將外部清單連線至 Outlook

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您可以使用 Microsoft Outlook 2013連接包含客戶、工作、約會或文章的外部清單。 連線之後,您就可以使用熟悉的 Outlook 使用者介面來查看、編輯及列印資料,就像它是本機 Outlook 資訊一樣。

如果您要更新的資料是連絡人資訊,例如與您的客戶相關,您可以撥號給他們、傳送電子郵件訊息,以及發出會議邀請。 同步處理資料是雙向或雙向的。 在 Outlook 2013 中所做的變更會自動與外部資料源同步處理。 對外部資料源所做的變更會與 Outlook 2013中的專案同步處理,不過可能需要重新整理作業。

如需詳細資訊,請參閱尋找外部資料的相關內容

您想要做什麼?

開始之前

一般的必要工作

Outlook 特有的必要工作

將外部清單連線至 Outlook 2013

開始之前

若要使用外部資料,必須先執行幾個必要工作,以便安全地存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 此外,如果您在使用外部資料時發生問題,這些資訊也可以幫助您找出問題所在。 若要存取外部資料,您或系統管理員必須執行下列作業:

一般的必要工作

準備外部資料源    系統管理員可能需要建立帳戶,並提供資料來源的許可權,以確保適當的人員能夠存取資料,且資料不會在錯誤的手中結束。 在外部資料庫中,管理員可能也會想要建立特定的資料表、視圖、查詢等,以限制結果,以及協助改善效能。

設定 SharePoint 服務與帳戶    系統管理員必須啟動 Business Data Connectivity Services 和 Secure Store Service。

設定 Secure Store Service    系統管理員必須執行下列動作:決定外部資料源的最佳存取模式、建立目標應用程式,以及設定目標應用程式的認證。

設定 Business Data Connectivity Services    系統管理員必須確保建立外部內容類型的使用者擁有 Business Data Connectivity 中繼資料儲存區的許可權,而且適當的使用者可以存取外部清單所依據的外部內容類型。

建立外部內容類型    使用者必須定義外部內容類型,其中包含連接、存取、作業方法、欄、篩選及其他中繼資料的相關資訊,這些資訊是用來從外部資料源中檢索資料。

建立外部清單    使用者必須根據 [外部內容類型] 和 [外部清單] 的一個或多個視圖,視需要建立外部清單。

確認已準備好使用 Office 產品    若要與 Office 產品同步處理外部資料,您必須具備 Windows 7 或更新版本,以及下列免費軟體產品、SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4 及 WCF Data Services 5.0 (適用于每個用戶端電腦上的 OData V3) (,系統會自動提示您下載軟體) 。 此外,請確定 Office 安裝選項已啟用 Business Connectivity Services (這是預設) 。 此選項會安裝 Business Connectivity Service 用戶端執行時間,此執行時間如下所示:使用外部資料進行緩存及同步處理、將商務資料對應至外部內容類型、在 Office 產品中顯示外部專案選擇器,以及在 Office 產品內執行自訂解決方案。

Outlook 特有的必要工作

啟動外部清單的離線同步處理功能   外部清單的離線同步處理的 [伺服器陣列與網站] 功能也必須是作用中的。 此功能預設會在伺服器陣列層級開啟,但在網站層級預設不會啟用。

建立 Outlook 支援的外部內容類型     當您建立外部內容類型時,使用者必須啟用 [ 離線同步處理支援 ] 選項,並將 [ Office 專案類型 ] 欄位設定為下列其中一項: [ 連絡人]、[ 約會]、[工作] 或 [ 文章]。

對應欄位    使用者必須將一個或多個 [外部內容類型] 欄位對應到各自的 Outlook 欄位。

當您將外部內容類型(例如 客戶)對應至 Outlook 專案類型(例如 連絡人)時,您必須將外部內容類型中的個別欄位(例如 客戶名、 客戶的姓氏客戶位址客戶電話)明確對應到各自的 outlook 專案類型欄位,例如連絡人的 FirstNameLastName緬因等值

您不需要映射所有對應的欄位,但必須對應下欄欄位。

Outlook 專案類型

Outlook 專案欄位

連絡人

姓氏

工作

主旨

[約會]

開始、結束及消費者

發佈

主旨

未對應的欄位(視數位而定)會顯示為擴充屬性,如下所示:

  • 相鄰    附加至 Outlook 表單預設頁面底部的表單區域 (2 到5個欄位) 。

  •     在 Outlook 表單中新增新頁面 (6 個以上的欄位) 。

如果外部內容類型未直接對應到任何 Outlook 專案類型,您可以將欄位對應至 Outlook 專案類型,這是最常見的專案類型。

頁面頂端

將外部清單連線至 Outlook 2013

  1. 流覽至含有外部清單的 SharePoint 網站。

  2. 按一下List [清單] > [連線至 Outlook]

  3. 如有需要, Outlook 2013 開啟並建立新的 Outlook 資料檔 (BCSStorage) ,在 [功能窗格] 中稱為 [ SharePoint 外部清單 ],然後建立名稱 <網站> <外部清單> 中的資料夾。

提示: 根據預設,資料會每隔6小時自動更新,但此值可以變更。 若要確認您看到的是來自外部資料源的目前資料,請以滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後按一下 [ 立即同步處理]。

附註: 根據預設, Outlook 2013 只會顯示透過外部內容類型的作者顯式對應至個別 Outlook 欄位的欄位。 或者,若要從外部清單中查看所有欄位(無論是已映射或未對應),您可以執行下列動作:

  • 在表單中開啟單一專案 (請在 [ 連絡人 ] 索引標籤的 [ 顯示 ] 群組中,按一下 [ <名稱> 詳細資料]。 )

  • 建立自訂 Outlook 視圖,並包含外部清單中的所有欄位。

如需在 Outlook 說明系統中顯示欄位及建立自訂視圖的詳細資訊,請參閱。

頁面頂端

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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