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您可以使用查詢來根據資料回答業務或其他問題,以及輕鬆進行大量更新或從資料庫刪除資訊。

什麼是查詢?

在 Access 中,「查詢」就像是您所詢問的問題,用來在資料庫中尋找相關 (甚至是非常特定) 的資訊。

在查詢中,您有時會只使用來自一個資料表的資料,有時則會使用來自多個資料表的資料。 例如,您可能只想要尋找某個連絡人的電話號碼,這需要一個針對連絡人資料表中特定人員的簡單電話號碼欄位查詢。 或者,您可能會合併來自多個資料表的資料,例如客戶資訊和訂單資訊,以查看客戶訂購的項目。

在 Access 中,查詢是一個資料庫物件。 它並不儲存資料。 取而代之的是,它會顯示儲存在資料表中的資料,並使該資料可供您使用。 查詢可能會顯示來自一或多個資料表的資料、來自其他查詢的資料,或來自上述兩者之組合的資料。 例如:

  • 使用選取查詢來檢視資料。 藉由指定資料必須符合的準則並逐項列出要顯示的值,來尋找及檢視來自一或多個資料表的資訊。 例如,您可能會要求查看由 Tailspin Toys 建立的所有產品。

  • 輸入準則並立即搜尋。 建立一律會要求您提供搜尋準則的可重複使用查詢。 例如,您可以建立要求使用者提供所要搜尋供應商名稱的查詢,然後顯示從該供應商取得的所有產品。

  • 根據查詢來更新或新增資料。 查詢資料,然後使用結果來自動輸入或更新資訊。 例如,如果 Tailspin Toys 在它的所有產品名稱開頭都加上了 “TT”,則請搜尋該公司的所有產品,然後更新產品名稱,讓每個項目都以 “TT” 開頭 — 整個都透過更新查詢來執行。

  • 根據查詢來刪除資料。 尋找資訊或記錄,然後刪除它們。 例如,如果 Tailspin Toys 歇業,而該公司的產品不再提供銷售,請尋找它的所有產品,然後自動從相關資料表中刪除它們。

您可以使用「查詢精靈」來建立會在「資料工作表檢視」中顯示資訊的選取查詢。

附註: 當您使用精靈時,無法使用某些設計元素。 如果您需要使用這些元素,請在建立查詢之後,於「設計檢視」中修改查詢。

附註: 建立查詢之前,請確定您已在資料庫中的資料表之間建立關聯,因為查詢資料時,將會用到這些關聯。 若要深入了解,請參閱開始使用資料表關聯及這個訓練中的相關單元。

建立查詢

  1. 選取 [建立] > [查詢精靈]。

  2. 選取 [簡單查詢精靈],然後選取 [確定]。

  3. 選取包含欄位的資料表或查詢,然後將該欄位新增到 [已選取的欄位] 清單中。 完成時,按 [下一步]。

    依據您的需求從多個資料表新增多個欄位。

    如果您新增了數字欄位

    如果您新增了任何數字欄位,精靈會詢問您是要讓查詢傳回詳細資料還是摘要資料。 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要查看個別的記錄,請依序選取 [詳細資料] 和 [下一步]。 繼續跳至步驟 4。

    • 如果您想要查看摘要的數值資料 (例如平均值),請選取 [摘要],然後選取 [摘要選項]。 指定您想要進行摘要的欄位,以及想要的資料摘要方式。 系統只會列出數字欄位。 請為每一個數字欄位選取一個函數︰

      • Sum   查詢會傳回欄位所有值的加總。

      • Avg     查詢會傳回欄位值的平均值。

      • Min    查詢會傳回欄位的最小值。

      • Max   查詢會傳回欄位的最大值。

    • 如果您想要讓查詢結果包含資料來源中的記錄計數,請針對該資料表選取 [計算在資料表名稱中的記錄]。

      如果您新增了日期/時間欄位

      「查詢精靈」會詢問您想要的日期值分組方式。 例如,假設您在查詢中新增了數字欄位 (例如價格) 和日期/時間欄位 (例如交易時間),然後在 [摘要選項] 對話方塊中指定您想要查看價格欄位的平均值。 由於您包含了日期/時間欄位,因此您可以針對每個獨特的日期和時間值,計算每日、每月、每季或每年的摘要值。

      選取您想要用來將日期和時間值分組的時間週期,然後選取 [下一步]。

      附註: 在 [設計檢視] 中,您會有較多的日期和時間值分組選項。

  4. 為查詢提供一個標題。

  5. 指定您想要開啟查詢 (在「資料工作表檢視」中) 還是修改查詢 (在「設計檢視」中)。 然後,選取 [完成]。

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建立與執行更新查詢

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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