建立受管理的中繼資料欄

受管理的中繼資料欄是一種新的欄類型,可以新增到清單、文件庫或內容類型,讓網站使用者從特定的受管理字詞選取值,並將這些值套用至其內容。 您可以建立並設定受管理的中繼資料欄,以對應至現有的字片語或字詞,或者您可以專門針對受管理的中繼資料欄建立新的字片語。

受管理的中繼資料欄可提升跨網站使用的中繼資料一致性,因為它們會為使用者提供其內容所能套用的詞彙清單。 這些條款是來自以集中管理的字片語管理工具中的字字片語,或由擁有管理字詞許可權的其他人所管理。

因為這個字片語是與欄本身分開更新及管理,所以不需要更新欄(或與其相關的任何內容類型、清單或文件庫),以讓使用者使用更新的字詞。 每當將特定受管理的中繼資料欄所系結的字字片語更新時,使用者只要能使用受管理的中繼資料欄,就會自動變為可使用的更新字詞。 這會使受管理的中繼資料欄與選擇欄有很大的不同,在您每次想要變更使用者可以選取的選擇值清單時,就必須更新。

受管理的中繼資料欄也有數個獨特的功能和特性,可協助使用者選取內容並將其套用至內容,例如支援「類型先行」」,以及對詞彙、描述、同義字及多語言值的歧義的支援。

當使用者開始在受管理的元資料欄位中輸入值時,會在關聯的字片語中顯示所有以使用者所輸入字元為開頭的字詞。 字片語的名稱和階層中的字詞位置,都可以與字詞本身指示,這可以協助使用者選取適當的字詞。

當您開始鍵入時,會看到建議字詞。

使用者可以將指標移到建議的字詞上,以查看描述性文字,以協助他們做出適當的決策。

說明性文字有助於使用者選取正確的字詞。

如果已為字詞指定同義字,使用者可以輸入這些字詞,並會指派正確的字詞。

當使用者更新受管理的中繼資料欄時,他們可以輸入所要的值,或按一下 [受管理的中繼資料] 欄位旁顯示的 [標籤] 圖示,以啟動 [字詞選擇器] 對話方塊,讓他們可以用來從字片語的階層中選取值。 這對可能不熟悉所提供之詞彙的使用者很有用。 如果已將字片語設定為開啟,且它的受管理的中繼資料欄允許填入值,使用者就可以選擇將新字詞新增至字片語。 或者,他們可能只需將意見反應傳送給指定連絡人的字片語選項。

您可以從樹狀控制項選擇器選取受管理的字詞。

中繼資料欄

受管理的中繼資料欄可讓您控制人員可在欄中輸入的資訊。 使用者從預先定義的受管理字詞集合中,選取他們在欄中輸入的字詞或片語。

附註: 您必須是網站集合管理員,才能建立或設定網站欄。 您必須具備 [管理清單] 許可權等級,才能為清單或文件庫建立欄。 網站擁有者預設具有此許可權。

您可以將受管理的中繼資料欄對應到某個字片語,或對應代表字片語子集(對於階層字片語可能很有用)的個別詞彙。 如果您將欄對應至字片語,則會在該字片語下顯示所有可用的字詞。 如果您將欄對應至字片語中的個別字詞,則欄會顯示該字詞,以及階層中該詞彙下方的任何字詞。

您要如何以及在何處建立受管理的中繼資料欄,才能規劃受管理的中繼資料、內容類型、檔管理和網站管理。

建立受管理的中繼資料欄

您可以建立受管理的中繼資料欄,以對應至網站上任何階層的現有字片語或字詞(例如,作為網站欄,或作為特定清單或文件庫的本地欄)。 不過,如果您想讓受管理的中繼資料欄可重複使用,而且對可能正在建立新網站內容類型或設定清單和文件庫的其他人而言,您可能會想要將它建立為網站欄。

若要建立對應至現有字片語的新 Managed 中繼資料網站欄,請執行下列動作:

若要為對應至現有字片語的清單或文件庫建立新的受管理的中繼資料欄,請執行下列動作:

  1. 在 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 或 [網站動作] 功能表上,按一下 [網站設定]。

