建立新資料庫

本文涵蓋開始 Access 和建立將在桌上型電腦(而非 Web)上使用之資料庫的基本程式。 說明如何使用範本建立桌面資料庫,以及如何建立您自己的資料表、表單、報表及其他資料庫物件,從頭開始建立資料庫。 它也說明一些您可以用來將現有資料取得至新資料庫的技術。

本文內容

概觀

使用範本建立資料庫

在不使用範本的情況下建立資料庫

從另一個來源將資料複製到 Access 資料表

匯入、附加或連結到其他來源的資料

新增應用程式元件

開啟現有的 Access 資料庫

概觀

當您第一次開始存取時,或者如果您關閉資料庫而不關閉 Access,就會顯示 Microsoft Office Backstage 檢視。

Backstage 檢視是一個起點,您可以在其中建立新的資料庫、開啟現有的資料庫、查看 Office.com 的功能 內容,您可以使用 Access 執行的任何動作 (無論是 在資料庫 )。

建立資料庫

當您開啟 Access 時,Backstage view 會顯示 [ 新增 ] 索引標籤。 [ 新增 ] 索引標籤提供幾種方式可讓您建立新的資料庫:

  • 空白資料庫    您可以視需要從零開始。 如果您有非常特殊的設計需求,或是您需要容納或併入的現有資料,這是一個很好的選擇。

  • 隨 Access 一起安裝的範本    如果您要開始新專案,並想要開始使用範本,請考慮使用範本。 Access 隨附了幾個預設安裝的範本。

  • Office.com的範本     除了 Access 隨附的範本之外,您還可以在 Office.com上找到更多範本。 您甚至不需要開啟瀏覽器,您也可以從 [ 新增 ] 索引標籤中取得範本。

新增至資料庫

在資料庫中工作之後,您就可以新增欄位、表格或應用程式元件。

應用程式元件是一項功能,可讓您將多個相關的資料庫物件一起使用,就像它們是一個一樣。 例如,應用程式元件可能會包含資料表,以及以資料表為基礎的表單。 您可以使用應用程式元件,同時新增表格和表單。

您也可以建立查詢、表單、報表、宏(所有您用來處理的資料庫物件)。

使用範本建立資料庫

Access 隨附多種範本,您可以使用它們做為-或是起點。 範本是一種現成的資料庫,其中包含執行特定工作所需的所有資料表、查詢、表單、宏及報表。 例如,您可以使用範本來追蹤問題、管理連絡人,或保留費用記錄。 某些範本包含少數範例記錄,協助說明使用方式。

如果其中一個範本符合您的需求,則使用它通常是快速開始資料庫的最快方式。 不過,如果您想要匯入 Access 中的另一個程式資料,您可能會決定在不使用範本的情況下建立資料庫。 範本已定義了資料結構,因此可能需要大量的工作,才能將現有資料調整為範本的結構。

  1. 如果您已開啟資料庫,請在 [檔案] 索引卷 標上, 按一下 [ 關閉]。 Backstage 檢視會顯示 [ 新增 ] 索引標籤。

  2. 您可以在 [ 新增 ] 索引標籤中使用幾組範本,其中一些是在 Access 中內嵌。 您可以從 Office.com下載其他範本。 如需詳細資訊,請參閱本文的下一節。

  3. 選取您要使用的範本。

  4. Access 會在 [檔案名] 方塊中建議資料庫 的檔案名 ,您可以視需要變更檔案名。 若要將資料庫儲存在 [檔案名] 方塊下顯示的資料夾,請按一下 [ 按鈕圖像 ],流覽到您要儲存該資料庫的資料夾,然後按一下 [確定]。 或者,您也可以建立資料庫並將其連結至 SharePoint 網站。

  5. 按一下 建立

    Access 會從您所選擇的範本建立資料庫,然後開啟資料庫。 對於許多範本,會顯示表單,您可以在其中開始輸入資料。 如果您的範本包含範例資料,您可以按一下記錄選取器 (記錄) 左邊的陰影方塊或橫條圖,然後執行下列動作,以刪除每一筆記錄:

