將保留標籤適用于 SharePoint 或 OneDrive 中的檔案

您可以個別或共同將保留 SharePointOneDrive檔案。 

您所看到的標籤已由貴組織自訂。 如果您對於要貼上哪一個標籤有疑問,請與您的技術支援中心或 IT 部門聯繫。  

將保留標籤貼到專案

在 OneDrive 或 SharePoint 文件庫中,您可以標示大部分的任何檔案,例如以 Word、 PowerPoint、 Excel等方式所建立之 Office 檔,甚至是OneNote 檔案。 您也可以將非 Office 檔案 ,例如 PDF.)

您也可以在文件庫中為資料夾貼上標籤。 當您為資料夾貼上標籤時,該保留標籤會適用于該資料夾中的所有檔案。

在 SharePoint 清單中,您可以為某些類型的專案貼上標籤。

在標籤或 OneDrive 中 SharePoint

  1. 選取專案。 

  2. 在右上角,選取開啟詳細資料窗格 資訊或開啟詳細資料窗格按鈕

    開啟已強調顯示詳細資料窗格按鈕

  3. Under Apply label, select Choose a label to open the list of options.

    在 [屬性> 區段的 [貼上標籤> 下,按一下以開啟選項清單。

  4.  為檔選取適當的保留標籤。 (若要瞭解標籤之間的差異,您可以指向每一個標籤,以查看其描述及其保留期間。)

  5. 如果出現 儲存 選項,請選取該選項。

設定 SharePoint 文件庫的預設保留標籤

  1. 開啟文件庫。

  2. 在視窗右上角附近,選取視窗的設定 SharePoint 文件庫或清單中的設定圖示。  

  3. 選取 文件庫設定

  4. On the Settings page, under Permissions and Management, select Apply label to items in this list or library.

  5. 在 " 貼上卷 標」 頁面上,選取下拉式方塊,然後選取要申請的標籤。

    您選取的標籤會從現在開始,新加入文件庫的所有新檔案。

  6. 選擇性:若要同時將標籤貼到文件庫中目前的所有檔案,請選取將標籤適用于文件庫中 的現有專案

  7. 選取 [儲存]。

附註: 保留標記可以在檔案層級上覆蓋。 換句話說,在設定文件庫的預設標籤之後,您仍可以指派替代標籤給文件庫中的個別專案或專案 ,如有需要。

建立包含保留標籤的視圖

在 SharePoint(和 Teams) ,但 OneDrive) ,您可以建立文件庫的視圖,其中包含的索引欄或專案記錄欄。 此視圖可讓您一眼看出指派給所有專案的保留標籤,以及哪些專案是記錄。 不過請注意, 您無法根據 專案是記錄欄來篩選該視圖。 以下是如何建立這樣一個視圖。

首先,顯示保留標籤欄: 

  1. 在任何欄的頂端,選取向下箭 [>形箭號] 圖示以展開詳細資料。然後選取顯示/>欄的欄設定

    在新式 SharePoint >或文件庫中選取欄標題時,顯示/隱藏欄選項的欄設定
  2. 在編輯 檢視列窗格中 ,選取保留卷 標的方塊

    選取 「保留標籤」,讓該欄顯示在文件庫或清單中。
  3. 完成後,請選取 Apply

您可以視需要儲存該視圖,以便日後快速存取:

  1. 在命令列的右端,選取將>選項儲存為

    在 「切換視圖選項」下,選取「另存為」。
  2. 為視圖指定名稱。

  3. 選取您是否想讓該視圖公開,讓其他人看到。

  4. 選取 [儲存]。

標籤專案不允許執行某些動作

當專案有保留標籤時,某些動作是不允許的,視標籤組和位置而不同。 例如,您無法刪除 SharePoint 中的標籤專案,但您可以在 OneDrive 中刪除。

如果您在 SharePoint 中看到一則訊息,指出您無法編輯已標示的專案,這是因為該專案已標示為 記錄。 如果您第一次解除鎖定此專案,您可能可以編輯此專案。 請參閱下一節以尋找指示。

解除鎖定記錄 

某些保留標籤可以「鎖定」專案, 因為這是必須保留 的記錄 例如,這會防止專案遭到刪除。 對於合約等專案,這是一項重要的記錄記錄量值。 不過,您可能可以解除鎖定專案,以便以新版本來修訂或更新這些專案。 

附註: 您是否可以解除鎖定專案是由系統管理員控制下的設定所決定,包括標籤設定、網站設定,以及您是否擁有「參與」許可權。

  1. 在文件庫或清單中,選取您想要解除鎖定的專案。

  2. 在視窗右上角附近,選取開啟詳細資料窗格 資訊或開啟詳細資料窗格按鈕

    開啟已強調顯示詳細資料窗格按鈕

  3. 在詳細 資料窗格中 ,選取記錄 狀態下的已 鎖定

  4. 設定名稱旁會出現切換控制項。 按一下切換開關,從 [ 鎖定到 未鎖定的開啟狀態> 切換。

    選取切換控制項,從鎖定切換到未鎖定,反之亦然。

解除鎖定專案後,您可以編輯該專案。 編輯完成後,您也可以遵循上述步驟,將記錄狀態切換回鎖定,以再次鎖定專案。   

另請參閱

適用于系統管理員:比較允許或封鎖哪些動作的限制

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