  2. 在 [網站設計工具庫] 或 [] 底下,按一下 [網站欄]。

  3. 在 [網站] 欄中,按一下 [建立]。

  1. 移至您要在其中建立新的 Managed 中繼資料欄的清單或文件庫。

  2. 在功能區的 [清單或文檔] 索引標籤上,視需要按一下 [清單設定] 或 [文檔庫設定]。

  3. 在 [] 區段中,按一下 [建立欄M]

  1. 在 [新網站] 欄或 [建立欄] 頁面(視您所建立的欄類型而定),在 [名稱及類型] 區段中,輸入您要的欄名稱。

  2. [此欄的資訊類型為] 下,按一下 [受管理的中繼資料]。

  3. 在 [群組] 區段中,選取或建立您要整理欄的群組。

  4. 在 [其他欄設定] 區段中,輸入描述,並指定是否要要求使用者提供此欄的值。 您也可以指定是否要強制執行資料行的唯一值。

  5. 如果您要新增欄至清單或文件庫,您可以指定是否要將這個新的 Managed 中繼資料欄新增至清單或文件庫的所有內容類型(如果該文件庫已啟用多個內容類型)。 您也可以指定是否要將此欄新增至清單或文件庫的預設視圖。

  6. 在 [多個值欄位] 區段中,指定是否要允許欄中有多個值。 如果您允許多個值,使用者將無法在 [清單視圖] 中針對此欄進行排序。

  7. 在 [顯示格式] 區段中,指定您希望欄只顯示字片語,或是字片語的階層中該詞彙及其完整路徑。
    在術語本身的內容可能不清楚的情況下,顯示完整的階層路徑是很有説明的。

  8. 在 [字片語設定]區段中,選取 [使用受管理的字詞集],然後執行下列其中一項操作:

    • 若要搜尋包含您要使用之字詞的字片語,請輸入字詞的名稱,然後按一下 [尋找] 按鈕。 您可以從方塊中顯示的結果中選取所要的字片語或字詞。 如果您想要再次搜尋,請按一下 [重設] 按鈕。

      若要流覽至您想要對應此欄的字片語或字詞,請按一下 [Managed Metadata Service] 應用程式左側的箭號以展開該框,然後流覽您想要的字片語。 繼續展開節點,直到您找到想要的字片語或字詞為止。 按一下以選取字片語或字詞。

  9. 在 [允許填入] 區段中,指定是否要允許使用者將新值新增至字片語。 如果您選取的字片語已關閉,您將無法允許填入。

  10. 在 [預設值] 區段中,您可以選擇性地指定您要用來做為欄預設值的字詞。 您可以輸入字詞,或者,您可以按一下 [標籤] 圖示,以使用 [字詞選擇器] 流覽字詞。

  11. 按一下 [確定]。

如果沒有您想要使用的現有字片語,您也可以為新的受管理中繼資料欄建立新的字片語。 您建立的字片語將是「本機」字片語,只能在您建立該字片語的網站集合中使用。 您新增至本機字片語的任何詞彙,都不會以 [企業關鍵字] 欄中的建議提供(與全域字片語中的字詞不同)。

您必須是網站集合管理員,才能建立或設定網站欄。 您必須具備 [管理清單] 許可權等級,才能為清單或文件庫建立欄。 網站擁有者預設具有此許可權。

若要建立對應至現有字片語的新 Managed 中繼資料網站欄,請執行下列動作:

若要為對應至現有字片語的清單或文件庫建立新的受管理的中繼資料欄,請執行下列動作:

  1. 在 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。 或 [網站動作] 功能表上,按一下 [網站設定]。

