、表單或報表:資料工作表、表單、報表或版面配置。

  2. 請確定尚未篩選該視圖。 在記錄選取器欄上,確認有未篩選或呈現 灰色 的無篩選圖示。

  3. 移至包含要做為篩選一部分之值的記錄,然後在 [資料工作表視圖 (中按一下欄) ,或在 [表單、報表或版面配置視圖 (中控制) 。

若要根據部分選取範圍進行篩選;選取您想要的字元,在 [首頁& 排序與篩選群組中,按一下 [選取範圍,然後按一下您想要的 篩選。

根據表單篩選

當您要篩選表單或資料工作表中的多個欄位,或嘗試尋找特定記錄時,此篩選非常有用。 Access 會建立與原始表單或資料工作表類似的空白表單或資料工作表,然後讓您完成您想要的欄位數。 完成後,Access 會尋找包含指定值的記錄。

附註: 您無法使用表單篩選來指定多重值欄位的域值,也無法為具有備忘、超連結、是/否或 OLE 物件資料類型的欄位指定域值,但您可以指定 recordset 中其他欄位的值。

例如如果您想要尋找連絡人職稱為 [擁有者」 的所有客戶記錄,而該連絡人位於[百萬人大企業主計畫》 或[Eugene中,則開啟客戶資料工作表或表單;在 [首頁」 的 [排序&篩選群組中,按一下 [進一步,然後按一下 [篩選方式表單。

輸入第一組值,然後按一下資料工作表或表單底部的 [Or> Tab,然後輸入下一組值。 請注意,如果您想要讓域值以篩選方式運作,而不受其他域值影響,您必須在 "尋找 " Tab 和每個 Or 鍵上 輸入 該值。 每個 Or Tab 代表一組替代的篩選值。

只要查看符合您輸入的記錄:   在 [ 首頁>的 [排序與篩選& 按一下 [切換篩選

填寫表單以申請篩選

  1. 在資料表視圖中開啟資料表或查詢,或在表單檢視中開啟表單。

  2. 請確定尚未篩選該視圖。 在記錄選取器欄上,確認有未篩選或呈現 灰色 的無篩選圖示。

  3. 在 [ 首頁> &篩選群組中,按一下 [進一步,然後按一下快捷方式功能表上的 [按 表單篩選。

  4. 視您目前使用資料工作表視圖或表單檢視不同,請執行下列其中一項操作:

    資料工作表視圖: 按一下要篩選之欄中的第一列,按一下出現的箭號,然後選取值。 若要新增其他值,只要按一下資料工作表底部的 [Or> 鍵, 然後選取另一個值即可。

    表單檢視:按一下控制項中出現的箭鍵,然後選取要篩選的值。 若要新增其他值,請按一下表單底部的 [Or> Tab,然後選取另一個值。

    提示: 您無法使用表單篩選來指定多重值欄位的域值,但您可以在 recordset 中指定非多重值欄位的值。

    • 若要指定欄位的可能值清單,請使用 或運算子 。 例如,在 City 欄位中指定 "Oregon" 或 "Oregon", 以篩選包含任一值的記錄。

    • 若要根據控制項的狀態進行篩選 ,例如核取方塊或按鈕,請按一下控制項,使控制項位於您想要的狀態。 若要將控制項回到中立位置,如此就不會用來做為篩選記錄的準則,請確定它無法使用, (呈現灰色) 。

    • 若要篩選包含 Null (遺失) 、非 Null、空白 (空白或") 或非空白值的記錄,在欄位中輸入 IsNull、Is Not Null、""或 Not ""。

  5. 例如,如果您想要指定兩組替代準則,只查看 CountryRegion 值為 USA 且生日落在 4 月的連絡人名稱,您可以執行下列任何一項操作:

    • 若要取回符合多組準則之一的所有記錄,請輸入第一組準則來指定準則,按一下 [Or> Tab,然後輸入下一組 準則。 請注意,如果您想要讓域值以篩選方式運作,而不受其他域值影響,您必須在 "尋找" Tab 和每個 Or 鍵上 輸入該值。 換句話說,尋找 Tab 和每個 Or Tab 代表一組替代的篩選值。

    • 另請注意,每當您新增欄位準則至 Or Tab 時 ,Access 會建立另一個 Or Tab。 這可讓您指定數個「或」準則。 篩選會返回任何記錄,其中包含在尋找 Tab 上指定的所有值,或第一個或 Tab 上指定的所有值,或第二個或 Tab 上指定的所有值, 以此類比。

