建立、變更或刪除清單或文件庫中的檢視

建立、變更或刪除清單或文件庫中的檢視

您可以建立文件庫和清單的自訂視圖,來組織和顯示最重要的專案, (例如) 的特定欄、新增篩選或排序,或使用更具吸引力的樣式。 您可以建立個人檢視 (,只有您可以看到) ,或者,如果您有許可權執行,您可以為使用清單查看的每個人建立公開視圖。

許多清單除了在您第一次移至清單時所看到的預設視圖之外,還有其他視圖。 若要查看其他視圖,請選取命令列右上方的 [ 查看選項] 功能表,然後選取您要的視圖。

附註: [ 視圖選項 ] 功能表中的功能會持續更新,因此,您所看到的一些選項可能會根據您所擁有的版本而有所不同。

[視圖選項] 功能表

建立 Microsoft 365 清單或文件庫的新視圖,以整理及隱藏或顯示欄。 其中一個視圖是預設的視圖。 您可以從 [ 視圖選項 ] 功能表中查看您新增的其他視圖。 您可以建立一個視圖,儲存您在 [欄頭] 或 [篩選] 窗格中所做的不同排序、篩選和群組選取。 您已顯示或隱藏的欄以及欄寬也會與視圖儲存。

Surface Book 裝置相片

附註: 清單的視覺更新會在全球逐漸推出,這表示您的經驗可能與本文所述的不同。

  1. 在清單的命令列中,選取 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示

  2. 選取您要切換到的視圖名稱。

    圖庫視圖
  3. 從 [清單]、[壓縮清單] 或 [圖庫] 視圖選項中選取。

    圖庫視圖
  • 當您處於 [ 格線] 視圖 模式時,您會看到 [固定高度] 和 [自動調整高度] 的選項:

    快速查看選項
  • 當您不在 [格線] 視圖模式時,您會看到不同的檢視類型: [清單]、[壓縮清單] 和 [圖庫]。 在 [所有專案] 選項下方,您可以選擇任何其他可用的視圖。

您也可以從欄標題或從 [篩選] 窗格中選擇不同的排序、篩選或群組選取,來自訂您所看到的視圖。 如果您喜歡所看到的內容,您可以儲存新的視圖。

提示: 在 [柵格] 視圖模式中,您可以將欄拖曳到不同位置,以重新排列欄。 

  1. 在清單的命令列中,選取 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示
    如果看不到 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示 ,請確定您不是在編輯清單,或是沒有選取一或多個專案。 此外,您可能還沒有許可權。 在這種情況下,請聯絡 Microsoft 365 管理員或網站或清單擁有者。

  2. 選取 [建立新的視圖]。

    建立新的視圖

    重要: 如果您沒有看到 [ 建立新的視圖],表示您還沒有取得最新的更新。 觀看上述影片、參閱本文的 [ 變更視圖 ] 區段,或閱讀 [ 編輯清單] 視圖

  3. 在 [ 視圖名稱] 底下,輸入您的視圖名稱。

  4. 在 [ 顯示為] 底下,選取您要建立之檢視類型的 [清單 ] 或 [行事 ]。

    [顯示為清單] 或 [行事曆]

  5. 如果您選取 [行事 視圖],請在行事曆上輸入開始日期和結束日期。

    選擇開始和結束日期

  6. 若要變更專案標題在行事曆上的顯示方式,請選取 [ 更多選項],然後從 [行事曆] 清單中的 專案標題 選取。 行事曆上的專案標題

  7. 完成後,請選取 [ 建立]。

  1. 在清單的命令列中,選取 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示

    如果看不到 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示 ,請確定您沒有編輯清單,或是沒有選取一或多個專案。 此外,您可能還沒有許可權。 在這種情況下,請聯絡 Microsoft 365 管理員或網站或清單擁有者。

  2. 選取 [另存視圖為]。

  3. 輸入新的名稱,然後選取[確定]

您可以直接在清單視圖中進行一些變更。 若要這樣做,請按一下 [欄名]。 您可以變更專案的順序、篩選、群組、新增欄,以及變更其他欄設定。 完成後,請按一下 [ 視圖選項 ],然後按一下 [ 另存視圖為]。 將視圖儲存為目前的名稱,或輸入新的名稱以建立新的視圖。