  2. 在 [網站設計工具庫] 或 [] 底下,按一下 [網站欄]。

  3. 在 [網站] 欄中,按一下 [建立]。

  1. 移至您要在其中建立新的 Managed 中繼資料欄的清單或文件庫。

  2. 在功能區的 [清單或文檔] 索引標籤上,視需要按一下 [清單設定] 或 [文檔庫設定]。

  3. 在 [] 區段中,按一下 [建立欄]。

  1. 在 [新網站] 欄或 [建立欄] 頁面(視您所建立的欄類型而定),在 [名稱及類型] 區段中,輸入您要的欄名稱。

  2. [此欄的資訊類型為] 下,按一下 [受管理的中繼資料]。

  3. 在 [其他欄設定] 區段中,輸入欄的描述,並指定是否要要求使用者輸入欄的值。 您也可以指定是否要強制執行資料行的唯一值。

  4. 如果您要將欄新增至清單或文件庫,您也可以指定是否要將這個新的 Managed 中繼資料欄新增至清單或文件庫的所有內容類型(如果該文件庫已啟用多個內容類型)。 您也可以指定是否要將此欄新增至清單或文件庫的預設視圖。

  5. 在 [多個值欄位] 區段中,指定是否要允許欄中有多個值。 如果您允許多個值,使用者將無法在 [清單視圖] 中針對此欄進行排序。

  6. 在 [顯示格式] 區段中,指定您希望欄只顯示字片語,或是字片語的階層中該詞彙及其完整路徑。
    在術語本身的內容可能不清楚的情況下,顯示完整的階層路徑是很有説明的。

  7. 在 [字片語設定]區段中,選取 [自訂您的字片語],然後輸入字詞集的描述。

  8. 按一下 [使用字詞組管理員編輯],然後在系統提示您儲存變更時按一下[確定]

  9. 請依照建立及設定新的字片語一節中的步驟,設定字片語。

  1. 在 [字詞存放區管理工具] 的 [屬性] 窗格中,指定有關新字片語的下列資訊:
     

在這個欄位中

請執行此動作:

字片語名稱

輸入字詞集合的名稱。 此欄位應該已填入資料行的名稱,但您可以進行更新或變更。

說明

輸入說明,協助使用者瞭解這些詞彙的使用方式。

擁有者

如果您想要將該詞彙的擁有者設為其他人以外的人員,您可以將擁有者變更為其他人或群組。 您只能輸入一個專案。

連絡人

如果您希望網站使用者能夠在更新受管理的中繼資料欄的值時,提供字片語的意見反應,請輸入電子郵件地址。

舉行

在變更字片語之前,新增應該通知的使用者或群組的名稱。

提交原則

指定要將字片語設為關閉開啟

如果字片語已關閉,當使用者更新與此字片語系結之受管理的中繼資料欄的值時,使用者就無法新增詞彙,而且字片語只能由擁有更新受管理中繼資料許可權的人來更新。 如果字片語是開啟的,當欄也設定為允許填滿選項時,使用者可以新增詞彙至字片語。

可供標記

選取核取方塊,以將字片語中的字詞提供給標記。 如果您清除該核取方塊,則大部分的使用者將看不到這個字片語。

如果字片語仍在開發中,或尚未準備好使用,您可能會想要清除該核取方塊。

  1. 按一下 [儲存] 以儲存您的屬性更新。

  2. 若要將字詞新增至字片語,請指向左側樹狀控制項中的字片語,然後按一下出現的箭號,再按一下 [建立字詞],然後輸入您想要的字詞名稱。

  3. 在 [屬性] 窗格中,指定您新字詞的下列相關資訊:

在這個欄位中:

請執行此動作:

可供標記

選取核取方塊,即可將此字詞提供給標記。 如果您清除該核取方塊,則會顯示此字詞,但會在 [圖章工具] 中停用。

Language

為此詞彙選取此標籤的語言。

說明

輸入描述以協助使用者瞭解如何套用此詞彙,或區分其與類似的字詞。

預設標籤

輸入您要用來做為此語言之詞彙預設標籤的單字或片語。

其他標籤

指定此字詞的任何同義字。 如果您想要針對中繼資料管理的目的,將幾個具有相同意義的單字或片語視為單一實體,請執行此動作。 若要新增多個同義字,請輸入單字,然後按 ENTER 以建立其他線條。

例如,如果您要為「blue」或「blue」這種字的預設標籤建立字詞,您可以將 "azure," "sapphire," "靛藍色," 和 "鈷" 視為可能的同義字。

成員屬於

描述父字片語名稱、描述、擁有者及其他資訊。

  1. 按一下 [儲存]