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。 按鈕圖像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。 使用 瀏覽窗格 流覽您可能想要使用的其他表單或報表。 某些範本包含可讓您在不同資料庫物件之間移動的流覽表單。

如需使用範本的詳細資訊,請參閱 使用範本建立 Access 桌面資料庫一文。

頁面頂端

在不使用範本的情況下建立資料庫

如果您不想使用範本,您可以建立自己的資料表、表單、報表及其他資料庫物件來建立資料庫。 在大多數情況下,這會涉及下列其中一項或兩項:

  • 在建立新資料庫時所建立的資料表中輸入、貼上或匯入資料,然後使用 [建立] 索引標籤上的 [表格] 命令,以您所建立的新資料表重複程式。

  • 從其他來源匯入資料,並在處理常式中建立新資料表。

建立空白資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [新增],然後按一下 [空白資料庫]。

  2. 在 [檔案名] 方塊中輸入檔案名。 若要從預設值變更檔案的位置,請按一下 [流覽位置],將資料庫放[檔案名] 方塊旁) 的 [流覽] 按鈕圖像 (,流覽至新的位置,然後按一下 [確定]

  3. 按一下 建立

    Access 會建立一個名為 [Table1] 的空白資料表,然後在 [資料工作表視圖] 中開啟 [Table1]。 游標會放在 [ 按一下以新增 欄] 中的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入以新增資料,或從其他來源貼上資料,如將 來自其他來源的資料複製到 Access 表格一節所述。

在 [資料工作表] 視圖中輸入資料的方式與在 Excel 工作表中的工作非常類似。 資料表結構會在您輸入資料的同時建立。 當您將新資料行新增至資料工作表時,會在資料表中定義新的欄位。 Access 會根據您輸入的資料,自動設定每個欄位的資料類型。

如果您現在不想在 Table1 中輸入資料,請按一下 [ 關閉 按鈕圖像 ]。 如果您對資料表進行任何變更,Access 會提示您儲存變更。 按一下 [是] 儲存變更,按一下 [ ] 放棄變更,或按一下 [ 取消 ] 讓資料表保持開啟。

提示:  Access 會在 [安裝磁碟機]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. 的資料夾中尋找名為 .accdb 的檔案 如果它存在,則所有新空白資料庫的範本都是 空白行 。 所有新的空白資料庫都會繼承它所包含的任何內容。 這是一種分發預設內容(例如元件編號或公司免責聲明及原則)的好方法。

重要: 如果您關閉 [Table1] 但不至少將其儲存一次,Access 會刪除整個資料表,即使您已在其中輸入資料也一樣。

新增資料表

您可以使用 [建立] 索引標籤上的 [資料表] 群組中的命令,將新資料表新增至現有的資料庫。

Access 功能區圖像

從 [資料工作表] 視圖開始建立資料表    在 [資料工作表] 視圖中,您可以立即輸入資料,讓 Access 在幕後建立資料表結構。 功能變數名稱會以數位指派 (Field1、Field2 等) ,而 Access 會根據您輸入的資料,自動設定每個欄位的資料類型。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。 按鈕圖像

    Access 會建立資料表,並在 [ 按一下以新增 欄] 中選取第一個空白儲存格。

  2. 在 [ 欄位 ] 索引標籤的 [ 新增 & 刪除 ] 群組中,按一下您要新增的欄位類型。 如果您沒有看到想要的類型,請按一下 [ 其他欄位 ] 按鈕圖像

  3. Access 會顯示常用欄位類型的清單。 按一下您想要的欄位類型,Access 就會在插入點將新欄位新增至資料工作表。

    您可以拖曳欄位來移動它。 當您在資料工作表中拖曳欄位時,會在放置欄位的位置出現垂直插入欄。

  4. 若要新增資料,請在第一個空白儲存格中開始輸入,或貼上其他來源的資料,如將 來自其他來源的資料複製到 Access 資料表中所述。

  5. 若要重新命名資料行 (欄位),請按兩下資料行標題,然後輸入新名稱。

    您應該為每個欄位提供有意義的名稱,以便在 [ 欄位清單 ] 窗格中看到該欄位時,判斷它所包含的內容。

  6. 若要移動欄,請按一下其標題以選取欄,然後將欄拖曳到您要的位置。 您也可以選取多個連續的欄,然後將它們一次拖曳到新的位置。 若要選取多個連續的欄,請按一下第一欄的欄標題,然後在按住 SHIFT 的同時,按一下最後一欄的欄標題。