如需詳細資訊,請觀看上述影片或閱讀編輯清單視圖。

若要查看更多高級選項:

  1. 在清單的命令列中,選取 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示

    如果看不到 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示 ,請確定您沒有編輯清單,或是沒有選取一或多個專案。 此外,您可能還沒有許可權。 在這種情況下,請聯絡 Microsoft 365 管理員或網站或清單擁有者。

  2. 選取您要變更之視圖的名稱。

  3. 再次選取 [查看選項 ],然後選取 [ 編輯目前的視圖]。

  4. 在 [編輯檢視] 頁面上進行您要的變更。 您可以新增或移除欄、新增排序或篩選準則、設定資料夾等。

  5. 完成變更後,請選取[確定]

  1. 在清單的命令列中,選取 [視圖選項] [清單] 視圖選項圖示

  2. 選取您要設為預設值的視圖名稱。

  3. 再次選取 [查看選項],然後選取 [編輯目前的視圖]。

  4. 在 [編輯檢視] 頁面上,選取 [將此設為預設的視圖] 核取方塊,然後按一下 [確定]

  1. 在清單的命令列中,選取 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示

  2. 選取您要刪除之視圖的名稱。

  3. 再次選取 [查看選項 ],然後選取 [ 編輯目前的視圖]。

  4. 在 [編輯檢視] 頁面上,選取 [刪除 ],然後選取[確定]

  1. 在清單的命令列中,選取 [ 視圖選項 ] [清單] 視圖選項圖示

  2. 選取 圖庫。 

[查看] 下拉式清單庫已選取

重要: 如果您沒有看到 [ 圖庫],表示您還沒有取得最新的更新。

3. 選取 [設定目前視圖格式]。

設定目前視圖的格式

4. 選取 [卡片設計工具]。

設定目前視圖的格式

5. 使用 [卡片設計工具] 來顯示或隱藏欄、重新排列欄,或顯示或隱藏預覽。

卡片設計工具

附註: 如果您要建立將由手機和其他行動裝置存取的視圖,您必須考慮行動裝置的功能。 若要深入瞭解,請參閱 設定適用于行動裝置的 SharePoint 網站

若要建立視圖:

  1. 移至您要在其中建立視圖的清單或文件庫,按一下 [ 清單 ] 或 [文檔 ] 索引標籤,然後按一下 [ 建立視圖]。

    附註: 如果 [ 建立視圖 ] 已停用,則您沒有建立視圖的許可權。 如需建立個人和公用視圖所需許可權的相關資訊,請參閱下方的 [ 視圖設定 ] 區段。

    功能區上的 SharePoint 文件庫 [建立] 檢視按鈕。

  2. 在 [ 設定 ] 頁面上,選擇 [檢視類型]。 如需每個類型的詳細資訊,請參閱下列 您可以選擇的檢視類型

  3. 在 [ View Name] (視圖名稱 )方塊中,輸入您的視圖名稱。 如果您想要將此設為清單或文件庫的預設視圖, 請選取 [將此設為預設視圖 ]。 只有公用視圖才能是清單或文件庫的預設視圖。

    [建立視圖設定] 頁面
  4. 在 [ 物件 ] 區段的 [ 查看物件] 底下,選取 [ 建立個人檢視 ] 或 [ 建立公用視圖]。 只要您想要自己的觀點,就可以建立個人檢視。 如果您想要每一個使用清單的人都能看到該視圖,請建立公用視圖。