  2. 重複步驟 3-5 來新增詞彙。

  3. 若要在 [字詞] 底下建立子詞,請指向您要嵌套另一個詞彙的個別字詞,按一下出現的箭號,然後按一下 [建立字詞],然後輸入您想要的字詞名稱。

  4. 重複步驟4和5,指定子詞的屬性(選取您要首先更新的字詞)。

  5. 根據預設,字片語中的字詞會以預設的語言排序次序顯示。 如果您想要指定自訂的排序次序,讓字詞按照一致的順序顯示,而不論該語言或對字詞標籤所做的變更,您可以選取樹形控制項中的字片語,然後按一下右側的 [自訂排序] 索引標籤來執行此動作。 按一下 [使用自訂排序次序],然後使用 [清單] 方塊,以所需的數值順序排列字詞。

受管理的中繼資料欄可讓您控制人員可在欄中輸入的資訊。 使用者從預先定義的受管理字詞集合中,選取他們在欄中輸入的字詞或片語。

下列範例顯示如何運作。

上圖中的文件庫有一個名為「探索 ECM」的受管理的中繼資料欄。 若要在欄中輸入值,使用者可以編輯文件庫中專案的屬性(在此案例中,專案是試算表)。

受管理的中繼資料欄的名稱(探索 ECM)是 [屬性] 頁面上欄位的標籤。 若要查看字詞清單,使用者只要選取 [標籤] 圖示即可。

當您設定受管理的中繼資料欄時,您可以使用現有的字片語,或者您可以專門針對此目的新增字片語。 若要瞭解如何新增字片語,請參閱設定新的字片語。

您可以建立清單和文件庫的欄,或者您可以建立網站欄。 

建立受管理的中繼資料的網站欄

  1. 在首頁上,選取 [網站內容]。

  2. 在 [網站內容] 頁面上,選取 [設定] 標題列上的 SharePoint 2016 [設定] 按鈕。

  3. 在 [網站設計工具庫] 底下,選取 [網站欄]。

  4. 在 [網站欄] 頁面上,選取 [建立]。

  5. 在 [新增網站欄] 頁面上的 [名稱與類型] 區段中,輸入資料行的名稱。

  6. 移至下一個程式中的步驟5。

針對受管理的中繼資料建立清單或文件庫欄

  1. 移至您要建立欄的清單或文件庫。

  2. 在功能區的 [清單或文檔] 索引標籤上,選取 [清單設定] 或 [文檔庫設定]

  3. 在 [] 區段中,選取 [建立欄]。

  4. 在 [建立欄] 頁面上的 [名稱與類型] 區段中,輸入資料行的名稱。

  5. [此欄的資訊類型為] 區段中,選取 [受管理的中繼資料]。

  6. 在 [群組] 區段中,選取欄的群組或為其建立群組。

  7. 在 [其他欄設定] 區段中,輸入描述,並指定是否需要此值。 您也可以指定是否要強制執行資料行的唯一值。

  8. 在 [多個值欄位] 區段中,指定是否要允許欄中有多個值。

    1. 如果您允許欄中有多個值,使用者將無法依據此欄進行排序。

  9. 在 [顯示格式] 區段中,指定是否只顯示字詞標籤,或在字片語階層中顯示該字詞及其完整路徑。

  10. 在 [字片語設定] 區段中,執行下列其中一項操作:

    1. 若要使用現有的字片語,請選取 [使用受管理的字詞集],然後搜尋或流覽字片語的名稱。 在您選取字片語名稱之後,您可以指定是否要允許使用者填入值,以及設定欄的預設值。

    2. 若要建立此欄的字片語,請選取 [自訂您的字片語],然後輸入字片語的描述。 然後,選取 [使用字詞組管理員編輯],然後依照設定新的字片語中的步驟進行。

  11. 選取 [確定]。

提示: 若要管理中繼資料欄,請遵循上述其中一個步驟,移至 [網站]、[文件庫] 或 [清單欄網站欄] 頁面。 在該頁面上,流覽已定義的欄,然後選取您要修改的欄。 接著您就會回到編輯頁面,您可以在其中變更或更新設定

相關工作

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