在 [設計檢視] 中開始建立資料表    在 [設計檢視] 中,您會先建立表格結構。 接著,您可以切換到 [資料工作表] 視圖來輸入資料,或使用一些其他方法(例如貼上或匯入)輸入資料。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕影像

  2. 在資料表各欄位的 [欄位名稱] 資料行中輸入名稱,然後從 [資料類型] 清單中選取資料類型。

  3. 如有需要,您可以在 [ 描述 ] 欄中輸入每個欄位的描述。 在 [資料工作表視圖] 中,當游標位於該欄位時,會在狀態列上顯示描述。 您也可以從 [ 欄位清單 ] 窗格中拖曳欄位,以及在使用 [表單嚮導] 或 [報表精靈] 時為該欄位建立的任何控制項,將描述做為表單或報表中的任何控制項的狀態列文字。

  4. 加入所有欄位之後,請儲存資料表:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

  5. 您可以切換到 [資料工作表] 視圖,然後按一下第一個空白儲存格,隨時開始輸入資料表中的資料。 您也可以從其他來源貼上資料,如將 來自其他來源的資料複製到 Access 表格一節所述。

在 [設計檢視] 中設定欄位屬性    不論您建立表格的方式為何,最好先檢查並設定欄位屬性。 雖然 [資料工作表] 視圖中有一些屬性,但有些屬性只能在 [設計檢視] 中設定。 若要切換到 [設計檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,然後按一下 [ 設計檢視]。 若要查看欄位的屬性,請按一下設計格線線中的欄位。 這些屬性會顯示在設計格線線下方的 [ 欄位屬性] 底下。

若要查看每個欄位屬性的描述,請按一下屬性,然後閱讀 [ 欄位屬性] 底下 [屬性清單] 旁邊的方塊中的描述。 您可以按一下 [說明] 按鈕,取得更詳細的資訊。

下表說明一些常見的欄位屬性。

屬性

描述

[欄位大小]

針對文字欄位,這個屬性會設定可儲存在欄位中的字元數上限。 最大值為255。 對於 Number 欄位,此屬性會將儲存 (長整數、雙等) 的數位類型設定。 為了讓資料儲存效率最高,建議您為數據分配最少數量的空間。 如果您的需求變更,您可以稍後調整值。

設定格式

這個屬性會設定資料的顯示方式。 它不會影響在欄位中儲存的實際資料。 您可以選取預先定義的格式,或輸入自訂格式。

[輸入遮罩]

使用這個屬性來指定將在這個欄位中輸入的所有資料的模式。 這有助於確保正確輸入所有資料,且包含所需的字元數。 如需有關建立輸入遮罩的說明,請按一下屬性框右側的 [ [建立器] 按鈕 ]。

[預設值]

使用這個屬性來指定每次新增記錄時,會顯示在這個欄位中的預設值。 例如,如果您的 [日期/時間] 欄位是您要在其中記錄新增記錄的日期,您可以輸入 "Date ( # A1" (,而不使用引號) 作為預設值。

必要

這個屬性會設定在這個欄位中是否需要一個值。 如果您將此屬性設為 [是],Access 就不會允許您新增記錄,除非已在此欄位中輸入值。

頁面頂端

從另一個來源將資料複製到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在另一個程式中(例如 Excel),您可以將它複製並貼到 Access 資料表中。 一般而言,此功能最適合用在已經分隔的資料行資料,例如 Excel 工作表中的資料。 如果您的資料是在文字處理程式中,最好是使用索引標籤來分隔資料欄,或在複製資料前將資料轉換為文字處理程式中的表格。 如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如,將全名分隔至姓氏或名字) ,您可能會想要在複製資料前執行此動作,尤其是在您不熟悉 Access 的情況下。