    附註: 如果已停用 [ 建立公用視圖 ],就表示您沒有許可權建立此清單或文件庫的公用視圖。

  5. 在 [ ] 區段中,選取您想要顯示在視圖中的欄,並清除不想要顯示的欄。 在欄號旁,選取您要顯示在 [視圖] 中的欄順序。

  6. 針對您的視圖設定其他設定,例如 [ 排序篩選],然後按一下頁面底部的 [確定] 。 如需您可以選擇的所有設定的說明,請參閱下方的 [查看] 設定

您可以使用下列步驟變更視圖,例如將其設為預設視圖、新增或移除欄,以及變更視圖中專案的排序次序。

附註: 建立視圖之後,您就無法變更 [檢視類型] (例如,您無法從 [標準模式] 切換至 [資料工作表] 視圖,或 [甘特圖] 視圖切換至 [行事曆],或按相反的) 。 您必須使用您想要的檢視類型來建立新的視圖。 如果您只是想要快速編輯清單或文件庫中的欄和列,您可以使用 [格線] 視圖中的 [編輯] 暫時將標準視圖變更為 [資料工作表] 視圖。 若要這樣做,請移至功能區的 [清單] 或 [文檔] 索引標籤,然後按一下 [在格線中編輯 完成後,該視圖就會回到先前的內容。 請注意,您無法在 [格線] 視圖中使用 [編輯] 將專案分組的視圖。 如需資料工作表視圖的詳細資訊,請參閱下方的 [資料工作表視圖] 區段, 您可以選擇這些檢視類型

  1. 移至您要變更視圖的清單或文件庫,然後按一下 [ 清單 ] 或 [文檔 ] 索引標籤。

  2. 按一下 [ 修改視圖]。

    附註: 如果 [ 修改視圖 ] 處於停用狀態,則您不具備修改目前視圖的許可權。 不過,您可以修改您的個人檢視。 如需建立個人和公用視圖所需許可權的相關資訊,請參閱本文稍後的 [針對 視圖設定的 相關章節] 一節。

  3. 從 [ 目前的視圖 ] 下拉式清單中選取您要變更的視圖。

  4. 進行變更,然後按一下頁面底部的 [確定] 。 如需所有您可能想要修改之設定的說明,請參閱下方的 [查看] 設定

    附註: [目前視圖] 下拉式清單中的視圖依字母順序排序,且無法變更。 不過,您可以變更您的視圖名稱,使第一個字母按照您想要的字母順序排序。

使用下列步驟刪除視圖。

  1. 移至您要刪除其視圖的清單或文件庫,然後按一下 [ 清單 ] 或 [文檔 ] 索引標籤。

  2. 選取您要從目前的 [ 視圖 ] 下拉式清單中刪除的視圖。

    目前清單檢視的下拉式清單

  3. 按一下 [ 修改視圖]。

    附註: 如果 [ 修改視圖 ] 已停用,則您不具備修改目前視圖所需的許可權。 不過,您可以修改您的個人檢視。 如需建立個人及公用視圖所需許可權的相關資訊,請參閱本文稍後的 [查看] 設定

    已開啟下拉式清單的 [修改視圖] 按鈕

  4. 向下滾動 [設定] 頁面,移至 [ 視圖 ] 區段,然後按一下您要刪除的視圖。

  5. 在視圖的上方區域中,按一下 [ 刪除]。

    [刪除視圖] 按鈕

    附註: 如果 [ 刪除 ] 不是選項,這可能是清單或文件庫的預設視圖,而且您無法刪除預設視圖。 您必須先修改另一個視圖,並將其設為預設值。

  6. 出現提示之後,按一下 [確定]

[檢視類型] 頁面

附註: 建立之後,您就無法變更視圖的格式,例如從行事曆改為甘特圖視圖。 不過,您可以針對每個您想要使用的新格式,建立相同資料的其他視圖。

以下是您可以選擇的檢視類型:

標準視圖    這個視圖會將您的清單和文件庫專案顯示在另一列的後面。 [標準模式] 是大多數清單和文件庫類型的預設視圖。 您可以透過多種方式自訂視圖,例如從 [視圖] 中新增或移除欄。

標準檢視

行事曆視圖    這個視圖會以類似背景牆行事曆的格式來顯示您的清單和文件庫。 您可以套用此格式的每日、每週或每月檢視。 如果您要依時間順序查看清單或文件庫中的專案,這個視圖很有説明。 若要使用此視圖,您的清單或文件庫必須包含具有 [行事曆專案] 的 [開始日期] 和 [結束日期] 的欄。

