專案管理目標:傳達專案資訊

與您的小組進行溝通

溝通專案資訊通常很困難,不論是從您的小組取得狀態資訊,還是要將專案狀態傳達給主管人員。

瞭解何時以及如何溝通及報告專案資訊。 否則,實際的共同作業會受到影響,而且您的專案成功可能會面臨風險。

如需此系列專案管理說明指南的更多相關文章,請參閱專案管理藍圖

開始之前的專案管理秘訣。 . .

  • 列出您的專案關係人    在專案開始之前,請先找出您的專案關係人。 一種讓專案停止的方法,就是要忘記對您專案沒有影響的重要專案關係人。

  • 儘早取得溝通計畫    在專案開始之前,先在您的專案中設計溝通戰略與流程。 更好的是,在專案的第一列中,溝通流程會以任務的形式出現,所以這項重要的共同作業就成為所有人的承諾。

  • 經常溝通    在一周內收集任務狀態資訊,就是在問題升級前,立即關閉問題。 如果您的通訊頻率超過該時間,小組成員可能會因為額外的時間準備,而停止傳送更新。

  • 搜尋問題    如果所有專案看起來都很順利,因為您還沒聽到任何負面問題,您可能會遇到問題。 即使是最佳的執行專案也會有問題。 您的工作是先找到這些專案,然後再增加更大的問題。

  • 使用適當的技術    瞭解您的小組成員和風險承擔者的溝通需求。 例如,報告工作狀態的小組成員可能想要使用電子郵件或 Project Online,而主管人員可能會傾向于呈現良好的圖表或樞紐分析表。 以下是您可以用來協助溝通之程式的清單。

應用程式

優點

缺點

Project

  • 針對所有的專案關係人層次,都有內建的簡報工具。

  • 已容易理解時程表和小組規劃器視圖。

  • 將資料匯出至 Excel 和 Visio,以進行複雜資料的通訊。

  • 貴公司可能不使用 Project。

  • 貴公司的工作方式可能太小而無法充分利用功能強大的排程軟體。

Project Online

  • 最適合在整個組織中進行高級溝通與報告專案資訊。

  • 可比較多個專案或專案組合的狀態。

  • 較小的公司可能需要顧問的協助,才能安裝及使用 Project Online。

Excel

  • Project 可以將資料匯出至 Excel 以進行高級分析,例如 ANOVA 和盈餘分析。

  • 適用于預先規劃專案或可在稍後新增至 Project 的高層次交付專案。

  • Excel 缺少對更複雜專案的自動排程功能。

Word

  • 適合在初始階段中,當您需要共用預算和交付專案等規劃檔時。

  • 不適用於高層者的視覺簡報。 改為使用 Excel、Visio、PowerPoint 或專案自己的報表功能。

SharePoint

  • 提供不含 Project Server 的同步處理功能。 一個工作清單中的變更將會反映在另一個工作清單中。

PowerPoint

  • 特別適合向主管人員 impactful 簡報。

  • 分析師和工程師可能想要更詳細的圖表來分析複雜預算。

Visio

  • 可能會對高層物件呈現太大的資訊。 改為使用專案自己的報表功能。

Microsoft Teams

  • 適用于不同位置的團隊。 您可以使用立即訊息、語音、影片或在線上會議期間共用專案資訊。

  • 可能需要 IT 部門才能部署。

傳達專案資訊

從 Project Online 檢查狀態更新

如果您的小組是使用 Project Online,請先從伺服器下載任務狀態更新,然後再與您的小組進行專案進度。

從簡單到專家追蹤排程的進度

有一個簡單的方法可以追蹤進度,還有更複雜的方法。 找出最適合您專案和小組的方式。

傳達盈餘分析資訊

捕獲盈餘分析資訊是更先進的功能,但非常強大,可逐步探索專案效能的良好與差。 您由此取得的最高層面資訊是您的專案關係人想要看到的內容。

建立專案報告

透過 Project,您可以建立及自訂任何您想要的專案資料,而不需要使用任何其他軟體的圖形報表。 當您處理專案時,報告會變更,以反映最新資訊,無需手動更新!

與 SharePoint 工作清單同步處理

小組成員可以在 SharePoint 中查看排程並更新其工作,您就會看到 Project 中的變更。 反之亦然。

使用 Microsoft 365

使用 Microsoft 365傳達專案資訊。 只要您使用具備網際網路連線的電腦,就能根據需求在任何地方使用完整版 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 處理自己的文件。

將任務變更發佈至伺服器

當您對任務進行變更時,請將這些變更發佈至 Project Online,讓每個人都有正確的資訊來繼續進行工作。

與 Microsoft 團隊進行溝通

如果人員無法前往會議,請使用小組共用專案資訊。 共用 PowerPoint 投影片、Excel 工作表或 OneNote 筆記本以共用專案方案。 使用者可以在他們的辦公室、家裡或使用行動裝置參與線上會議。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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