將資料貼上至空白資料表時,Access 會根據在何處找到的資料,來設定每個欄位的資料類型。 舉例來說,假如貼上的欄位只包含日期值,Access 會套用該欄位為日期/時間資料類型。 如果貼上的欄位只包含「是」和「否」的字詞,Access 會套用該欄位為是/否資料類型。

Access 根據貼上資料第一資料列中找到的內容來命名欄位。 如果已貼上資料的第一列與後續資料列的類型相似,Access 會判斷第一列是資料的一部分,並將欄位的一般名稱指派 (F1、F2 等。 ) 。 如果已貼上資料的第一列與後續的列不相似,Access 會判斷第一列是由欄位名稱所組成。 Access 會據此命名欄位,且不會包含資料中的第一列。

如果 Access 指定通用欄位名稱,則應該儘快重新命名欄位,避免造成混淆。 請使用下列程序:

  1. 按 CTRL + S 儲存表格。

  2. 在 [資料工作表視圖] 中,按兩下每個欄標題,然後輸入每個資料行的描述性功能變數名稱。

  3. 再次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到 [設計檢視] 並編輯其中的欄位名稱,以重新命名欄位。 若要切換到 [設計檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,然後按一下 [ 設計檢視]。 若要切換回 [資料工作表] 視圖,請按兩下 [功能窗格] 中的資料表。

頁面頂端

匯入、附加或連結到其他來源的資料

您可能會有儲存在其他程式中的資料,而您想要將該資料匯入到新的資料表中,或將其新增至 Access 中現有的資料表。 或者,您也可以與將資料保留在其他程式中的人員搭配使用,而且您想要在 Access 中使用連結來處理資料。 不論是哪一種方式,Access 都能讓您輕鬆地處理來自其他來源的資料。 您可以從來自另一個 Access 資料庫中的資料表、來自 SharePoint 清單或從多種其他來源匯入 Excel 工作表中的資料。 根據您的來源,您所使用的程式會稍有不同,但下列程式將會啟動。

  1. 在 Access 的 [ 外部資料 ] 索引標籤上,于 [匯 入 & 連結 ] 群組中,針對您要匯入的檔案類型按一下命令。

    [外部資料] 索引標籤上的 [匯入與連結] 群組

    比方說,如果您要從 Excel 工作表匯入資料,按一下Excel。 如果您沒有看到所需的程式類型,請按一下 [ 更多]。

    附註: 如果您在 [匯 入 & 連結 ] 群組中找不到正確的格式類型,您可能必須啟動您最初建立資料時所用的程式,然後使用該程式將資料儲存為一般檔案格式 (例如 分隔符號文字檔) ,然後才能匯入資料至 Access。

  2. 在 [ 取得外部資料 ] 對話方塊中,按一下 [流覽] 以尋找來來源資料檔案,或 在 [檔案名 ] 方塊中輸入來來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下您想要的選項, (所有程式都能讓您匯入,還有一些讓您在 [指定方式] 或 [您要在目前資料庫中儲存資料的位置] 下,附加或連結) 。 您可以建立使用匯入資料或 (的新資料表,) 您可以在現有的資料表中附加資料,或建立連結資料表,以維持來來源程式中資料的連結。

  4. 如果嚮導啟動,請依照嚮導後續幾頁中的指示進行。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]

    如果您從 Access 資料庫匯入物件或連結資料表,則會出現 [匯 入物件 ] 或 [ 連結資料表 ] 對話方塊。 選擇您想要的專案,然後按一下 [確定]

