完成專案後, 您可能不需要立即存取, 而且您可能想要將其隱藏在 [專案中心] 和 [團隊成員] 的 [我的工作] 視圖中。 [封存] 和 [隱藏已完成的專案] 可減少這些視圖中的 [待過濾郵件], 並有助於防止使用者變更已不再使用中的專案。

有一個「標準」方法可以使用 Microsoft Project Server 2010有效地封存專案。 如果該方法不符合您的需求, 則有幾個其他方法可能更適合您的組織。 本文涵蓋這些方法, 以及長期歸檔的最佳做法。

本文內容

使用標準方法封存專案

封存專案的標準方法是多步驟程式:

  • 步驟 1: 取消發佈所有專案工作

  • 步驟 2: 關閉專案摘要任務中的更新

  • 步驟 3: 針對非系統管理員的使用者設定安全性群組

  • 步驟 4: 設定封存安全類別

  • 步驟 5: 封存專案小組網站

這些步驟是由專案管理員和系統管理員執行, 如下列各節所述。

步驟 1: 取消發佈所有專案工作

如果專案先前已發佈給小組成員, 而您現在想要從其視圖中移除專案及其工作, 專案經理將需要取消發佈您要封存之專案中的所有工作。 專案經理可以在 Microsoft Project Web App開始此程式, 但實際的取消發佈程式是在 Microsoft Project 專業版 2010完成。

附註:  取消發佈工作並不會從專案中移除任何已接受且已套用的工作。 不過, 任何與任務相關的更新核准歷程記錄都會被刪除。

若要取消發佈所有專案工作:

  1. 在 [快速啟動] 的 [專案] 底下, 按一下 [專案中心]。

  2. 在 [專案名稱] 欄中, 按一下您要存檔的專案名稱。

  3. 在 [任務] 索引標籤的 [專案] 群組中, 按一下 [編輯] 按鈕上的箭號, 然後按一下 [ project 專業版]。

  4. 在 Project 專業版 2010中, 在 [甘特圖] 視圖的表格部分中, 滾動至最右側的欄, 按一下 [新增標題], 然後按一下 [發佈]。 如果 [甘特圖] 視圖已顯示 [發佈] 欄, 請跳過此步驟。

  5. 在專案中每個任務的 [發佈] 欄中, 按一下 []。

    提示:  若要為較大的專案加速此程式, 請將第一個工作設定為 []。 接著, 按一下儲存格右下角的控點, 然後拖曳它, 即可複製 [發佈] 資料行中的儲存格內容。

  6. 按一下 [ 檔案] 索引標籤上的 [發佈]。

  7. 專案發佈之後, 請關閉並簽入專案。

步驟 2: 關閉專案摘要任務中的更新

接著, 專案經理可能需要關閉專案摘要任務中的更新, 以免出現任何時程表報告。

若要關閉專案摘要任務中的更新:

  1. 在 [快速啟動] 的 [專案] 底下, 按一下 [專案中心]。

  2. 在 [專案名稱] 欄中, 按一下您要存檔的專案名稱。

  3. 在 [選項] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中, 選取 [專案摘要任務] 核取方塊。

  4. 在 [選項] 索引標籤的 [工作] 群組中, 按一下 [關閉以更新]。

  5. 在 [選取作業] 區段中, 選取專案摘要任務 (ID 為 0) 的核取方塊, 然後按一下 [發佈]。

步驟 3: 針對非系統管理員的使用者設定安全性群組

在專案經理準備好要封存的專案之後, 系統管理員會建立一個安全性群組, 其中包含除系統管理員以外的所有使用者。

若要為非系統管理員的使用者建立安全性群組:

  1. 在 [快速啟動] 的 [設定] 底下, 按一下 [伺服器設定]。

  2. 在 [伺服器設定] 頁面上的 [安全性] 底下, 按一下 [管理群組]。

  3. 按一下 [新群組]。

  4. 在 [群組資訊] 區段中, 于 [組名] 方塊中輸入所有非系統管理員的使用者

  5. 在 [使用者] 區段的 [可用的使用者] 方塊中, 選取所有非系統管理員的使用者名稱, 然後按一下 [新增] 以將他們移至 [選取的使用者] 方塊中。

  6. 按一下 [儲存]。

步驟 4: 設定封存安全類別

當管理員建立所有非系統管理員使用者群組之後, 下一步就是建立封存安全類別 。 在此程式中, 管理員會透過將哪些專案納入此類別來選擇要封存的專案。

若要建立封存安全類別:

