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排序資料在使報表或表單有效且容易使用方面可扮演重要角色。 例如,以字母順序或單價列出產品的目錄,比以隨機順序列出專案的目錄更容易使用。

本主題說明如何在檢視及設計資料表、查詢、表單或報表時排序記錄。

本文內容

簡介

您可以排序資料表、查詢、表單或一或多個欄位的報表記錄。 只需進行少量設計工作,您和表單或報表的使用者就可以選擇記錄排序的方式。

例如,當您設計產品目錄報表時,您可以選擇以字母順序列出產品。 設計物件時選擇的順序會成為物件的預設排序次序。 但檢視查詢或報表時,每個使用者都可以按照想要的方式排序記錄,例如按照價格或供應商排序。

附註: 除了包含附件或 OLE 物件的欄位外,任何顯示于該視圖的欄位上都可以排序該視圖。

您可以排序多個欄位的記錄,以微調結果。 在多個欄位上排序時,識別最外層及最內層排序欄位非常重要。 若要取得您想要的結果,您必須將適當的欄位指定為內部及外部排序欄位。 例如,假設您要排序 FirstName 和 LastName 欄位上的連絡人資料表。 如果您希望名字從 A 到 Z 排序 (Z 到 A) ,FirstName 是最內層欄位。 另一方面,如果您想要在每個名字中排序姓氏,姓氏是最內層欄位。 另一方面,記錄會先在 LastName 欄位 (最) 排序,然後在 FirstName 欄位的最 (最) 排序。

最內層及最外層排序欄位

1. LastName 是最外層欄位,FirstName 是最內層欄位

2. FirstName 是最外層欄位,而 LastName 是最內層欄位

在申請排序次序時,請記得,數位、文字和特殊字元會依據您電腦選取的語言和區域設定進行排序。 如果 [存取選項> 對話方塊中指定的語言和區域設定與控制台中指定的語言和地區設定不相符,則產生的排序次序可能無法符合您的期望。

查看或變更預設語言或地區

若要在 Access 中檢查語言設定,請按一下 [ 檔案> 選項。 在建立 資料庫 下的一般 選項卡上,在新增資料庫排序次序清單方塊中查看或 變更 值。 如果您想要使用上述其中一種語言 ,將選項設定為一般:南非文、阿拉伯文、巴斯克文 (巴斯克文) 、保加利亞文、白俄羅斯文、加泰蘭文、荷蘭文、英文、法羅文、法西文、德文、希臘文、希伯來文、印地文、印尼文、義大利文、馬來文、葡萄牙文、俄文、塞爾維亞文、斯瓦希裡文和烏都文。 請注意,這項設定只會影響新的資料庫。 若要將這項設定適用于現有的資料庫,請先 壓縮 資料庫。

若要壓縮資料庫:

  • 按一下 [資料庫工具 > 壓縮及修復資料庫

若要檢查電腦的地區設定,請參閱變更 Windows 地區設定以修改某些資料類型的外觀

頁面頂端

排序視圖中的記錄

附註: 在 Access 中,排序報表與排序資料表、查詢或表單稍有不同。

排序報表

排序資料表、查詢或表單

排序報表

  1. 在版面配置視圖或設計檢視中開啟報表。

  2. 如果群組、排序和合計窗格未開啟,請在 [版面配置視圖的 [格式視圖& 群組 (群組中,或在 [設計檢視視圖) 的[設計檢視) 中,按一下 [群組&排序

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 如果報表未分組或排序,請按一下 [群組、排序及合計窗格的新增群組,然後選取最外面的排序欄位。 按一下第二個下拉式箭鍵,並選擇應該如何排序值。 按一下 [更多,然後按一下標題區段 右邊的箭段,然後選取 不含頁眉區段。 針對每個排序欄位重複這些步驟,最內層排序欄位會顯示在底部。

    • 如果報表已分組或排序,請仔細查看現有層級並做出變更。 若要變更欄位,請使用第一個下拉式箭鍵。 若要變更順序,請按一下第二個下拉式箭鍵。 若要將群組層次變更為只有排序層級,請以標題區 變更為 不含標題區段

提示: 若要排序單一欄位上的報表,請在 [版面配置視圖> 中開啟報表,以滑鼠右鍵按一下欄位,然後選取您想要的排序命令。 例如,如果您選取 [年齡> 欄位,請按一下 [從 最小到最大排序或最大 排序到最小排序。 但如果報表已分組,或您想要排序多個欄位,則必須使用群組、排序 和合計窗格

排序資料表、查詢或表單

  1. 找出要排序的欄位。 若要排序兩個或多個欄位,請找出做為最內層及最外層排序欄位的欄位。

  2. 以滑鼠右鍵按一下對應至最內層欄位之欄或控制項中的任何位置,然後按一下其中一個排序命令。 命令會隨所選欄位中的資料類型而不同。

    附註: 排序屬於「是/否」資料類型之欄位的資料時,「是」、「True」或「On」的值會視為「已選取」,而「否」、「False」或「關閉」的值則視為「已清除」。 此類型欄位的預設顯示為核取方塊,但您可以設定為顯示為文字方塊或下式方塊。 如果您將這類欄位的顯示方式變更為文字方塊或下式方塊,它仍然會排序為「已選取」或「已清除」。

