排程匯入或匯出規格

您可以簡化您經常在 Access 中使用的匯入和匯出作業,方法是為其建立規格,然後在 Microsoft Outlook 中建立工作以提醒您執行該規格。 為了方便起見,Outlook 工作會包含一個按鈕,您可以使用該按鈕來執行作業,而不需要開啟 Access 資料庫。 若要使用這項功能,您的電腦上必須安裝 Outlook 並加以設定。

您必須先執行匯入或匯出作業,以在 Access 中將它另存為規格,然後才能將它排程為 Outlook 工作。 如需如何在 Access 中儲存匯入或匯出規格的相關資訊,請參閱將匯入或匯出作業的詳細資料儲存為規格一文。

排程現有的匯入或匯出規格

如果您有現有的匯入或匯出規格,您可以使用下列程序為其建立 Outlook 工作。

  1. 開啟包含該規格的 Access 資料庫 (如果尚未開啟)。 針對匯入規格,這將會是目的地資料庫。 針對匯出規格,這將會是來源資料庫。

  2. 在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [儲存的匯入] 或 [儲存的匯出] 來選取您的規格。

  3. 在 [管理資料工作] 對話方塊中,於 [儲存的匯入] 或 [儲存的匯出] 索引標籤底下,按一下您的規格來選取它。

  4. 按一下 [建立 Outlook 工作]。 如果已安裝 Outlook,則 Access 會啟動它。

    附註: 如果尚未安裝 Outlook,Access 會顯示錯誤訊息。 如果 Outlook 設定不正確,Access 便會顯示 Outlook 啟動精靈。 請依照精靈的指示來設定 Outlook。

  5. 在 Outlook 中的 [作業-名稱-工作] 視窗中,檢閱並修改工作設定,例如 [到期日] 和 [提醒]。

  6. 如果您只想要讓工作執行一次,請在 [開始日期] 方塊中指定日期。

  7. 如果您想要讓工作以特定的時間間隔執行,請按一下 [週期性]。 在 [週期性工作] 對話方塊中,指定您希望規格執行的時間間隔,然後按一下 [確定]。 如需設定週期性工作的說明,請參閱 Outlook 說明。

  8. 在 Outlook [工作] 視窗的 [工作] 索引標籤上,按一下 [動作] 群組中的 [儲存並關閉]。 Outlook 會建立新的工作。

  9. 若要在未來執行規格,請在 Outlook 中開啟該工作。 在 [工作] 索引標籤上的 [Microsoft Office Access] 群組中,按一下 [執行匯入] 或 [執行匯出],然後按一下 [確定] 以執行作業。

執行排程的匯入或匯出規格

抵達排程的時間時,Outlook 會顯示提醒。 使用下列步驟以執行作業:

  1. 在 [提醒] 對話方塊中,按一下 [開啟項目] 以在 Outlook 中開啟工作。

  2. 在 [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯入] 或 [執行匯出]。

  3. 按一下 [確定] 以執行作業。

您也可以依照這些步驟來隨時執行工作。

  1. 在 Outlook 中開啟工作。 若要這麼做,請按一下 Outlook 瀏覽窗格中的 [工作],然後按一下您想要執行的工作。

  2. 在 [工作] 索引標籤上,按一下 [Microsoft Office Access] 群組中的 [執行匯入] 或 [執行匯出]。

  3. 按一下 [確定] 以執行作業。

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