行事曆檢視

資料工作表視圖    這個視圖會在格線中顯示清單和文件庫專案,類似于試算表。 如果您必須同時編輯清單或文件庫中的許多專案,這個視圖(也稱為快速編輯)可能會很有説明。 如果您想要將資料匯出至試算表或資料庫程式,此視圖也很有説明。 [資料工作表] 視圖有一些限制,例如,並非所有 Excel 功能都可以使用。 如果欄中的專案呈現灰色,則無法編輯該類型的資料行。

資料工作表檢視

[甘特圖] 視圖    這個視圖會在追蹤進度的橫欄中顯示清單和文件庫專案。 [甘特圖] 視圖可協助您管理專案。 例如,您可以使用這個視圖來查看哪些任務彼此重疊,並以視覺化方式呈現整體進度。 若要使用此視圖,您的清單或文件庫必須包含具有開始日期和結束日期的欄。

甘特圖檢視

Access 視圖    使用 Microsoft Access 建立以清單或文件庫為基礎的表單和報表。 只有在安裝 Microsoft Access 時才可使用。

使用 Microsoft Access 建立檢視

SharePoint Designer 中的自訂視圖     啟動並使用 [SharePoint Designer] app 來建立高級的自訂視圖。 這需要高級許可權和 SharePoint Designer。

SharePoint Designer 2013 首頁的影像。

現有的視圖     如果現有的視圖幾乎是您想要的視圖,您可以使用現有的視圖做為建立新視圖的起點,以節省時間。 在 [標題從現有的視圖開始] 底下,您會看到目前視圖的清單。 按一下某個視圖,即可建立新的視圖。

從現有的視圖開始

[視圖] 有許多設定,可讓您更容易地快速找到清單或文件庫中所需的資訊。 下列是 SharePoint 視圖的設定。 所有設定都不適用於所有類型的視圖。 行事曆視圖的設定與其他類型的視圖不同。

視圖中的專案數目上限為5000。 您可以使用 [篩選] 和 [專案限制] 設定來管理檢視中的專案數量。 如需詳細資訊,請參閱 管理含有許多專案的清單和文件庫

  • 預設視圖    所有清單和文件庫都有預設視圖,當使用者移至清單或文件庫時,就會看到該視圖。 您可以將預設視圖變更為該清單或文件庫的任何公開視圖。 但您無法將個人檢視設定為預設視圖。 若要刪除預設視圖的視圖,您必須先將另一個公用視圖設為該清單或文件庫的預設值。

    附註: 如果在 [建立] 或 [編輯] 視圖頁面上未顯示 [預設視圖 ],則您不具備建立公用視圖的許可權,或 [視圖] 是個人檢視。 若要建立公開視圖,您必須在清單或文件庫的 [設計工具] 群組中,或者擁有同等許可權。 如需詳細資訊,請參閱 瞭解 SharePoint 中的許可權等級

  • 客戶    當您建立視圖時,您可以將該視圖的物件設為 個人檢視公用視圖。 個人檢視是一個只有您可以看到的視圖。 公用視圖是指任何人都可以看到的視圖。

    您無法將個人檢視變更為公用視圖或公用視圖至個人檢視。 您可以使用公用視圖作為個人或公用視圖的起點。 您可以使用個人檢視作為個人檢視的起點。

    如果您在嘗試建立視圖時停用 [ 建立視圖 ],就不會有建立視圖的適當許可權。 如果有可用的 [ 建立] 視圖 ,但是 [ 建立公用視圖 ] 選項已停用,您必須在 [設計工具] 群組或對等許可權。 在 [ 建立個人檢視] 中,您必須位於清單或文件庫的 [成員] 群組中,或者擁有同等許可權。

  •     [視圖] 中的欄包含您要查看的清單或文件庫專案所需的資訊。 [欄] 與其他視圖功能(例如 [篩選])結合使用,可協助您只看到對您工作而言最重要的資訊。 如果清單或文件庫包含大量專案,這會特別有用。 如需使用欄來建立自訂視圖的詳細資訊,請參閱 在清單或文件庫中建立欄