    排序選項

    1. 數位、貨幣、自動編號

    2. 簡短文字 (文字) 、長文字 (備忘) 超連結

    3. 是/否

    4. 日期/時間

  3. 針對每個排序欄位重複上一個步驟,結尾是最外面的排序欄位。

    這些記錄會重新排列,以符合排序次序。

    附註: 如果文字欄位包含 Null 和零長度字串,以遞增順序排序時,會先列出包含 Null 值的記錄,接著列出具有零長度字串的記錄,然後列出非空值的記錄。

    瞭解排序期間如何處理特殊字元、前置字元空格和負值

    如果欄位中的值以特殊字元開頭 ,例如連字號、括弧或其他符號,您將在以遞增順序排序時,觀察下列行為:

    • 以空白字元開始的值會顯示在數位數值之前。

    • 以引號括住的值會以空格做為起始值,但是在 Alphanumer 值之前。

    • 以減號為 (的值 -) 以加號 + () 的值。

    • 對於所有其他符號,順序是由查看字元的 ASCII 字元代碼決定。 例如,貨幣符號 ($) 的代碼是 36,等號 (=) 的代碼是 61,因此從 $ 開始的值會顯示在以 =開始的值之前。

      若要覆蓋此順序,您可以選擇忽略欄位中所有值的第一個字元。 如果欄位中的值一向以單一特殊字元做為開始,例如減號,或包含相同數目的特殊字元,則此技巧會運作,如此一來,您即知道要忽略的字元數。 有關如何排序部分值的逐步資訊,請參閱根據欄位中的部分值來 排序記錄一文。 如果要忽略的字元數不同,您可以指定自訂排序次序。 有關逐步資訊,請參閱以自訂順序排序 記錄一文

請記住,您無法只從單一欄位移除排序次序。 若要移除所有排序欄位的排序,請在 [首頁&篩選群組中,按一下 [清除所有排序方式,然後適用您想要的排序次序。

其他排序案例    

當您使用排序命令時,欄位的資料類型和每個欄位的完整值會用來判斷記錄的順序。 但如果您想要以自訂順序排序文字值 ,例如星期一、星期二等,而不是按照字母順序排序,會如何呢? 或者,您想要排序包含 IP 位址的文字欄位? 如果排序命令未符合您的排序需求,請參閱下列主題:

  • 依據欄位中的部分值排序記錄 想要根據欄位中的前幾個或最後幾個字元來排序記錄嗎? 如果您習慣撰寫簡單的運算式,請參閱本主題,說明如何使用運算式來抽選部分值。

  • 以區分大小寫的順序排序記錄 Access 會忽略文字值的大小寫。 例如 ,smithSmith 的值會視為完全相同,而且您無法控制要先顯示哪一個值。 如果您想要執行區分大小寫的排序,請參閱本主題。

  • 依據文字欄位中儲存的數值排序記錄 您是否看到以個別數位而非數值排序的記錄? 例如,如果值 11 和 121 的記錄出現在值 2 或 25 的記錄之前,請參閱本文。

  • 以自訂順序排序記錄 如果您想要排序特定值,例如星期一 (日名稱、星期二等) 或員工職稱 (主管) ,請以有意義的順序排序,請參閱本文。

  • 排序 IP 位址 儲存 IP 位址的欄位包含多個數位和句 (。) ,因此簡單的文字或數值排序無法用於 IP 位址。 請參閱本主題,瞭解如何排序 IP 位址。

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移除排序次序

  • 若要從資料表、查詢或表單移除排序次序,請在 [首頁> 索引&篩選群組中,按一下 [清除所有排序

    這會從視圖的所有欄位移除排序次序。

  • 若要從報表移除排序次序,請開啟群組、排序和合計窗格,方法是按一下位於設計檢視&) 中 ,在版面配置視圖的格式中,按一下群組 & 群組中的群組&排序群組 (。 接著,按一下要移除的排序層級,然後按一下 [ 刪除。 對應至排序欄位的項會以字詞排序 方式做為開始。 避免刪除以 Group 為起始 專案,因為這將會變更報表的設計。

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使用物件儲存排序次序

最後一個已申請的排序次序會自動與資料表、查詢、表單或報表一起儲存。 如果您希望下次開啟物件時自動套用,請確定物件的OrderByOnLoad屬性設為Yes。

由於最後一個已申請的排序次序會時而變更,因此您可能會想要定義永久的排序 (或) 順序。 您可以指定查詢或報表的預設排序次序。 請注意,雖然目前或上次儲存的排序次序不會覆蓋預設排序次序,但只有當目前或上次儲存的排序次序從該視圖中移除時,該排序次序才能生效。

  • 若要定義查詢的預設排序次序,請以設計檢視開啟查詢。 將排序欄位新增到設計格線線,然後 于排序列 指定您想要的順序。

  • 若要定義報表的預設排序次序,請使用版面配置或設計檢視中的群組、排序和合計窗格。 有關逐步資訊,請參閱排序 報表一節

若要查看以預設排序次序排序的記錄,請在 [首頁&篩選群組中,按一下 [清除所有排序。 這會從視圖移除目前或上次儲存的篩選,並可讓您以預設順序來查看記錄。

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