若要移除篩選並顯示所有記錄,請再次 按一下 [切換篩選

若要按表單修改篩選,請按一下[進一步,再 按一次篩選表單。 系統會顯示目前的篩選準則集。

進階篩選

有時,您可能會想要使用進位篩選類型的篩選,而您可能必須自己撰寫篩選準則。 例如,尋找包含過去七天或過去六個月發生日期的記錄。

使用進位篩選需要撰寫運算式。 運算式與 Excel 中的公式,以及設計查詢時指定的準則類似。

您可以使用進位篩選的其中一個範例,尋找過去七天內生日的連絡人名稱。 當您使用進一步篩選之後,您可以將結果進一步限制為國家/地區為 USA 的人。

使用進位篩選

  1. 以下列任何一種視圖開啟資料表、查詢、表單或報表:資料工作表、表單、報表或版面配置。

  2. 請確定尚未篩選該視圖。 在記錄導航器欄上, 確認沒有篩選 顯示為灰色, (無法使用) 。 如果看不到記錄導符列,請按一下 [首頁&排序篩選群組中的進一步,然後按一下[清除所有篩選 (如果 [清除所有篩選內容呈現暗灰色,則沒有任何作用中的篩選) 。

  3. 在 [ 首頁> &篩選群組中,按一下 [進一步,再按一下快捷方式功能表上的進一步 篩選/排序。

  4. 新增要篩選的欄位至格線。

  5. 在每個 欄位的準則 資料行中,指定準則。 準則會套用為一組,而且只會顯示符合準則資料列所有準則的記錄。 若要指定單一欄位的替代準則,在準則資料列輸入第一個準則,在Or資料列輸入第二個準則,以此類比。

    提示: 

    • 在 Or 資料列內,整組準則會套用為準則資料列準則集替代方案。 您必須在準則列和 Or 資料列中輸入要套用這兩組準則的任何準則。 按一下 [切換篩選 以查看篩選的列。

    • 若要瞭解如何撰寫準則,一個好方法就是根據選取範圍來使用一般篩選或篩選,以產生接近您正在尋找的結果。 然後,在將篩選準則適用于該視圖時,顯示篩選 物件 Tab

在篩選檔選項卡上的特殊命令

您可以在篩選檔選項卡上使用兩 個特殊命令。 當您以滑鼠右鍵按一下索引鍵設計格線線上方的任何位置時,快捷方式功能表上會提供 [從 查詢載入及 另存新查詢」 命令。

特殊篩選選項

查詢載入命令 會載入所選查詢的設計至格線。 這可讓您使用查詢準則做為篩選準則。

儲存 為查詢 命令可讓您將篩選設定儲存為新的查詢。

頁面頂端

移除或重新套用篩選

若要切換到資料未篩選的視圖,按一下記錄流覽列上的篩選以還原至完整視圖,即可移除篩選。

當您移除目前的篩選時,篩選會從該視圖的所有欄位暫時移除。 例如,如果您先在 CountryRegion 和 BirthDate 欄位上申請篩選,然後移除篩選,則再次看到所有記錄。

若要重新應用最新的篩選,請按一下記錄導航列上的 [未篩選。

頁面頂端

清除篩選

當您不再需要篩選時,清除篩選。 清除篩選會從該視圖刪除,而且您無法再按一下狀態列上的取消篩選 重新申請。 您可以清除單一欄位的單一篩選,或清除所有欄位中的篩選。

  • 若要從單一欄位清除單一篩選:以滑鼠右鍵按一下篩選的欄或控制項,然後按一下 [從功能變數名稱 清除篩選

  • 若要清除所有欄位的所有篩選:在 [首頁&篩選群組中,按一下 [進一步篩選,然後按一下快捷方式功能表上的 [清除所有 篩選。

頁面頂端

儲存篩選

如果您再次使用篩選,儲存篩選可能很有用。 關閉資料表、查詢、表單或報表時生效的篩選設定會自動與物件一起儲存,而且可供重新使用。 不過,根據預設,當您下次開啟物件時,不會自動針對您進行篩選設定。

若要確保當您下次從物件的屬性工作表開啟資料表、查詢、表單或報表時,會自動套用目前的篩選,請設定物件的 FilterOnLoad屬性為 Yes。 當您下次開啟物件時,會使用 FilterOnLoad 屬性。 每當您變更此設定時,必須關閉物件並重新開啟,才能使用新設定。

附註: FilterOnLoad屬性設定只會在載入物件時適用。 在設計檢視中為物件設定此屬性,然後切換到另一個視圖,不會造成設定被使用。 您必須關閉並重新開啟物件 ,FilterOnLoad屬性設定變更生效。

頁面頂端

需要更多協助?

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×