  1. 在 [快速啟動] 的 [設定] 底下, 按一下 [伺服器設定]。

  2. 在 [伺服器設定] 頁面上的 [安全性] 底下, 按一下 [管理類別]。

  3. 在 [管理類別] 頁面上, 按一下 [新增類別]。

  4. 在 [名稱與描述] 區段中 , 于 [類別名稱] 方塊中輸入 [封存]。

  5. 在 [使用者和群組] 區段的[可用的使用者和群組] 底下, 按一下 [所有非管理員使用者], 然後按一下 [新增] 以將群組移至 [具有許可權的使用者和群組] 方塊。

  6. 在 [所有非系統管理員使用者 (群組) 的許可權] 底下, 選取 [拒絕] 核取方塊以取得擁有權限。

    提示:  針對每個最上層許可權節點 (專案資源) 選取 [拒絕] 核取方塊, 以拒絕每個節點下方縮排的擁有權限。

  7. 在 [專案] 區段中, 選取[只有指示的專案], 然後在 [可用專案] 方塊中, 按一下您要封存的專案名稱。

    附註:  請務必不要選取 [套用上述專案安全性許可權] 底下所列的任何核取方塊, 否則會顯示所有專案。 這樣做可能會造成其他專案和資源的許可權問題。

  8. 按一下 [新增], 將專案移至 [選取的專案] 方塊。

  9. 按一下 [儲存]。

步驟 5: 封存專案小組網站

許多專案會使用相關聯的專案小組網站, 收集補充專案排程的資訊。 您可能會想要確保此資訊也已歸檔。 Microsoft SharePoint Server 2010 啟用網站層級備份。 如需管理員如何完成這個步驟的詳細資訊, 請參閱匯出網站、清單或文件庫 (SharePoint Server 2010)

備份網站之後, 系統管理員就可以刪除網站。

若要刪除專案小組網站:

  1. 在 [快速啟動] 的 [設定] 底下, 按一下 [伺服器設定]。

  2. 在 [伺服器設定] 頁面上, 按一下 [操作原則] 底下的 [專案網站]。

  3. 按一下包含您備份之 project 小組網站的資料列, 然後按一下 [刪除網站]。

  4. 按一下 [確定] 確認刪除。

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使用替代方法封存專案

存檔的標準方法是完整的, 而且可以在需要時啟用恢復。 不過, 大量的歸檔並不一定是組織的需求。 有時候, 只要從視圖中隱藏已完成的專案, 或是將專案儲存在本機, 就足以滿足您的存檔需求。

如果歸檔的標準方法似乎不符合您的需求, 以下是幾個替代方案:

  • 隱藏 [專案中心] 中的專案    如果您只是想要在專案中心隱藏已完成的專案, 您可以新增封存標誌至 [專案詳細資料] 頁面, 然後篩選 [專案中心] 視圖, 只顯示已設定封存標誌的專案為 []。

  • 從草稿資料庫移除專案    另一個選項是確保將專案備份到封存資料庫, 然後從 [草稿]、[已發佈] 和 [報告] 資料庫中刪除專案。 如果您日後需要來自已封存專案的資料, 請使用 [伺服器設定] 頁面上的 [系統管理還原] 選項, 將檔案移回草稿資料庫, 然後重新發佈專案。

  • 將專案另存為。MPP 檔案    如果您想要從 Project Server 完全移除專案, 另一個選項是使用 Project 專業版 2010從 Project Server 開啟專案, 然後將專案儲存為 MPP 檔案。 如需詳細資訊, 請參閱在 [儲存專案] 中標題為「將您的專案儲存在本機」一節。 我們建議您將專案儲存為所有自訂欄位資料, 這樣您就可以在 Project Server 中針對自訂欄位所做的任何其他變更, 將 MPP 檔案隔離。 當您將專案儲存為 MPP 檔案並將其備份之後, 可能會從 Project Server 中刪除該專案。 如果您需要在日後復原專案, 您可以在連線至 Project Server 時 Project 專業版 2010 中開啟 MPP 檔案, 然後將專案儲存到伺服器。

附註:  使用這個方法會中斷專案與專案伺服器中專案與其專案小組網站之間的任何可傳送專案、問題和風險連結。

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長期歸檔的最佳做法

Project 會及時變更專案的 MPP 檔案格式、Project Server 內容資料庫架構, 以及 SharePoint 網站架構, 以反映新功能。 這可能會影響向後相容性: 儲存為 MPP 檔案的專案、舊的 Project Server 內容資料庫備份, 或是專案小組網站備份可能無法立即使用的範圍。

最佳做法是, 在升級規劃中, 請務必將封存的內容納入在您的計畫中。 這減少了復原可能需要幾個升級步驟的舊專案的時間。

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