    確切的程式取決於您選擇要匯入、附加或連結資料。

  5. Access 會提示您是否要儲存剛剛完成的匯入作業的詳細資料。 如果您認為將來會再次執行這個相同的匯入作業,請按一下 [ 儲存匯入步驟],然後輸入詳細資料。 接著,您可以按一下 [外部資料] 索引標籤上 [匯入 & 連結] 群組中的 [已儲存的匯入] 按鈕圖像 ,輕鬆地重複執行該作業。 若不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]

如果您選擇匯入資料表,Access 會將資料匯入新的資料表,然後在 [功能窗格] 中的 [ 資料表 ] 群組下方顯示該資料表。 如果您選擇要將資料附加至現有資料表,則會將資料新增至該資料表。 如果您選擇連結資料,Access 就會在 [功能窗格] 中的 [ 資料表] 群組下方建立連結資料表。

頁面頂端

新增應用程式元件

您可以使用應用程式元件來新增功能至現有的資料庫。 應用程式元件可以象單一資料表一樣簡單,也可以包含數個相關物件(例如資料表和系結表單)。

例如,[批註] 應用程式元件是由具有 [自動編號] 欄位、[日期] 欄位和 [備忘] 欄位的資料表所組成。 您可以將它新增至任何資料庫,並以相同方式使用,或是使用最少的自訂。

  1. 開啟您要新增應用程式元件的資料庫。

  2. 按一下 [建立] 索引標籤。

  3. 在 [ 範本 ] 群組中,按一下 [ 應用程式元件]。 隨即會開啟可用元件的清單。

  4. 按一下您要新增的應用程式元件。

頁面頂端

開啟現有的 Access 資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  2. 在 [ 開啟 舊檔] 對話方塊中,流覽至您要開啟的資料庫。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 按兩下資料庫,以使用 [ Access 選項 ] 對話方塊中指定的預設模式,或由系統管理原則設定的模式開啟。

    • 按一下 [ 開啟 ] 以開啟多使用者環境中的共用 access 資料庫,讓您和其他使用者都可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [ 開啟 ] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [以唯讀 方式開啟 ] 來開啟資料庫的唯讀存取權,讓您可以查看但無法進行編輯。 其他使用者仍可讀取和寫入資料庫。

    • 按一下 [ 開啟 ] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [ 獨佔式開啟 ] 以使用獨佔存取開啟資料庫。 當您以獨佔存取方式開啟資料庫時,嘗試開啟資料庫的其他人都會收到「已在使用中的檔案」訊息。

    • 按一下 [ 開啟 ] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [ 以獨佔唯讀方式開啟 ],以開啟資料庫以進行唯讀存取。 其他使用者仍然可以開啟資料庫,但限制為唯讀模式。

附註: 您可以直接開啟外部檔案格式(例如 dBASE、Microsoft Exchange 或 Excel)中的資料檔案。 您也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源,例如 [Microsoft SQL Server]。 Access 會自動在資料檔案所在的資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。

提示

  • 若要開啟其中一個最近開啟的資料庫,請在 [ 檔案] 索引 標籤上按一下 [ 最近],然後按一下該資料庫的檔案名。 Access 會使用您上次開啟資料庫時所用的相同選項設定來開啟資料庫。 如果未顯示最近使用過的檔案清單,請在 [檔案] 索引卷 標上, 按一下 [ 選項]。 在 [ Access 選項 ] 對話方塊中,按一下 [ 用戶端設定]。 在 [ 顯示] 下,輸入要顯示在 [最近使用的檔] 清單中的檔數(最大值為50)。

    您也可以在 Backstage 檢視的流覽列中顯示 [最近的資料庫]: 1) [ 檔案] 索引 標籤、[2]) 您要開啟的最近資料庫。 在附近的 [ 最近 ] 索引標籤底部,選取 [ 快速存取此數目的最近的資料庫 ] 核取方塊,然後調整要顯示的資料庫數目。

  • 如果您是透過按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟] 命令來開啟資料庫,您可以在 [開啟舊檔] 對話方塊中,按一下 [我的最近的檔],以查看您先前開啟的資料庫快捷方式清單。

頁面頂端

需要更多協助?

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×