  • 甘特圖欄    選取將會顯示在 [甘特圖] 視圖中的欄。 [標題] 是必要的文字欄位。 [開始日期] 和 [到期日] 是必要的日期欄位。 當您選取欄(例如 [標題])時,如果沒有選項顯示在下拉式清單中,您就必須建立支援此視圖的欄。

  • 排序    設定專案在 [視圖] 中的顯示順序。 您最多可以有兩個標準。 例如,將工作清單中的專案顯示為依優先順序排序,然後依到期日排序。

  • 篩選    使用清單或文件庫欄中的資訊來設定視圖,以顯示清單或文件庫中專案的子集。 例如,視圖可以顯示文件庫中特定專案的檔。

    提示: 您可以使用計算結果欄或篩選(例如 [Today]),在日期符合今天或 [我] 時顯示專案,以顯示該視圖的使用者專案。 您也可以結合簡單的方程式與函數。 例如,若要顯示最近七天建立的專案,請篩選 [ 建立 日期] 欄,將 [運算子] 設定為 [ 小於],然後將值設定為 [Today]-7 (沒有任何空格) 。 如需詳細資訊,請參閱 SharePoint 清單中常見公式的範例

  • 表格式視圖    提供每個專案的核取方塊,讓使用者可以選取多個清單或文件庫專案來執行大量作業。 如果必須變更清單或文件庫中的許多專案,這可以節省大量時間。 例如,使用者可以選取並取出多份檔。

  • 群組依據    依欄中的資訊來群組清單和文件庫專案。 例如,按照優先順序將工作清單中的專案組成群組,然後按完成百分比進行分組。

  • 合計    顯示視圖中資料行的摘要計算,例如: count、average、maximum、maximum 等。 例如,在文件庫中將 [標題] 欄設定為 [Count],該視圖就會顯示視圖中的檔數,以及視圖中的群組。 可用於總計的欄和每個欄可用的設定會根據欄的類型(例如 [數位])及建立視圖的清單或文件庫類型而有所不同。

  •     決定視圖的版面配置,例如 [電子報]。 所有樣式都不適用於所有的檢視類型。

    • 基本表格    以列顯示專案。
      標準檢視

    • 方塊化    使用類似名片的版面配置來顯示清單中的專案。 這個樣式只適用于 [清單]。
      方塊化樣式檢視

    • 已裝箱,沒有標籤    與 [裝箱] 樣式類似,但欄的標籤不在視圖中。 這個樣式只適用于 [清單]。

    • 設置    根據清單或文件庫的類型和配置而定,預設視圖會有所不同。

    • 檔詳細資料    使用類似名片的版面配置來顯示文件庫中的檔案。 這種樣式適用于大部分的文件庫,但無法使用清單。
      [文件詳細資料] 檢視

    • 電子報    以列顯示專案,列之間有線條。
      [新聞稿] 樣式檢視

    • 電子報,無線條    以交替的陰影列顯示專案,列之間不含線條。
      [新聞稿,無行線] 檢視

    • 預覽窗格 顯示頁面左側的專案名稱。 當您指向專案名稱時,選取的檢視列會顯示在頁面的右側。
      [預覽窗格] 檢視樣式

    •     以交替的色度列顯示專案。
      [網底] 檢視

  • 資料夾    選取 [ 在資料夾中顯示專案 ],即可在含有專案的視圖中顯示清單或文件庫資料夾。 選取 [ 顯示所有不含資料夾的專案 ],只顯示視圖中的清單或文件庫專案,也稱為平面視圖。 您也可以選取您要建立的視圖是否適用于所有資料夾、僅限頂層資料夾,或特定 內容類型的資料夾中。

  • 專案限制    您可以指定在每個視圖中 (批次) 顯示的專案數,或顯示該視圖將顯示的專案總數。 在視圖中較大的批次專案,在瀏覽器中下載所需的時間就越長。

  • 行動裝置    您可以指定此視圖用於行動裝置,是行動裝置的預設行動圖視圖,以及在此視圖的清單視圖網頁元件中顯示的專案數量。 所有清單和文件庫都無法使用此選項。 該視圖必須是公用視圖。

另請參閱

網站欄類型和選項

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